档案管理辽宁省高速公路档案整理编制办法.docx
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档案管理辽宁省高速公路档案整理编制办法
辽宁省高速公路工程档案整理编制办法
为进一步规范我省高速公路建设项目（以下简称项目）档案的整理和编制，我局根据《中华人民共和国档案法》、《科技档案归档要求与档案整理规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等文件要求，结合我省高速公路建设管理实际，特制定本办法。
一、建设各方责任
1.建设单位负责指导施工单位和监理单位的项目档案整理和归档工作。
2.监理单位负责监理工作的档案的整理和编制工作，同时负责施工单位档案的协调、指导和检查工作。
3.施工单位按照单元工程的施工工序进行整理和编制档案。
施工、监理单位在完成各自的立卷、整理和编制后，经项目指挥部和省高建局办公室验收合格后，办理档案移交相关手续。
施工单位须编制四套工程档案（其中原件一套），监理单位编制二套监理档案（其中原件一套）。
二、项目文件的收集
（一）建设项目各阶段文件的收集与各方责任
1.建设项目在施、竣工阶段形成的文件，由各施工单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。
2.建设项目工程文件的管理，应列入项目建设计划、有关部门的职责范围内，施工和监理单位应有专人负责组织人员进行平时资料的归档和竣工文件的编制工作，各项目指挥部和总监办要有相应的检查、考核措施。
（二）收集范围
凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。
（三）收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
三、项目竣工文件的编制要求和方法
（一）总体要求
1.各单位应指定专人，依照本方法，及时收集、整理有关资料，尽早着手编制竣工文件。
以免施工后期因人员分散、资料流失而影响竣工文件的编制质量。
2.编制竣工文件要认真负责，实事求是，确保竣工文件的完整、齐全、准确，达到真实、全面地反映工程建设实际情况的要求。
3.竣工文件要求字迹清楚、图样明晰、表格整洁、无涂改、无复印、签字手续完备。
4.文件中的文字、数据、图表均须采用优质纸张并用激光打印机打印或用不褪色的黑色或蓝黑墨水书写、绘制。
5.竣工文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。
（二）文字和图幅
1．文字和表格要布局合理、美观。
2．竣工文件中的文字和表格部分，纸张统一为A4（文字297*210）号纸或A3（表格297*420），竣工图统一为A3纸，页边与文字间隙为：
装订边不小于25mm，翻口边20mm，天头25mm，地角20mm。
3．施工照片、监理照片应分别编排装入照片档案盒，每幅照片要有编号、名称、主题内容、施工与拍摄时间。
（三）竣工图表的编制
1．竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。
2.施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；
3.凡结构、工艺、平面布置等重大改变的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
4.重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
5.图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
（四）施工文件的编制
1.施工文件编制的步骤：
按附表一的类目顺序逐项整理-按顺序分册装盒-编制文件目录-编写案卷题名-编写页码-编写总目录-审核-按流水号装订成册。
2.施工文件编制时，工程质量检验评定应以《公路工程质量检验评定标准》为准，施工过程中的检测数据、方法、频率必须与现行的施工规范、设计规范、试验检测规程相符。
3.各施工、监理单位的档案要按单元工程的施工工序进行整理和编制档案。
档案资料要做到详细、齐全。
它分为单位工程、分部工程和分项工程。
单位工程是指在建设项目中，根据签定的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。
分部工程是指在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。
分项工程是指在分部工程中，应按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。
单位、分部、分项工程的具体划分，按《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1—2004）执行。
（五）案卷的组卷
1．案卷内必须有案卷目录，卷内目录应按文件组装的内容打印详细（目录名不得重叠），并标明页码，方便查找，对空缺的项目在目录表中仍应反映出来，并在备注栏中加以说明。
2．案卷题名，案卷题名既要简明扼要，又要全面反映卷内的内容，并说明具体的位置、内容或项目名称。
所有的资料不能有相同的案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称，案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。
例1:
沈大高速公路第一合同段K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基土方工程分项工程开工申请、中间交工证书，施工放样单、清淤填筑、原地面处理、路基填筑第一层至第五层检验申请批复、分项工程评定等施工原始记录
例2：
沈大高速公路第一合同段K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××××大桥0#台工程分项工程开工申请、中间交工证书、施工放样单、中间检验批复单、分项工程评定等施工原始记录
例3:
沈大高速公路第一合同段K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××钢筋原材料监理抽检报告
（1）编制单位，是指案卷形成单位；
（2）编制日期，是指案卷形成日期；
（3）保管期限，填写其划定的保管期限；
（4）密级，依据保密规定填写；（可以不填写）
（5）档号，填写档案分类号和案卷顺序号。
卷脊需填写案卷题名和案卷档号。
卷内文件目录由下列项目组成：
（1）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；
（2）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；（可以不填写）
（3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；
（4）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题；
（5）日期，是指文件材料的形成日期；
（6）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。
页号的编号方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。
如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。
文件题名例1：
（1）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基土方分项工程开工申请、中间交工证书
（2）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××清淤填筑施工放样报验单
（3）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××清淤填筑检验申请批复
（4）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××原地面处理施工放样报验单
（5）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××原地面处理检验申请批复
（6）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基第一层填筑施工放样报验单
文件题名例2：
（1）K××+×××～K××+×××××大桥0#台工程中间交工证书
（2）K××+×××～K××+×××××大桥0#台1号钻孔桩施工放样报验单
（3）K××+×××～K××+×××××大桥0#台1号钻孔桩桩孔检验申请批复
文件题名例3：
（1）××监理工程师×年×月—×年×月监理日记
（2）K××+×××～K××+×××路基工程第××驻地办监理工地指示、现场指令
（3）K××+×××～K××+×××沥青监理抽检试验
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。
其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。
3.页码：
凡是文字和图表（包括原图目录中的卷内文件材料），均要编写页码，单面书写的文件材料在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面写在右下角，背面写在左下角，案卷封面、卷内目录、中间隔页不编写页码。
4.编制日期：
填写案卷内文件的起止日期。
5.保管期限：
按国家档案管理的有关规定。
6.密级：
按交通主管部门有关保密规定执行。
7.档号：
填写档案的分类号和案卷流水号
公路工程档号示例：
GL5﹒X﹒TT2﹒X—X案卷流水号
档案分类码
项目代号
属类号
公路工程类
属类号：
按照《交通部科技档案分类编号办法》（〔87〕交办315号文）：
案卷顺序号：
根据附件一内容，在小类下按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。
7.档案馆号、缩微号不填写。
8.案卷封面采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见附图。
9.卷脊：
填写档号、案卷题名，式样见附图。
10.备考表：
填写卷内文件的件数、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。
（六）竣工文件装订
1.装订顺序：
案卷目录-文件材料-备考表；
2.案卷装订要求
（1）竣工图按297mm*420mm规格装订。
（2）案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mm*210mm的统一幅面。
（3）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm。
接头为死结，接头在背后中孔。
（4）案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。
3.卷盒、卷皮、各类表格规格及制成材料
（1）卷盒外表尺寸为305mm（长）X220mm（宽）X40或50mm，用牛皮纸板双裱压制，外裱牛皮纸，无酸卷皮。
（2）案卷封面、卷内备考表尺寸为297mm*210mm，采用70克白色书写纸或胶版纸。
（3）案卷目录、卷内目录等表格尺寸为297mm*210mm，采用70克白色书写纸或胶版纸
四、文件质量要求
1.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。
2.归档的文件材料不得用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。
3.对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成210㎜×297㎜（A4）规格。
4.不易保存的文件应复制，复制件放在原件后立卷；电传文件也应复制归档，并加以说明。
五、资料要求
（一）竣工图内容
竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、交通安全设施等的全部施工实际造型和特征。
重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在竣工说明中列出参见图号，指明该图所在位置。
其中：
文字资料要求：
各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行。
并参照如下规定：
各种特殊字符用国标宋体或PmingLiu体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。
“主题词”三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体。
图样：
图框外边距左侧为30毫米，图框外边距上、下、右各侧均为10毫米。
图纸可以按420mm×297mm折叠，竣工图按420mm×297mm专用盒装订；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于二号（含二号）的底图也可卷放装筒。
汉字必须打印；阿拉伯数字和字符用打印或借助靠字板。
大于二号的图纸（含二号）可不装订，但每份需编写页号和卷内目录，装档案盒即可。
竣工图名后缀格式均为“××竣工图”，大中桥梁的竣工图名前与设计一致，有变化的应写变更后的中心桩号。
各种类型的竣工图比例与设计图对应，图、表、竣工说明放置位置应兼顾美观与协调，一般图在图框内的左侧，竣工说明在图框内的右下角，工程数量表在竣工说明的正上方。
一般构造物应绘制结构立面图、侧面图（或剖面图）和平面图。
施工图没有变动的，也应按上述竣工图编制要求更新图框内容、编号和“竣工说明”等，应注意平面上征地（含零星征地）边界线及地物等应与竣工后实际相符合。
编号采用手写（应按仿宋体数字格式写）。
（二）声像档案的编制
建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。
声像档案由各相关单位收集和临时成册，最后由竣工文件管理组组卷。
工程声像档案归档内容包括如下：
（1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。
（2）地基及基础录像：
建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。
（3）主体工程施工：
项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。
（4）工程施工组织及工程质量：
工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。
（5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。
工程照片质量要求图像清晰，工程照片应包括底片和文字说明，工程照片文字说明内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。
工程录像档案规格为专业带，工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。
六、项目档案的整理与移交
（一）建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理
1.对全部工程档案进行清点、整理，分类和排列。
2.根据国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格的要求，对设计施工及监理单位工程文件材料的形成、积累、整理进行监督和指导。
（二）项目档案的移交
建设单位与生产使用单位及其他有关单位应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字手续。
本办法由辽宁省高等级公路建设局办公室负责解释。
附件:
1.卷内目录式样
2.册内目录式样
3.备考表式样
4.案卷封面式样
5.竣工图章式样
6.档案验收单
7.我省高速公路工程档案编制材料目录
辽宁省高等级公路建设局
二ＯＯ七年七月二日
图例附录
（规范性附录）图例
尺寸单位：
mm卷内目录式样
图4照片档案册内照片目录式样
图4照片档案册内照片目录式样尺寸单位：
mm
尺寸单位：
mm
册内照片目录式样
尺寸单位：
mm
图5卷内备考表式样
卷内备考表式样
尺寸单位：
mm
备考表式样
档号
档案馆号
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
案卷封面式样
竣工图章式样
注：
1.竣工图为小三号宋体加粗，其余为五号宋体加粗；
2.竣工图中固定部分可以直接刻写内容；
3.编制人、技术负责人和监理人必须手写。
档案验收单
项目指挥部：
负责人：
监理单位：
负责人：
编制单位：
负责人：
验收时间：
注：
1.把此页放置在卷内目录或册内照片目录前，与档案一起装订；
2.该表负责人必须签名。
我省高速公路工程档案编制材料目录
1.路基工程
1.1路基工程开工申请单
（1）施工组织设计报审表及附件
a.按合同工期完成的施工进度计划、CPM网络图/条型图
b.详细施工方法、顺序、时间
c.材料、设备、人员进场计划、资源的安排
d.资金流动计划
e.项目管理组织设置及人员分工
f.施工安排和方法总说明
g.质量管理方法、手段
h.重点工程施工措施
（2）施工技术方案报审表及附件
a.施工技术方案
b.施工工艺方案
c.图表
（3）施工放样报验单
a.导线点、水准点复测情况及一览表
b.控制桩及控制点的护桩设备一览表及草图
c.先导施工段测量放样图表
（4）建筑材料报验单
a.首批进场材料出厂质量保证书
b.材料自检试验报告
（5）进场设备报验单
a.进场设备一览表
b.说明
（6）月进度计划
1.2地基处治工程
（1）地基处治工程开工申请单
a.施工组织设计报审表
b.施工技术方案报审表
c.施工放样报验单－先导施工段
d.建筑材料报验单－首批进场材料
e.进场设备报验单
f.月进度计划
（2）首件工程技术文件
（3）原材料试验报告及质保书
a.建筑材料报验单，包括水泥、碎石、砂试验报告
b.质保书：
包括水泥、塑料排水板
（4）地基处治（包括砂垫层、袋装砂井、塑料排水板、碎石桩、粉喷桩、强夯、采空区处治等）工程分项工程开工申请单、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、分项工程质量检验评定报告
1.3路基土石方（包括土工合成材料处治层、清淤填筑、原地面处理等）工程工程
（1）路基土石方工程开工申请单
a.施工组织设计报审表
b.施工技术方案报审表
c.施工放样报验单－先导施工段
d.建筑材料报验单－首批进场材料&e.进场设备报验单
f.月进度计划
（2）首件工程技术文件
（3）原材料试验及标准试验报告
a.建筑材料报验单，包括路基填料、土工合成材料、石灰、水泥试验报告和质保书等
b.标准试验报告及审批文件
土壤标准击实报告及申请批准文件
EDTA滴定标准曲线报告
灰剂量与灰土最大干密度关系曲线报告
石灰剂量测定值与龄期关系曲线报告
（4）路基土石方分项工程开工申请单、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、分项工程质量检验评定报告
（5）主要实验检测结果汇总表
a.路基压实度汇总表
b.路基弯沉值汇总表
c.路基沉降观测记录和汇总表
1.4排水工程
（1）原材料实验和质保单
a.建筑材料报验单，包括水泥、粗集料、砂，土工织物、管节、块石等
b.质保单及混凝土配合比文件
（2）截水沟、排水沟、检查井、渗沟、排水管、盲沟分项工程开工申请、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、分项工程质量检验评定报告
（3）边沟分项工程开工申请单、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、分项工程质量检验评定报告
（4）主要试验检测结果汇总表
a.混凝土及砂浆抗压强度汇总表
1.5边坡防护、挡土墙及其他砌石工程
（1）原材料试验及质保单
a.建筑材料报验单，包括水泥、砂、块石
b.砂浆配合比设计文件和水泥质保单
（2）边坡防护、挡土墙及其他砌体分项工程开工申请单、中间交工证书
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、分项工程质量检验评定报告
（3）主要试验检测结果汇总表
a.混凝土及砂浆抗压强度汇总表
1.6涵洞工程
（1）涵洞工程开工申请单
a.施工组织设计报审表
b.施工技术方案报审表
c.施工放样报验单－首批施工涵洞
d.建筑材料报验单－用于首批施工的涵洞
e.进场设备报验单
f.月进度计划
（2）首件工程技术文件
（3）原材料试验报告及标准试验文件
a.建筑材料报验单：
包括水泥、碎石、砂、钢筋等
b.建筑材料质保书
c.管节试验报告及质保书
d.混凝土配合比设计文件
（4）涵洞分项工程开工申请单、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请单、中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单，现场质量检验报告单，现场检测记录表，施工现场记录表、分项工程质量检验评定报告
（5）主要试验检测结果汇总表
a.混凝土及砂浆强度试验结果汇总表
（6）涵洞工程非正常施工文件
a.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析
b.安全质量事故及处理情况报告，补救后达到要求的认可证明文件
1.7通道工程
（1）通道工程开工申请单
a.施工组织设计报审表
b.施工技术方案报审表
c.施工放样报验单
d.建筑材料报验单
e.进场设备报验单
f.月进度计划
（2）首件工程技术文件
（3）原材料试验报告及标准试验文件
a.建筑材料报验单
b.建筑材料质保书
c.混凝土配合比设计审批文件
（4）混凝土基础分项工程开工申请、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请、中间交工证书；施工放样报验单；基坑检验申请批复单，基坑现场质量检验单，基坑现场检测记录表；模板检验申请批复单，模板制作记录表，模板安装检查表；混凝土施工原始记录表混凝土施工原始记录表，水泥混凝土拌合物坍落度及其他性能试验记录，水泥混凝土（砂浆）抗压强度检测表；混凝土基础检验申请批复单，混凝土基础现场质量检验单，混凝土基础现场检测记录，施工现场记录、分项工程质量检验评定报告
（5）通道分项工程开工申请、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请、中间交工证书；施工放样报验单；模板检验申请批复单，模板制作记录表，模板安装检查表；钢筋加工及安装检验申请批复单，钢筋加工及安装质量检验表；混凝土施工原始记录表，混凝土施工原始记录表，水泥混凝土拌合物坍落度及其他性能试验记录，水泥混凝土（砂浆）抗压强度检测表；通道检验申请批复单，现场质量检验单，通道现场检测记录，施工现场记录、分项工程质量检验评定报告
（6）通道搭板分项工程开工申请、中间交工证书、分项工程质量检验评定报告
分项工程开工申请、中间交工证书；施工放样报验单；模板检验申请批复单，模板制作记录表&模板安装检查表；钢筋加工及安装检验申请批复单，钢筋加工及安装质量检验表；混凝土施工原始记录表，混凝土施工原始记录表，水泥混凝土拌合物坍落度及其他性能试验记录，水泥混凝土（砂浆）抗压强度检测表；
搭板现场质量检验单，现场检测记录、分项工程质量检验评定报告
（7）锥坡分项工程开工申请、中间交工证书，检验申请批复单，现场质量检验单，现场检测记录、分项工程质量检验评定报告
a.混凝土抗压强度汇总表
（8）试验报告汇总表
a.混凝土抗压强度汇总表
（9）通道工程非正常施工文件
a.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析
b.安全质量事故及处理情况报告，补救后达到要求的认可证明文件
5.1.9路基工程非正常施工文件
（1）施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析
（2）安全质量事故处理情况报告，
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