工程交竣工档案组卷归档管理办法改版.docx

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工程交竣工档案组卷归档管理办法改版

工程交（竣）工档案组卷归档管理办法

1目的和适用范围

1.1为确保公司主业安装工程交（竣）工档案统一、规范，符合档案管理标准的要求，特制订本办法。

1.2本办法适用于公司承建的所有工程项目。

1.3公司作为业主所发包的工程（基建）项目也可参照本办法。

2支持性文件

·Q/ZYLJ—G15.02—2005《公司档案管理标准》

·Q/ZYLJ—G03.01～05—2002《施工技术管理规定汇编》

·SH3503—2001《石油化工工程建设交工技术文件规定》

·炼化字[1999]第73号集团公司炼化部编写的《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目（工程）竣工验收手册》

·DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

3相关文件

·工程合同

4术语

4.1工程档案：

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的真实记录。

4.2工程交工档案：

项目部向业主移交的承建工程建设项目的交工技术文件和竣工图。

4.3工程竣工档案：

项目部向公司综合档案室移交的工程建设项目交工技术文件和竣工图。

4.4案卷：

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

4.5组卷：

将在在建设项目中形成的具有保存价值的材料包括文件、磁盘、光盘、图样、帐薄等分门别类地组成案卷的过程。

例如文字材料以不大于4mm厚度装订成册，一册为一卷。

竣工图折叠好不装订装入档案盒内，一个档案盒的竣工图为一卷。

4.6归档：

文件形成单位完成其工作任务后，将整理好的文件材料按规定移交档案管理机构（这里特指公司综合档案室）。

5职责

5.1公司综合档案室为项目工程竣工档案归口管理部门。

5.2项目技术负责人负责项目部的档案管理工作，组织本项目工程竣工档案的收集、整理、组卷、归档移交工作。

并明确本项目资料员，及时报公司综合档案室备案，以健全公司档案管理网络。

5.3各专业技术人员负责编制、收集、整理本专业竣工资料，绘制竣工图，交资料员汇总。

5.4资料员直接与公司综合档案室联系，负责工程施工中文件的收发、保管、整理和整个项目的竣工档案归档工作。

5.5对于实行总包分包的工程。

总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并负责向建设单位或者公司档案室移交；要求分包单位将所承包的工程文件整理、组卷后按时向总包单位移交。

6归档范围及质量要求

6.1工程竣工档案归档范围

6.1.1对于项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件、均应收集齐全，整理立卷后归档。

6.1.2项目文件的具体归档范围

·施工组织设计

·质量计划

·施工方案、施工技术措施、作业指导书

·依据标准或者合同要求的交工档案内容

·分部、分项工程质量评定

·施工技术日志

·施工进度计划

·各类停检点及关特工序检查点表及检查记录

·班组任务单、工序交接单、技术交底单

·施工总结

·工程照片

·锅炉压力容器无损检测底片

·重大的技术、质量事故原因分析及补救技术措施

·重要的技术决定

·材料合格证

·备忘录

·与工程有关的电子文件及所有声像资料，要求附有相应的纸质文件说明。

6.2归档文件的质量要求

6.2.1归档的工程文件应为原件。

6.2.2工程文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

6.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

6.2.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，装订美观、签字盖章手续完备。

6.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

6.2.6工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新施工蓝图。

6.2.7所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章规格如下：

国标或石化竣工图章炼化竣工图章

公司竣工图章

6.2.8竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

6.2.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，加盖竣工图核定章；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

公司竣工图核定章

7立卷

7.1立卷的原则和方法

7.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

7.1.2交工文件可按单位工程、专业、分部工程等组卷。

7.1.3一个项目工程被划分为多个单位工程时，工程文件按单位工程组卷。

7.1.4立卷可采用的方法

7.1.4.1一项工程组成一卷或多卷。

如果一项工程文件材料少，厚度不大于40mm，就组成一卷。

若一项工程文件材料多，就分成多卷。

7.1.4.2按土建、工艺、钢结构、动设备、静设备、电气、自控仪表、无损探伤等专业顺序组卷。

各专业材料多可再分多卷多册组卷。

7.1.4.3按文件的重要程度结合文件形成的时间先后组卷，如通用工程卷。

7.1.4.4适当考虑保管期限组卷。

为了便于今后的档案鉴定销毁工作开展，因此我们要适当考虑按保管期限组卷。

比如“设计变更”和“无损检测探伤报告”在施工单位都是短期保管，而且它们的数量一般都多，就可以单独组卷，“设计变更明细表”和“变更单”要组在同一卷。

7.1.4.5对于文件内容联系紧密而又不好编写卷内目录时，可以多组几卷，要求每卷编写卷内目录。

7.1.4.6竣工图可按单位工程、专业等组卷。

1）竣工图组卷按图纸总目录、分目录的顺序组卷。

小项目没有总、分目录的，就按专业顺序组卷。

2）竣工图的组卷，业主与公司的要求可能不一致，移交给业主的竣工图，按业主的要求组卷。

向公司移交的由公司综合档案室组卷，也可以按1）的方式组卷。

7.1.5立卷过程中宜遵循下列要求：

7.1.5.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

7.1.5.2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

7.2排列

7.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。

7.2.2图纸按总分目录、专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

7.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

7.3编制目录：

凡文字材料，必须编制卷内目录，保证卷内文件质量和纸张排列整齐，装订成册。

7.3.1编写页号规定：

7.3.1.1凡有书写内容的文件页面，要逐页用号码机打号，要求“见字打号”，每卷单独编号，页号从“1”开始。

7.3.1.2页号编写位置

1）单面书写的文件在右下角（距右20mm，距下15mm）；双面书写的文件，正面在右下角（距右20mm，距下15mm），背面在左下角（距左20mm，距下15mm）。

2）横向排版的文件，表格标题栏靠左，从装订好的角度看，页码编写在正面右下角背面左下角。

3）A3规格书写的文件：

留有中缝的，对折后和双面书写的文件页码编号位置一样；没留中缝的，只视为一页，对折后再翻页与右侧边齐平成A4，页码编写在正面右下角。

4）不是A4规格小型张文件，一张或者几张粘贴一张A4规格纸，再编写页号。

7.3.1.3印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码

。

7.3.1.4卷内目录和卷内备考表不编写页号。

7.3.1.5竣工图页号编写：

公司保存的竣工图要求不装订。

为避免卷与卷的页号相混，因此每项工程竣工图以自然张为“页”，从“1”开始编至整项工程竣工图的最后一张。

折叠后的图纸页号一律编写在右下角。

7.3.2编制卷内目录规定：

7.3.2.1序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

7.3.2.2文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

7.3.2.3责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

7.3.2.4文件题名：

填写文件标题的全称。

7.3.2.5日期：

填写文件形成的日期，用8位数字书写。

7.3.2.6页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

7.3.2.7备注：

填写补充说明的内容。

如竣工图目录中有三种情况须在“备注”栏中注明清楚：

1）有图纸，但不是我们单位施工的；

2）图纸总目录已经注明，但整个图号比如一个装置的图全缺，且不是我们单位施工的。

3）是我们单位施工的，缺某个图号中的某一张或某几张图纸。

7.3.2.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。

卷内目录式样

7.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：

7.3.3.1卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；

示例：

本卷文件材料20件，100页。

其中文字材料89页，照片10张，附图1张。

7.3.3.2卷内备考表排列在卷内文件之后。

7.3.3.3互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

卷内备考表式样

7.4案卷装订要求

7.4.1案卷可采用装订与不装订两种样式。

公司要求文字材料必须装订，装订要整齐、牢固，便于保管与利用。

竣工图不装订。

7.4.2装订前的准备工作

7.4.2.1拆除订书钉、大头针等所有金属物，修补或裱糊破损文件。

7.4.2.2整齐文件

1）纸张规格：

统一采用A4纸规格，或者按合同约定执行。

2）两边齐：

凡档案案卷下边和左边（装订边）两边必须整齐。

7.4.1.3外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

7.4.3装订

7.4.3.1案卷一律装订左边。

采用三孔装订法（使用手电钻钻￠2孔为佳），两孔中心距离75mm。

案卷左边沿到钻孔中心不作硬性规定，以不覆盖卷内文字为原则。

7.4.3.2装订线：

一律使用棉线，严禁使用塑料线和各种化纤线，线结统一扎在案卷背面中孔处。

7.4.3.3如果一卷案卷中，没留中缝的A3规格纸页数较多时，折叠后就形成右边厚，左边薄，需要在左边（装订边）加硬纸条，以保持左右两边厚度基本一致。

7.5竣工图折叠

7.4.1公司保存的竣工图虽然不留装订边而不用装订，但要统一折叠整齐，统一规格为210mm×297mm。

7.4.2裁剪整齐。

沿图纸外围细实线裁剪掉四周多余部分。

7.4.3折叠法。

将标题栏露在右下角的外面，从图纸右边往左量210mm。

以手风琴式的方法折叠，这样大张的图纸就折成了一长条，再从图纸的下边往上量297mm，往标题栏的背面来回折叠即可。

详见折叠图1、图2、图

A0图纸折叠示意图

A1图纸折叠示意图

A2图纸折叠示意图

7.6工程照片

7.6.1原则上不向业主提供工程照片，除非合同中有特殊要求。

公司规定：

凡向公司综合档案室移交工程竣工档案，必须同时移交工程照片。

工程照片分三部分：

·重大活动照：

开工，重要人物检查、指导工作，试车等。

·施工照，如装置、重要部件关键部位的测试、组装焊接情景，大型构件、塔、罐吊装，大场面施工，特殊部位施工、施工现场工程交（竣工）工档案等

。

·竣工照，如整体工程全貌、部分工程全貌、整个装置全貌等。

7.6.2工程照片由项目部提供，公司综合档案室组卷。

7.6.3照片要求：

底片、照片说明齐全，底片与照片的影像相符。

一般以照片的自然张为单元编写说明，一组联系紧密的照片应加总说明和该组照片所包含张数等内容。

说明五要素：

·事由：

照片影像所反映事件、事物的情况。

·时间：

事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

·地点：

被摄物所在的具体地点。

·人物：

照片影像上主要人物的姓名、身份。

·摄影者：

照片的拍摄单位（指摄影者为外单位人员时）和拍摄人。

7.6.4五要素的书写：

用圆珠笔在照片背面写清楚。

7.6.5数码照相机形成的数码照片要求经过认真编辑后刻录成只读光盘，一式两份配上简要说明文字移交。

8归档

8.1归档时间及要求

8.1.1工程交工验收后，在合同规定的时间内向业主移交工程交工档案。

三个月内向公司综合档案室移交归档工程竣工档案。

8.1.2要求项目领导及工程技术人员更加重视工程竣工档案的归档工作，要求如下：

8.1.2.1交、竣工资料的整理必须与工程施工同步，产品检验和试验前，工程技术人员必须把全部施工记录整理好，交业主或监理审查。

8.1.2.2工程收尾时，各项目部应组织专人整理绘制竣工图。

8.1.2.3工程竣工后，全部交（竣）工资料应整理好并办理移交手续。

8.1.2.4工程技术人员在施工过程中原则上不调动，若确需调动，必须办理书面交接记录，移交已整理合格的工程交工资料，交接双方签字认可，做到人走资料清。

8.2工程交（竣）工档案份数

8.2.1工程交工档案的份数按合同要求向业主提供。

8.2.2工程竣工档案原则上向公司综合档案室移交一式一份。

对于只有一份原件的交工档案，原件向业主移交，可以向公司档案室移交复印件，例如材料合格证。

8.3移交程序

8.3.1采取项目部分公司办事处

公司综合档案室移交的两级移交形式。

8.3.2编写移交清单，样式如下图，一式两份。

双方签字、盖章后方可交接。

综合档案室和项目移交人在移交清单上签字认可后，移交人和档案室各收一份备案。

（本资料素材和资料部分来自网络，仅供参考。

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