化工厂存货管理制度财务部5.docx

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化工厂存货管理制度财务部5

***化工实业有限公司

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存货管理制度

一、存货管理责任

第一条：

存货定义

存货是指为公司的生产经营活动而储备的各种物资，包括原材料、辅助材料、包装材料、在产品、产成品、辅助生产用品用具、办公用品用具、生活用品用具等。

第二条：

管理范围

存货管理的范围包括在库和在用的存货，涉及到管理存货的计划、统计、定额、经济活动分析等过程都是需要控制和把握的环节。

第三条：

管理目的

用最少的存货成本，以最小的存货规模，在保证存货质量和数量的情况下，较好地维持企业的生产经营活动。

第四条：

管理原则

公司采取对存货的相对统一采购，统一库存保管的管理办法，不采取各个部门自行采购和自立仓库的管理办法。

这里所说的统一，是统一到采购部采购，涉及到相关部门的由相关部门配合。

第五条：

管理责任

涉及到存货管理责任的有如下部门：

采购部、行政部、生产部、工程部、销售部、财务部等。

存货管理的责任体系

采购部的责任

1、建立采购物资质量、单价、性价比等对比台帐，为掌握市场行情变化服务。

2、组织生产物料、办公用品、工程物资等的采购工作。

3、采购合同及相关资料的归档及保管。

行政部的责任

1、制定办公用品、图书资料、生活用品用具等采购计划。

2、制定办公用品等存货的收发领用制度，制定各部门领用限额标准。

3、建立健全各种统计台帐，为制定消耗定额积累资料。

生产部的责任

1、制定生产用存货的采购计划

2、建立并健全存货的收、发、领、退管理制度，制定存货收、发、领退的操作程序及办法。

3、制定存货的初加工、仓储保管制度。

4、定期组织存货盘点工作（公司财务部监盘、其他部门配合）。

5、负责制定在用工具、物品的实物管理制度。

6、定期组织对在用工具、物品的清查核对工作。

7、建立在用低值易耗品的修理、更换、技术状况跟踪等统计台帐。

8、制定较为合理的在产品、半成品限额。

销售部的责任

1、制定已发出未收款商品的管理制度。

2、定期对异地产成品进行盘点，对个别的办事处进行突击抽查盘点。

3、建立销售管理的统计台帐，包括各种原因的退货台帐。

4、销售合同、市场行情、客户信息及相关资料的归档和保管。

财务部的责任

1、制定并执行有关存货管理的基础制度，包括存货报废程序制定及控制。

2、下达公司统计报表，下达存货储备定额，积累和分析各部门的存货统计数据，为制定和修订公司级的定额提供第一手资料。

3、制定生产系统关于各部门的存货管理牵制制度，利用各部门间和岗位间内在的工作联系在程序操作上形成控制。

4、对存货的现场管理组织抽查：

对在用和在库的存货进行定期盘点和抽查，保证账实相符、帐账相符。

5、审查报废存货的性质和数据的真实性，签署对于报废处理的意见。

6、组织履行销毁现场监督职责，对采购计划中的超常规单价进行询价。

7、设置分管生产的副总经理（以下简称生产副总）需要的定期统计报表，收集报表报往生产副总；根据生产副总的指示履行存货管理中的其他职务。

二、存货管理程序

采购部环节的管理程序

第六条：

采购计划编报及审批

采购员编制采购计划

供应部管理下达备料

生产进度计划指令

公司生产指令

分管副总、总经理审批

财务部经理审核

生产计划部经理审核

供应部经理审核

上图所示程序说明；

第1步生产部根据公司生产指令制定生产进度计划。

第2步采购部经理向采购人员下达备料采购任务。

第3步采购人员根据生产计划编制《材料采购年度计划表》和《材料用量年度计划表》，同时结合仓库库存情况和市场采购情况编制《材料定期采购计划表》并分别报采购部经理、生产部经理、财务部经理；经三方审核后交财务部，并报分管副总、总经理审查。

第4步分管副总、总经理审查采购计划，签批后交采购部执行。

材料采购年度计划表年月日

材料名称

规格

材料编号

各月份需求量

合计

保险存量

进料计划

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

月份

数量

月份

数量

月份

数量

总经理：

分管副总：

部门经理：

复核：

制表：

材料用量年度计划表年月日

生产批号

生产数量

材料名称

规格

编号

单位用量

估计用量

规格

编号

单位用量

估计用量

规格

编号

单位用量

估计用量

规格

编号

单位用量

估计用量

总经理：

分管副总：

部门经理：

复核：

制表：

材料定期采购计划

编报日期：

年月日

材料品名

规格

估计月耗量

订购交货日期

每日耗用量

每日最高用量

保险存量

最高存量

每次订购数量

备注

分管副总：

部门经理：

复核：

制表：

第七条：

采购申请

采购经办人员根据生产计划、采购计划及用料单位要求按下图所示程序办理。

申购程序：

材料科科长核对

申请部门主管证实

申请人填申购单

判断

询价程序

总经理审批

班

采购申请审查程序

对于主要原、辅、包装以及一次金额在《财务支出审批制度》授权金额以上（该金额根据“授权表”具体授权额度而定）的采购事项，须事先实施进行询价及审查程序。

填写《询价报告表》

询价报告表

拟采购物资品名：

报告日期：

年月日报告编号：

供应商

价格

质量

询价人

询价日期

审查人

复核：

制表：

申购单

申购部门：

申购物资

名称

单位

规格

拟购数量

单价

金额

采购日期

供应商

询价报告编号

资金是否预算

物资用途

备注

合计

总经理意见

财务经理意见

分管副总意见

职能会计意见

部门意见

申购人意见

第八条：

审查申请

凡需进入审查程序的申购，须按下图程序进行：

同意

生产部经理审查

申请人

采购

放弃或重新申购

分

管

副

总

审

查

不同意

财务部经理核实资金情况报总经理审批

第九条：

采购合同的签订及审批

供应部经理审核

生产计划部经理审批

财务部经理审批

采购员草拟采购合同

分管副总、总经理按授权权限审批

上图所示程序说明：

第1步：

采购人员按合同规定程序要求与供应商签订采购合同并分呈采购部经理、生产部经理和财务部经理。

第2步：

三部门经理审核采购合同，签署意见后报分管副总、总经理。

第3步：

分管副总、总经理审查采购合同，在董事长授权范围内签批后交采购部经理加盖合同章后执行合同。

超出授权范围的需报董事长同意后执行。

第十条：

执行合同并付款

采购部经理审核

财务部办理付款手续

财务部经理审核

采购员提出付款申请

超出授权范围由董事长审批

授权范围内分管副总、总经理审批

上图所示程序说明：

第1步：

采购人员根据已经审批生效的采购合同的付款条件，结合到货实际情况（附材料验收入库单）提出付款申请单，分呈采购部经理和财务部经理。

第2步：

采购部经理和财务部经理审查付款申请，签署意见后报分管副总、总经理。

第3步：

分管副总、总经理审查付款申请，签批后交财务部办理付款手续。

采购人员和职能会计人员应该分别编制《合同执行付款备查明细表》以防止支付出现差错，导致多付、重复支付等现象发生。

合同执行付款备查明细表

合同执行部门：

合同

编号

付款

日期

合同

金额

本次

支付

余额

付款

经办人

增值税发票

开具金额

备注

第十一条：

物资验收入库的控制

监督员监督入库

保管员检验品种、规格和数量

材料物资到达公司

不符合

仓库主管和供应部经理处理后采购员退货

符合

质检部检验质量

不合格

办理入库，仓库保管员、质检员、监督员

采购员或送货员在入库单上签字

合格

上图所示程序说明：

第1步：

材料物资抵达仓库，由仓库保管员按送货单及采购合同查验品种、规格、数量，并会同质检人员办理入库。

第2步：

仓库保管员和质检员经检查，品种规格数量符合，质量符合要求，则填写《入库单》，由仓库保管员、质检员、指定的监督员、采购员或送货员在入库单上签字，对不合格品或不符合要求的材料物资填写拒收材料说明单，交由采购人员负责处理有关退货事宜。

第3步：

入库单报财务部会计，采购部核算员和留存。

入库单必须按实填写，入库单上所填写的只能是合格的，符合要求的材料物资。

对没有质检和监督员签字的入库单，财务部会计和采购部核算员应该拒收。

仓库保管员应该每天填报《材料入库日报表》，分别报直接主管和财务部。

验收人员则须每天填报《材料验收日报表》，分别报采购部、质检部和财务部。

入库单

编号：

入库库房：

入库日期：

合同编号：

物资名称

物料编号

规格型号

单位

单价

数量

金额

供应商

运杂费

采购部经理：

监督：

质检：

库房主管：

采购：

送货：

材料入库日报表

合同编号：

年月日

材料名称

单位

数量

供应商

采购人员

昨日末存量

今日入库量

今日末存量

采购部经理：

采购主管：

复核：

质检：

制表：

材料验收日报表

年月日

材料名称

单位

数量

供应商

采购人员

合格

不合格

备注

数量

入库单号

数量

原因

处理情况

采购部经理：

主管：

复核：

库管：

制表：

第十二条：

库房管理

库房管理涉及到材料转移、入库、发出、退库、保管等方面。

转移

材料转移包括移库和移用（一般指领用）。

移库须填写《物资移库单》，办理交接手续，明确责任。

物资移库单

移库存日期：

年月日

物资名称

单位

数量

质量

移出库

移入库

移库原因

备注

采购部经理：

采购主管：

复核：

质检：

移出库库管：

移入库库管：

入库

入库由库管员填写《入库单》。

仓库保管员要认真检验数量、价格、质量，做好验收、保管工作。

对原材料入库，需公司质检部检验认可。

对贵重材料、精密仪器入库，需有关技术人员检验、签字。

发现入库品种、数量、规格、质量、价格不符合采购合同规定时，应暂时不办理入库手续，并及时报告仓库主管和采购部经理，对决定退货的由采购员办理退货。

对货到而票据未到的材料，采购部应在月末办理暂估入库手续，即按合同价或暂估价格填写验收单，办理入库手续，在次月初用红字冲回。

发出

发出材料应严格控制，要按年度生产计划及消耗定额，分别对原、辅，包材及油料、燃料、低值易耗品加以控制。

领料人员填写《限额领料单》并报相关领导审批

库管员登记材料发出明细帐，并复核实物

库管员月末将发料汇总交财务部

库管员审核《限额领料单》后发料

限额领料单

领料部门：

编号：

用途：

发料仓库：

材料编号

材料名称规格

计量单位

计划投产量

单位消耗定额

领用限额

实发

数量

单价

金额

领用日期

领用

退料

限额节余量

数量

领料人

发料人

批准人

数量

退料人

收料人

生产副总：

生产部经理：

采购部经理：

库管：

1、实行限额领料

对于原、辅、包材可以按单位产量实物耗用定额限制发料。

对于难以按实物耗用定额控制的，则实行预算及计划金额控制发料。

使用单位超限额领料应书面说明原因，经生产部经理签字同意后，方能再填写补领单到库房领料。

2、发料须验证质量、数量

所发材料物资应当附上入库时的质检合格证，并应当场开包检查，所发材料、物资经领发双方确认无误后，双方签字交接。

原则上交接后发现质量不合格品，由领用单位自行负责。

对生产车间耗用量大，难以逐一开箱检验的材料采用抽样检验，生产车间领回材料后开箱发现不合格，应立即通知仓库和质检人员到现场确认。

已上生产线的材料发现因质量不合格或其他原因造成的废品一律由生产车间自行负责。

退库

多领退库

多领材料，应及时开具红字领料单连同完好的材料退库，库管员按入库程序办理入库手续。

假退库

月末未用完的材料，实物可以不退库，而只办理假退库手续，由车间开具红字领料单，列明材料名称、规格、数量、单价、金额、退料单位、经办人员等内容，交库房记帐。

同时，开具一张相同内容的蓝字领料单，日期注明为次月初，与红字领料单一起交库房保管员，次月记帐。

保管

保管的责任包括：

质量监管，保证不因人为因素毁损变质。

数量监管，保证不丢失。

正确收发，保证不错发、多发、少发。

存量监控（填制《物料管制卡》），及时向采购部负责人报告存量，接近安全存量时要书面提出采购提醒。

参与盘点

物料管制卡

编号：

材料名称

材料编号

安全存量

材料等级

规格型号

最高存量

日期

入库

出库

结存

日期

入库

出库

结存

采购部经理：

库管：

委托加工

委托加工由采购部负责控制，从库房提料到外厂委托加工，须办理出库手续，加工入库时须办理入库手续。

对购回直接运往委托加工厂的，可以加工完毕时再运回办理入库，入库价值为购买价加上加工成本。

委托加工须签订合同，按合同执行。

办公室环节的物流管理程序

办公室主要负责办公、图书资料、后勤低值易耗品的控制。

第十三条办公室所负责的存货采购管理。

保管

采购主管编制采购计划

分管领导审批

行政部主管审核

各部门物品需用申请、预算、费用控制标准

采购入库

授权审批人审批

财务经理复核

持发票、入库单到财务部职能会计审核

财务部出纳报销付款

管理要点：

———按计划采购

采购部经理根据预算及费用控制标准以及各部门提出的物品需用申请，编制采购计划，经行政部主管审核，报经理审批后实施。

———采购期

对大宗经常性消耗的办公用品，如文具、纸张等，可定期采购。

对临时性需用及价值较高的物品说法以书面形式报告，经批准后,再进行采购。

———付款办理

采购人员根据采购计划购回物品后，办妥入库验收手续，填写费用报销单，连同入库单、发票经行政部主管签字批准，财务部经理、分管副总经理审查签字后即可报销。

一次购买金额在<<审批授权表>>授权金额以上的须总经理签批。

第十四条、库房管理

———入库

所有物品购入后都必须经过库房办理验收手续。

定期批量采购物品，在货到时，应开列入库单，标明品名、规格、数量、单位、金额、售货单位等内容，连同发票及实物一并交材料科管理员验收。

临时特殊用品由使用单位购买的，可在入库时同时开具领料单。

一并办理入、出库手续。

———出库

各使用部门定期根据计划、预算或金额派人来领用办公用品。

领用时应填写领料单一式两份，领用单位一份，材料科一份。

领用单上应有使用部门领导签批。

———记帐

库管员应建立库存物品收、发、存明细账，逐笔记录物品变动情况。

———监管

行政部经理、仓库主管应不定期到库房抽查库房管理情况，核实库管员执行有关制度情况，盘点实物，与账本核对，检查其是否相符，以考核库管员工作质量。

———指导

财务部费用核算人员应负责指导库管员业务，协助其记录收、发、存台账，定期到库房稽核。

第十五条、在用办公用品的管理

办公用品（工具）配备定额

领用人离职、离岗

个人耐用办公用品、工具

使用期满或报废

库房

行政部经理审批

领用单位负责人审查

领用单位开具领用单

退回销

账记录

生产部机电仪管理环节的物流管理

生产部机电仪车间负责生产设备用低值易耗品（修理用备件和工具）的控制。

第十六条、日常管理

提出备品备件等需求计划、报分管副总经理、总经理审批

财务部进行核算处理

按需要办理工具、备品备件的领用手续

定期统计工具、备品备件使用及报废情况并报财务部

采购部根据审批同意的计划实施采购

第十七条、在用备品备件的管理

———制定各工种应配备的工具种类及金额。

———制定并执行工具使用管理制度。

———建立员工工具使用登记卡，详细记录其领用，退回、报废等情况。

生产部生产车间环节物流管理

第十八条、在产品管理目标

———健全生产记录，准确反映产品生产各环节的投入、产出及质量状况。

———缩短生产周期，控制、减少在产品的资金占用量。

———严格按照生产工艺及周期，制定并执行各工序在产品定额。

第十九条、在产品管理

———按工序控制在产品数量，努力做到均衡生产。

———月末按品种，工序盘点在产品，及时填报在产品统计表交财务部。

———认真分析在产品结存量的分布及数量变化情况，对异常情况应及时采取措施，努力将在产品控制在定额范围内。

———各生产车间之间交接在产品，须填写交接单，做到交接单与实物同步流动。

生产部、销售部环节物流管理

公司产成品控制由生产部和销售部负责。

职责划分是：

公司库存产成品由生产部控制，出库后（即形成异地产成品、分期收款发出商品和发出未收款商品）由销售部控制。

生产部设产成品库房及专职库管员，负责产成品的收、发、盘点等工作。

产成品库管员应保证及时准确办理产成品出、入手续。

产成品库应该做到物品存放整洁有序，分区存放，确保库存产成品安全、完整，降低人为损耗。

第二十条、产成品入库

1、正常生产完工产品入库

生产车间完工产成品经质检部检验合格，开具产成品合格证，生产部开具入库单，连同产品一起交库房。

库管员认真核对合格证、入库单、产品等，核对无误后，签收入库，并登记明细账。

车间

不合格

完工

质检人员检验

合格

成品库验收、记账

2、车间返修品入库

车间返修合格的产品，入库手续与正常生产完工品入库基本一样。

3、销售退回入

同意

不同意

通知营销员退货

销售部审核