杭州电子科技大学信息工程学院.docx
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杭州电子科技大学信息工程学院
杭州电子科技大学信息工程学院
各部门文件材料归档范围和保管期限
序号
立卷部门
1
党政办公室（含学院党委办公室、学院办公室合署办公）
2
党群工作部（含纪检监察）
3
组织人事部
4
教务部和教师发展中心
5
学生工作部
6
招生就业部
7
团委
8
计划财务部（含资产管理）
9
公共事业部
10
实验设备管理中心（含采购中心）
11
网络信息中心
12
图书馆（兼档案馆）
1、立卷部门：
党政办公室
学院办公室
序号
归档内容
保管期限
一、学院各种会议
1
上级领导来学院视察的讲话记录等材料
永久
2
学院党政联席会、院长办公会议记录、纪要
永久
3
院领导召开的专题会议记录、纪要
永久
4
全院各类大会上的会议议程、讲话稿等（如开学典礼、毕业典礼、新生军训、学院工作会议等）
永久
5
院领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料
长期
二、学院工作计划、总结、报告、收发文
1
学院综合性工作报告、计划、决议、上级批复、各部门的请示及学院的批复
永久
2
学院工作计划要点及工作总结
永久
3
院史、院志及大事记等
永久
4
上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等
永久
5
以学院名义发布全院性规章制度、通知、布告等
（1）重要的
永久
（2）一般的
长期
三、信息、统计工作等
1
学院及各部门启用、销毁印章的材料和实物
永久
2
学院各类统计报表、统计分析等材料
永久
3
学院办公室工作计划、总结、规章制度等
永久
4
重要的群众来访、来信的处理材料
长期
5
院领导接待记录及有关的重要材料
长期
6
院办办公室工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
5
院长办公室经办的重要来往公函
长期
6
关于文书、统计等工作的规定、条例
长期
四、科研
1
上级部门科研工作相关的文件材料
长期
2
有关科研工作的重要决定、规定、管理办法
长期
3
有关科研工作的请示报告及有关批复
长期
4
科研工作会议纪要、会议文件及声像材料
长期
5
上级部门召开的重要科研工作会议材料
长期
6
关于建立科研机构的报告及批复，机构调整材料
永久
7
科研工作统计年度报表
永久
五、其他
1
重大活动的声像资料及文字说明
永久
2
其他有必要归档的文件材料
长期
党委办公室
序号
归档内容
保管期限
一、党代会
1
党委工作报告、纪委工作报告、大会决议、大会总结、大会选举结果、大会记录、大会发言等；以及与大会相关的录音、录像、照片等
永久
2
学院党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果，向上级党委的报告与批复
永久
3
大会形成的重要文件，包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委侯选人情况介绍、大会通知、日程安排、各代表团会议记录等材料
长期
4
大会其他重要的参考资料
长期
二、各类会议
1
党委会、党委扩大会、总支书记会、党委理论学习中心组等会议记录、中层干部会议记录、纪要、决议、决定及会议通过的文件
永久
2
党委会议中有一定参考价值的材料
长期
3
党委召开的重要会议通知、议程及党委领导的讲话稿
永久
4
为贯彻党的各项方针政策及上级的批示精神或部署学院一定时期工作的会议记录及会议文件材料
长期
5
上级领导来学院作报告记录和检查工作的会议记录及声像材料
（1）重要的
永久
（2）一般的
长期
6
以党委名义召开的有关学院重大改革措施的或有长期参考价值的各种座谈会记录
长期
7
党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件
（1）与本学院工作有直接关系、需长期贯彻执行的
永久
（2）本学院党委领导在会议上发言的书面材料
长期
8
其他有必要归档的文件材料
长期
三、党委工作计划、总结、报告、收发文
1
党委年度工作计划、总结、报告
永久
2
阶段性的工作计划、总结、报告等
长期
3
上级党委颁发的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件
（1）针对本学院工作的
永久
（2）学院工作中需长期贯彻执行的
长期
4
以学院党委名义下发的决定、规定、批转文、通知、通报等
永久
5
以学院党委名义给上级党委请示、报告及上级批复
（1）重要的
永久
（2）一定时期内需查考的
长期
四、文秘、信访工作
1
党委、党委各部、委、办、各党总支、直属支部的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物
永久
2
党委办公室的重要通知（与学院办联合发文、由主要承办单位负责立卷）
长期
3
重要的电话记录（包括电传）
长期
4
以党委、党委办公室名义与学院外有关单位联系工作中重要的来往文书
长期
5
涉及重大方针政策并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示的群众来信，来访记录及处理结果
长期
6
党委办公室工作计划、总结、规章制度等
永久
7
党委办公室工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
五、其他
1
重大活动的声像资料及文字说明
永久
2
其他有必要归档的文件材料
长期
2、立卷部门：
党群工作部
序号
归档内容
保管期限
一、党建
1
关于党建和思想政治工作有关的规章制度和文件材料
永久
2
总支、支部改选报告、审批材料
长期
3
各总支、支部委员名册
长期
4
党员名册
长期
5
关于取消资格，党员退党的文件材料
长期
6
学院党内统计年报表及党费收支情况汇总表
永久
7
表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料
长期
二、宣传
1
宣传工作计划、总结、决定、报告、通告、规章制度等
永久
2
教职工思想政治工作动态及调查材料
长期
3
理论学习的决定、通知、计划和总结
长期
4
学院宣传工作会议文件材料
长期
5
关于普法、校园文化、学院网站等宣传活动和建设材料
长期
6
上级领导来学院声像资料及文字说明（包括照片、录音带等）
永久
7
反映学院重大活动的声像资料及文字说明
永久
8
宣传部工作职责、岗位责任、机构沿革等材料
永久
9
其他有必要归档的文件材料
长期
三、统战
1
上级关于统战工作的文件材料
永久
2
统战工作计划、决定、报告、通告和总结
永久
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
4
学院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永久
5
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
6
统战工作重要会议记录、纪要
长期
7
重大活动的声像资料及文字说明
永久
8
其他有必要归档的文件材料
长期
四、纪委及监察
1
关于纪委工作的文件材料
永久
2
纪委工作规章制度
永久
3
纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表
永久
4
纪律检查委员会委员名单
永久
5
纪委会议记录
长期
6
纪委在上级纪检工作会议上的重要发言、交流材料
永久
7
党员违纪处分、复查材料
长期
8
其他违纪人员调查处理材料
长期
9
群众来信来访及处理意见
长期
10
纪委部门工作职责、岗位责任、机构沿革的材料
长期
五、工会
1
关于工会工作的文件材料
长期
2
学院党委有关工会工作的重要指示及工会贯彻的计划、工会向党委和上级工会的请示及批复
长期
3
工会工作计划（包括工会组织的全学院性重大活动、比赛）、重要请示及批复、文体比赛规程、成绩、名次统计、总结材料（包括声像材料）
长期
4
先进工会集体及优秀工会积极分子评选材料
长期
5
分工会干部任免文件、组成人员名单
长期
6
工会年度工作计划、总结
永久
7
工会部门职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
8
重大活动的声像资料及文字说明
永久
9
其他有必要归档的文件材料
长期
3、立卷部门：
学院组织人事部
序号
归档内容
保管期限
一、综合
1
关于学院组织人事工作的文件材料
永久
2
组织人事工作的规章制度、会议记录
永久
3
组织人事工作计划、总结、决定、报告、调查等材料
永久
4
行政机构、教学机构等的设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
5
行政机构与系部负责人岗位设置、变化的材料
永久
6
干部考核、培训、统计、管理等工作的材料
长期
7
落实政策的有关材料
永久
8
学院干部任免、调动和退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的）
永久
9
学院各级领导干部名册
永久
10
人事、劳动工资统计报表
永久
11
学院历年教职工名册、登记表
永久
12
本部门岗位职责、机构沿革、大事记等材料
长期
二、奖惩、培训、考核
1
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
永久
2
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
永久
3
教职工培养、培训、管理等工作计划、规定、总结
永久
4
教职工考核材料
永久
三、人员录用、聘任、调动、辞职
1
教职工招聘录用名单及材料
永久
2
教职工聘任相关文件及名单
永久
3
调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信
永久
4
教职工调出的有关材料
永久
5
教职工学院内调动材料
永久
6
教职工辞职有关规定、名单及材料
永久
四、职称晋升
1
职称晋升相关的文件、规定，重要会议记录、学院领导的批示、工作总结、统计材料
永久
2
教师和其他系列专业技术人员的职称评审申报表、汇总表等相关材料
永久
3
各类职称晋升工作总结、情况统计等
永久
五、工资与福利
1
有关调整工资的文件及人员汇总表、调资工作总结
永久
2
晋升职务、职称调资人员汇总表等
永久
3
教职工辞职、退休、出国、死亡停薪通知单
长期
4
教职工调出人员工资转移介绍信存根
长期
5
各类人员转正定级名单及有关材料
长期
6
教职工丧葬费、抚恤金记录的有关材料
长期
7
教育事业单位因公致残审批材料
（1）批准工伤名单
长期
（2）工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学院审批意见等）
长期
六、其他
1
重大活动的声像资料及文字说明
永久
2
其他有必要归档的文件材料和实物
长期
4、立卷部门：
学院教务部和教师发展中心
序号
归档内容
保管期限
一、综合
1
关于教学工作的文件材料
长期
2
有关教学管理的规章制度、会议记录、纪要、调研报告、简报、总结
永久
3
教学检查与评估材料
长期
4
教学相关统计报表
永久
5
教改项目材料（包括计划书、任务书、协议书、成果评价、优秀论文、结题目材料等）
长期
6
教学成果奖等评选材料
永久
7
教务部规章制度、管理办法等
长期
8
教务部工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
9
教务部工作职责、岗位责任、机构沿革的材料
长期
二、专业建设
1
上级关于专业建设工作的文件材料
（1）针对本学院的
永久
（2）本学院需要长期贯彻执行的
长期
2
专业论证、评估、申报、审批材料
永久
3
重点专业、特色专业等建设材料
永久
4
专业建设计划、总结等材料
长期
5
专业建设统计报表
永久
三、学籍学位管理
1
学生学籍变更材料（休学、复学、转学、转专业、延长学年、退学）
永久
2
学生处分材料
永久
3
关于学位授予相关文件材料
长期
4
学位评定条例、办法及计划、总结
长期
5
学位委员会会议记录、决定
长期
6
学位委员会授予学位清册
永久
7
优秀毕业生（设计）论文
长期
8
学历证书管理文件
长期
9
毕（结）业、补授学位、结业换毕业学生名单
永久
四、专业人才培养计划、教学大纲、教学过程材料等
1
各专业人才培养计划、教学大纲
永久
2
校历表，课表、教学计划安排表
长期
3
公共课、专业课程考试样卷
长期
4
全国大学英语四、六级等级考试成绩册
永久
5
典型教案、重要备课记录
长期
6
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
长期
7
全院性选修课课目汇总
长期
8
选修课材料
长期
9
其他需要归档的材料
长期
五、教材
1
关于教材建设和管理的文件材料
长期
2
优秀教材评选材料
长期
3
自编、主编教材、专著
长期
4
各专业使用教材目录
长期
5
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
6
其他有保存价值的自编参考资料
长期
六、教学研究和师资管理
1
上级下发的有关文件材料
长期
2
教师发展中心规章制度、管理办法等
永久
3
教师发展中心工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
4
教育教学研究项目、课堂教学创新改革项目等评选材料
长期
5
教学业绩考核材料
长期
6
师资培训材料
长期
7
其他各类教学竞赛、评选等材料
长期
8
教师发展中心工作职责、岗位责任、机构沿革的材料
永久
9
其他需要归档的材料
长期
七、其他
1
教学成果奖证书原件
永久
2
重大活动的声像资料及文字说明
永久
3
其他有必要归档的文件材料和实物
长期
5、立卷部门：
学生工作部
序号
归档内容
保管期限
一、学生思政工作
1
关于学生思政工作的文件材料
长期
2
有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
3
学生工作部学生思想政治工作的计划、总结
永久
4
有关学生工作向学院领导的请示、报告及重要的批示
长期
5
各类重要会议记录、纪要
长期
6
有关辅导员队伍建设的材料
长期
7
本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
二、学生管理
1
有关学生资助、奖贷学金方面的规定、条例、通知
长期
2
院级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料
长期
3
奖贷学金条例及偿还贷款办法
长期
4
各类奖学金获奖学生的名单及颁奖会的材料
长期
5
受行政处分的学生材料及本人申诉及复查结论材料
长期
6
历届学生遗留问题复查、处理材料
长期
三、国防教育和军训
1
有关学生参加军事训练的通知、规定、决定等重要文件
长期
2
军训工作计划、总结、通知、请示与领导批复等材料
长期
3
组织学生军训动员会上领导讲话及军训活动中形成的重要材料
长期
4
重要的会议记录、纪要及学院制定的有关规章制度
长期
四、其他
1
重大活动的声像资料及文字说明
永久
2
其他有必要归档的文件材料和实物
长期
6、立卷部门：
招生就业部
序号
归档内容
保管期限
一、招生工作
1
关于招生工作的文件材料
长期
2
招生计划、重要报告与上级批复
长期
3
各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编
长期
4
招生工作相关的请示、报告及上级机关的批复、意见
长期
5
招生工作的会议记录、纪要、决议
长期
6
录取新生名册（按生源省市、按专业）
永久
7
招生办工作计划、总结及新生情况分析统计材料
永久
8
本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
二、就业工作
1
就业工作相关的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、总结
长期
3
毕业生供需统计、计划
长期
4
毕业生就业方案（名册）及有关材料
永久
5
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
6
优秀毕业生名单及有关材料
长期
三、校友工作
1
关于校友工作计划、总结、重要的请示、报告与批复
长期
2
有关校友工作的规定、办法、制度、通知、会议记录等材料
长期
3
校友信息统计
永久
四、实习基地建设
1
关于实习基地建设的相关工作材料
长期
2
实习基地建设的工作计划、请示、报告、批复等
长期
3
实习基地统计等材料
五、其他
1
重大活动的声像资料及文字说明
永久
2
其他有必要归档的文件材料和实物
长期
7、立卷部门：
团委
序号
归档内容
保管期限
1
关于共青团工作的文件材料
长期
2
报上级机关或学院党委的重要报告、请示及批复、会议记录
长期
3
团委工作计划、总结及重要汇报材料
长期
4
团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料
长期
5
团内情况统计年报表
永久
6
上级机关召开的各种重要会议上代表学院发言材料
长期
7
团委干部任免通知
长期
8
学生参加各种学科竞赛活动及获奖材料
长期
9
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
长期
10
批准入团、转团、离团材料及名单
长期
11
团员名册
长期
12
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长期
13
团内处分材料
长期
14
主办大型活动形成的重要材料
长期
15
学生社团、学生会等组织管理章程及统计材料
长期
16
团委、学生会部门职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
17
重大活动的声像资料及文字说明
永久
18
其他有必要归档的文件材料
长期
8、立卷部门：
计划财务部
序号
归档内容
保管期限
一、综合
1
学院上报教育财政部门审批的年度预、决算报表及批复
永久
2
专项拨款的文件及专项科研基金支出决算表
永久
3
有关财务工作的指示、规定、条例、通知等及本学院执行情况
长期
（1）关于财务管理工作文件及学院的具体规定
（2）有关银行支票使用管理的文件及学院帐号管理规定
（4）银行贷款文件、报表
（5）有关差旅费开支的标准
（6）有关财务、税收、物价大检查文件及学院情况报告
（7）国家对税务问题的规定及学院税金的统计和减免税额的请示、批复
（8）关于物价管理文件规定及反映学院执行情况材料
4
财务工作计划、总结、情况分析、重要统计资料
永久
5
财会档案移交保管清册
永久
6
财会档案销毁清册
长期
7
本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料
长期
二、会计报表
1
财务决算报表
永久
2
预算会计报表
长期
3
各种财务统计报表
长期
三、会计帐簿
1
总帐
长期
2
科目明细帐
长期
3
专项基金帐簿
长期
4
日记帐
其中：
现金、银行存款日记帐
长期
5
银行对外帐单及银行存款余额调节表
长期
四、会计凭证
1
各种原始凭证、记帐凭证
长期
2
基金各种原始凭证、记帐凭证
长期
3
会计拨款凭证及其他会计凭证
长期
4
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
长期
五、工资清册
1
工资发放名册
永久
2
工资转移、证明、通知存根
长期
六、资产管理
1
关于资产管理的规章制度、报告及上级批复
永久
2
资产管理的工作职责、岗位责任、机构沿革材料
长期
3
固定资产明细帐（卡片）
（固定资产报废清理后保管五年）
长期
9、立卷部门：
公共事业部
序号
归档内容
保管期限
一、后勤服务
1
关于后勤管理工作的文件材料
长期
2
后勤服务与管理年度计划、总结及重要问题的请示、报告与批复
长期
3
与学院内外有关单位签订的后勤相关的合同、协议书、意向书等
长期
4
防震、防汛、三废治理、环保工作的有关材料
长期
5
爱国卫生、节能管理、校园管理、家具、交通工作的有关材料
长期
6
部门工作职责、岗位责任、机构沿革、会议纪要等材料
长期
二、治安消防工作
1
关于治安保卫工作的文件材料
长期
2
向学院领导的请示、报告及批复
长期
3
治安保卫工作计划、总结
长期
4
治安保卫工作统计报表
永久
5
治安保卫工作会议记录、规章制度
长期
6
有关户籍管理工作的材料
长期
7
有关综治、创建平安校园工作的计划、总结、签订责任书及考核情况
长期
8
保卫队伍建设、表彰先进的材料
长期
9
车辆管理制度及有关文件材料
长期
10
校园安全技术防范系统规范、建设材料
长期
11
上级关于消防、安全工作的文件
长期
12
安全防火工作计划、总结、请示、报告、规定等材料
长期
13
防火工作记录、对重大隐患解决方案、落实情况及安全措施；
长期
14
学院重点部位、重点地区、重点单位消防工作形成的材料
长期
15
消防工作会议、评比及宣传等重大活动形成的材料
长期
16
重大活动的声像资料及文字说明
永久
17
其他有必要归档的文件材料和实物
长期
10、立卷部门：
实验设备管理中心（含采购中心）
序号
归档内容
保管期限
一、综合管理
1
关于仪器、设备管理工作的文件材料
永久
2
仪器、设备管理的规章制度
长期
3
贵重仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
4
仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复
长期
5
有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期
6
实验设备固定资产年度统计表（基表）、固定资产帐（打印件）
永久
7
其他有必要归档的文件材料
长期
二、实验室管理
1
有关实验室管理工作的规定、通知、管理办法等
长期
2
有关实验室工作的重要通知、规定、请示、报告及批复
长期
3
实验室工作统计报表
永久
4
实验室工作会议的重要文件材料
长期
5
实验室工作计划、总结及综合性报道材料
长期
6
实验室建设评估工作中形成的重要材料
永久
7
实验室检查、奖励材料
长期
三、设备采购
1
上级有关采购工作的规定、通知及本院需要贯彻执行的文件
永久
2
有关采购工作的重要通知、规定、请示、报告及批复
长期
3
采购工作的规章制度、管理办法等
永久
4
仪器、设备采购清单、购置计划、购置申请表、可行性论证与审批报告、采购公告定购合同、招投标文件等材料
长期
5
设备购置过程中有关的技术商务文件
长期
6
申购报告及上级有关领导批复
长期
7
相关的电子文件材料的光盘、硬盘等
长期
升级会员 