东吴大学94学年度第2次94年行政会议纪录.docx

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东吴大学94学年度第2次94年行政会议纪录

東吳大學94學年度第2次（94年9月）行政會議紀錄

時間：

94年9月7日（星期三）下午1：

30至3：

45

地點：

外雙溪校區國際會議廳

出席：

馬君梅副校長簡茂丁教務長張己任生務長曾惠中總務長陳立剛處長

黃兆強院長朱代院長廣興黃顯宗院長潘維大院長（請假，林東茂教授代）邱永和院長

鄧衍森主任祕書林政鴻主任洪碧珠主任丁原基館長郭豐州主任（請假）林炳文主任

列席：

體育室主任、軍訓室主任、校牧室主任

各學系主任（含語言中心、學程、進修學士班及法律專業碩士班）

主席：

劉兆玄校長記錄：

俞玉鳳祕書

壹、宣布開會

貳、宣讀上次會議紀錄

參、報告事項（各單位書面報告存卷不附）

一、校長報告：

（一）介紹新任各學系主管。

（二）教育部之校務評鑑結果本校成績並不理想，請馬副校長召集會議檢討，並借鏡其他較優等學校之作法。

在同級的其他私立大學裡，本校學術研究原就較弱；國際交流方面，在過去一年中，本人所了解，各單位曾有品質不錯的計畫，可是全校性之表現卻不能與其他學校相比。

通識教育表現亦欠佳，可能是名稱及開課過多，檢討時應可發現問題所在。

初步檢討，當中除了要求前述項目「質」的改變外，本校組織架構亦有可能造成評鑑委員望文生義的想法，像一些業務如果由層次較高的行政單位專責來推動，較能證明學校重視此一業務，例如通識教育，一直為前任校長所重視，但就缺乏一個專責中心來負責，研究及國際交流亦是如此，因而在未來，本校組織架構將會把這方面突顯出來。

在與教學單位及教師座談時亦曾得到許多反應，認為本校國際交流業務僅一人負責，發揮有限；因此，學校會調整使之成為一個專責單位，增強其組織與功能。

這些大幅度的改變，已請馬副校長在暑假中協調各方意見，彙整出一個組織規程修正草案，預訂在學期末的校務會議中提出討論；之後，人事方面也會跟著異動，在不增加員額情形下，職員同仁的工作會重新界定，人力重新分布，各項業務就會順利推動。

二、教務長（詳書面資料）

三、學生事務長（詳書面資料）

四、總務長

（一）報告完成之暑期工程及於開學前可完成之工程。

（二）兩校區承商己陸續進駐營業。

（三）外雙溪三大工程第一教研大樓進行至水土保持等作業，預計12月底開挖，週邊配合施工皆已完成。

第二教研大樓因台北市文化局尚未審過老樹遷移復育計畫，還未獲得建照，但已得到拆除執照，所以音樂館己拆除及施作相關之假設工程。

林誠二主任建議：

廠商可能提出變更設計以彌補利益，因此應加以注意，並亦應要求工程顧問公司詳實記錄各項工程日誌。

五、發展處（詳書面資料）

六、文學院（詳書面資料）

七、外語學院（詳書面資料）

八、理學院（詳書面資料）

九、商學院（詳書面資料）

十、會計室

本校94學年度預算已獲教育部同意備查。

另93學年度決算會計師查核之外勤工作，預計9月16日結束，9月底提出查帳報告書。

十一、圖書館（詳書面資料）

十二、電算中心（詳書面資料）

十三、推廣部（詳書面資料）

肆、提案討論（各議案討論附件存卷）

第一案案由：

關於「東吳大學大樓安全委員會設置辦法」。

提案：

鄧主任祕書衍森

說明：

根據「東吳大學校園安全暨災害防救通報處理中心組織章程」第四之一條

制訂「東吳大學大樓安全委員會設置辦法」。

決議：

照案通過。

第二案案由：

提請修正「東吳大學研究計畫經費作業要點」。

提案：

會計室洪主任碧珠

說明：

一、本校於89年8月為配合「東吳大學研究計畫暨建教合作輔導辦法」之修正，依教務處教學研究發展組製作之「教師研究計晝行政作業流程圖」，參照國科會「國家科學技術發展基金作業手冊」及行政院「支出憑證處理要點」、「國內出差旅費報支要點」、「國外出差旅費報支要點」等，訂定「東吳大學研究計畫經費核銷規定」，並於92年10月經行政會議修正為「東吳大學研究計畫經費作業要點」。

二、依行政院國家科學委員會94年5月12日臺會綜二字第0940035166號函說明及函送修正後之「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則」，檢視本校現行研究計畫作業要點及實際作業程序，修正部分條文。

另原作業要點之體例不甚適當，併同調整修正如「東吳大學研究計畫經費作業要點」部分條文修正對照表。

三、原條文如附件。

決議：

照案通過。

伍、建議事項

事由：

有關研究生備取生遞補作業。

企管系黃家齊主任

說明：

由於本系碩士班正式課程及預修課程會在暑期開課，建請加速備取生之遞補作業，俾減少學生選課困擾，此外在錄取報到後可否提醒學生至系辦公室了解相關訊息。

教務長回應：

錄取備取生之作業學校以補到最多人為原則，有可能到開學都還在進行，的確會造成選課困擾。

至於錄取報到後請其再到學系報到應是可行。

陸、散會

東吳大學大樓安全委員會設置辦法

94學年度第二次（94.09.07）行政會議討論通過

第一條為維護並妥善管理本校各大樓之安全，依據「東吳大學校園安全暨災害防救通報處理中心組織章程」第四條之一設置「東吳大學大樓安全委員會」（以下簡稱大樓安委會）。

第2條大樓安委會職掌如下：

一、制訂及修正大樓委員會設置辦法、管理辦法及其他規定。

二、規畫大樓安全維護項目、執行方式與負責人員。

三、與校安中心或其他有關單位密切聯繫，採取必要措施處理安全有關問題。

四、規畫及提報各大樓安全設施預算。

第3條大樓安委會設置委員若干人，使用該大樓之各級主管為當然委員外，另置教師代表、學生代表、行政單位代表若干人組成之；互推一人為主任委員，任期一年，得連任一次，負責召集並主持會議及處理相關事務。

第4條委員會需有全體委員二分之一以上出席方得開會，並以出席委員二分之一以上之同意為可決。

第5條大樓安委會設秘書一人，由主任委員指派相關同仁擔任，負責安委會一般行政工作。

第6條大樓安委會每學期召開會議一次，必要時得由召集人或三分之一以上委員連署，召開臨時會議。

會議記錄送校安中心續辦，有應立即處理之事務應由召集人簽報學校處理。

第7條大樓安委會開會時，得邀請有關人員列席會議。

第8條各大樓管理辦法由各大樓安委會另訂之。

第9條本辦法經行政會議通過後，發布實施，修正時亦同。

東吳大學研究計畫經費作業要點

94學年度第二次（94.09.07）行政會議修正（三、六、七、九、十）通過（調整體例）

一、本校研究計畫經費核銷除委託或補助單位另有規定外，悉依本規定辦理。

二.計畫案經委託或補助單位核定，計畫主持人於接獲教務處教學與研究發展組（簡稱發展組）通知，於計畫執行期間依本校經費核銷程序辦理經費支用。

三、研究計畫經費需經計畫主持人簽署，始得列支。

四、計畫經費撥付學校之前，因執行計畫需要，得填寫「研究計畫經費借支申請單」（表格一）；另得預借貳萬元為零星支用，並檢據核銷撥補，至計畫結束時繳回。

五、計畫執行期間，經費用途變更及流用，依規定程序簽報核准後，檢附核准文件辦理相關經費核銷。

六、計畫之人事費（研究人力費）及研究設備非專案核准不得逕自發放及採購。

七、其他研究費用（耗材、物品及雜項費用），總價伍萬元以下者，主持人得自行採購。

八、經費支出憑證依本校支出憑證核銷規定辦理。

九、會計室接獲發展組轉發之經費核定清單，依經費項目規定如下：

（一）人事費（研究人力費）：

1.計畫主持人提出「專題研究計畫聘任名冊」（表格二，人事室提供）及「研究計畫人員約用及人事費支用簽核表」（表格三，人事室提供），備妥其身分證正、反面影本，學經歷等資格證明影本及職別等相關資料，送人事室辦理資格確認及投保事宜。

2.各項人事費請填寫「研究計畫人事費印領清冊」（表格四），註明身分證字號及戶籍地址（含郵遞區號、區、里、鄰）並加蓋私章。

3.臨時工資請填寫「研究計畫臨時工資印領清冊」（表格五或表格十一），註明實際工作內容、計酬標準及工作時間。

（二）其他研究費用（耗材、物品及雜項費用）：

1.執行研究計畫所需之消耗性器材、化學藥品、電腦使用費、問卷調查費、儀器安裝保險與運雜費、儀器維護費、印刷與影印費、文具、紙張、郵電費、資料檢索費、國內差旅費、國內研討會報名費或註冊費、意外險保險費、論文發表費、研究計畫相關實驗進行之審查費、受試者禮品費或營養費、專家諮詢費或出席費、儀器或電腦軟體租用費、人工氣候室使用費、委託試驗費、物品、網路使用費、貴儀中心儀器使用費及其他與研究計畫直接有關之費用等。

2.國內差旅費，委託或補助單位為政府機關者，依行政院所頒「國內出差旅費報支要點」，填具「研究計畫國內出差旅費報告表」（表格六），經單位主管簽核，於出差後15日內送會計室辦理核支；委託或補助單位為民間團體者，依本校相關規定辦理。

3.國內出差地點距離機關所在地六十公里以上，且有在出差地區住宿事實者，於規定標準數額內，檢據覈實列報住宿費，未能檢據者，按規定數額之二分之一列支；出差地點距離機關所在地未達六十公里，因研究需要，事前經機關核准者，且有在出差地區住宿事實者，始可報支住宿費。

4.搭乘飛機者，應檢附機票票根或登機證明核實報銷。

5.出差如由旅行業代辦含住宿及交通費之套裝行程，得在不超過住宿費加計交通費之規定數額內，以旅行業代收轉付收據報支；搭乘飛機者，須另檢附登機證明存根。

6.凡公民營汽車到達地區，除機關所在地市區內因急要公務者外，不得開支計程車費。

7.意外險為研究計畫工作性質具危險性者，始得投保意外險，其投保金額以新台幣肆佰萬元為限。

8.電腦使用費如以本校出具之收據報銷，應檢附計算標準、實際使用時數及耗材支用情形等支出數據資料。

9.調查訪問費按實際需要及法令規定在核定之預算限額內列支。

10.國內研討會報名費或註冊費項目不包含學會之年費或入會費。

11.論文發表費報核時應檢附註明補助單位字樣及原研究計畫編號之抽印本一份、銀行兌換水單及發行或印刷單位所開日期在本計畫執行期間內之發票或收據等資料正本。

12.物品為使用年限未及二年或金額未達新台幣壹萬元者。

物品為使用年限未及二年或金額未達新台幣壹萬元者。

（三）國外差旅費：

包括國外或大陸地區差旅費、出席國際學術會議差旅費及國際合作研究計畫出國差旅費等。

1.研究計畫內核有國外差旅費者，委託或補助單位為政府機關者，依行政院訂定之國外出差旅費報支要點辦理；委託或補助單位為民間團體者依本校相關規定辦理。

2.出國人員、人數、次數、天數或地點如有變更，依規定程序簽報核准後辦理核銷。

3.出差交通費之機票部分，應檢附機票票根或登機證存根及國際航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據；其餘交通費，應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據。

4.出差人員生活費日支數額表，依行政院規定報支。

5.出差手續費項目者，包括護照費、簽證費、黃皮書費、預防針費、結匯手續費及機場服務費，均應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據覈實報支。

6.出差人員保險費，應檢檢附保險費原始單據，於規定之項目及保額額度內覈實報支。

7.報支差旅費日期、時間之計算，應以本國日期、時間計算。

8.出差人員出國前未辦理結匯者，出差旅費應以出前一日（如逄假日往前順推）臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支。

9.出差人員應於銷差之日起十五日內填具「國外差旅費報告表」（表格七），連同有關單據及結匯單或臺灣銀行賣出即期美元參考匯價表辦理核銷。

（四）研究設備費

1.凡執行研究計畫所需，並與計畫直接有關者，其單價在新台幣壹萬元以上且使用年限在二年以上之各項儀器、機械及資訊設備（含各項電腦設施、網路系統、周邊設備、套裝軟體、程式設計費）等之購置、裝置費用及圖書館典藏之分類圖書等屬之。

2.計畫經費內如核有儀器、圖書、資訊設備等設備項目者，依核定清單所列之項目、書單，於核定限額內依政府採購法、本校採購作業辦法及圖書館書籍資料採購準則辦理。

3.採購案須檢附發票（經簽收），並填具「支出憑證黏存單」（表格九），詳列計畫編號、名稱、項目等，經單位主管簽核後完成驗收手續，送保管組（城區管理組）辦理財產登記，再送會計室辦理付款事宜。

4.研究設備除委託或補助單位另有規定外，儀器設備等依本校財產管理辦法辦理，並登錄本校財產目錄；圖書於計畫結束後，列入圖書館館藏

5.儀器設備購置金額逾新台幣伍萬元未達肆拾萬元者，須檢附二家廠商估價單，購置金額逾新台幣肆拾萬（含）元未達壹佰萬元者，須檢附三家廠商估價單，其中簽核採購之廠商須檢附正本估價單。

（五）管理費

1.本項經費係為配合委託或補助單位執行研究計畫所需之費用，由本校統籌支用。

2.得以本校收據，或本校之水費、電費、電話費及瓦斯費等與研究計畫有關費用之「支出分攤表」（表格十）報銷。

十、程序：

（一）預支經費：

計畫主持人執行計畫所需，得於委託或補助單位經費尚未撥入，或經費己撥入時，經簽核同意先預支經費或預領經常經費二萬元，計畫主持人持簽核文件送交會計室辦理。

（二）經費支用：

1.計畫主持人及專兼任研究助理薪資由人事室併同本校薪資作業按月核發。

2.計畫主持人為執行便利，依學校規定限額內經單位主管同意，自行採買消耗性用品，得於:

（1）預借之二萬元零用金墊付，彙整辦理撥補作業。

（2）檢附「經費核銷申請單」（表格八）、「支出憑證黏存單」（表格九）正本暨相關文件資料，逕送會計室辦理付款作業。

3.計畫主持人依規定申請經費，經會計室審核經費，由學校相關單位辦理採買事宜，送貨驗收時，憑證正本由助理人員依項目別（俾便結案時彙整憑證冊），逐張黏貼於憑證黏存單，填寫相關資料及驗收單，交由採購人員辦理結報作業。

4.依本校研究計畫暨建教合作管理辦法規定，管理費撥付各執行單位應依本校辦公費規定，於計畫結束前辦理核銷。

（三）月報：

依委託或補助單位要求，每月須辦理結報者，由會計室承辦人員依經費實際收支編製月報，送請計畫主持人確認，由主持人向發展組申請函送委託或補助單位。

（四）結案：

1.計畫主持人於計畫期間結束前，應辦理預借經費繳回或核銷。

2.計畫主持人依研究計畫經費核定清單，於計畫執行期滿後一星期內編製以員為單位之「研究計畫人事費印領清冊」一份及相關人事資料，逕送會計室。

3.會計室承辦人員依人事室提供之勞、健保費分攤表，編製「支出分攤表」一式兩份，經計畫主持人確認，單位主管及人事主任用印，擲回會計室憑以審核經費及核銷。

4.會計室承辦人員於經費撥入後，依經費核定清單之管理費金額，辦理繳納作業，收據經黏貼並影印一份，另得依委託單位或補助單位規定，編製「支出分攤表」一份，送請計畫主持人確認，單位主管用印後擲回會計室保管及核銷。

5.會計室承辦人員於計畫執行期滿後兩星期內，依報核之憑證編製會計報告一式四份，請主持人確認後並留存乙份，另三份併同「回執聯」擲送會計室。

6.會計室收到主持人確認之「回擲聯」及會計報告（收支報告表），向發展組提出結案申請，會計室承辦人員接獲發展組函稿及會計報告，併同研究計畫憑證冊，陳請校長簽核用印。

7.發展組備齊結案資料發文委託或補助單位，其同意就地審查者，研究計畫之函文副本、會計報告一份及憑證冊擲回會計室裝箱備查。

計畫經費有結餘時，請發展組逕至出納組領取退款支票，併函逕寄委託或補助單位。

十一、本作業要點經行政會議通過後，陳請校長發布施行，修正時亦同。