WORD实用.docx

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WORD实用

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11.F4、F5和F7也有妙用

在Word中执行过某一命令后，按F4键可再次重复这一操作。

如果按下“Shift+F5”后，光标在最后三个编辑处循环，可帮你快速修改前三个编辑，让你知道自己最后做了什么改动。

F7键最省事了，按一下全文拼写查个遍。

12.快速改变Word文档的行距

在编辑Word文档时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

13.巧使表格旋转

首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”（如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取），并任选一种阴影效果。

然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。

14.在Word中速查上次修改的位置

经常处理长Word文档的朋友都会有这种经历：

对一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或校对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。

其实有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷键，即在打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你马上又可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

15.Word下的运算符号

Word下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。

其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。

这些符号在有些具体使用场合会让人费解。

如笔者所教授的小学算术。

可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。

先在Word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体（标准字体）栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：

以减号为例，键盘“-”号比常用“—”号略短。

首先选取栏内“—”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。

你就完成了替换符号“-”的设置。

现在你在键盘上输入的减号就是“—”了。

符号×的设置和减号基本相同。

而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。

”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“÷”号。

16.解决图形对象随段落移动的问题

一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固定的。

它会随着段落的移动而移动。

若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。

在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。

这样问题就解决了。

##1在Excel中快速输入分数通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，会显示为6月7日。

如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99（分母超过99就会变成另一个分数）。

17.缩放显示比例的快捷键

我们大家在用Word进行文档编辑时，经常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。

18.用鼠标在Word中精确移动表格线

在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。

其实这可以用2个简单的方法实现。

方法一：

选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。

方法二：

将鼠标放在要改变宽度的表格线上，当箭头变成移动形状时同时，按下鼠标的左右任意键，即可精确移动表格的列或行宽。

19.输入循环小数的技巧

要输入形如0.1（•）2（•）的循环小数，在WPS2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。

将光标定位在要插入对象的位置，点击“插入→数学公式→顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。

在Word2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式→中文版式→拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。

这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：

1.打开输入法的软键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文档空白位置上插入一个“•”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。

20.文档页面自行滚动

在电脑上阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。

实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。

具体步骤是：

1）打开“工具──自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。

然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。

以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会自行滚动。

鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。

再次单击左键，鼠标回到正常状态。

21.Word中快速查找内容

单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。

当单击“取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。

利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。

用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。

22.罗马数字转换为大写汉字

在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。

这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入→数字→选中选择框中的大写的壹、贰、叁……”最后按“确定”即可。

23.精确移动Word中的对象

使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。

如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。

例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。

在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作（如：

拖动、移动时）会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的

24.Word小技巧：

快速找到上次修改的位置

相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：

一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。

终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了

25自定义中文Word的快捷键

告别DOS时代，尽管有使用十分方便的“小老鼠”为我们在Word中提供各种菜单、窗口间的操作，但对于熟练的用户来说，键盘快捷键显然速度会更快，操作更方便。

比如我们处理好一篇文档并要将其存盘，我们只要按“Ctrl+S”，这比用鼠标单击文件栏中的保存要快得多。

所以我们就要善于使用Word的键盘快捷键，这对于我们日常操作的速度有十分重大的影响。

默认情况下，Word向用户提供的一套快捷键操作方案，这一点我们可以从它的菜单上查得。

不过，有时这些默认的快捷键不一定符合用户的操作习惯，有些用户可能会因自己的特殊情况，希望对它加以适当的调整，如添加新的快捷键、删除原有快捷键等。

其实这是十分容易的一件事。

指定新的快捷键

1.打开“工具”菜单中的“自定义”命令。

在命令选项中选取“键盘”（如图）。

2.定位好将这个快捷键修改后的模板；在“将修改保存在”下拉菜单框中选择一个用于保存对快捷键所作修改的文档或模板（自定义的快捷键只对那些模板生效）。

3.选取所要命令的类型，和要自定义的命令。

原命令的快捷键将出现在“当前快捷键中”。

将光标移到请按新快捷键一栏，并指定好你的快捷键。

完成后按“指定”，关闭自定义快捷后，这些命令的新快捷键方式即可发挥作用。

二、修改、删除和恢复快捷键的设置

如果你会自定义快捷键了，那这一步是非常的简单。

同样当你打开自定义快捷键的窗口。

选择要更改的命令，这时，它的快捷键就会出现，我们只要按“删除”即可。

或者亦可用类似的方法修改它的设置。

当然你感觉自己的设置不好，又想更改成默认的状态时，只要按“全部重设”即可。

26中英文引号替换技巧

我们在编辑文章时，可能会遇到使用英文标点符号的文章。

为了规范文件编排，常常需要将此类文章放在Word中进行编辑处理，并把所有的英文标点符号转化为中文标点符号。

利用Word的替换功能，可以轻松转换大多数标点符号，但要将英文引号（""）替换为中文引号（“”），由于Word分不清英文引号（"）哪个是上引号，哪个是下引号，因此替换起来非常麻烦。

笔者经过多次实践分析之后，终于找到了分步替换的简单办法。

1.将指定的文章复制到Word中，将文中的任意一个英文引号复制到剪贴板中（编者注：

用鼠标选中任意一个英文引号，然后按“Ctrl+C”组合键即可，此步一定不要省略）。

2.打开Word替换对话框，在查找框内输入（"*"）（英文引号和*号。

注意只输入括号内的符号，括号本身不要输入，下同），选中“使用通配符”，然后在替换框内输入（^&^c），C要小写。

把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”，经过替换之后，我们看到文中所有的英文下引号都由单个（"）变为双个（""）了，这是为后面Word区分英文上引号和下引号打基础。

3.再次打开Word替换对话框，在查找框内输入（""），在替换框内输入中文下引号（”），把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”。

4.在文档中输入一个中文上引号（“），并将其剪切到剪贴板中。

打开Word替换对话框，在查找框内输入（"），在替换框内输入（^c），单击“全部替换”。

至此，完成了英文引号（""）替换为中文引号（“”）的工作。

英文单引号替换的原理与双引号替换一样。

友情提示：

如果你经常需要做这项工作，可以用Word的“宏”把整个过程记录下来。

具体步骤为：

点击菜单栏“工具→宏→录制宏”，在宏名中输入“引号替换”，单击“确定”，然后开始上述替换操作，完成操作后单击“停止”。

以后每次要进行引号替换时，只要运行一下“引号替换”宏就可以了。

27智能五笔中英文快捷输入

笔者平常都是用智能五笔输入法5.0的，经常要按“Shift”键切换输入英文总觉得很麻烦。

想到我们在中文输入时会用到的英文单词其实并不多，而且重复几率很大，像笔者写稿件时常用的也就是Microsoft、WPSOffice、Excel、Windows、Photoshop等有限的几个词。

如果能给这些词指定编码的话，就不必再来回切换了，只要键入1～4个编码就可直接输入单词，还可以大大减少击键次数。

事实证明这是可行的。

启动智能五笔输入法后，右击智能五笔输入法状态栏，在弹出快捷菜单中依次选择“辅助功能→自定义字词符号→自定义字词”。

将光标移到编码管理窗口编辑区内第一行的末尾，回车插入一行，然后依次输入“编码+半角空格+英文单词”，回车进行下一个词输入，完成后确定退出。

例如：

我输入“wpsWPSOffice”确定，以后只要输入wps就可以像输入中文一样直接调用WPSOffice了。

建议取单词前4个字母或常用缩写为编码会比较好记。

注意：

对于由空格分隔的一串单词短语，单词间的空格必须使用全角空格（从右键菜单中的“参数设置→主参数设置”选中最后一行的“汉字空格”按“确定”，然后在中文输入状态下键入的空格），否则只会输入第一个单词。

如果一定要用半角空格，可考虑使用“辅助功能→自定义字词符号→定义编辑短文”功能，规则是以“$$$$$$$$$$$$$”作为不同段短文的分隔行，每段的第一行为编码。

不过调用时要先按“分号”再按“引号”然后才输入编码，那要麻烦多了。

经试验，这个方法在智能ABC中同样可行，而且智能ABC的定义新词功能可以支持由半角空格分隔的一串单词（30字以内），只是输入时要以u开头，比如设定的编码是wps，调用时则要输入uwps才行。

28在Word中输入数学公式

很多老师学生经常需要在计算机中输入各种数学公式，然而很多专业的符号在大家常用的Word文档里却没有办法输入，有时候还必须借助一些第三方软件来完成。

其实Word2000已经为我们提供的公式编辑器可以方便地生成各种公式，下面便将介绍如何利用公式编辑器建立和编辑公式。

1.公式的建立

选择菜单栏的“插入→对象”，弹出“对象”对话框，选择“新建”标签，在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”关闭对话框。

窗口中弹出“公式编辑器”工具栏。

例如：

在文档中插入公式S（t）=，步骤如下：

（1）输入“S（t）=”，将光标移到“=”后。

（2）选择菜单栏的“插入→对象”，弹出“对象”对话框。

在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”，弹出“公式编辑器”工具栏。

（3）在“公式”工具栏单击，在下拉符号栏中选择，则在插入点后出现求和符号。

（4）插入点放入求和符号后的虚线公式框中，单击“公式”工具栏中的，在下拉符号栏中选择。

在分母位置输入“x”，单击“公式”栏中的图，在下拉符号栏中选择图，在下标位置输入“i”，光标定位在xi后，输入“+2）”，平方的设置如上，不再赘述；在分子的位置输入2。

（5）在“图”后输入“（t）”。

（6）单击求和符号下边的虚线框，输入“x=0”。

（7）单击求和符号上边的虚线框，在“公式”工具栏上单击图中的图。

（8）公式输入完毕，单击文档任意位置，退出公式编辑器，返回文档窗口。

2.公式的编辑

如果对已建立的公式不满意，可重新编辑公式。

用鼠标双击要修改的公式，则又进入了公式编辑状态，利用“公式”工具栏对公式进行进一步编辑工作。

我们还可以利用公式编辑状态中提供的菜单栏对公式的“格式”和“样式”进行设置。

在建立公式的过程中，我们可以对公式进行嵌套，完成一个复杂公式的建立。

提示：

如果你的机器中没有“Microsoft公式3.0”，则需要用到Office安装盘。

在安装过程中选择“添加或删除功能”，单击下一步，在“Office工具”中的“公式编辑器”上击左键，在弹出的菜单中选择“从本机运行”，即可安装“Microsoft公式3.0”。

29在Word中建立常用文件索引

如果你和别人共用一台电脑，而且习惯用Word“文件”菜单的“最近常用文件”来快速打开自己要编辑的文章，就会出现这样的情况：

由于各人处理的文章不同，“最近常用文件”经常变换。

一位用过后，往往另一位就找不到自己要的文件了。

增加“最近常用文件”的数目，菜单又太长，不大方便，而且也不能确保自己常用文件每次都在菜单上。

此时我们可以利用索引文件来解决这个问题。

一、建立索引文件

在Word中新建立一个文件，例如index.doc（也可用其他名），然后在“插入”菜单中选“超级链接”，弹出如（图1）所示的对话框。

你可以在“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件”等项目中选定自己要建链接的常用文件。

选中其中的一个文件后，在“要显示的文字”中修改显示的文字，如去掉路径和扩展名；“屏幕提示”项相当于网页中的“title=”，即鼠标经过链接时就会显出提示语句，默认的语句就是文件名，你可以将它改成你需要的说明；当然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，设立“文件名”、“备注”等提示项目，便于经常修改和添加。

用上面的方法为常用的其他文件添加链接，完成后保存该索引文件。

打开索引文件，点击上面的某一个链接，相应的文章就会被打开。

二、让Word自动打开索引文件

先为Word的执行文件Winword.exe建立一个快捷方式，然后用鼠标右键点击该快捷方式，选择“属性”，在属性页面中选择“快捷方式”选项卡，出现如（图2）所示的对话框。

在“目标”框中，移动光标到Winword.exe后，先加入一个空格，然后输入/mFile"d:

\doc\index.doc"（注意：

/mFile后还有一个空格，另外引号请使用英文状态的双撇号。

此处假设index.doc的保存路径为d:

\doc，你可根据具体的保存路径修改）。

以后点击该快捷方式时，会自动打开所建立的索引文件。

30在Word中调用外部程序两法

你有没有想过，在编辑Word文档的时候，直接从Word中调用外部程序呢？

其实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。

一、利用宏命令

1.点击“工具→宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。

2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：

Shell"C:

\Windows\CALC.EXE"（假设计算器的路径为C:

\Windows），然后点击“文件→保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。

3.点击“工具→自定义”命令，选择“命令→宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。

二、利用分配超链接

1.点击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。

2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:

\Windows\CALC.EXE，按“确定”按钮退出。

以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。

注意：

①在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。

比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。

②如果想要撤消分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。

③分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。

以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。

31在Office组件中快速切换

一、从Word切换到其他Office程序

1.点击菜单“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。

2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。

二、其他Office组件之间的切换

由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。

1.先新建一个工具栏，并给它命名。

打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别→窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。

2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接→打开”命令。

在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。

3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。

4.最后给按钮指定一个漂亮的图标。

由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。

32用一个文档保存多个版本

因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。

以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。

这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。

其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿（多种版本）用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。

1.启动WordXP（Word2000也可以），新建一个文件，并取名（如A.DOC）保存，输入起草文件的第一稿内容。

2.执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框（如图）。

选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。

3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。

4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。

在“版本备注”中输入一些关键词（这只是为了今后查找的方便，也可以不输入）后，按“确定”按钮即可。

5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动WordXP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中（通常位于原窗口的下方）打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。

特别提醒：

①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容（如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示）的提示来帮助你选定。

②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。

③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮（或执行“文件→保存”命令），像保存正常文档一样操作就行了。

④如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开（关闭）一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。

建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。

⑤经笔者测试发现，尽管Word2000与WordXP文档之间可以相互兼容，但用WordXP保存的版本内容，Word2000不支