数字化方案样本.docx

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数字化方案样本

飞扬公司拥有自身数字化加工工厂，可向顾客提供档案资料扫描服务，同步也可培养顾客扫描队伍，掌握扫描工具，形成顾客自身数字化加工队伍。

1、实行数字化特点

●自动化限度高

依托飞扬软件公司较强软件开发实力，咱们开发出了先进档案扫描系统，实现网络化操作，自动批量解决，在扫描同步由系统自动进行图像解决，自动去除图像黑边、倾斜校对、去斑点等；扫描完毕后所生成文献可以以便地挂接到任何档案管理软件系统中。

●原则化限度高

完全符合档案管理规定和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储原则，符合国家档案局颁布档案电子档案原则。

原则文号：

档发[]6号。

●严格质量控制

采用先进质量控制软件，网络化流水作业，整个流程由软件控制，先后工序紧密结合，次工序在完毕本项操作同步检查上一工序质量与否合格，做到质量不合格随时返回，并有严格员工操作记录，控制员工操作中每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序质量及完毕状况，保证一次性达到成品质量规定。

●独创综合验收系统

为保证数据精确性，档案验收人员可以运用数字档案验收系统，按档案类型、年度、机构、文献号等对图像质量、文本著录对的性进行检查，标记出不合格图像后，数字档案验收系统自动记录出详细错误列表，如图像有黑边、笔迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像挂接等状况列表。

加工人员依照列表修改错误。

通过验收系统数据则完全符合质量规定。

●档案安全性高

从接受原始档案拆分、扫描、文字录入、校对等流程均有记录和管理，保证档案在扫描过程中不被损毁，每天上下班对档案质量及数量严格核对与交接，认真填写作业清单和交接清单。

●以便存储与管理

可将扫描电子档案以便存储于光盘中及其他存储器。

按照国际原则TIFF格式，按200dpi、A4、黑白计算计算，30KB/页，150万份档案总存储容量需：

（30*1500000）/（1024*1024）=43GB。

每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文献影像，与档案管理软件挂结后，在数秒钟内即可查询到任何一幅电子档案影像信息。

A0图纸扫描大小约为A4十倍，由此可推算出150份图纸扫描总存储量为430G，而同一张CAD图纸文献大小远远不大于扫描文献大小。

2、档案数字化系统流程图

3、档案数字化实行环节

3.1档案整顿

●文书档案整顿：

对于已归档整顿好档案，按照机关档案状况，按年度、机构，保管期限，案卷号等进行分类，将需要扫描原始档案整顿，以便用不同扫描方式进行解决，和以便查找与管理。

对于未归档整顿好档案，按照商定原则，在档案处指引下进行将需要扫描原始档案整顿分类；以便用不同扫描方式进行解决，和以便查找与管理。

●其她档案整顿：

对于已归档整顿好档案，将需要扫描原始档案整顿，以便用不同扫描方式进行解决，和以便查找与管理。

对于未归档整顿好档案，按照商定原则，在档案处指引下进行将需要扫描原始档案整顿分类；以便用不同扫描方式进行解决，和以便查找与管理。

3.2档案交接

分类整顿后档案按年度、机构、保管期限及总数提出，提卷时飞扬公司提卷人员按照规定，编写档案页号和需要扫描录入文献页号后及抽取不需扫描页面，并按实际页数填写详细档案交接清单，并由双方主管人员签字。

3.3标引著录

标引著录是为了以便查阅与管理扫描后档案原件，及后来打印制作档案目录及档案封面，对文字录入精确性规定较高。

标引著录项目是按照国家档案局关于原则，结合实际状况，与档案处商定著录项目。

飞扬公司按照商定原则录入文本，并制作相应《文字录入工作阐明书》，供录入员和校对人员参照。

1、录入方式

采用手工录入方式录入。

2、校对方式

校对以软件校对和打印输出对比校对相结合方式，即对手工录入文本打印输出进行对比校对一校、二校、抽查校对，保证文本信息达到电子出版质量万分之二如下。

注：

案卷目录和卷内目录按照档案进馆原则录入。

案卷目录和卷内目录样式可依照档案实际状况做相应调节。

3.4档案拆分

档案拆分前要对档案进行统一编号，编制总页号后，再一次编制扫描页号，两个页号需要用铅笔颜色或位置区别，以保证档案还原时可以清晰区别和核算页数。

3.5档案扫描

原件扫描与存储格式完全按照国家档案管理统一原则和有关规定扫描。

扫描人员按照《扫描与解决工作阐明书》规定，填写移送清单（此移送清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸件扫描。

扫描图像使用先进图像扫描解决软件（快图像系统），扫描人员可依照原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文献等批解决功能。

在由系统自动解决功能同步，扫描人员依照原件实际状况做相应调节，如超大页面解决、纸张颜色深浅及薄厚解决、扫描时可依照不同原件状况，调节图像辨别率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，保证在扫描图像质量清晰状况下，使原件完好无损。

图像辨别率正常状况下为200dpi,如遇字间距和行间距过密、原件自身是复印件等笔迹不清晰状况，可恰当增长扫描辨别率，但要保证图像清晰同步，又不影响远程查询和浏览速度。

3.6图像解决

飞扬档案数字化工厂采用自动化解决和人工解决相结合方式，保证图像质量完美。

通过校对系统对图像进行校对，保证图像顺序对的、去斑点、校验。

在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

1、污渍、黑边、偏斜解决

数字化加工系统会依照原件质量好坏对污渍状况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正解决。

系统支持局部去污、并能对不可以自动解决页面进行单页多次修正。

图像解决人员在发现扫描不合格文献，进行登记后交扫描人员解决，双方签字确认后表单留存备查。

使因扫描导致不合格图像及时返回上毕生产流程。

2、全文字页面扫描密度

图像解决人员在进行解决前，扫描人员会依照不同原件状况，提高图像扫描辨别率、阀值、明亮度以及扫描方式，如遇字间距和行间距过密、原件自身是复印件等笔迹不清晰状况，对手写过密要对图像进行细致修正，保证各书写工具写出不同颜色、深浅文字及图像信息清晰可辨。

3、粘贴页与表格

对粘贴页面解决先用飞扬数字化加工软件系统进行自动解决，在扫描同步消除粘贴重叠曲线，不能自动解决放大后人工解决。

对笔迹与表格线颜色深浅不一在扫描时进行细微调节后，图像解决时再进行局部调节。

以保证数字档案可阅读性。

4、普通性文本流程图

提高图像扫描辨别率，调节阀值、明亮度以及扫描方式，采用局部解决技术对图像进行修正。

以保证数字档案浏览时辨认流程图流程线。

5、插图

档案中有插图要在扫描时进行提高辨别率及相应调节，图文混排页面不做拆分，在保持原始页面信息同步使图像清晰可辨。

6、照片页解决

依照黑白或彩色图像对页面进行调节，对特殊照片解决，必要时采用专业图像解决软件进行解决，保证照片清晰度。

3.7图象挂接

扫描解决解决后图像成品，按年度，机构上传至档案处专用文献服务器计算机，进行图像与管理档案软件系统挂接。

3.8质量检查

挂接到档案管理系统中后，档案处可运用验收工具软件进行再次成品验收，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图解决、插图、照片解决以及文本和图像页匹配进行全面检查。

发现不合格，登记清单并退回上一流程重新解决。

3.9档案还原

档案还原工作严格按照国家档案局规定有关原则和实际状况进行有序还原，飞扬公司安排专人负责案卷合并与整顿。

并最后提供两套档案图像光盘。

1、原件合并：

把扫描时挑出页面插入到本来页面位置中去，还原到扫描前原样。

2、全卷整顿：

将每卷文献按形成时间、顺序、文献类别进行整顿。

3、编写页号：

按重新整顿后页面顺序统一编写页号。

4、打印案卷封面和卷内目录：

对案卷目录和卷内目录与卷内文献进行匹配后打印案卷目录和卷内目录以备装订使用。

5、装订：

严格按照档案馆管理原则和规定将每卷档案封面、卷内目录、卷内文献、左下角对齐打成三孔一线装订还原档案。

6、案卷分盒：

按分件年度、单位、日期等有规则地按顺序装入定制档案盒。

7、打印装箱单：

按年度、单位、箱号、盒号、卷号、文献名称、总页数打印装箱清单。

8、按顺序装箱：

箱子编号、年度、箱内盒数、案卷数与总页数装箱。

9、编制装目录（年度目录）：

制作出档案装箱目录，合并各箱清单，统一编制页码，形成装箱目录，并按通用格式存储装箱目录电子文献，以便检索与查找。

4、工程周期

结合对本期档案数字化工程周期规定及实际生产用房状况而定。

建议性方案周期如下：

●如提供40-50平米场地及相应电源等，加工中心可设25个工位，每天可扫描解决15000页，整个档案数字化周期需个工作日。

●如提供20-30平米场地及相应电源等,加工中心可设15个工位,每天可扫描解决10000页,整个档案数字化周期需个工作日。

5、人员组织

详细岗位设立如下：

●档案分类整顿工作

分类整顿工作设立4个工作岗位，重要进行案卷整顿、编号、拆分、文本域标注、对需要扫描和不需要扫描文献进行分检并填写《文字录入工作阐明书》和《扫描解决工作阐明书》，与次流程关于人员交接并签字备查。

●录入校对

索引著录、案卷封面及卷内目录著录、文本校对共需4人。

●扫描与图像解决

每天扫描加工按15000页计算。

岗位设立如下：

扫描人员6人，1个补扫工位（补扫工位负责特殊原稿及特殊纸张解决），图像修正与分文献6人（一次校对与文献管理工作），图像质量检查及修正2人（对图像进行二次校验），全面质检2人，1名管理人员。

共17人。

●质量检查与管理

文本域录入质量和扫描图像质量在本流程当中通过校对合格后文本或图像文献进行系统挂接后在光档案管理系统中进行质检，对图像与文字匹配、文字索引精确度及图像在系统中阅读效果进行再次检查。

在检查过程中发现不合格质量记录并退回重新解决。

●档案还原

按照档案进馆原则和档案整顿规则，对档案进行整顿还原，将解决后档案进行数量检查、检查卷目内容与正文标题相应状况、整顿、打印卷目、案卷封面、装订。

●档案移送

每批成品通过检查后，保证质量合格后方可将原始档案移送客户并入库，如有档案损毁或丢失，要承担相应法律责任。

6、扫描工作流程

●档案提取与分解

将档案进行分解整顿，原件拆卷、起订、粘贴页撕开，发现原件页号有误与客户共同修改。

●图像录入

通过高速与平版扫描仪将各种文献和档案资料等转换成电子影像信息，即数字化文献。

●图像解决

通过档案解决系统自动地将图像进行校对、去污、辨认或手工录入查索字段。

●图像与文字校对

通过校对系统对图像和文字进行校对，保证图像顺序对的、去斑点、校验。

文字校对采用横向校对和纵向校对两种方式完全保证文本信息对的率，在校对时发现不合格图像和文字及时返回前一工序进行改正。

●档案还原

将解决后档案进行数量检查、整顿、装订、替代卷目、封面等。

●质量检测

对成品数据进行抽查，以20%为检测根据，如发现其中有不合格产品，即将本批数据所有返回进行图像及文字再次解决，合格后方可入库。

●打印卷目

将重新录入并校对好案卷、卷内目录打印并装订。

●原件移送

每批成品通过检查后，保证质量合格后方可将原始档案移送客户并入库，如有档案损毁或丢失，要承担相应法律责任。

●刻录光盘

将通过检查后成品数据刻录成光盘，刻录到CD光盘中，刻录完毕后再作一种光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。

●导入数据库

将成品导入档案管理系统，实现计算机查询。