印章管理制度.docx
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印章管理制度
XX公司
印章管理制度
第一章总则
第一条为了合理、有效地使用和管理公司内各种印章，保障管理规范化、制度化，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司的各种印章，包括公章、合同章、财务章、签字章及其他对外有法律效力的印章。
第二章印章的定义、种类和使用范围
第三条本制度所指印章是指在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第四条印章的种类及使用范围：
（一）公章：
非经营性合同、合作协议及以企业名义发布的相关资料。
（二）合同专用章：
经济类合同、协议。
（三）财务专用章：
经济往来、财务结算、财务报表。
（四）发票专用章：
用于开具完毕的增值税专用发票、普通发票。
第三章印章的刻制
第五条公司印章的刻制、发放、收回、销毁由行政人事部统一管理，其他任何单位和个人只能按照本制度使用印章，而无权自行刻制和销毁印章。
第六条印章的刻制流程：
（一）申请：
公司各职能部门、下属单位根据法律法规和公司业务实际情况向行政人事部提出刻章申请。
需刻制人名章时，应由本人向所在行政人事部提出刻章申请。
（二）审批：
除人名章由人员所在行政人事部批准外，其他印章由公司总经理批准。
公司总经理批准后方可刻制。
（三）刻制：
行政人事部应选择选择经营正规、信誉良好、公安局指定的印章刻制单位，并尽可能现场监督印章的刻制，刻制完成后应立即销毁印章刻制底样，以防印章被套用、复制。
（四）刻制式样：
公章、财务专用章根据工商统一要求和格式刻制，其他印章格式根据公司需要制作。
（五）印章刻制完成后，行政人事部留存印模样本，将印章交接给印章保管人，双方应办理交接手续，并签字确认。
第四章印章的保管
第七条公司指定专人保管印章，法人代表和保管者签订印章委托责任书。
原则上公章由各行政人事部负责人保管，财务专用章由财务部部长保管，合同专用章由法律事务部保管，法人代表章由本人或其指定委托人掌管。
各公司可根据具体情况指定保管人。
各公司在确定印章保管人后应向公司总经理办公会备案。
第八条印章保管人的职责
（一）印章保管人应建立印章使用台帐，登记用印日期、用途、批准用印人和经办人姓名，以备存查，使用人必须签字。
同时，印章保管人应留存审批后的用章申请备查。
（二）印章保管人员变动时，应及时办理移交和向公司总经理办公会备案手续。
（三）印章保管人对无审批人、审批人不全、越权审批等违规审批的用章申请应予以拒绝盖章，并立即向公司领导汇报。
（四）印章保管人员因事外出，应指定相关联职能的专人代管，被指定专人与印章保管人员对印章的使用情况同时负责。
（五）所有印章如有遗失，保管人员应立即向批准刻制部门报告，由办公室办理印章作废手续，并严格按本规定重新刻制，保管者承担相应的责任。
（六）因撤销或变更企业、印章损坏等原因需要更换印章时，必须在新印章投入使用后将旧印章和破损印章交公司总经理办公会封存，旧印章从发文之日起停止使用。
第九条公司行政人事部每年应对其所属子公司各类印章的保管、使用情况进行检查。
对未按规定管理、使用印章的子公司和部门，责成其限期整改。
第五章印章的使用及处罚管理
第十条印章的使用审批
印章使用人需要使用公司印章时，应填写《印章使用审批表》，按照以下权限和程序履行审批程序后，方可使用公司印章。
（一）公司印章
1、根据法律法规、公司章程规定，拟盖章的报告、公告、合同、协议等文件所载明的事项需要董事会、股东大会审议批准方可达成或对外报送、披露的，应在董事会、股东大会做出批准决议，董事长签字后，方可加盖公章。
2、根据法律法规、公司章程规定，拟盖章的报告、公告、合同、协议等文件所载明事项需要监事会批准方可达成或对外报送、披露的，应在监事会做出批准决议，监事会主席签字后，方可加盖公章。
3、公司经营中不需要董事会、股东大会审议批准的采购、销售、委托加工、接受和提供服务、投资、合作等经济业务事项，按照《合同管理制度》中的分类，重大事项需经办部门负责人、法律事务部等关联部门、分管副总经理、总经理批准后，方可加盖合同章。
重大事项之外的，需经办部门负责人、法律事务部等关联部门、分管副总经理后，方可加盖合同章。
4、公司对外宣传、对外联络、公文发放、行政事务等事务（包括各类合同）需使用公章或合同专用章时，必须获得总经理的审批方可办理。
向行政管理部门上报的各种报表，由部门负责人审阅后按规定程序盖公章上报。
5、以公司名义对外出具的授权委托书、介绍信等代表公司行使或维护企业权益类文件必须经总经理批准后盖公章。
6、公司副总经理级别以下员工的聘用和劳动合同，由总经理签字后，方可加盖公章。
副总经理级别以上员工的聘用和劳动合同，在董事会或股东大会审议批准后盖章。
7、与公司相关的金融事务以及银企结算、财务报表等用途的文件资料，由财务部门按照正常程序审批后盖财务章。
8、公司开具给客户的增值税发票、普通发票加盖发票专用章，有税务会计人员根据要求使用。
（二）下属子公司
1、各下属子公司以公司的名义发生经济业务和行政事务需使用公司印章的，按照公司相关程序执行。
2、各下属子公司公章、合同章及其他对外印章必须经下属子公司总经理或总经理授权人签字批准后方可使用。
3、各下属子公司购销经济业务金额超过10万元的，应报公司总经理审批；达到公司董事会和股东大会审批标准的，应报公司董事会和股东大会批准。
4、各下属子公司财务部门必须在履行正常审批程序后方可使用财务章。
第十一条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，必须经总经理批准，由申请人写出借据并标明借用时间及用途。
印章在途期间的一切责任，由借用人负责。
借用完毕后，返回公司后应立即交还保管人。
保管人对印章借用人、借用起止时间进行登记。
第十二条公司及印章保管者不准以任何方式转借、出让印章使用权。
第十三条在使用印章的过程中，不允许在空白纸上加盖公章、财务专用章、合同专用章。
第十四条处罚管理
有下列行为之一者，公司给予50-500元的处罚，并责令赔偿相应损失，情节严重者将予以辞退，直至追究法律责任。
（一）印章使用人未履行规定的审批程序，采取各种方式取得盖印的。
（二）印章使用审批人未严格履行审批责任，对不符合盖印条件的，故意或因为疏忽给予批准的。
（三）印章使用审批人越权审批的，意图逃避上级审批程序的。
（四）印章保管者未严格履行用章审查责任，对不符合盖印条件的，故意、因为疏忽或屈于压力给予盖印的。
（五）印章保管者疏忽大意造成印章丢失、损毁、盗用的。
（六）印章更换后，印章保管者不能在规定时间内交回公章的。
（七）印章保管者未建立印章使用台账或台账记录不全不清，造成印章使用责任难以分清的。
第六章附则
第十五条本制度由行政人事部制定并负责解释，
第十六条本制度自公司总经理办公会审议批准之日起执行。
附件一：
印章委托管理责任书
印章委托管理责任书
兹由本公司法定代表人委托负责保管公司的印章枚。
在委托保管期内，印章保管人应严格履行企业的《印章管理制度》，如有一切违反管理规定而造成的经济损失，由保管人负责。
如遇保管人工作或职务变动需移交他人保管，应办理移交手续。
本责任书一式三份，法定代表人、委托保管人、公司审计部各执一份。
受托保管人（签字）：
委托单位（盖章）：
法人代表（签字）：
年月日年月日
监证：
公司审计部
年月日
附件二：
印鉴留档表样本
XX公司印鉴留档
序号
印章种类
印 鉴 样
1
法人章
2
法人代表章
3
财务专用章
4
合同专用章
5
发票专用章
附件三：
印章刻制申请表
印章刻制申请表
申请部门
填表人
申请印章种类
日期
印章名称
形式
申请理由
使用范围
部门负责人：
年月日
办公室：
年月日
总经理：
年月日
备注
附件四：
印章使用审批表
印章使用审批表
使用部门
申请人
份数
申请日期
事由
部门负责人
签字：
年月日
法律事务部等关联部门
签字：
年月日
分管副总
签字：
年月日
总经理
签字：
年月日
备注
附件五：
用印登记表
用印登记表
序号
日期
部门
申请人
内容
份数
审批人
签名
备注
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