竣工资料档案系统操作文档单机版.docx
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竣工资料档案系统操作文档单机版
竣工资料档案管理系统
单机版
使
用
手
册
广州科怡信息科技有限公司
2009-08-12
目录
第一章系统安装…………………………………………………………………………3
第二章启动………………………………………………………………………………6
第三章档案管理…………………………………………………………………………7
3.1档案管理的概念…………………………………………………………………7
3.2档案录入模块操作说明…………………………………………………………7
3.2.1档案录入基本功能说明…………………………………………………7
3.2.2档案数据录入……………………………………………………………12
3.3档案调整…………………………………………………………………………13
3.3.1案卷调整…………………………………………………………………13
3.3.2插入卷内信息……………………………………………………………14
3.3.3卷内调整…………………………………………………………………16
3.4原文管理…………………………………………………………………………16
3.5报表打印…………………………………………………………………………18
3.6档案检索…………………………………………………………………………19
3.6.1分类查询………………………………………………………………….20
3.6.2自定义查询……………………………………………………………….20
3.6.3多表查询………………………………………………………………….21
第四章文件添加扫描……………………………………………………………………23
4.1添加原文…………………………………………………………………………23
4.2删除原文…………………………………………………………………………23
4.3扫描添加…………………………………………………………………………23
4.4浏览原文…………………………………………………………………………23
4.5多页文件管理……………………………………………………………………24
4.6打印扫描设置……………………………………………………………………25
4.7修改描述信息……………………………………………………………………25
4.8调整原文次序……………………………………………………………………26
第五章电子原文检测……………………………………………………………………26
第六章数据管理…………………………………………………………………………26
6.1数据导入…………………………………………………………………………27
6.2数据导出…………………………………………………………………………27
6.3数据备份与恢复…………………………………………………………………28
6.3.1数据备份…………………………………………………………………28
6.3.2数据恢复…………………………………………………………………29
第七章移交接受………………………………………………………...………….……30
7.1档案移交……………………………………………………………………30
7.2档案接收……………………………………………………………………32
第一章系统安装
第1步：
将安装光盘放入光驱，系统自动弹出“安装界面”，如图1-1
图1-1档案系统安装界面
第2步：
点击安装按钮，进入系统安装欢迎界面，如图1-2
图1-2档案系统安装欢迎界面
第3步：
点击“下一步”进入“通过许可证协议”如图1-3，如果同意安装，就点击“是”进入“简要说明”窗体，如图1-4否则退出安装程序
图1-3通过许可证协议
图1-4简要说明
第4步：
在“简要说明”点击“下一步”，进入“用户信息”窗体，如图1-5，在该窗体填写用户名、公司名称、序列号（序列号存放在安装目录名为SN.txt文件中）
图1-5用户信息
第5步：
填写完整后，点击“下一步”，进入“安装程序安装文件存入文件夹设置”窗体，如图1-6，在该窗体点击“浏览”按钮可以对安装路径进行修改，如图1-7
图1-6选择路径安装图1-7安装文件夹选择
第6步：
安装路径设置完成后，点击“下一步”，进入“选择安装类型”窗体，通常选择为“典型”如图1-8
图1-8选择安装类型
第7步：
安装类型选择后，点击“下一步”，进入“选择程序文件夹”窗体，如图1-9，在该窗体通常不用选择，直接点击“下一步”
图1-9选择程序文件夹
第8步：
系统开始安装档案管理系统应用程序文件，如图1-10
图1-10系统开始安装应用程序文件
第9步：
应用程序安装完成后，客户端安装完成，如图1-11
图1-11档案系统安装完成
第二章启动
直接双击桌面上的“档案管理系统”图标
，启动本系统。
出现登录界面如图2-1，输入用户代号和密码后即可登录系统，图2-2为登录后的档案系统主界面（初始化密码和用户代号一样，均为isa）。
图2-1档案系统登录界面
图2-2档案系统主界面
第三章档案管理
3.1档案管理的概念
档案管理是本系统的核心模块，它主要涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程，包括档案的录入、组卷、调整和制作目录等。
图3-1为档案管理主界面
图3-1档案管理主界面
3.2档案录入模块操作说明
3.2.1档案录入基本功能说明
档案录入”提供了项目档案中前期依据性文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件的录入。
系统通过对这些案卷目录和卷内文件目录的录入来形成数据集，在此基础上，再进行数据的查询检索，打印出各种目录报表。
另外，还提供对案卷/文件目录的批量修改，界面设置等功能。
图3-2为数据著录界面
图3-2档案数据著录主界面
工具条的相关功能说明：
：
点击该按钮，即可新增一个条目信息；
：
点击该按钮，可对已录入的信息进行修改；
：
点击该按钮，可删除信息；
：
点击该按钮，可进入到回收站，对已删除的信息进行彻底删除或恢复；
：
点击该按钮，可将回到浏览界面的第一页；
：
点击该按钮，可将在浏览界面显示的信息往前翻一页；
：
点击该按钮，可将在浏览界面显示的信息往后翻一页；
：
点击该按钮，可将回到浏览界面的最后一页；
：
点击该按钮，可将浏览界面的信息翻至指定的页面；
：
点击该按钮，即弹出简单查询对话框，可对信息进行查询；
：
点击该按钮，即弹出排序对话框，可对信息进行有效排序；
：
点击该按钮，可对当前操作的内容刷新；
：
点击该按钮，可对查看已添加的电子文件；
：
点击该按钮，可退出当前的操作窗体。
关联：
工具条中的“关联”项表达的含义就是在一个案卷和它所包含卷内文件之间的关系，点击“关联”项出现“有关联”，指的是需整理的案卷与其卷内文件建立了相互对应的档号编制规则。
再点击出现“无关联”则表达案卷级和卷内文件档号的编制关系尚未建立。
简单查询：
也就是查询条件和比较关系都比较简单。
作为一种查询过滤工具，在系统中许多地方都可用到。
图3-3档案管理—简单查询
其操作说明如下：
1.选择目录数据表。
在分类查询中选择要查询的档案实体类型，或者在自定义查询和多表查询结果选择已定义的数据表；
2.选择菜单项“记录”--“简单查询”或工具条中的“查询”按钮，所查询的实体类目如果对应多层数据表，此时系统会打开如下“选择范围”提示框，那么您就要在这里选择要进行查询的目录表；
3.以上选择完成之后点击“确定”钮，系统将打开相应的“简单查询”对话框；。
4. 在此对话框中你可以进行以下设置：
a.用户可根据实际需求，点击“设置查询项（S）”，添加非查询项或移出查询项，组合成适应自己查询文件需求的简单查询项目，同时查询项的顺序可通过最右边的上下箭头，进行排序；
b.选择查询范围，方法是点击“全部范围查询”前面的复选框，选择复选框表示全部查询（查询所有符合条件的记录）；不选择复选框，表示层递查询（在上一次查询结果的基础上再次查询）。
以上设置完成以后,在以上各项输入框中输入要查询的值,再点击“查询”按钮，系统则将符合条件的记录列于当前数据表中。
组合查询：
是一种非常有用的功能，在系统中应用非常广泛，利用它可以对大批量的数据进行筛选和过滤，查找出您想要的数据记录。
图3-4档案管理—组合查询
其操作说明如下：
1．查询字段选择要查询的字段，比较关系选择比较关系的“大于等于”等，比较数值项目中输入或选择要比较的数值，点击“添加条件”按钮，以上条件就会列于条件列表中；
2．如果有多个条件，则在“连接关系”中选择“与”或“或”，并且依照以上方法输入各项条件；
3．对于两项以上的条件，可设置添加优先级关系，方法是用鼠标拖动选中有关两个条件或两个以上条件，使其底色变蓝。
点击“添加优先关系”后，所选区域底色变黄，表示这两个条件会先执行；
4．组合查询中空条件为查询所有记录。
5．组合查询的设置查询项功能与简单查询的设置查询项相同。
6．点击“查询”按钮，以上满足条件的记录就会列于编目表中，“组合查询”操作完毕。
翻页浏览：
为了方便快速地浏览数据，系统对档案库的所有数据进行分页设置，同时您还可以根据自己的习惯自行设置每页显示的记录数。
举例说明：
如果一页装载的记录为100条，那么在每页中只能浏览100条记录，每点击一次工具条中的“后页”按钮，就向后翻一页，直至最后一页；点击“前页”按钮则往前翻页，直至首页；点击“首页”按钮则到第一页；点击“末页”按钮则到最后一页。
在底部的状态栏系统会提示：
第X页/共Y页（Z条），这表示的是当前数据表记录的状态。
如果您想自己重新设置以上每页装载的记录数，则可点击菜单“设置”中的“设置显示记录数”，系统打开如下提示框，在输入框中输入每页所包含的记录数，点击“确定”按钮系统则按以上设置来显示数据表中的记录。
点击“取消”按钮则取消当前操作。
指定页：
如果您觉得一页一页地翻动记录太浪费时间，并且知道要查找记录的大概页数，还可直接指定跳转到该页。
方法是：
点击工具条中的“指定页”按钮，系统打开如下“设置页号”对话框，在其中输入要浏览的页号，再点击“确定”按钮即可。
排序：
通过排序设置您可以将要浏览或打印的数据按一定的次序排列出来。
单击“排序”按钮，系统会打开如下“选择范围”提示框；选择您所要的范围，点“确定”按钮，弹出排序条件设置窗体，在该窗体“数据源”列表框中的字段是系统提供的可以用来排序的字段，“列名”列表框中的字段是已选择的要进行排序的字段。
图3-5档案管理—排序
在左边数据源列表框单击选择想排序的字段名，点击“添加”按钮，也可双击想选择的字段名，选中的字段会自动转入列名列表框中，每个字段后有一升序和降序复选框，选择升序复选框则表示按升序排列，选择降序复选框则表示按降序排列，由小到大排列为升序，由大到小排列为降序如果发现在“列名”列表框中有不需要的字段，可以选择它，然后点击“删除”按钮，将其退回“数据源”列表框中。
如果想查看最近5次以内的排序记录，则可单击“《”按钮从后往前调出最近的排序记录，用“》”形按钮和“《”形按钮可在最近5次的排序记录之间进行切换。
系统可以按多个字段排序，排序时按列名列表框中从上到下的字段顺序排序，点击上图中的“确定”按钮确定排序条件并退回制作目录界面，点击“取消”按钮则取消此次操作。
批量修改：
为方便用户修改档案/文件著录项目中大批量相同的内容，本系统也提供批量修改功能。
系统首先利用查找功能找出要修改的内容，然后输入要替换的内容即可。
首先选择要进行批量修改的档案/文件类型，详见类目选择；选择菜单“批量修改”下要进行批量修改的目录表的名称，系统将打开“替换”窗口。
图3-6档案管理—批量修改
在这里您可以当前表中的著录项目进行搜索、替换操作。
窗体上部分为操作区域，下部分为当前记录信息显示区，为非编辑区。
操作步骤：
1．选择要替换的项目，即当前记录的各个字段名，在著录项目下拉列表中选择输入；
2．在查找内容输入框中输入要替换的内容（必须是在该项目有的）；
3．在替换为输入框中输入要替换的内容；
4．点击查找下一个按钮下面记录显示区显示符合以上条件的记录，点击替换按钮则替换相关项目内容，点击全部替换则不通过查找就替换全部符合条件的内容。
点击取消按钮可取消当前操作退出。
通过设置搜索选项可选择搜索范围以及是否区分大小写。
回收站：
为了防止用户在不小心的情况下将不需删除的档案删除，系统特设立了回收站，其主要功能是彻底删除档案文件和恢复档案文件。
下图为回收站主界面：
图3-7档案管理—回收站
3.2.2档案数据录入
新增数据:
用鼠标点击工具栏上的
按钮，会弹出新增数据的窗体“数据操作”窗体如图3-8所示：
图3-8档案录入主界面
添加：
进入本窗体的初始化状态即为添加状态，您可通过TAB键、回车键或者移动光标逐项输入。
详细说明：
1、白色项目框需要用户手工输入；
2、有下拉列表按钮的项目框表示输入内容可从旁边的下拉列表框中选择。
其中“密级”和“保管期限”是在辅助字典中定义过的项目，文件开始/结束时间、归档日期、立项时间、开工/竣工时间、形成时间等时间的输入详见日期输入说明；
3、有
按钮的可点击它,在打开的相应的对话框进行选择输入；
4、界面中蓝色标题为非空项目.
添加操作完成后，必须点击“保存”按钮才可将刚才录入的数据保存。
保存时，若出现警告提示，一般表示输入不完整，请根据提示的内容修改数据后，再进行保存，点击“取消”按钮可取消当前的操作。
点击“存加”按钮，系统则在保存当前记录的同时自动将操作状态置为“添加”状态。
修改：
用工具条中的“首条、上移、下移、末条”按钮移动记录，找出要修改的记录直接在项目框中输入修改内容即可，修改完成后一定要点击“保存”按钮进行保存，否则修改无效。
点击“取消”按钮取消修改操作；
保存：
添加、修改和删除的结果只有在点击了保存按钮之后才能够保存下来。
通常，可以在若干次操作后保存一次，退出前一定要保存；
取消：
如果用户对做的操作不满意，可以选择菜单项“记录”-“取消”按钮，在保存记录前取消本次操作。
3.3档案调整
档案调整是档案业务处理过程中一个重要的环节，档案管理人员在归档的过程中，需要对错误的归档结果进行及时纠正和调整，也就是对归档的案卷进行插卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整等过程，使其重新生成档号、案卷号、件号、页号。
3.3.1案卷调整
在计算机档案管理中，每一类的案卷（即除案卷号以外的部分相同），其案卷号是按流水号生成的，如果要调整案卷的排列顺序，其案卷号也会跟着作相应调整。
案卷顺序调整即对案卷进行排序，重新生成案卷流水号的过程。
具体操作步骤如下：
第一步：
进入档案著录界面，右键单击案卷数据浏览界面，出现“
”按钮；
第二步：
鼠标左键点击“
”按钮，出现如下图3-9案卷调整界面；
图3-9案卷调整界面
第三步：
通过
或
查找出自己所需要调整的案卷条目数据，如下图3-10查询界面
图3-10查询界面
第四步：
第三步完成后，所需要调整的案卷数据就会显示在图3-9中，如下图3-10为查询到的数据，我们可以点击旁边
或
将所需要调整的条目数据上移或下移；或者选中某条记录，然后进行
的操作，输入完成后，在点击
。
图3-10案卷调整主界面
3.3.2插入卷内信息
当录入人在著录卷内信息时，少录了若干条数据，那么就需要在某条记录后面添加数据，这时就需要插入卷内信息来完成，具体操作步骤如下：
第一步：
进入档案著录界面，选择需要插入卷内某条数据，然后右键该条数据，出现如下图3-11所示界面；
图3-11卷内信息调整主界面
a
数据添加操作，当需要在某条记录后添加数据时，点击它便可实现；
b
点击它可以实现删除卷内某条记录；
c
将卷内某条向上移动并且卷内顺序号也会随着变动；
d
将卷内某条向下移动并且卷内顺序号也会随着变动；
e
若卷内数据较多时，可以选中某条记录，通过
实现数据移动的快速定位
f
详见卷内调整操作
第二步：
鼠标左键点击
出现如下图3-12所示界面，进行数据添加操作，相关信息采集完后，点击保存或存加按钮即完成插入卷内信息操作；
图3-12添加数据界面
3.3.3卷内调整
卷内调整主要是对该卷卷内条目数据按照新的顺序进行调整，具体调整操作如下：
a若该卷内条目数据较少时，可以通过点击鼠标右键的方式进行“上移”、“下移”或者“移到指定位置”，如下图3-13所示
图3-13卷内调整界面
b若该卷卷内条目数据较多时，可以通过点击鼠标右键中“卷内调整”按钮进行批量操作，如下图3-14所示
图3-14卷内调整界面
3.4原文管理
关于原文管理，这里主要做批量挂接电子原文的说明，具体操作步骤如下：
在进行批量挂接原文前，要做好以下准备，即：
（1）将需要批量挂接的电子原文按照一定的规则进行命名，并且该命名必须唯一。
在本系统中我们可以以“档号-顺序号”组合起来命名的，以此来确定它的唯一性。
（2）原文批量挂接设置
第一步：
在档案录入界面中，点击工具栏上的“原文”项，出现如下图3-15所示
图3-15原文管理界面
第二步：
点击原文批量挂接设置，找到所需要挂接门类的卷内层，出现如下图3-16所示
图3-16批量挂接设置界面
第三步：
将案卷级档号和顺序号连接起来作为挂接的唯一性，将上图3-16中“案卷级档号”和“顺序号”均添加到右边后，然后连接字符为“-”，完成后出现如下图3-17所示，退出即完成原文的批量挂接设置操作。
图3-17批量挂接设置界面
（3）批量挂接原文
第一步：
在档案录入界面中，点击工具栏上的“原文”项，出现如下图3-18所示
图3-18原文管理界面
第二步：
点击批量挂接原文，找到所需要挂接门类的卷内层并双击，出现如下图3-19所示
图3-19批量挂接原文界面
第三步：
点击“
”按钮，找到需挂接的电子原文位置，然后点击“
”即完成了批量挂接原文操作。
3.5报表打印
通过报表打印，您可以打印相关目录报表，如案卷目录、案卷封面、脊背标签、备考表以及卷内文件目录等。
在档案录入主界面中您可以通过以下方式进行打印输出：
系统会根据用户当前操作的数据表资料在“报表”菜单项下动态加载不同的报表名，用户需要打印报表时，只须选择菜单项“报表”下的相应报表名即可调出报表打印条件设置窗体。
图3-20打印条件设置
在此窗体中用户可点击每个查询范围前的复选框来选择所选报表的记录来源：
1.当前记录：
即记录指针所指的记录；
2.全部记录：
指当前数据表中的全部记录
3.查询条件定义：
如果用户点击选择查询条件定义，则系统会弹出以下“打印条件”定义窗体。
图3-21打印条件—设置查询条件及排序条件
您可以在这里对要打印的数据进行过滤并进行排序，点击“查询”按钮可打开“简单查询”窗口，定义要打印的条件，具体操作方法可参照简单查询；点击“排序”按钮可设置排序条件，详见档案录入中的排序。
如果您想浏览要打印报表的外观，可点击“预览”按钮。
如果您想直接打印输出，则点击“打印”按钮。
3.6档案检索
在本系统中，可供查询的档案类型包括前期依据性文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件等门类档案。
在功能上，除了“简单查询”、“分页浏览”等功能外，还包括为适合档案业务的特殊要求而提供的分类查询、自定义查询和多表查询等查询方式和途径，从而提高了档案资料查询的速度和效率，下面将对它们进行一一介绍。
在“检索利用”业务流程图中点击“检索”图标进入如下图3-22“档案检索”窗体
图3-22档案检索主界面
窗体说明：
窗体左边是档案树型类目结构列表区，同是也是查询条件定义区，右边是目录数据浏览区，它是根据在左边显示的不同档案实体或定义的查询条件显示相应的目录数据。
窗体上部分是工具条按钮和菜单项，您可以对当前数据进行关联、浏览、查询等操作，还可以浏览原文、打印报表等。
3.6.1分类查询
分类查询就是查询不同档案类型中的数据，您只要在左边的文件/档案类型列表中选择要浏览的档案类型即可。
在上述基础上，您还可以根据自己需要有选择地显示相应目录数据表，譬如你只查询某一级别目录数据表的数据，同时也为了能浏览到更多的数据，而只需显示其中的一个目录数据表，这时您只要通过“视图”菜单进行设置。
“视图”菜单项下的子菜单项是根据当前所选择的档案类型而动态加载的目录表名，系统默认状态为显示所有的目录数据表，即其子菜单项前面都有一个“√”号，如果您想不显示某个目录表，就点击此菜单项，去掉这个“√”号；如果想再显示这个目录表则再点击此菜单项，使“√”号重新显示。
3.6.2自定义查询
自定义查询就是系统将常用的查询条件和结果作为一项内容并标识以助记名保存下来，下次查询时就只要直接点击此助记名，其查询结果就直接显示出来，而不需再次查询。
操作步骤如下：
点击“自定义查询”选项卡使之切换到“自定义查询”查询框，在查询框的底部系统提供了专门的自定义查询功能按钮：
添加、删除和设置。
操作说明如下：
1.添加
a.在树型结构目录列表中选择要进行自定义的数据表；
b.点击“添加”按钮，系统将弹出“自定义查询添加”对话框，系统将以向导的方式引导您一步一步实现自定义查询功能，详细操作说明：
第一步:
输入助记名
点击“添加”按钮后，系统弹出如下“自定义查询添加向导—输入助记名”窗口
图3-23自定义查询添加向导—输入助记名
在以上助记名输入框中输入一个助记名，点击“下一步”按钮进行查询条件设置。
点击“取消”按钮则取消当前自定义查询操作。
第二步:
查询条件设置
在“上一步”操作中，点击“下一步”按钮系统打开如下“输入查询条件”对话框输入查询条件。
图3-24自定义查询添加向导—输入查询条件
以上设置完成以后,在以上各项输入框中输入要查询的值,再点击“完成”按钮，则“自定义查询”操作完成，并且系统会将上一步输入的助记名就会作为该底层门类的下级子目录自动添加至树型结构列表中，点击此助记名，符合此条件的记录就会显示在目录数据浏览区。
点击“取消”按钮则取消当前添加自定义查询条件操作；点击“上一步”则回到“上一步”输入助记名操作。
注意：
以上添加助记名可以有多层，即在已添加的自定义查询条件的基础上进行再定义。
2.删除
如果您不想再保留某项自定义查询条件，则可以在树型结构类目列表中选中要删除的自定义助记名，再点击“删除”按钮，系统则会弹出一个询问窗口，选择“确定”按钮则将此条件删除。
3.修改
如果您想对某个条件进行修改，则选中此助记名之后，再点击“修改”按钮，系统则打开“修改自定义查询条件”窗口，其相应的操作方法可参阅添加自定义查询条件中的第二步。
3.6.3多表查询
系统中简单查询、自定义查询都只能在一个目录数据表中进行，如果要同时找出多个数据表中符合条件的记录就无能为力了，多表查询就为符合用户这一需求而设置的。
在以上查询的同时系统
升级会员 