上海某大厦物业管理制度.docx
《上海某大厦物业管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《上海某大厦物业管理制度.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
上海某大厦物业管理制度
上海方舟大厦物业管理制度
四、保安主管
1、依照物业经理的指示执行任务，并且帮助处理日常物业管理事务。
2、每日巡视所属物业以确保下列各项：
a.清洁状况满意
b.绿化园艺工作满意
c.所有公共装置及设备都正常运作
d.公共地方特别是楼梯消防通道无障碍物
e.物业保安状况满意
3、指导并监督所有保安领班，保安员的下属工作。
a.工作守时
b.穿着整齐的制服及优良的仪容仪表工作，要求工作表现达标
c.工作同事之间相处融洽
4、编制当值时间表及确保所有保安员工按时间表上岗。
5、检查巡逻记录，确保巡逻员按指示的时间，地点巡逻。
6、保存以下记录：
a.所有特别事件记录
b.访客记录和物品出门登记记录
c.主要的电话表，包括政府部门，公安局，消防队及医院等
d.由指定的承包办商承办的保养服务记录
e.保安部门的办公物件及工具记录
f.消防设备的检查记录
7、熟悉所有紧急情况处理步骤，各租户单位的分布情况及物业各处的具体情况。
8、有效及礼貌地处理投诉与询问。
9、若遇到任何意外及特别事件及时处理并立即报告物业经理。
10、注意承包商在公共场合修理工程及空置单元的重新装修工作，确保不会引起租户任何不便。
11、若租户有任何紧急事件发生，尽快赶住现场，协助租户解决紧急情况。
12、负责对保安人员进行业务培训并在日常工作中给予恰当的指示。
五、出纳
1、严格执行现金管理制度，认真掌握库存现额，按现金收付帐凭证，办理现金收付。
2、要保管好库存现金，确保安全和正确无误。
3、处理日常收款事务，对收付的款额要当面点清，防止出现差错，收到的支票要及时存入银行。
4、逐步登记现金记帐，做到日清月结，确保帐证相符、帐款相符。
5、协助追收管理费用及其他应收费用。
6、负责日常报销工作，应严格执行市内临时采购预支现金、领用支票制度，认真掌握使用限额和报销期限。
7、保管好与本职业务有关的会计凭证、帐目报表及有关资料，防止丢失或损坏。
8、负责员工考勤并做好考勤记录。
9、完成物业经理交办的各项工作。
方舟大厦98年预算
一．管理人员薪金
物业经理14000元
工程主管13500元
物业主管12500元
物业助理12000元
文员11200元
工程领班11800元
维修人员7×150010500元
保安领班4×11004400元
保安员12×8009600元
清洁领班2×8001600元
清洁工6×6003600元
小计：
44700元
注：
附加56.5%作为国家规定之福利。
小计：
24853元合计：
69553元
二．办公费用
办公用品
电话费，纯水等费用约2000元
三．清洁费用
各类清洁材料约2000元
垃圾清运费约2000元
四．维修材料
各类维修材料及保养材料费约2000元
五．公共事业费
电费,水费每月差别很大,暂无法预测,需按实结算.
六.电梯维修保养费约3000元
七.园艺绿化约500元
八.保险费（按年度计费）
九．管理酬金10000元
总计：
95000元
*.该预算为方舟营运正常,出租率达到50%以上之预算.
方舟大厦预算及财务报销制度
方舟大厦物业管理处每月25日将下月财务预算上报发展商，经发展商认可后执行。
财务报销原则为：
预算内开支，由物业经理签字认可后由出纳报销，预算外开支，需专题报告追加预算经发展商批准后出纳方可报销。
流程如下：
方舟财务报销流程图
物业经理
（签字认可）
预算内预算外
出纳报销追加预算报告
报发展商
经发展商认可
后出纳报销
方舟大厦代办、代理服务指南
代办服
务项目
专项有偿
服务项目
项目
价格
项目
价格
饮用水代订：
●斯巴克林蒸馏水
●获特曼纯水
RMB28元/桶
RMB16元/桶
日常维修：
●换灯泡或灯管
●修开关或插座
●检查电源线路
●修室内门锁
5元/只（人工费）
10元/只（人工费）
50元/次（人工费）
15元/把（人工费）
洗衣服务
●新加坡洁狮洗衣公司
●办公室绿化
洗衣公司牌价
绿化公司牌价
清洁房务服务：
●室内台面清洁、地面吸尘，清倒办公垃圾
●地毯清洗
●地毯吸尘
●擦玻璃窗
每月每套100－－300元
每次5元/M
每次1元/M
每次2元/M
邮政服务
●代订国内报刊杂志
●邮政代办
国家牌价
商务服务：
●复印
●翻译
●代发传真
●代收传真
●打印中英文文件
1元（A4）2元（A3）
80元/页（A4）
本市2元/张,国内5元/张
1元/张
20元/张（A4）
代叫出租车
●订购机票/火车票
20元/张
注:
以上价格若有变动,管理处会另行通知.
方舟大厦各部员工工作职责
一、物业经理
1、负责管理处各部员工的招聘、培训及考核工作。
2、负责对物业内的保安，清洁，工程、服务工作及管理处日常工作进行监督，确保管理水平。
3、每天巡查物业情况，检查各部各岗工作情况，遇特别或严重情况即向公司物业管理部汇报。
4、主持与管理人员包括保安，清洁及工程主管之工作例会。
5、按时完成工作报告。
6、草拟每月预算及计划并及时交公司物业管理部审批。
7、负责统筹、协调收交楼工作，对所有收交单位保持原整档及记录。
8、与发展商保持密切联系。
9、加强内部管理及协调与其他各部门工作。
10、于有关政府部门保持密切联系（环卫局，公安部门，街道，供电局等）
11、定期拜访住户，征调意见，在管理上作出改善。
12、参加公司及各政府部门召开之会议。
13、定期管理人员值班时间。
14、不定时夜访，确保管理良好。
15、向公司物业管理部提交改善管理意见及方案。
16、执行公司所指派任务。
17、负责大厦管理费收缴。
18、制定各操作运转规程及物业有关管理制度。
19、对大厦内的有关设施提出经营管理方案。
方舟大厦交楼流程表
方舟大厦接管验收方案
一、依照业主方──上海诺亚置业有限公司之要求，根据中华人民共和国建设部1991年2月4日发布，1991年7月1日实施的《中华人民共和国行业标准──房屋接管验收标准》中的有关规定，结合方舟大厦实际情况，我司建议对方舟大厦接管验收工作分为二部分：
A办公层区域（8～20）和各设备房
B商场部分（1～7）
二、方舟大厦接管验收分为二个阶段：
1.第一阶段为前期接管工作，基本条件为：
办公层区域（8－20F）和各设备房的设备设施全部安装完毕，调试开通正常，满足对外招租的要求。
2.第二阶段为方舟大厦全部竣工后进行正式接收，其具备条件为整幢物业的内装修，外环境，设备设施全部按规划设计要求施工完毕，全部调试开通正常可以使用，正式竣工验收完成。
各种应交接的物业竣工图纸及资料齐全，接管工作由管理公司进行，预计二阶段相隔时间为二个月，如发展商能够加快商场及外环境的施工进度，并将第一阶段中存在的需整改项目按照有关规定妥善解决，则相隔时间也可相应缩短。
三、接管必备资料如下
1.竣工工程项目一览表，包括竣工工程名称、位置、结构、层楼、面积、装修标准、开竣工日期等；
2.设备清单，包括设备名称、规格、数量、产地、主要性能、单价及随机工具、备品备件等；
3.工程项目竣工图；
4.材料、建筑构件、外协件、各种设备、检测仪器的出厂合格证、说明书和验收记录，预制作的荷载试验记录、自动控制仪表的调试记录；
5.隐蔽工作验收记录；
6.土建施工记录，包括地基处理记录、结构安装较正记录、预应力构件施工记录等；
7.设备安装调试记录，如管道系统的试压、试漏检查记录，暖气、卫生、空调、电气电信、通风、供水、消防灭火、防暴报警、电视监控、应急广播等工程的检查和试验记录；
8.建筑物的沉降、变形、防震、防爆、绝缘、隔音、隔热等指标的测试记录，重要钢骨结构焊缝探伤检查记录；
9.工程质量事故的发生和处理记录。
10.图纸会审记录，设施变更通知和技术核定单；
11.关于建筑物、构筑物的使用注意事项说明；
12.有关该工程项目的其它重要技术决定和文件；
13.所有工程项目通过国家部门验收或技术鉴定的证明或证书，如水、电、电话、空调、电梯、高低压配电房等。
以上资料将作为物业公司接管移交并管理大厦之基本资料，并需永久保存，以保障设施设备能得到切实之维护及保养。
四、物业接管工作组织构成：
1.上海诺亚置业有限公司
2.简福饴测量行（上海）有限公司方舟大厦物业管理处
3.有关工作人员
五、接管验收原则
以发展商和管理公司共同签署有关验收报告，方可有效。
六、接管时间流程：
1.前期接管工作分三个阶段，时间预计为21天。
a.对8──20F的卫生间进行验收（7天）
b.对大堂及8──20F各单元进行验收（7天）
c.对大厦设备房进行验收（7天）
2.正式接管工作分为二个阶段。
a.对1－7F商场部分进行验收（10天）
b.对大厦外环境进行验收（5天）
上述时间根据实际情况进行调整。
七、接管工作程序
1.接管工作准备阶段
1.1熟悉接管各层面的情况
1.2接管工作应备文件
1.2.1方舟大厦接管验收标准（详见附件一）
1.2.2方舟大厦接管验收表格（详见附件二）
a.办公楼单元接管表
b.电梯井接管表
c.设备房和监控房（待定）接管表
d.卫生间接管表
e.消防通道接管表
f.办公楼大堂接管表（待定）
g.商场接管表（待定）
h.大厦外环境接管表（待定）
2.接管工作运作阶段
2.1进入接管层面现场，由物业公司、发展商及有关人员共同进行。
2.2按照准备阶段中所制各类验收表格分别进行接管。
2.3接管完毕，填写表格，重要现场应进行照相，一式二份，一份交发展商，一份由管理公司存档备案。
2.4接管合格，钥匙移交管理处。
3.接管善后阶段
3.1接照接管原则与表格，将不合格部分进行汇总，并通知发展商进行整改。
3.2对整改情况作进一步跟进，并作出记录。
3.3对整改情况进行检查，并对整改情况作出定论。
方舟大厦接受/回复客户投诉/建议程序
为加强与客户联络与沟通，改善管理，提高服务水准，建立方舟大厦良好形象，方舟管理处特制定接受客户投诉程序。
请管理处各部员工遇客户建议或投诉时，谨守下列程序：
1．每周四上午为物业经理接待日，凡有客户投诉或建议，除记录在案外，应尽量采取措施在三天内解决问题。
三天内解决不了的问题，物业经理应及时与发展商协商解决同时报告公司。
所有投诉三天内应给客户答复。
2．各部员工接到客户口头投诉或建议时，应报告部门主管记录于当班记录本上并及时通报管理处。
管理处文员将投诉记录于投诉登记表上并知会物业经理，由物业经理会同有关部门主管作出处理
3．所有书面投诉必须交物业经理作回复。
4．所有员工接到投诉，不得擅自回复，应转达所属部门主管，再由该主管转达有关部门主管作出回复。
5．所有口头投诉，应由有关部门主管以口头作出回复。
难以回复的，应请示物业经理。
以免错误回复，有损公司形象。
6．各部门员工谨记：
我司宗旨是为客户提供良好服务。
在任何情况下，对所有客人都应该彬彬有礼。
若有疑问，请与部门主管或管理处联络。
方舟大厦收费制度
物业公司日常工作的一个重要方面是收费工作，为了确保能及时、足额收进各项应收款项，方舟管理处特制定如下收费制度：
1．租金：
我管理处受发展商委托代收租金。
租户入住时，需付相当两个月租金的押金并预付一个月的租金。
以后管理处将于每月25日前发出下月租金帐单，并持发展商开具的收据进行收费。
请各租户于下月5日前（国定假日顺延）付清下月租金。
2．电费：
方舟大厦公共照明及中央空调用电在管理费中开支，办公房每套安装独立电表，室内用电须另行收费。
管理处每月30日安排专业人士负责抄表，并于次月1日发出电费帐单，租户须在次月5日前（国定假日顺延）付清上月电费。
租金和电费，租户可付现金，支票或转帐，发展商帐号如下：
上海诺亚置业有限公司
066027－－00123110002
交行虹支川分
3．管理费：
租户入住，须缴纳相当于一个月管理费的押金，租户于15日前（包括15日）入住，当月管理费按一个月计算；租户16日后（包括16日）入住，当月管理费按半个月计算。
管理处每月25日发出下月管理费帐单，租户须在下月5日前交清下月管理费。
租户可付现金、支票或转帐，物业管理公司帐号为：
简福饴测量行（上海）有限公司
中国建设银行静安支行华侨办
055083--06261007976
4．专人负责：
各项费用必须交至管理处财务部，除财务部，管理公司职员均禁止收任何款项。
5．催款程序：
每月25日发出租金、管理费帐单，次月1日发出电费帐单，而后，管理处会在1日、5日、10日分三次发出催款单，提醒租户以免遗忘，督促租户尽快付款。
6．加收滞纳金：
为保证租户能及时付清各项应付款项，管理处特制定加收滞纳金制度。
对在最后付款日前未付款，且已发出三次催款通知书后仍未付款的租户，管理处将按照（上海市物业管理条例）的有关规定，按日加收千分之三滞
纳金。
方舟大厦物业管理简介
方舟大厦一万余平方米，是全装修内销商办房。
该大厦造型独特，地理位置优越，交通便利，房型合理。
简福饴测量行（上海）有限公司提供物业管理，旨在为租户提供一个“安全、整洁,秩序、便利、”的办公和营业环境，全方位满足住户各种需要，提高大楼租售业绩。
从上述目标出发，我司制定管理思路如下：
一．安全管理提供全天候24小时保安服务，保障大厦安全。
1.保安的职责范围为:
管安全、管秩序、管环境、非办公时间访客进出登记、大件（或贵重）物品携出物业需确认、消防设施点检、装修管理等。
2.各项保安制度详见目录。
3.KF安保特点：
●保安员执行KF的规范流程、规范语言和规范行为
●定期对保安员进行KF的专业培训。
二.物业管理和服务内容
1.房屋及设备的维修养护制度，确保供电、供水、供气。
保障大厦正常运作。
2.住户交楼入住手续及一周内跟进制度，为住户解决实际问题。
3.确定财务收费程序，保障各项费用及时回收。
4.拟定工程报修程序及接待客户投诉程序，加强管理处与客户沟通，改善管理。
5.加强清洁卫生管理，垃圾、废物的及时收集清运、大堂等公共部位的保洁工作、水箱、外墙的定期清洗，保障大厦的环境美观整洁。
6.管理处推出各项有偿、无偿服务项目，满足住户的多种需求，使客人满意。
7.KF管理与服务特点
●以人为本，推行KF“管家式服务”理念，设专人对口服务住户，入住一周跟进制度,以便及时了解客户的要求与想法，快速反映，使住户感受温馨的服务。
以服务促进租售。
方舟大厦租户档案明细表
1.进户单
2.租户公司营业执照复印件
3.租户公司法人之身份证复印件
4.收楼认可书
5.紧急联络表
6.交楼套件签收表
7.单元损坏报告
方舟大厦租户收楼程序
一．租户办理入伙手续时应携带下列有关资料和费用：
●简福饴测量行（上海）有限公司中介代理部所开具的进户单
●租户公司营业执照及复印件
●租户公司法人之身份证及复印件
●法人授权书（若委托代表收楼）
●被委托人之身份证及复印件
●租户应交之物业管理费用
二．租户向管理处付清所有应付之物业管理费用。
三．管理处将下列有关资料及物件交予租户：
●用户手册
●装修手册
●各类表格
●物业钥匙
四．租户对所属单元按验收表格进行逐项验收并签收认可，任何须维修的项目必须于24小时内书面通知管理处办理。
五．收楼后若需装修，请仔细阅读装修手册。
七、工程经理
1、熟悉楼盘的情况，全面负责楼盘的一般日常维修和有偿服务，协助物业经理的工作。
2、编制及修正工时定额，负责对维修工的工时定额实行考核，负责对维修工的工作质量进行考核与验收。
3、负责对维修工人的劳动管理，监督并带头执行各项制度，对一切施工和维修实行严格管理，参与工程质量验收。
4、遇有报修或投诉，要上门察看，合理安排工作量，超出一般维修的任务，及时报告经理。
并协助收集设备的各类资料。
5、切实执行物业经理的各项指令，服从物业经理的领导。
6、负责编制楼盘维修保养计划，并督促计划的实施，并督促维修工作进度。
7、每日巡视所在楼盘的重点设备运作技术状态，检查维护保养日志，发现问题及时处理。
8、设备发生故障及时组织检修，发现隐患及时组织处理，把好技术关，保证楼盘设备经常处于优良的技术状态。
9、审核设备运行报表，掌握能耗规律，及时采取节能措施。
10、编制材料、工具申请计划，填写材料及工具的申请单，核实使用情况，根据维修工作量控制材料的实领数。
11、分析维修工作动态，每周完成维修工作报告。
12、每月完成工程预算。
简福饴测量行（上海）有限公司方舟大厦管理处周期性工作明细表
周期
工作内容
落实时间
每天
1.为员工记录考勤及外出登记情况。
2.保持办公室桌面及周围环境的整洁规范，检查饮水机、电脑，复印机等设备。
3.检查大楼水质是否正常。
4.检查大楼电梯运行是否正常。
5.检查大楼中央空调是否正常工作。
6.检查大楼给排水是否正常。
7.检查配电设施，每两小时记录一次电压及用电量。
8.检查卫星接收装置，是否卫星讯号接收质量完好。
9.检查监控设施，是否正常工作。
10.维修档案、管理档案之整理。
11.巡查物业，检查保安和清洁工作，确保管理水平。
12.接受租户报修，安排及时维修。
13.为租户提供洗衣，饮用水，商务，邮政等服务。
14.召开管理人员每天之工作例会。
15.落实部门职责范围内及公司临时安排的其它事务。
每周
1.召开每周工作例会，安排一周主要工作。
2.参加公司业务例会。
3.大楼消防设施每周点检一次。
4.接待租户投诉。
5.拜访租户，征询意见，改善管理。
6.每周与发展商工作例会，汇报一周工作。
7.采购办公，维修，清洁等物品。
每周一
每周五
每周四
每周四上午
每周一
每周五
每周三
每月
1.统计员工考勤，报公司。
2.申报每月财务预算。
3.发出租金、管理费帐单。
4.水电抄表并发出帐单。
5.发出三次催款单。
6.完成上个月租金、管理费、电费的缴付及结算统计工作。
7.完成当月工作总结及下月工作计划。
每月30日
每月25日
每月25日
每月1日
每月1，5，10
每月15日
每月30日
每季度
8.与政府有关部门（环卫，街道，供电，公安，上水，电讯等单位）保持密切联系。
9.大型设备的保养工作。
10.根据需要落实与员工恳谈。
不定期
每季末
不定期
每半年
1.落实各部门员工半年度工作考评。
2.制定半年度奖金发放方案，报公司申定并实施。
3.清洗水箱一次.
6月底前完成
7月底前完成
5月,9月各洗一次.
每年度
1.落实员工合同的续签工作。
2.完成年终员工工作考评。
3.制定年终奖金发放方案，报批后实施。
4.统计年度租金、管理费、电费的缴付情况，完成年终工作总结及下年度工作计划。
5.落实大型设备大修计划。
6.为大厦落实保险等事务。
7.筹备迎新年联谊活动，为每位租户赠送新年贺卡。
8.清洗外墙一次。
不定期
次年1月初
次年1月底
次年1月底
每年末
每年初
春节前
不定期
3.
方舟大厦物业管理处组织架构表
物业经理
行政财务部保安部物业部工程部
出纳文员保安主管物业主任（兼清洁主管）工程主管
1名1名1名1名1名
物业助理清洁领班
保安领班1名2名工程领班
4名1名
清洁工6名
保安员12名维修工7名
.2.
交楼流程:
装修及临时电流程：
客户主任岗位职责
每天:
1.做当天工作计划并递交项目经理.
2.完成前一日项目经理留下的工作任务单上的工作,并作详细记录.
3.完成前一日”客户主任工作日志”上”备忘录”一栏的工作,并作详细记录.
4..每天早上上班去监控室了解昨晚客户报修或投诉内容,对相应内容进行分析,对重大报修及投诉一定要作客户回访工作.
5.每天早上上班后,至维修部了解前一日维修情况,对相应内容进行分析,重大报修及重复报修要作客户回访工作.
6.对客户致电管理处的投诉的处理,分析及回访.
7.完成物业经理交办的各项工作.
8.每日定时填写”每月工作一览表”中当日各业户生所发生处理的明细
每周
1.负责管理处仓库的管理工作,负责物品验收入库和物品的保管和发放工作.
2.每周定期巡查物业的各项情况,作出记录,遇特别或严重情况立即向项目经理汇报.
3.在小区管理方面,作好与发展商各部门的协调与配合工作.
4.负责拟定管理处各项文件和相关文字处理工作.
5.每周定期拜访客户,询问意见并进行处理.
6.每周五下午制定”客户服务大事纪”详细记录该周客户重大维修,投诉处理及回访的情况并存档.
7.每周最后个工作日与出纳校对维修费用及办公费用清单并及时输入电脑.
每月
1.协助办理客户入住退户手续,负责一周更进式服务.
2.负责处理收接记录及客户档案
3.每月初负责小区公用事业费的抄表统计记总工作,并协助出纳作好合帐,填写缴款通知书发予业户
4.负责公用事业费的收取及代缴工作.
5.负责拟定和发小区公告及其它文件至业户或发展商
6.每月协助物业经理制定管理处各种预算.
7.每月初配合出纳做维修和办公费清单.
8.每月底做”重大事件汇总”并呈递物业经理.
六、文员
1、处理日常文书工作包括电脑文字处理及接听电话。
2、协助物业经理处理档案整理及归档工作。
3、协助物业经理接待客户工作。
4、协助物业经理处理好有关租户之投诉工作。
5、做好有关协调会议之记录工作。
6、完成物业经理交办的各项工作。
二、物业主管（清洁主管）
1、协助执行物业经理所制定管理策略及计划。
2、处理住客投诉并作适当处理并向物业经理汇报，作出记录。
3、巡查物业，作出记录，遇特别或严重情况立即向物业经理报告。
4、参与管理处例会。
5、协助物业经理分派工作及跟进。
6、协助收交楼工作，协调施工单位及有关部门。
7、协助处理收楼记录及档案。
8、定期与住客联系，征询意见。
9、协助物业
升级会员 