公文写作州财政局机关公文处理办法WORD17页.docx

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公文写作州财政局机关公文处理办法WORD17页

州财政局机关公文处理办法（试行）

第一章总则

第一条为使我局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量。

根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《云南省人民政府办公厅关于提高公文质量的意见》（厅字〔2005〕7号）、《云南省财政厅关于进一步规范公文办理相关事项的通知》（云财办〔2008〕168号）、《文山州人民政府办公室转发省政府办公厅关于规范公文报送工作有关事项文件的通知》（文政办发〔2009〕154号）和《中共文山州委机要局关于印发〈文山州党政机关电报格式规范〉的通知》（文机发〔2009〕2号）等文件的有关规定，结合我局工作实际，特制定本办法。

第二条行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的文件，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条局办公室是本局组织公文处理和进行公文规范化管理的机构，主管本机关的公文处理工作。

各科（室、中心）应确定人员，协助办公室做好公文的收发、传递、保管、催办及归档等工作。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

第五条公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保党和国家秘密的安全。

第二章公文种类

第五条本局的公文一般使用以下种类：

一、通知

适用于转发上级机关公文；发布规章和行政措施；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

二、函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

三、批复

适用于答复下级机关请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级、下级机关报送的资金、财务计划或预决算年报。

四、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

五、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

七、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

八、公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

九、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十、意见

适用于对某一重大问题提出设想、建议和安排。

第三章公文格式

第六条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、信息公开选项、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一、发文机关应当用全称，两个以上机关联合发文，主办机关应排列在前。

二、发文字号包括机关代字、年份、顺序号，其中年份用四位数加括号“〔〕”表示，上行文顺序号由局办公室统一编录，平行文、下行文由局机关各科（室、中心）相应编录。

几个机关联合行文，一般只标主办机关发文字号。

（一）“文山壮族苗族自治州财政局文件”，字号为“文财发〔xxxx〕x号”，用于州财政局请示、报告、财政政策等以局机关名义发布的文件。

（二）各科（室、中心）文件，用于对口工作联系，向上级业务处室报告情况、转发、下发经费通知等。

字号为：

文财办〔xxxx〕x号、文财预〔xxxx〕x号、文财库〔xxxx〕x号、文财行〔xxxx〕x号、文财社〔xxxx〕x号、文财农〔xxxx〕x号、文财农开〔xxxx〕x号、文财农综〔xxxx〕x号、文财综〔xxxx〕x号、文财建〔xxxx〕x号、文财评〔xxxx〕x号、文财监〔xxxx〕x号、文财会〔xxxx〕x号、文财教〔xxxx〕x号、文财人〔xxxx〕x号、文财绩效〔xxxx〕x号、文财外〔xxxx〕x号、文财采〔xxxx〕x号、文财信〔xxxx〕x号、文财企〔xxxx〕x号、文财非税〔xxxx〕x号。

今后如增减机构，所涉及的科室文号参照省厅相关处室文件字号设置，有文件规定的，按照文件规定设置。

（三）中共文山州财政局党组文件。

字号为：

文财党组〔xxxx〕x号，用于局领导班子分工、机关内部人事任免、人事调整等涉及机构人事的事项，局党组的决策部署以及重要政治思想学习活动等，由负责党务工作的科室把关。

三、秘密公文应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并注明保密期限。

具体标法为“密级★保密期限”。

密级标于眉首右上角。

密级和保密期限由公文承办科室在拟稿时标明。

秘密公文份数顺序号置于眉首左上角。

四、紧急程度，即对公文送达或办理的时间要求。

紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，标于眉首右上角，列密级之下。

公文紧急程度由办公室在核稿时标明。

五、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名，其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

六、公文标题。

公文标题一定要表明发文机关，应当准确简要概括公文主旨，并反映公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发文件如果标题过长，可重新概括成新标题。

公文标题较长，需多行排列时，要按倒梯型编排。

七、公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

如附件较多，应在各附件首页的左上角编注附件序号。

草拟公文时，应将附件内容填写在拟文稿纸的“附件”栏内。

八、成文时间，以局领导签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

九、主题词，起草公文均应标明公文主题词。

依次以类别词、类属词、和文种标注于文尾部分发送栏之上，顶格写。

主送政府的公文主题词应从国务院办公厅印发的《国务院公文主题词表》中选用，一般不超过5个；系统内的公文主题词应从财政部印发的《财政部系统公文主题词表》中选用，一般不超过7个，不得随意增添。

主题词标引在文件的抄送栏之上，顶格写，词之间间隔一个汉字距离。

主题词表中无法查到，公文中又确需标引的词，可在词的后面标上“△”号。

十、信息公开选项。

根据《文山州财政局政务信息公开工作实施暂行办法》（文财信〔2008〕03号）、《文山州财政局政府信息公开指南与目录》（文财信〔2008〕05号）等文件精神设置信息公开选项，或参照云南省财政厅、州委、州人民政府相关文件精神进行设置。

十一、报送格式。

（一）抄报机关：

用于上行文，若为请示性公文，抄报单位只能是上级有关部门，不得同时抄送州直有关部门；若为报告性公文，抄报单位除上级有关部门外，同时也可抄送州直有关部门。

（二）抄送机关：

用于平行文和下行文，指除主要机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

正文中已表明主送机关的，发送栏只表明抄送机关。

抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、政府部门、军队、有关部门的顺序排列；如涉及上级机关、不相隶属机关、下级机关，应按顺序分行排列。

十二、印制版记，由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文最后一面下端。

上报公文及平行公文在印发日期后写“印”字样；下发公文写“印发”字样；翻印上级机关公文写“翻印”字样。

十三、公文除会议纪要外，应当加盖印章。

联合上报、下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

加盖印章的文件，落款处可不署发文机关的名称，印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。

十四、电报格式。

电报分明电和密电两种，主要是办理紧急事项。

（一）州财政局发电电报字头使用“文山州发电”。

（二）发电单位、签批盖章。

发电单位、签批盖章两项并列一行，位于电报字头下方空一行左右排列，以同版芯等宽的黑色反线托底。

“发文单位”左起顶格，后为单位名称。

“签批盖章”置本行右侧，后为压字加盖的“发电专用章”或签发人姓名。

“发电专用章”不得压盖下行的内容。

（三）等级、密级、发电字号、机号。

此四项并列一行，依次排列置于“发电单位”、“签批盖章”的下一行，以同版芯等宽的黑色反线托底，与电报征文分隔。

“等级”左起顶格，后为电报紧急程度标注。

紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“密级”列“等级”之后，后为电报秘密程度标注。

明电无此项，只在“等级”的内容之后印制“明电”字样。

密码电报分为绝密、机密、秘密三级。

“发电字号”内容列“密级”之后，填写发电单位的电报字号，“发电字号”为“文财发电〔20XX〕X号”，由局办公室统一编录。

“机号”列本行右侧，为密码部门电报顺序号，“机号”二字不出现。

（四）页码。

电报首页电文末行下端页脚处，以同版芯等宽黑色反线与电报正文隔离，线下居右为起草单位填写的电报总页数，如：

“共XX页”。

从第2页起，每页页脚居中位置按顺序连续页码。

有附件时，附件与主件按顺序连续写页码。

第七条公文用纸一般为A4纸型，左侧装订。

排版要求：

公文字体参照正式公文体例及各要素层次用体用字表，一般每页排22行，每行排28个字；页码居中。

第四章行文规则

第八条我局与州级其他部门可以互相行文，可以向下级财政部门行文。

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

第九条我局与州级其他部门之间、局内各科室之间对有关问题未协商一致，不得各自行文。

第十条向下级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。

第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

第十二条“报告”中不得夹带请示事项。

第十三条除特殊情形外，不得越级行文。

第五章发文办理

第十三条发文办理指以局机关名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、用印、发送等。

第十四条凡是以局机关名义发出的公文，应遵循以下制发程序：

拟稿→科室负责人审核→局长或分管领导签发→登记编号→打印→拟稿科室校对→用印→分发。

第十五条拟稿

一、公文的起草，应由熟悉该项工作和业务的专人负责，重要公文应由科室负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。

二、草拟公文应当做到：

（一）拟稿一律使用统一的拟文稿头纸。

稿头纸的各栏目应按规定逐项填写清楚。

（二）公文的内容要符合国家现行的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（三）文种选择准确，情况属实，观点明确，条理清楚，结构严谨，文字精练，详略得当，标点准确，篇幅力求简短。

（四）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

所要引的发文字号应在标题后用圆括号注明。

日期应当写具体的年、月、日，其中年份应当用四位数表示，不能简写。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，第五层为“①”，第六层为“a”。

（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码。

公文必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。

文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称，简称应规范化。

第十六条会签

我局草拟的文件需与外单位会签的，必须经局长或分管领导签发后，再由经办科室送外单位会签；外单位草拟的公文需与我局会签的，视同我局拟稿，按我局公文制发程序办理。

第十七条签发

局机关公文由局领导签发。

重要的或涉及面广的，由局长签发；其他公文由分管领导签发。

第十八条公文起草、审核、签发，应使用钢笔、毛笔或黑色签字笔，不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水等不符合存档要求的笔、墨书写。

凡起草、审核签发公文的人员，均应签注姓名和日期。

第十九条公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖成文日期，并尽量使年月日露出。

不符合行文规则，原稿未经签发、字迹模糊、外单位主办的联合行文的打印稿未经我局主办科室审阅核对以及超出规定份数的公文不得盖印。

除正式公文盖印外，原稿也应盖印，以示办结。

原稿盖印，一般在核稿和签发人姓名之下。

公文印制、盖章、装订后，应交换的由局办公室交换员到州政府公文交换站发出；需要通过邮局发出的公文，由拟稿科室完好装在局内统一信封后，交由收发室发出。

第六章收文办理

第二十条收文办理指对收到公文的办理过程。

包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、办结等程序。

第二十一条凡主送、抄送我局的公文，均应交办公室处理。

主送我局的公文由办公室签收、登记后，按下列程序进行传递阅办：

办公室→（拟办）→局领导（批办）→分管领导（传阅）→科室（阅办）。

重要文件可以复印备查。

承办事项涉及多科室的，列为首位为牵头科室，同时复印给协办科室。

如承办科室对批办有异议的要及时告知办公室，经沟通确认后办理调整。

第二十二条上级机关或领导交办的公文，办公室要负责催办、督办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

各承办科室要积极配合，按时完成催办事项。

第二十三条对州委、州政府转办的文件，由局办公室统一编号，报局领导批示后，转承办科室办理。

第二十四条办结

阅件，凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的，视为办结。

办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结：

（一）已按领导批示认真承办，履行了处理程序并有结果的；

（二）上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的；（三）函件已经明确答复的；（四）请示已作批复的。

第二十五条急件、密件

急件随到随办，经请示局领导后，可直接转交有关科室承办；密件由办公室保密员在1个工作日内按分类登记后使用文件夹送局领导传阅或批示。

密件原则上要求相关科室负责人到办公室阅文，如需办理的密件可签领办理，在办理过程中要严格按保密规定处理，由科室保密员保管，办结后1个工作日内退回办公室保密员处理。

第七章　公文归档

第二十六条根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。

第二十七条各科室公文办理结束后，应将1份公文正本连同局领导签批的底稿、公文形成过程中的附件整理（立卷）存放局办公室文件柜；绝密公文办结后应当及时整理（立卷）。

特殊不能及时归档的须于次年第一季度前，将上年的公文案卷集中向局办公室移交归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第八章附则

第二十八条行政法规、规章方面的公文，依照有关行政法规处理。

第二十九条本办法由局办公室负责解释。

第三十条本办法自2010年1月1日起执行。

附件1文山州财政局拟文稿头式样.doc

附件2文山州财政局平行文式样.doc

附件3文山州财政局上行文式样.doc

附件4明电发文格式.doc

附件5密电发文格式.doc

附件6文山州财政局公文体例及各要素层次用体用字表.doc

附件7文山州财政局电报用字表.doc

附件8国务院主题词表.doc

附件9财政部主题词表.doc