订单管理规定.docx
《订单管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《订单管理规定.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
订单管理规定
订单管理规定
归属体系：
GM电器有限公司经营管理手册—销售系统分册
文件编号：
GM－销－市场004
撰写单位：
GM电器销售中心市场部
版本：
第一版
生效日期：
2004年4月1日
机密等级：
□机密■一般
合计页数：
16页正文页数：
6页
附件个数：
9个
制度正文目录：
目录
页码
1、目的
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、工作内容
1
6、注意事项
6
7、附件
6
总裁审批
管理研究室审核
撰写
人
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
1目的：
为了贯彻公司“以销定进”、“勤进快销”的经营宗旨，保障和加强商品及价格的市场竞争力，满足公司日常经营的需要，对库存进行合理监控，提高库存商品的周转率，杜绝库存商品出现积压、滞销及缺货断货的现象，特制定本规定。
2范围：
2.1适用范围：
本规定适用于GM电器总部销售中心市场部；各分部市场部
2.2发布范围：
GM电器总部各中心、各部门；各分部
3.名词解释：
3.1备忘录制度：
是指GM为加强销售部门与采购部门的沟通，提高工作实效性，明确责任，总部及分部销售部门与采购部门建立的以备忘录的形式进行沟通的制度，备忘录分为品牌合作备忘录、促销资源备忘录和商品资源备忘录三种。
4．职责：
4.1GM销售系统与采购系统具有责任提出商品采购订单意向，以市场需求为判断是否采纳的唯一标准；
4.2采购系统根据采、销系统共同意见负责向厂家发送订货单；
5．作业内容：
5.1采购订单及备忘录制定的原则：
5.1.1采购订单及备忘录的制定仅依据市场调研分析、市场需求的反馈及公司经营的需要，不依据其他外部因素。
5.1.2市场部同采购部的业务沟通必须以采购订单或备忘录的书面形式体现。
5.1.3采购部门不签收市场部采购订单、备忘录时，各分部市场部必须立即上报分部总经理，同时上报总部销售中心。
各分部总经理不得以任何理由，以任何形式阻碍分部市场部向总部汇报工作。
否则一经查实，将根据公司奖惩规定对分部总经理予以处罚。
5.2采购订单的管理：
5.2.1采购订单的制定
5.2.1.1采购订单是市场部和采购部双向提出的；
5.2.1.2日常商品补货的采购订单全部由市场部制定,门店可依据本门店特殊需求对重点型号向市场部提供“建议采购订单”。
5.2.1.5采购订单的格式（见市场部附件7.1，使用ERP系统的分部填写“要货申请单”）
5.2.1.3新型号商品的第一次进货及特价机的进货由采购部填制采购订单，市场部签
生效日期：
2004年4月1日
页次：
1/6
附件数：
9
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
字确认后执行；
5.2.1.4市场部各品类科每周最少制定一次日常商品补货的采购订单，对确定经营的商品进行全面补货，确保库存的合理性，保障销售；
5.2.2采购订单制定的依据
5.2.2.1市场部的采购订单是市场部各科业务依据各分部各品类商品竞争力的分析、前N天商品的销售情况、对商品的销售预测（根据公司下达的销售任务及促销的需求）、门店提供的“建议采购订单”、现有库存商品数量及最低库存安全数量等情况进行制定，经市场部经理审批后，向采购部提供采购订单。
市场部对采购订单中型号、数量、建议零售价、前N天销量及库存合理性负责。
采购订单一式三份，市场部、采购部、配送中心各一份。
5.2.2.2根据不同的商品品类，N的定义不同。
彩电部：
N=7；冰洗部：
N=7；空调部：
N=7；影音部：
影碟机N=4，黑小N=7，组合音响N=7，其他N=10；白小部：
烟灶热N=7，微波炉N=4，白小N=3；通讯部：
N=3；IT部：
台式电脑N=7，笔记本电脑N=7，数码照相机、数码摄像机N=7，其他N=7。
带货安装商品除外。
5.2.3采购订单补货的数量
5.2.3.1采购订单补货的数量根据各品类商品的库存周转率、补货的周期及前一周期的销售数量制定，一般情况下要求补货后的库存数量须满足N天的预计销量。
5.2.3.2采购订单补货的数量根据各品类商品不同，对可能断货的紧俏商品、补货周期长的商品（如供应商当地无配送中心，供应商发货到货周期较长的）、采购部门洽谈的包销、定制、买断商品及大批量采购的特价机等特殊情况的商品进货可放大进货量，满足销售的需求。
5.2.4采购订单的流程
5.2.4.1采购部收到市场部的采购订单后，采购部业务人员予以签字确认，采购部总监（经理）予以审批同意后，根据采购订单上的数量及型号同供货商洽谈供货价格及到货时间。
如采购部不能提供市场部采购订单中商品，采购部可提供性能价格比相同或性能价格比更优的商品进行替代，但需市场部相关品类科签字确认。
生效日期：
2004年4月1日
页次：
2/6
附件数：
9
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
5.2.4.2配送中心依据市场部采购订单中的数量、型号收货，配送中心不得收取采购订单以外的数量、型号的商品；无采购订单，配送中心不得办理入库手续。
5.2.5市场部根据采购订单中“要求到货时间”和“要货数量”对采购部的进货情况进行监督，逾期未到或未回复的，市场部继续下达采购订单；
5.2.6采购订单的汇总及呈报
5.2.6.1各分部市场部按品类每天将当日向采购部下达的采购订单以电子文件形式统一汇总备档，以便于随时调用，具体格式见（见市场部附件7.3）。
各分部每周按品类将采购订单进行汇总（见市场部附件7.5），并将采购订单中采购部未完成的采购订单单独汇总，格式见（见市场部附件7.4）；
5.2.6.2各分部每周对采购订单进行分析，尤其是对缺货、积压情况进行分析，如因市场部未向采购部下达采购订单或采购订单下达不合理造成缺货断货或积压商品的现象，每周对市场部相关责任人进行严厉处罚；如因采购部未能按采购订单中约定时间、数量、型号进货造成缺货断货现象，各分部市场部应每周汇总上报总部销售中心市场部。
5.2.6.3各分部每周一12：
00前将上周（周六至周五）采购订单以电子邮件形式上报总部销售中心市场部各部进行汇总，总部销售中心市场部每周对各分部汇总的采购订单进行考核。
5.2.7对采购订单执行情况的奖罚：
5.2.7.1各分部价格文件中所有的型号而库存数量为0的现象，应视为缺货断货；
5.2.7.2各分部每月上报的“商品竞争力分析”中确定的各品类畅销型号的库存数量低于该型号上一周期日平均销售数量的现象，应视为缺货断货；
5.2.7.3各分部市场部下达的采购订单金额应达到或超过计划任务销售额（特殊情况要提前注明原因，可剔除白小科、影音科、IT科等带货安装金额）；
5.2.7.4如各分部市场部已下达采购订单，而采购部未能按采购订单中约定时间、数量、型号进货造成缺货断货的现象，则不予追究市场部责任；
5.2.7.5总部销售中心每周对各分部采购订单的制定情况进行考核；对采购订单的制定工作执行好的分部，总部对相关人员将给予奖励；对采购订单的制定工作执行不力的分部，总部对相关人员将给予严厉处罚。
生效日期：
2004年4月1日
页次：
3/6
附件数：
9
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
5.3备忘录的管理：
5.3.1品牌合作备忘录
5.3.1.1根据中怡康报表中销售数量及销售金额排名前十名，各分部尚未引进的知名品牌，向采购部下达品牌引进的品牌合作备忘录，因特殊情况，确实无法合作或不应合作的品牌须报总部销售中心市场部批准，可暂不引进。
5.3.1.2根据各分部门店销售情况，销售数量及销售金额排名前五名，个别门店尚未引进的知名品牌，向采购部下达门店上柜的品牌合作备忘录；
5.3.1.3根据各分部门店促销员上岗不足、促销员的销售能力、工作纪律及其他方面不符合公司规定等情况，向采购部下达品牌合作备忘录；
5.3.1.4在日常销售中，供应商支持竞争对手的促销资源优于我方，向采购部下达品牌合作备忘录；
5.3.1.5对商品市场价格混乱的情况，向采购部下达品牌合作备忘录；
5.3.1.6对门店销售过程中，出现带货安装商品的缺货、断货及送货不及时的情况，向采购部下达品牌合作备忘录；
5.3.1.7在同供应商合作过程中出现的其他问题均可向采购部下达品牌合作备忘录。
5.3.2促销资源备忘录：
根据总部及各分部下一阶段的营销策划及促销活动的需求，需要供应商支持的促销资源。
如：
特价机（功能、价格、数量）、赠礼、返券、返现、签名售机、联合广告、店内外促销活动、增派临时促销员等。
5.3.3商品资源备忘录
5.3.3.1根据市场反馈的结果及经营的需求，引进功能、外观及价格符合市场及经营需求的商品，向采购部门下达商品资源备忘录；
5.3.3.2根据市场反馈的结果及经营的需求，申请功能、外观及价格符合市场及经营需求的包销、定制、买断商品，向采购部门下达包销、定制、买断商品的商品资源备忘录；
5.3.3.3对现有的包销、定制、买断商品，根据市场调研反馈的情况及同竞争对手竞争的需要，应调整包销、定制、买断商品的型号、外观、增减功能、降低价格，向采购部门下达商品资源备忘录。
5.3.4备忘录以周为单位向采购部门下达。
备忘录中必须约定反馈及完成时限，提出明确的需求及工作标准（可量化的必须量化），超过反馈时限采购部门未完成或未反馈意见的，市场部应于到期之日，继续跟踪下达备忘录。
生效日期：
2004年4月1日
页次：
4/6
附件数：
9
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
5.3.5各分部备忘录随时上报总部销售中心及分部总经理。
5.3.6各分部每周一12：
00前将上周（周六至周五）备忘录汇总表以电子邮件形式上报总部销售中心市场部各部进行汇总，具体格式见（见市场部附件6、7）总部销售中心市场部每周对各分部汇总的备忘录进行考核。
备忘录一式三份，市场部、采购部、分部总经理各一份。
5.3.7备忘录下达情况的考核
5.3.7.1各分部知名品牌（中怡康报表排名前十名）未引进，同供应商合作出现问题的，且未向采购部下达品牌合作备忘录，应视为未完成备忘录下达要求（总部明确不引进的除外）。
5.3.7.2每周及定期的促销广告所刊登的商品价格、功能、促销资源等出现不符合总部要求，且未向采购部下达促销资源备忘录，应视为未完成备忘录下达要求。
5.3.7.3总部销售中心每周对各分部备忘录的下达情况进行考核。
对该项工作执行好的分部，总部对相关人员将给予奖励；对该项工作执行不力的分部，总部对相关人员将给予严厉处罚。
5.4调货管理：
为打击竞争对手，迫使供应商服从我公司的价格体系，有利的争取销售资源，加强各分部在当地的价格竞争力，从而提高各分部在当地的市场份额。
各分部按以下规定执行：
5.4.1公司之间商品调拔的条件：
5.4.1.1与其他分部相比供货价格差异较大（标准由总部采购中心制定），经分部和总部采购部门与供货厂家洽谈未果的商品。
5.4.1.2经总部采购中心审查价格较高，指令当地分部与供货商协商调价未果的商品。
5.4.1.3经洽谈，当地供货商不与我公司合作，需要对其进行打击的。
5.4.2各分部商品调拔的要求：
5.4.2.1各分部间调货由分部采购部提出调货建议，由总部销售中心负责下发调货指令；
5.4.2.2各分部市场部负责监控调货商品的库存，杜绝库存积压，所调商品的库存周转天数要小于正常商品的库存周转天数；
5.4.2.3调出商品的分部采购部遇（到）商品价格调整（时，）要（必须）立即通知
生效日期：
2004年4月1日
页次：
5/6
附件数：
9
制度名称：
订单管理规定
文件编号：
GM—销—市场004
调入商品的分部采购部，及时调整调货价格，并由调出商品的分部采购部负责降价款的收取；
3.4.2.4所调商品的售后服务原则上由调入商品的分部采购部协调当地的供货商负责解决，对确实无法解决售后服务的退换商品，及时上报总部销售中心返回调出分部；
5.4.2.5所调商品的价格按调出分部供货价格平价调出，不得有加价或扣除返利、台返等行为。
5.4.2.6返利收入由调出分部向供货商收取，调入分部和调出分部之间返利收入的划转按总部财务中心相关的规定执行；
5.4.2.7调入的商品发生残次，原则上由调入分部采购部协调当地供应货商解决，对当地确实无法不能解决的残次商品，及时上报总部销售中心返回调出分部；
5.4.2.8商品调拔发生的运杂费由调入商品的分部承担，包括调入时的运杂费、残次商品退回调出分部时的运杂费等。
5.4.2.9
6注意事项
6.1各分部必须无条件执行总部销售中心的调货指令，如有违反，将严肃处理。
7附件
7.1GM电器有限公司市场部采购订单
7.2市场部采购订单管理流程图
7.3分部**科采购订单日汇总表
7.4分部**科采购订单（未完成项目）周汇总表
7.5分部**科采购订单周汇总表
7.6分部**科备忘录周汇总表
7.7分部**科备忘录（未完成项目）周汇总表
7.8分部市场部备忘录
7.9总部销售中心备忘录
生效日期：
2004年4月1日
页次：
6/6
附件数：
9
附件7.1：
××GM电器有限公司市场部采购订单
编号：
日期：
项目
序号
市场部填写
采购部填写
备注
品牌
型号
进货数量
要求到货时间
前N天销量
现有
库存
预计N天销量
指导零售价
供货
价格
替代
型号
市场部业务：
市场部经理：
采购部业务：
采购总监（经理）：
附件7.2：
市场部采购订单管理流程图
每周上报总部
上报总经理
实际库存报市场部
配送中心确认
将采购订单抄库存管理备案
市场部每天汇总
采购部门和厂家洽谈进货
采购部对口业务及经理审核
报市场部经理
形成采购订单
现有库存量及最低安全库存量等情况
商品的销售预测
前N天实际销量
市场部采购定单订单形成
附件7.3：
**分部**科采购订单日汇总表
报表周期：
制表日期：
订单号
品牌
型号
要求完成时间
实际完成时间
计划金额
完成金额
备注
审核：
制表：
附件7.4：
*分部**科采购订单（未完成项目）周汇总表
报表周期：
制表日期：
订单号
品牌
型号
规定时间
计划金额
未完成原因
备注
审核：
制表：
附件7.5：
**分部**科采购订单周汇总表报表周期：
制表日期：
文件类别
合计
完成
未完成
备注
金额
金额
完成率
金额
未完成率
备注：
（此表主要汇总各类文件的数量，不需要分品牌、型号）。
1、文件数量：
指该文件在报表周期内的总数量。
2、全部完成：
指采购部门按要求全部完成文件总数量。
3、未完成：
未按订单要求达成计划任务。
审核：
制表：
附件7.6：
**分部**科备忘录周汇总表
报表周期：
制表日期：
文件号
文件内容
希望完成时间
实际完成时间
完成情况反馈
备注
审核：
制表：
附件7.7：
**分部**科备忘录（未完成项目）周汇总表
报表周期：
制表日期：
文件号
文件内容
收文部门
未完成情况反馈
备注
审核：
制表：
附件7.8：
销售部备忘录
编号：
2004第0001号
发文部门
XXGM电器有限公司市场部
收文部门
XXGM电器有限公司采购部
报送
XX分部总经理、总部销售中心市场部
期望完成时间
实际完成时间
主旨（事由）
内容：
附：
签字：
年月日
采购部门意见：
附：
签字：
年月日
总经理意见：
附：
签字：
年月日
在销售部备忘录后附市调报告或举证材料。
附件7.9：
总部销售中心备忘录
编号：
2004第0001号
发文部门
GM电器有限公司销售中心
收文部门
GM电器有限公司采购中心
报送
黄光裕总经理、张志铭副总经理
期望完成时间
实际完成时间
主旨（事由）
内容：
附：
签字：
年月日
采购中心意见：
附：
签字：
年月日
总（副）经理意见：
附：
签字：
年月日
升级会员 