基本建设类档案工作规范.docx
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基本建设类档案工作规范
基本建设类档案工作规范
为提高学院基本建设档案工作质量和管理水平，充分发挥基建档案在学院和国家建设中的作用，加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整、准确的工程档案，依据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》，制定本规范。
一、基本原则：
1、凡在基本建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属基建类档案。
2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3、基建档案必须要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
4、学院在布置基建项目工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。
当基建项目结束后，基建部门分管基建档案工作的负责人，组织本项目形成归档的基建文件材料进行整理工作。
5、把基建档案工作列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从学院基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
二、归档范围及质量要求：
1、学院基建部门对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围见附表。
2、归档的工程文件应为原件。
工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料，要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
图纸宜采用国家标准图幅。
6、工程文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章内容要填写准确。
8、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
9、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
三、整理原则和方法
1、要遵循工程文件的自然规律，保持文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
归档的文件要反映基建管理和项目建设的全过程，并具有成套性。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程整理归档。
3、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
4、确定归档材料的“件”，一般以每份材料为一件，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
5、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的，文字材料排前，图纸排后。
6、在每件文件材料的右上角加盖归档章，并逐项填写。
7、文件均按有书写内容的页面编号。
每件页号均从１开始，页号位置在非装订线一侧下角，折叠后的图纸一律在右下角。
成套图纸或印刷成册的材料原页码可代替，不用重新编写页号。
8、拆除材料内金属物，对破损材料进行修补。
9、填写归档文件目录表和备考表。
四、归档验收
1、基建项目在组织工程竣工验收前，应提请档案部门对工程档案进行预验收，并出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
学院档案室应会同基建部门负责基建文件材料验收工作。
2、档案室在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
<1>工程档案齐全、系统、完整；
<2>工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
<3>工程档案整理符合本规范要求；
<4>竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
<5>文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
<6>文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
3、归档时间应符合下列规定：
<1>根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
<2>勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向学院基建管理部门移交。
4、学院基建管理部门应将列入学院档案室接收范围的工程，在工程竣工验收后三个月内，必须向档案室移交一套符合规定的工程档案。
5、对改建、扩建和维修工程，基建部门应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后三个月内向档案室移交。
6、移交时填写移交目录一式两份，连同归档材料经档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
附：
基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11工程准备阶段文件
序号
归档文件
保管期限
一
立项文件
1.项目建议书
永久
2.项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
3.可行性研究报告及附件
永久
4.可行性研究报告审批意见
永久
5.关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
6.专家建议文件
永久
7.调查资料及项目评估研究材料
长期
二
建设用地、征地、拆迁文件
1.选址申请及选址规划意见通知书
永久
2.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
3.拆迁安置意见、协议、方案等
长期
4.建设用地规划许可证及其附件
永久
5.划拨建设用地文件
永久
6.国有土地使用证
永久
三
勘察、测绘、设计文件
1.工程地质勘察报告
永久
2.水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
3.建设用地钉桩通知单（书）
永久
4.地形测量和拨地测量成果报告
永久
5.申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
6.初步设计图纸和说明
长期
7.技术设计图纸和说明
长期
8.审定设计方案通知书及审查意见
长期
9.有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
永久
10.施工图及其说明
长期
11.设计计算书
长期
12.政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
四
招投标文件
1.勘察设计招投标文件
长期
2.勘察设计承包合同
长期
3.施工招投标文件
长期
4.施工承包合同
长期
5.工程监理招投标文件
长期
6.监理委托合同
长期
五
开工审批文件
1.建设项目列入年度计划的申报文件
永久
2.建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
永久
3.规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4.建设工程规划许可证及其附件
永久
5.建设工程开工审查表
永久
6.建设工程施工许可证
永久
7.投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
8.工程质量监督手续
长期
六
财务文件
1.工程投资估算材料
短期
2.工程设计概算材料
短期
3.施工图预算材料
短期
4.施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1.工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
长期
2.工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单
长期
3．工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
长期
JJ12监理文件
序号
归档文件
保管期限
一
监理规划
1.监理规划
长期
2.监理实施细则
长期
3.监理部总控制计划等
长期
二
监理月报中的有关质量问题
长期
三
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
四
进度控制
1.工程开工/复工审批表
长期
2.工程开工/复工暂停令
长期
五
质量控制
1.不合格项目通知
长期
2.质量事故报告及处理意见
长期
六
造价控制
1.预付款报审与支付
短期
2.月付款报审与支付
短期
3.设计变更、洽商费用报审与签认
长期
4.工程竣工决算审核意见书
长期
七
分包资质
1.分包单位资质材料
长期
2.供货单位资质材料
长期
3.试验等单位资质材料
长期
八
监理通知
1.有关进度控制的监理通知
长期
2.有关质量控制的监理通知
长期
3.有关造价控制的监理通知
长期
九
合同与其他事项管理
1.工程延期报告及审批
永久
2.费用索赔报告及审批
长期
3.合同争议、违约报告及处理意见
永久
4.合同变更材料
长期
十
监理工作总结
1.专题总结
长期
2.月报总结
长期
3.工程竣工总结
长期
4.质量评价意见报告
长期
JJ13施工文件
序号
归档文件
保管期限
一
建筑安装工程
㈠
土建（建筑与结构）工程
1.施工技术准备文件
⑴施工组织设计
长期
⑵技术交底
长期
⑶图纸会审记录
长期
⑷施工预算的编制和审查
短期
⑸施工日志
短期
2.施工现场准备
⑴控制网设置资料
长期
⑵工程定位测量资料
长期
⑶基槽开挖线测量资料
长期
⑷施工安全措施
短期
⑸施工环保措施
短期
3.地基处理记录
⑴地基钎探记录和钎探平面布点图
永久
⑵验槽记录和地基处理记录
永久
⑶桩基施工记录
永久
⑷试桩记录
长期
4.工程图纸变更记录
⑴设计会议会审记录
永久
⑵设计变更记录
永久
⑶工程洽商记录
永久
5.施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告
⑴砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防
腐材料、轻集料试验汇总表
长期
⑵砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防
腐材料、轻集料出厂证明文件
长期
⑶砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
长期
⑷预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录
长期
⑸工程物质选样送审表
短期
⑹进场物质批次汇总表
短期
⑺工程物质进场报验表
短期
6.施工试验记录
长期
⑴土壤（素土、灰土）干密度试验报告
长期
⑵土壤（素土、灰土）击实试验报告
长期
⑶砂浆配合比通知单
长期
⑷砂浆（试块）抗压强度试验报告
长期
⑸混凝土配合比通知单
长期
⑹混凝土（试块）抗压强度试验报告
长期
⑺混凝土抗渗试验报告
长期
⑻商品混凝土出厂合格证、复试报告
长期
⑼钢筋接头（焊接）试验报告
长期
⑽防水工程试水检查记录
长期
⑾楼地面、屋面坡度检查记录
长期
⑿土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表
长期
7.隐蔽工程检查记录
⑴基础和主体结构钢筋工程
长期
⑵钢结构工程
长期
⑶防水工程
长期
⑷高程控制
长期
8.施工记录
⑴工程定位测量检查记录
永久
⑵预检工程检查记录
短期
⑶冬施混凝土搅拌测温记录
短期
⑷冬施混凝土养护测温记录
短期
⑸烟道、垃圾道检查记录
短期
⑹沉降观测记录
长期
⑺结构吊装记录
长期
⑻现场施工预应力记录
长期
⑼工程竣工测量
长期
⑽新型建筑材料
长期
⑾施工新技术
长期
9.工程质量事故处理记录
永久
10.工程质量检验记录
⑴检验批质量验收记录
长期
⑵分项工程质量验收记录
长期
⑶基础、主体工程验收记录
永久
⑷幕墙工程验收记录
永久
⑸分部（子分部）工程质量验收记录
永久
㈡
电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
1.一般施工记录
⑴施工组织设计
长期
⑵技术交底
短期
⑶施工日志
短期
2.图纸变更记录
⑴图纸会审
永久
⑵设计变更
永久
⑶工程洽商
永久
3.设备、产品质量检查、安装记录
⑴设备、产品质量合格证、质量保证书
长期
⑵设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告
长期
⑶设备安装记录
长期
⑷设备试运行记录
长期
⑸设备明细表
长期
4.预检记录
短期
5.隐蔽工程检查记录
长期
6.施工试验记录
⑴电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录
长期
⑵楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录
长期
⑶变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录
长期
⑷给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、炊洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
长期
⑸电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、燃气等系统调试、试运行记录
长期
⑹电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告
长期
7.质量事故处理记录
永久
8.工程质量检验记录
⑴检验批质量验收记录
长期
⑵分项工程质量验收记录
长期
⑶分部（子分部）工程质量验收记录
永久
㈢
室外工程
1.室外安装（给水、雨水、污水、热水、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件
长期
2.室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件
长期
二
布政基础设施工程
㈠
施工技术准备
1.施工组织设计
短期
2.技术交底
长期
3.图纸会审记录
长期
4.施工预算的编制和审查
短期
㈡
施工现场准备
1.工程定位商量资料
长期
2.工程定位测量复核记录
长期
3.导线点、水准点测量复核记录
长期
4.工程轴线、定位桩、高程测量复核记录
长期
5.施工安全措施
短期
6.施工环保措施
短期
㈢
设计变更、洽商记录
1.设计变更通知单
长期
2.洽商记录
长期
㈣
原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告
1.砂、石、砌块、水泥、钢筋、（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表
长期
2.砂、石、砌块、水泥、钢筋、（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告
长期
3.水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表
长期
4.水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出石合格证和试验报告、现场复试报告
长期
5.混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表
长期
6.混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料
长期
7.厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表
长期
8.厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明
长期
9.设备开箱报告
短期
㈤
施工试验记录
1.砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表
长期
2.道路压实度、强度试验记录
⑴回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告
长期
⑵石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层标准击实试验报告
长期
⑶道路基层混合料强度试验记录
长期
⑷道路面层压实度试验记录
长期
3.混凝土试块强度试验记录
⑴混凝土配合比通知单
短期
⑵混凝土试块强度试验报告
长期
⑶混凝土试块抗渗、抗冻试验报告
长期
⑷混凝土试块强度统计、评定记录
长期
4.砂浆试块强度试验记录
⑴砂浆配合比通知单
短期
⑵砂浆试块强度试验报告
长期
⑶砂浆试块强度统计评定记录
长期
5.钢筋（材）焊、连接试验报告
长期
6.钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录
长期
7.桩基础试（检）验报告
长期
8.工程物质选样送审记录
短期
9.进场物质批次汇总记录
短期
10.工程物质进场报验记录
短期
㈥
施工记录
1.地基与基槽验收记录
⑴地基钎探记录及钎探位置图
长期
⑵地基与基槽验收记录
长期
⑶地基处理记录及示意图
长期
2.桩基施工记录
⑴桩基位置平面示意图
长期
⑵打桩记录
长期
⑶钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录
长期
⑷钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录
长期
3.构件设备安装和调试记录
⑴钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录
长期
⑵厂（场）、站工程大型设备安装调试记录
长期
4.预应力张拉记录
⑴预应力张拉记录
长期
⑵预应力张拉孔道浆记录
长期
⑶孔位示意图
长期
5.沉井工程下沉观测记录
长期
6.混凝土浇灌记录
长期
7.管道、箱涵等工程项目推进记录
长期
8.构件物沉降观测记录
长期
9.施工测温记录
长期
10.预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录
长期
㈦
预检记录
1.模板预检记录
短期
2.大型构件和设备安装前预检记录
短期
3.设备安装位置检查记录
短期
4.管道安装检查记录
短期
5.补偿器冷拉及安装情况记录
短期
6.支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录
短期
7.供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录
短期
8.保温、防腐、油漆等施工检查记录
短期
㈧
隐蔽工程检查
长期
㈨
工程质量检查评定记录
1.工序工程质量评定记录
长期
2.部位工程质量评定记录
长期
3.分部工程质量评定记录
长期
㈩
功能性试验记录
1.道路工程的弯沉试验记录
长期
2.桥梁工程的动、静载试验记录
长期
3.无压力管道的严密性试验记录
长期
4.压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录
长期
5.水池满水试验
长期
6.消化池气密性试验
长期
7.电气绝缘电阻、接地电阻测试记录
长期
8.电气照明、动力试运行记录
长期
9.供热管网、燃气管网等管网试运行记录
长期
10.燃气储罐总体试验记录
长期
11.电讯、宽带网等试运行记录
长期
（十一）
质量事故及处理记录
1.工程质量事故报告
永久
2.工程质量事故处理记录
永久
（十二）
竣工测量资料
1.建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图
永久
2.地下管线工程竣工测量记录
永久
JJ14竣工图
序号
归档文件
保管期限
一
建筑安装工程竣工图
㈠
综合竣工图
1.综合图
⑴总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
永久
⑵竖向布置图
永久
⑶室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
永久
⑷电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图
永久
⑸设计总说明书
永久
2.室外专业图
永久
⑴室外专业图
永久
⑵室外雨给水
永久
⑶室外污水
永久
⑷室外热力
永久
⑸室外燃气
永久
⑹室外电讯
永久
⑺室外电力
永久
⑻室外电视
永久
⑼室外建筑小品
永久
⑽室外消防
永久
⑾室外照明
永久
⑿室外水景
永久
⒀室外道路
永久
⒁室外绿化
永久
㈡
专业竣工图
1.建筑竣工图
永久
2.结构竣工图
永久
3.装修（装饰）工程竣工图
永久
4.电气工程智能化工程竣工图
永久
5.给排水工程（消防工程）竣工图
永久
6.采暖通风空调工程竣工图
永久
7.燃气工程竣工图
永久
二
市政基础设施工程竣工图
1.道路工程
永久
2.桥梁工程
永久
3.广场工程
永久
4.隧道工程
永久
5.铁路、公路、航空、水运等交通工程
永久
6.地下铁道等轨道交通工程
永久
7.地下人防工程
永久
8.水利防灾工程
永久
9.排水工程
永久
10.供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程
永久
11.高压架空输电线工程
永久
12.污水处理、垃圾处理处置工程
永久
13.场、厂、站工程
永久
JJ15竣工验收文件
序号
归档文件
保管期限
一
工程竣工总结
1.工程概况表
永久
2.工程竣工总结
永久
二
竣工验收记录
㈠
建筑安装工程
1.单位（子单位）工程质量验工验收记录
永久
2.竣工验收证明书
永久
3.竣工验收报告
永久
4.竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
永久
5.工程质量保修书
永久
㈡
市政基础设施工程
1.单位工程质量评定表及报验单
永久
2.竣工验收证明书
永久
3.竣工验收报告
永久
4.竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）
永久
5.工程质量保修书
永久
三
财务文件
1.决算文件
永久
2.交付使用财产总表和财产明细表
永久
四
声像、缩微、电子档案
1.声像档案
⑴工程照片
永久
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