杭州电子科技大学信息工程学院.docx

1、杭州电子科技大学信息工程学院杭州电子科技大学信息工程学院各部门文件材料归档范围和保管期限序 号立 卷 部 门1党政办公室（含学院党委办公室、学院办公室合署办公）2党群工作部（含纪检监察）3组织人事部4教务部和教师发展中心5学生工作部6招生就业部7团委8计划财务部（含资产管理）9公共事业部10实验设备管理中心（含采购中心）11网络信息中心12图书馆（兼档案馆）1、立卷部门：党政办公室学院办公室序号归 档 内 容保管期限一、学院各种会议1上级领导来学院视察的讲话记录等材料永久2学院党政联席会、院长办公会议记录、纪要永久3院领导召开的专题会议记录、纪要永久4全院各类大会上的会议议程、讲话稿等（如开学

2、典礼、毕业典礼、新生军训、学院工作会议等）永久5院领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料长期二、学院工作计划、总结、报告、收发文1学院综合性工作报告、计划、决议、上级批复、各部门的请示及学院的批复永久2学院工作计划要点及工作总结永久3院史、院志及大事记等永久4上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等永久5以学院名义发布全院性规章制度、通知、布告等（1）重要的永久（2）一般的长期三、信息、统计工作等1学院及各部门启用、销毁印章的材料和实物永久2学院各类统计报表、统计分析等材料永久3学院办公室工作计划、总结、规章制度等永久4重要的群众来访、来信的处理材料长期5院领导

3、接待记录及有关的重要材料长期6院办办公室工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期5院长办公室经办的重要来往公函长期6关于文书、统计等工作的规定、条例长期四、科研1上级部门科研工作相关的文件材料长期2有关科研工作的重要决定、规定、管理办法长期3有关科研工作的请示报告及有关批复长期4科研工作会议纪要、会议文件及声像材料长期5上级部门召开的重要科研工作会议材料长期6关于建立科研机构的报告及批复，机构调整材料永久7科研工作统计年度报表永久五、其他1重大活动的声像资料及文字说明永久2其他有必要归档的文件材料长期党委办公室序号归 档 内 容保管期限一、党代会1党委工作报告、纪委工作报告、大会决议、大

4、会总结、大会选举结果、大会记录、大会发言等；以及与大会相关的录音、录像、照片等永久2学院党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果，向上级党委的报告与批复永久3大会形成的重要文件，包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委侯选人情况介绍、大会通知、日程安排、各代表团会议记录等材料长期4大会其他重要的参考资料长期二、各类会议1党委会、党委扩大会、总支书记会、党委理论学习中心组等会议记录、中层干部会议记录、纪要、决议、决定及会议通过的文件永久2党委会议中有一定参考价值的材料长期3党委召开的重要会议通知、议程及党委领导的讲话稿永久4为贯彻党的

5、各项方针政策及上级的批示精神或部署学院一定时期工作的会议记录及会议文件材料长期5上级领导来学院作报告记录和检查工作的会议记录及声像材料（1）重要的永久（2）一般的长期6以党委名义召开的有关学院重大改革措施的或有长期参考价值的各种座谈会记录长期7党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件（1）与本学院工作有直接关系、需长期贯彻执行的永久（2）本学院党委领导在会议上发言的书面材料长期8其他有必要归档的文件材料长期三、党委工作计划、总结、报告、收发文1党委年度工作计划、总结、报告永久2阶段性的工作计划、总结、报告等长期3上级党委颁发的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件（1）

6、针对本学院工作的永久（2）学院工作中需长期贯彻执行的长期4以学院党委名义下发的决定、规定、批转文、通知、通报等永久5以学院党委名义给上级党委请示、报告及上级批复（1）重要的永久（2）一定时期内需查考的长期四、文 秘 、信 访 工 作1党委、党委各部、委、办、各党总支、直属支部的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物永久2党委办公室的重要通知（与学院办联合发文、由主要承办单位负责立卷）长期3重要的电话记录（包括电传）长期4以党委、党委办公室名义与学院外有关单位联系工作中重要的来往文书长期5涉及重大方针政策并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示的群众来信，来访记录及处理结果长期6党委办公室工作

7、计划、总结、规章制度等永久7党委办公室工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期五、其 他1重大活动的声像资料及文字说明永久2其他有必要归档的文件材料长期2、立卷部门：党群工作部序号归 档 内 容保管期限一、党 建1关于党建和思想政治工作有关的规章制度和文件材料永久2总支、支部改选报告、审批材料长期3各总支、支部委员名册长期4党员名册长期5关于取消资格，党员退党的文件材料长期6学院党内统计年报表及党费收支情况汇总表永久7表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料长期二、宣 传1宣传工作计划、总结、决定、报告、通告、规章制度等永久2教职工思想政治工作动态及调查材料长期3理论学习的决定、通知、计划和

8、总结长期4学院宣传工作会议文件材料长期5关于普法、校园文化、学院网站等宣传活动和建设材料长期6上级领导来学院声像资料及文字说明（包括照片、录音带等）永久7反映学院重大活动的声像资料及文字说明永久8宣传部工作职责、岗位责任、机构沿革等材料永久9其他有必要归档的文件材料长期三、统 战1上级关于统战工作的文件材料永久2统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4学院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料永久5各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期6统战工作重要会议记录、纪要长期7重大活动的声像资料及文字说明永久8其他有必要归档的文件材料长期四、纪委及监察

9、1关于纪委工作的文件材料永久2纪委工作规章制度永久3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表永久4纪律检查委员会委员名单永久5纪委会议记录长期6纪委在上级纪检工作会议上的重要发言、交流材料永久7党员违纪处分、复查材料长期8其他违纪人员调查处理材料长期9群众来信来访及处理意见长期10纪委部门工作职责、岗位责任、机构沿革的材料长期五、工 会1关于工会工作的文件材料长期2学院党委有关工会工作的重要指示及工会贯彻的计划、工会向党委和上级工会的请示及批复长期3工会工作计划（包括工会组织的全学院性重大活动、比赛）、重要请示及批复、文体比赛规程、成绩、名次统计、总结材料（包括声像材料）长期4先进工会

10、集体及优秀工会积极分子评选材料长期5分工会干部任免文件、组成人员名单长期6工会年度工作计划、总结永久7工会部门职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期8重大活动的声像资料及文字说明永久9其他有必要归档的文件材料长期3、立卷部门：学院组织人事部序号归 档 内 容保管期限一、综 合1关于学院组织人事工作的文件材料永久2组织人事工作的规章制度、会议记录永久3组织人事工作计划、总结、决定、报告、调查等材料永久4行政机构、教学机构等的设置、变动的报告及决定、批复、通知永久5行政机构与系部负责人岗位设置、变化的材料永久6干部考核、培训、统计、管理等工作的材料长期7落实政策的有关材料永久8学院干部任免、调

11、动和退休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的)永久9学院各级领导干部名册永久10人事、劳动工资统计报表永久11学院历年教职工名册、登记表永久12本部门岗位职责、机构沿革、大事记等材料长期二、奖惩、培训、考核1表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久2处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久3教职工培养、培训、管理等工作计划、规定、总结永久4教职工考核材料永久三、人员录用、聘任、调动、辞职1教职工招聘录用名单及材料永久2教职工聘任相关文件及名单永久3调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信永久4教职工调出的有关材料永久5教职工学院内调动材料永久6教职工辞职有关规定、名单及材料永久四、职

12、称 晋 升1职称晋升相关的文件、规定，重要会议记录、学院领导的批示、工作总结、统计材料永久2教师和其他系列专业技术人员的职称评审申报表、汇总表等相关材料永久3各类职称晋升工作总结、情况统计等永久五、工资与福利1有关调整工资的文件及人员汇总表、调资工作总结永久2晋升职务、职称调资人员汇总表等永久3教职工辞职、退休、出国、死亡停薪通知单长期4教职工调出人员工资转移介绍信存根长期5各类人员转正定级名单及有关材料长期6教职工丧葬费、抚恤金记录的有关材料长期7教育事业单位因公致残审批材料（1）批准工伤名单长期（2）工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学院审批意见等）长期六、其 他1重大活动的声

13、像资料及文字说明永久2其他有必要归档的文件材料和实物长期4、立卷部门：学院教务部和教师发展中心序号归 档 内 容保管期限一、综 合1关于教学工作的文件材料长期2有关教学管理的规章制度、会议记录、纪要、调研报告、简报、总结永久3教学检查与评估材料长期4教学相关统计报表永久5教改项目材料（包括计划书、任务书、协议书、成果评价、优秀论文、结题目材料等）长期6教学成果奖等评选材料永久7教务部规章制度、管理办法等长期8教务部工作计划、总结、报告、请示及批复长期9教务部工作职责、岗位责任、机构沿革的材料长期二、专业建设1上级关于专业建设工作的文件材料（1）针对本学院的永久（2）本学院需要长期贯彻执行的长期

14、2专业论证、评估、申报、审批材料永久3重点专业、特色专业等建设材料永久4专业建设计划、总结等材料长期5专业建设统计报表永久三、学籍学位管理1学生学籍变更材料（休学、复学、转学、转专业、延长学年、退学）永久2学生处分材料永久3关于学位授予相关文件材料长期4学位评定条例、办法及计划、总结长期5学位委员会会议记录、决定长期6学位委员会授予学位清册永久7优秀毕业生（设计）论文长期8学历证书管理文件长期9毕（结）业、补授学位、结业换毕业学生名单永久四、专业人才培养计划、教学大纲、教学过程材料等1各专业人才培养计划、教学大纲永久2校历表，课表、教学计划安排表长期3公共课、专业课程考试样卷长期4全国大学英语

15、四、六级等级考试成绩册永久5典型教案、重要备课记录长期6教学实习、生产实习计划、总结及有关材料长期7全院性选修课课目汇总长期8选修课材料长期9其他需要归档的材料长期五、教 材1关于教材建设和管理的文件材料长期2优秀教材评选材料长期3自编、主编教材、专著长期4各专业使用教材目录长期5自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期6其他有保存价值的自编参考资料长期六、教学研究和师资管理1上级下发的有关文件材料长期2教师发展中心规章制度、管理办法等永久3教师发展中心工作计划、总结、报告、请示及批复长期4教育教学研究项目、课堂教学创新改革项目等评选材料长期5教学业绩考核材料长期6师资培训材料长期7其他各

16、类教学竞赛、评选等材料长期8教师发展中心工作职责、岗位责任、机构沿革的材料永久9其他需要归档的材料长期七、其 他1教学成果奖证书原件永久2重大活动的声像资料及文字说明永久3其他有必要归档的文件材料和实物长期5、立卷部门：学生工作部序号归 档 内 容保管期限一、学生思政工作1关于学生思政工作的文件材料长期2有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久3学生工作部学生思想政治工作的计划、总结永久4有关学生工作向学院领导的请示、报告及重要的批示长期5各类重要会议记录、纪要长期6有关辅导员队伍建设的材料长期7本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期二、学生管理1有关学生资助、奖贷学金方面的规

17、定、条例、通知长期2院级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料长期3奖贷学金条例及偿还贷款办法长期4各类奖学金获奖学生的名单及颁奖会的材料长期5受行政处分的学生材料及本人申诉及复查结论材料长期6历届学生遗留问题复查、处理材料长期三、国防教育和军训1有关学生参加军事训练的通知、规定、决定等重要文件长期2军训工作计划、总结、通知、请示与领导批复等材料长期3组织学生军训动员会上领导讲话及军训活动中形成的重要材料长期4重要的会议记录、纪要及学院制定的有关规章制度长期四、其 他1重大活动的声像资料及文字说明永久2其他有必要归档的文件材料和实物长期6、立卷部门：招生就业部序号归 档 内 容保管期限一、

18、招生工作1关于招生工作的文件材料长期2招生计划、重要报告与上级批复长期3各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编长期4招生工作相关的请示、报告及上级机关的批复、意见长期5招生工作的会议记录、纪要、决议长期6录取新生名册（按生源省市、按专业）永久7招生办工作计划、总结及新生情况分析统计材料永久8本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期二、就业工作1就业工作相关的文件材料长期2毕业生工作计划、总结长期3毕业生供需统计、计划长期4毕业生就业方案（名册）及有关材料永久5毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期6优秀毕业生名单及有关材料长期三、校友工作1关于校友工作计划、总结、重要的请示、报告与批

19、复长期2有关校友工作的规定、办法、制度、通知、会议记录等材料长期3校友信息统计永久四、实习基地建设1关于实习基地建设的相关工作材料长期2实习基地建设的工作计划、请示、报告、批复等长期3实习基地统计等材料五、其他1重大活动的声像资料及文字说明永久2其他有必要归档的文件材料和实物长期7、立卷部门：团委序号归 档 内 容保管期限1关于共青团工作的文件材料长期2报上级机关或学院党委的重要报告、请示及批复、会议记录长期3团委工作计划、总结及重要汇报材料长期4团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料长期5团内情况统计年报表永久6上级机关召开的各种重要会议上代表学院发言材料长期7团委干部任免通知长期8

20、学生参加各种学科竞赛活动及获奖材料长期9社会调查、社会实践计划、总结及有关材料长期10批准入团、转团、离团材料及名单长期11团员名册长期12表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期13团内处分材料长期14主办大型活动形成的重要材料长期15学生社团、学生会等组织管理章程及统计材料长期16团委、学生会部门职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期17重大活动的声像资料及文字说明永久18其他有必要归档的文件材料长期8、立卷部门：计划财务部序号归 档 内 容保管期限一、综 合1学院上报教育财政部门审批的年度预、决算报表及批复永久2专项拨款的文件及专项科研基金支出决算表永久3有关财务工作的指示、规定、条

21、例、通知等及本学院执行情况长期（1）关于财务管理工作文件及学院的具体规定（2）有关银行支票使用管理的文件及学院帐号管理规定（4）银行贷款文件、报表（5）有关差旅费开支的标准（6）有关财务、税收、物价大检查文件及学院情况报告（7）国家对税务问题的规定及学院税金的统计和减免税额的请示、批复（8）关于物价管理文件规定及反映学院执行情况材料4财务工作计划、总结、情况分析、重要统计资料永久5财会档案移交保管清册永久6财会档案销毁清册长期7本部门工作职责、岗位责任、机构沿革、大事记等材料长期二、会计报表1财务决算报表永久2预算会计报表长期3各种财务统计报表长期三、会计帐簿1总帐长期2科目明细帐长期3专项基

22、金帐簿长期4日记帐其中：现金、银行存款日记帐长期5银行对外帐单及银行存款余额调节表长期四、会计凭证1各种原始凭证、记帐凭证长期2基金各种原始凭证、记帐凭证长期3会计拨款凭证及其他会计凭证长期4涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期五、工资清册1工资发放名册永久2工资转移、证明、通知存根长期六、资产管理1关于资产管理的规章制度、报告及上级批复永久2资产管理的工作职责、岗位责任、机构沿革材料长期3固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）长期9、立卷部门：公共事业部序号归 档 内 容保管期限一、后 勤 服 务1关于后勤管理工作的文件材料长期2后勤服务与管理年度计划、总结及重要问题的请示、报

23、告与批复长期3与学院内外有关单位签订的后勤相关的合同、协议书、意向书等长期4防震、防汛、三废治理、环保工作的有关材料长期5爱国卫生、节能管理、校园管理、家具、交通工作的有关材料长期6部门工作职责、岗位责任、机构沿革、会议纪要等材料长期二、治安消防工作1关于治安保卫工作的文件材料长期2向学院领导的请示、报告及批复长期3治安保卫工作计划、总结长期4治安保卫工作统计报表永久5治安保卫工作会议记录、规章制度长期6有关户籍管理工作的材料长期7有关综治、创建平安校园工作的计划、总结、签订责任书及考核情况长期8保卫队伍建设、表彰先进的材料长期9车辆管理制度及有关文件材料长期10校园安全技术防范系统规范、建设

24、材料长期11上级关于消防、安全工作的文件长期12安全防火工作计划、总结、请示、报告、规定等材料长期13防火工作记录、对重大隐患解决方案、落实情况及安全措施； 长期14学院重点部位、重点地区、重点单位消防工作形成的材料长期15消防工作会议、评比及宣传等重大活动形成的材料长期16重大活动的声像资料及文字说明永久17其他有必要归档的文件材料和实物长期 10、立卷部门：实验设备管理中心（含采购中心）序号归档内容保管期限一、综合管理 1关于仪器、设备管理工作的文件材料永久2仪器、设备管理的规章制度长期3贵重仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期4仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复长期5有

25、关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期6实验设备固定资产年度统计表（基表）、固定资产帐（打印件）永久7其他有必要归档的文件材料长期二、实验室管理1有关实验室管理工作的规定、通知、管理办法等长期2有关实验室工作的重要通知、规定、请示、报告及批复长期3实验室工作统计报表永久4实验室工作会议的重要文件材料长期5实验室工作计划、总结及综合性报道材料长期6实验室建设评估工作中形成的重要材料永久7实验室检查、奖励材料长期三、设备采购 1上级有关采购工作的规定、通知及本院需要贯彻执行的文件永久2有关采购工作的重要通知、规定、请示、报告及批复长期3采购工作的规章制度、管理办法等永久4仪器、设备采购清单、购置计划、购置申请表、可行性论证与审批报告、采购公告定购合同、招投标文件等材料长期5设备购置过程中有关的技术商务文件长期6申购报告及上级有关领导批复长期7相关的电子文件材料的光盘、硬盘等长期