会议接待流程.docx

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会议接待流程

“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”

接待方案

节点一接机方案（负责人：

XXX）

接机行程安排

一．接待前工作

1.自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数

2.熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料

3.查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况

4.预算飞机降落时间，和自己到达机场时间

5.到香格里拉酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位，确认嘉宾房间号码等信息

6.提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间

（不堵车情况至少预留80分钟）。

7.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息：

飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话；

告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色

与嘉宾进行电话确认的标准用语：

XXX先生/女士您好,我是成都金融街论坛会议的接待员XXX.能够邀请您来参加首届成都金融街论坛我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从XX飞往XX的XXXXXXX航班么？

起飞时间是否是XXXX？

您的随行人员是XX么?

好的，我们会有接待人员手持X色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。

二．接待当天

1.向司机确认车况（卫生条件，内外是否整洁）

2.向酒店确认房间号码，楼层等入住信息

 3.上车前检查接机标牌，饮料（两种），CD，鲜花是否带好

注意个人卫生问题

 4.将CD放入播放器，饮料放置在副驾驶位置

5.到达机场记住停车位置

 6.接机时注意礼节，对其称呼和握手等细节需要特别准备

主动拿过行李，带领乘车前往酒店（注意：

乘车时接待人员应坐在副驾驶位置，为嘉宾打开右后方车门，并安顿嘉宾坐到车内右后座，下车后先为嘉宾打开车门，然后帮嘉宾提行李）

 XXX先生/女士您好！

我是成都金融街论坛会议的公关助理XXX.今天由我负责您的接待工作。

请问您接下来是否有特殊安排？

（如果没有）请这边走，我们将乘车前往香格里拉酒店。

7.上车向嘉宾提供饮料，播放音乐

8.路程中，视嘉宾情况待其休息或适当交流。

行车时间将在30-40分钟左右，可以简略介绍其发言主题和所在板块等会务内容，也可根据之前查询的嘉宾相关资料聊其感兴趣的话题，营造轻松气氛。

9.进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待休息，协助嘉宾办理好门卡等手续。

10.非常礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。

并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。

11.带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。

12.向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。

13.告诉嘉宾晚宴时间。

并告诉他自己会电话提醒，会在酒店什么位置等他，带领他用晚餐。

接待期间若出现事故立即联系XXX，电话XXX，确保全程安全无误。

自行确认

向嘉宾确认

备注

嘉宾姓名

联系电话

证件号

来自

飞机航班号

仓位

起飞时间

预计降落时间

到达机场时间

出发时间

随从人数

发言题目

发言所在版块

发言时间

酒店房间号

房间楼层

节点二小型晚宴流程（负责人：

XXX）

小型欢迎晚宴流程

时间：

2009-7-22  PM:

  19：

00------20：

30

地点：

香格里拉酒店

嘉宾：

XXX、XXX

注：

在20：

30以后来的嘉宾，陪同人员最好在嘉宾的房间内放置点心，蛋糕之类的食品，或者提前和酒店联系好，如果嘉宾要吃晚饭的话有三种选择：

1、 用事先摆好的蛋糕充当晚餐：

（事先征求嘉宾的意见）

2、 与酒店事先联系好，预定晚餐。

（如果嘉宾要吃晚饭）

3、 带客人到酒店附近的餐厅就餐。

（最好吃与嘉宾的口味或者地方菜相近，事先想办法知道嘉宾的口味，和不喜欢吃的菜品，预防口味不对，使得嘉宾明天的会议不能参加）

一、陪同人员事先要了解酒店晚宴具体的地点。

二、陪同人员事先要了解晚宴的菜品，

三、陪同人员要知道晚宴形式，是自助还是中餐。

四、陪同人员要了解晚宴是否有酒，如果有酒的话，哪么就了解嘉宾喜欢喝什么酒。

五、完成最佳效果：

1、让客人感觉到舒心，愉悦。

减除疲劳的效果（因为是刚下飞机，要让嘉宾有宾至如归的感觉）

2、让到场的嘉宾互相认识，增进沟通。

第二天会议不会感觉到陌生。

3、陪同人员与嘉宾要友好的沟通，多点交流，促进后面工作的默契和协作精神。

备注：

玩的时间不能太久，因为23号上午9点会议就要开始。

节点三   22号晚的娱乐（负责人：

XXX）

嘉宾娱乐休闲旅游交通大全

1.    嘉宾到达酒店房间以后，工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。

2.    若嘉宾要出行游玩但是不需要工作人员陪同，请工作人员告知附近环境和景点等信息。

3.    若嘉宾需要工作人员陪同出行游玩，工作人员可以向财务部门预支费用以备不时之需。

旅游资料请见附件一

节点四早餐（负责人XXX）

早餐安排

日期

时间

地点

安排

目的

22

日晚

离开酒店前

香格里拉

将23日行程交给嘉宾并告之嘉宾第二天会在7：

45准时打电话提醒起床

事先交待，避免第二天一早打电话太冒昧

23

日

7：

30

准时到达香格里拉门口

做好个人的准备如：

化妆、衣着、头发等。

以更好的精神面貌接待嘉宾

7：

45

香格里拉大堂

准时给嘉宾打电话提醒嘉宾起床，如果嘉宾己经起床就询问嘉宾是否现在去餐厅，如果是就在电梯口等候，如果嘉宾需要晚一点下去就告之嘉宾自己8：

10在电梯口处等候

让嘉宾按时起床用餐避免影响参会时间

7：

45—8：

10

香格里拉电梯口

到嘉宾电梯口等候，8：

10准时给嘉宾打电话提醒，接到嘉宾后先关心的询问一下嘉宾昨晚的休息情况，并引领至餐厅，在路上可以简单介绍一下早餐的种类。

如果中途遇到其他的嘉宾可以简单的介绍。

增进与嘉宾之间的沟通，让嘉宾觉得我们时时主刻刻都在关心他，并且让嘉宾按时用早餐以免影响参会时间

8：

10—8：

40

香格里拉用餐区门口

嘉宾用餐时间，我在门口等候，嘉宾用完早餐后接到嘉宾，如果嘉宾有需要回房间可陪同到电梯口，并等候嘉宾下来，如不需要回房间则直接引领至会场。

让嘉宾吃完后可以及时引领至现场，不会让嘉宾四处走动以免耽误时间

离开酒店前

香格里拉

针对自己陪同的嘉宾如果24日离开那么则提前询问24日早晨是否需要提醒起床

让嘉宾有时时被关心的感觉

节点五会务（负责人：

XXX）

节点六会议结束（负责人：

XXX）

会议结束工作安排

1、           离场接待：

会议结束前场外陪同人员应做好接应准备，在嘉宾走出会场时及时接应避免嘉宾出场后无人引领，会议结束时会场内工作人员需带领嘉宾从前至后一排一排地有序地离开会场，避免嘉宾离场时出现拥挤现象，陪同人员接到嘉宾后应告知嘉宾6：

30为晚宴时间并询问嘉宾是否需要回房间，若嘉宾需要回房间则引领嘉宾回房自己在楼下电梯处等候并提醒嘉宾尽快下来参加晚宴，若嘉宾不需回房则直接带领嘉宾到XXX厅参加晚宴。

2、           会场清理：

       等待嘉宾全部离开后开始对会议现场进行清理，在清理过程中须做到如下几点：

（1）保证桌面整洁（收掉所有的水杯，桌上废纸等垃圾），收好所有会议用品（如嘉宾牌等），若发现嘉宾遗漏东西应及时给他们送去。

（2）保证所有凳子都推到桌子下面按原来位置摆放整齐，井然有序，保证会场地面干净，应及时捡走地面纸屑等垃圾，从会场后方向前逐排检查，特别注意角落的地方，做到整个地面不能有一片纸屑。

（3）撤走所有现场鲜花，并按指定地点堆放整齐，不随意扔弃、带走，对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏、丢失，若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并及时追究责任，待检查完物品后将物品收好放回原来位置，公司的物品则带回公司

（4舞台上摆放有桌凳则将其搬回原来位置，检查舞台地面，保证舞台地面干净，检查舞台灯光是否关闭。

3、  舞台清理

            相关工作人员在会议结束后应关闭并收拾好电脑、音响、话筒等电器设施，保证所有设备安全完好地归还公司，不出现破损等现象，对舞台布置项目中需要付费的则对其合格程度进行检查若完全合格则按事先商量好的价格付费若效果不是很好则可跟供应商商量适当降低价格。

4、           现场检查

       在做好前面所有工作后对会议现场及舞台等地方进行统一检查，保证前面工作做到位，保证现场得到全面清理，保证物品完好整齐，待检查完后关掉会场灯、空调离开。

节点七答谢晚宴（负责人：

XXX）

一、23日晚上主要活动

既定活动：

第二届中国成都金融街发展论坛闭幕式政府答谢晚宴

或有活动：

会后嘉宾娱乐、散步、购物、咖啡等

二、活动的细节流程安排

（一）流程框架图

政府答谢晚宴

时 间：

18：

30

地 点：

香格里拉大酒店XXXX厅

内 容：

领导致辞；企业领导发言；融资专家作会议成果性发言；为达成意向的合作单位祝贺

出席人员：

XXXX

论坛结束

17：

30

自由时间

17：

30——XXXX

晚宴开始

XXXX

论坛结束后和嘉宾取得联系，依照其意思确定此时间段的安排

注意时间，确保大概在6点的时候准备入席

事先告知嘉宾晚宴信息：

如时间、地点，晚宴时同桌的其他嘉宾信息，，洗手间方向等。

自由时间

XXXX后

结束后主动和嘉宾取得联系，依照其意思确定此时间段的安排……

送回宾馆休息

了解、安排并告知第二天的行程信息

（二）注意的细节

A、此时间段的安排

承接论坛结束环节

论坛结束时间：

17：

30                          晚宴开始时间：

XXXX

A、论坛结束后的注意事项：

1.之前已经确定好会后安排则按照安排去做，没有安排的话则应及时沟通。

最好提前在某个时间已经安排好此时间段的活动。

否则接着下点开始。

2.论坛结束时主动和个人所负责嘉宾取得电话联系，在电话中已确定的地点及时间等候嘉宾。

3.主动询问所负责嘉宾在晚宴之前的这段时间是否已有安排，若有，则积极配合和帮助，使顺利达到其所想要目的。

若无，则可提供以下选择：

（1）     回房休息——亲自引领嘉宾回房休息；

（2）     嘉宾要和其他客人聊天——引领他们到合适房间、大厅等地点，主动服务或者叫服务员服务，比如倒水等，之后远离，给予嘉宾私人空间；

（3）     外出——如嘉宾个人要看风景或者购物等，则按事先了解准备的信息提供给嘉宾，或者嘉宾自己已定好目标则按需要与否确定是否陪同前往，关键在于以附近为原则，注意时间控制；若地点太远，则建议改时间前往，注意礼貌用语，暂时不能满足其需要时请务必委婉说明原因。

（4）     其他可能——注意应变。

特别提示：

关键是注意晚宴时间、地点，切忌不要误了时间，或者是匆匆赶到。

目标效果——满意的小憩或其他，得到放松。

B、晚宴开始前的注意事项：

1.确保之前已经通过口头传达或留便签、文件袋在房间等方式让嘉宾知道晚宴及颁奖晚会开始、持续及结束时间、主要内容（如哪些领导要发言、嘉宾是否要发言、颁发的奖项及嘉宾是否要做颁奖嘉宾为获奖者颁奖等内容）和流程；

2.事先准备嘉宾所在桌的其他来宾信息（如晚宴共多少桌、同桌多少人、同桌的是哪些人、他们的姓名、身份等信息），按嘉宾意愿看是否提供给他看；

【提示：

以上的信息内容整理成表格或其他形式的资料，以便浏览。

】

3.必要的话，在18：

15的时候提醒嘉宾准备入席；（在18：

15分的时候还未见嘉宾下楼赴宴，则电话联系）

4.引领嘉宾准确入座并告知洗手间方位。

特别提示：

事先了解所接待嘉宾的个人饮食习惯，及晚宴菜品，看是否有重大冲突，有特别需要的话应请示调整菜品。

目标效果：

有备而赴，不误不乱。

C、颁奖晚会结束后的注意事项：

1.之前已经确定好会后安排则按照安排去做，没有安排的话则应及时沟通。

最好是之前的某个时间已经安排好此时间段的活动。

2.主动和嘉宾取得电话联系，在电话中已确定的地点及时间等候嘉宾。

3.主动询问所负责嘉宾在接下来的这段时间是否已有安排，若有，则积极配合和帮助，使顺利达到其所想要目的。

若无，则可提供以下选择予嘉宾：

（1）回房休息——看是否需要确定是否亲自引领嘉宾回房休息；

（2）嘉宾要和其他客人聊天——引领他们到合适房间、地点，主动服务，比如倒水等；

（3）外出——如嘉宾个人要看风景、宵夜、购物等，则按事先了解准备的信息提供给嘉宾，或者嘉宾自己已定好目标则按需要与否确定是否陪同前往，关键在于以附近为原则，注意时间；若地点太远，则建议改时间前往，注意礼貌用语，暂时不能满足其需要时请务必委婉说明原因。

【建议：

时间已经较晚，不宜走的太远。

】

看夜景：

抚琴河边散步、喝茶，琴台路（较远）等；

购物：

建议第二天。

（参照附件一）。

与朋友、客户有约或其他嘉宾私人事情：

除非嘉宾有特别要求，否则一般不需陪同，根据嘉宾的意思安排好司机在确定的地点、时间等候，注意安全，如有特殊情况，务必请司机与本人联系。

】

   （4）若嘉宾很想要出去但是又不知道目的地的情况下，应主动提供出行建议；

（5）若要外出办事或者散步、宵夜、娱乐等，要预计好每个事项的大概时间，跟司机联系好；

（6）其他可能——注意应变。

特别提示：

1.注意时间不能太晚，不要影响嘉宾休息；   

 2.注意安全问题；

3.注意给予嘉宾私人空间，没有需要的情况下不要随时跟从，也不要电话太多，争取用最简单的方法告知和获得嘉宾需要的信息和其意愿。

目标效果：

满足意愿，会后放松。

备注：

这部分属于晚上的“娱乐”部分参照附件一。

D、嘉宾回房休息：

1.嘉宾可能在晚会后直接回房休息，或者是晚会后外出、和其他嘉宾聊天等之后才回房休息，要注意的是在嘉宾回房休息之前，查看房间里是否收拾的完好、干净、整洁，以及生活用品是否齐备，有需要时补充好；在房间放置新鲜的水果、鲜花等；

2.可以用留便签的形式将之前和嘉宾商定的第二天的行程安排写在纸上，尽量将便签留言设计的温馨、整洁，比如可以附上“晚安”等字样。

特别提示：

过多的电话和询问可能会给嘉宾带来不适感，所以必要时可以采取留便签或者发短消息的形式告知必要的提醒。

目标效果：

环境舒适，睡个好觉，恢复精神。

节点八送机和旅游（负责人：

XXXX）

送机方案流程设计

1时间：

嘉宾的预定归程时间-嘉宾登上飞机（附细化）

姓名

归程时间

航班

陪同

内容：

送机流程图

打电话提醒嘉宾返回航班的信息，和嘉宾确认

首先确定客人返回航班信息，核对航班起飞的准确时间

知道关于行李运输的一些限制性规定

在酒店门口

等候嘉宾

等候嘉宾

协助搬运嘉宾行李上车

嘉宾达到酒店门口

引导入座，请嘉宾稍作休息

发车前

提醒车辆将要前往的地点

到达机场的路途中

根据嘉宾情况选择相应对策

到达机场

机场送别嘉宾，提供指示服务

准备工作;

²      在嘉宾预定返回时间半天前再次和嘉宾确认其行程安排是否改变；

²      和机场再次联系确认航班，以免航班变更；

²      嘉宾的纪念品准备（前一天准备好）；

²      提前和司机确认专车是否到位，并和司机确认好专车到达酒店的时间

具体流程：

l       离开酒店前：

²  再次与嘉宾和机场确认航班时间等问题；

²  在返程半天之前告知嘉宾确认无误的航班信息，

²  在航班起飞时间前3个小时和嘉宾联系提醒前往机场，提醒检查是否收拾好所有物品，以免遗漏。

同时提醒嘉宾尽量轻装，手提物品尽量要少，能托运的物品，随机或分离托运。

问清楚嘉宾是否有需要托运的物品，帮助分门别类装包；

²  提前3小时联系嘉宾的专车，和司机协调好时间；并提前一小时检查车内清洁等情况，保证乘车的空气清新、温度适宜；

l       离开酒店时：

²      在酒店门口等候嘉宾，协助嘉宾搬运行李（根据嘉宾的身份，确定好安排送别人员，级别高的，是否会考虑到政府官员等）。

²      做好嘉宾车内座次安排。

（嘉宾坐后排右座）

l       酒店到机场

      观察嘉宾的情况嘉宾如果比较疲劳，休息中可放舒缓音乐，并在要到机场前15分钟叫醒嘉宾；如果嘉宾看起来比较精神，可以和其聊聊在成都的所感之类并代表公司和本人对其到来表示感谢。

l       飞机场-登机离开

²      提前一个小时去排队拿嘉宾拿身份证到指定窗口换登机牌，（注：

换牌前，问嘉宾，是否想要靠窗口的座位，然后在换牌的时候，像服务小姐提出要求）

²       换好登机牌，看清楚是那个座位，清楚地告知嘉宾（将登机牌、身份证、机票和保险单一并交给嘉宾）。

²      起飞前30——40分钟，提醒嘉宾进安检站，最后送别。

l 完成安检

      送别任务到此结束！

最佳效果：

安全，准时，愉悦的气氛下送走嘉宾，让其感受到公司和本人的服务的优质。

旅游部分（负责人：

XXX）

时间：

9月22日到旅游结束

内容：

（1）22日嘉宾到达房间后，给嘉宾提供旅游手册（将成都市内的景点做成一个精美的册子）和安排的游览行程（根据嘉宾行程表，只安排成都半日游），询问嘉宾会议结束后是否有旅游的意向；

（2）若有旅游意向，则在22-23日期间为嘉宾量身制定详细的旅行计划：

确定时间，行程安排，交通（专车），用餐，门票，消费信息（周边的美食，购物方面的信息），消费场所，导游服务（接待的工作人员需熟悉沿途的景区特点及其他信息，以便需要陪同嘉宾时，能够回答上他们的问题，或者是到达景点后跟随专业导游游览）等。

（3）24日与司机沟通，确定游览途径，准备好途中景点或者是美食等信息，以便途中为嘉宾讲解以及出发时间，各景点间行车时间，以便根据嘉宾的时间随机调整路线。

（4）准备物品：

地图，饮料，音乐等，给嘉宾一个舒适的环境

（5）游览景点的时遇到突发情况时候随机应变，但一切都站在嘉宾的角度上考虑，尽最大的努力满足嘉宾的要求，解决突发问题。

最佳效果目标：

确保专车准时到达，行程安排合理，信息传达准确，服务热情周到，旅途安全舒心。