行政准备工作支持综合流程.docx

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行政准备工作支持综合流程

行政部对总经办工作支持流程

（合用于各地区域公司、各地百货公司）

一、行政部对总经办服务支持

（一）上班前工作准备（负责人__）

每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。

工作准备内容：

1、开房门，配有窗户房间，春、夏、秋季无风或微风状况下开窗通风。

2、检查办公室内各部位和设备、用品，如存在故障或不正常现象，及时联系维修或采用其她应对办法：

（1）饮水机饮用水与否充分。

（2）空调与否正常运转。

（3）电话座机与否存在故障。

（4）照明灯具与否存在故障。

（5）绿植与否有枯叶。

（6）文献柜、衣柜柜门能否正常启动。

（7）屋内卫生状况：

桌面、地面、垃圾框、烟缸、

（8）每三天查看办公室配发签字笔等文具能否正常使用。

（9）杂志架：

刊物与否开封、报纸等与否需要清理。

（10）沙发、座椅等办公家具与否完好。

（11）打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。

（12）有无天花板、地面渗水、破损等状况。

（13）纸巾、打印纸与否需添加。

（14）其她需要检查内容（如有其她需要，请各地公司依照我司实际状况增长内容）

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（二）商务接待（负责人____）

1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。

（1）行政部负责收集、记录我司周边餐饮（涉及咖啡厅、茶楼）场合信息，依照公司实际需要，拟定高、中、低档餐厅各3家，作为我司相对固定商务宴请场合。

（2）依照公司实际需要，可与餐厅签定长期合伙合同。

餐厅情况统计表

档次

餐厅

名称

地点

菜品

风味

餐厅环境风格

价位（元/人）

联系方式

高档

中档

低档

咖啡厅/茶楼状况登记表

咖啡厅/茶楼名称

地点

环境风格

价位（元/人）

联系方式

2、进行商务宴请时依照需要安排车辆接送总经办领导和客人。

（如不需要公司司机接送，可安排代驾服务。

）

3、其她商务接待类工作（如有其她需要，请各地公司依照实际状况增长内容）

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二、行政部对总经办工作支持

（一）总经办领导工作日程安排及工作提示（负责人_）

1、每周五下午下班前，行政部理解公司总经理下周工作日程安排，填写如下表格，并提交总经理，如一周工作安排发生变动，及时更新此表：

一周工作日程安排表

时间

工作

内容

工作涉及

部门

备注

周一

周二

周三

周四

周五

2、行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》，依照实际状况对总经理进行工作提示。

3、行政部依照《一周工作日程安排表》，提前一天提示各有关部门配合总经理工作。

4、及时提示领导参加重要全公司人员参加会议（如新员工简介会、重要培训）

5、其她需要提示事宜：

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

（二）差旅安排（负责人___）

1、行政部协助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，理解日程安排，并填写下表，于出行前一天提报领导。

差旅行程表

日期

时间

行程安排

地点

备注

例：

.2.1

10：

00－12：

00

北京－上海

航班CA1501

移动

入住××酒店

.2.1

13：

00－17：

00

会见供应商

××会议室

.2.1

17：

30－20：

00

宴请供应商

××酒店

2、提示有关部门准备资料，涉及但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介，会同《差旅行程表》提交领导。

3、其她需要提示事宜：

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

（三）会议组织（负责人___）

行政部负责协助公司总经理召集会议。

1、依照总经理一周工作日程安排表（或总经理暂时交办）安排会议。

2、会议准备：

（1）在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表：

会务工作表

会议时间

会议地点

会议议题

参加人员

会议记录人

需要准备资料、物品或提供会议服务

（2）告知参会人员出席会议、告知会议议题（或提示进行参会准备），并确认与否参加。

（3）在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其她准备（提供饮用水、茶点等）。

（4）行政部安排人员负责会议记录。

3、会议结束后行政部填写如下表格，跟进会议提出规定贯彻状况，并在会议召开后一周内向总经理反馈（会议有时间规定，依照时间规定反馈）

会议跟进表

会议形成规定

时间节点

规定

负责人

贯彻状况

未能完毕因素

（四）文献起草和审核（负责人_）

1、行政部负责协助总经办重要领导起草文献。

2、依照工作需要起草如下文献：

（1）告知

（2）总结

（3）筹划

（4）商务信函

（5）其她文献

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

（各类文献模板另行提供）

3、文献起草流程：

依照总经办领导规定起草文献——行政部负责人修改文献——总经办领导审核文献——定稿

（五）资料、信息收集汇总（负责人__）

行政部负责收集、整顿如下资料提交给总经办重要领导：

1、集团或百货总部发布重要告知。

（应于告知发布当天提示总经办领导查看）

2、协助总经办领导整顿重要客户或合伙伙伴名片（每两周整顿一次）

3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和筹划，提交总经办领导。

各部门月度工作总结表

部门

本月重要工作内容（不超过五项）

本月工作存在

局限性

本月工作

长处

与我司、百货总部各部门工作配合与否存在问题

各部门月度工作筹划表

部门

下月工作筹划

下月拟改进工作中哪些方面

需要我司和百货总部有关部门提供何种支持

（六）工作督办（负责人_）

行政部负责对总经办重要领导提出工作规定进行督办，填写下表，每月28日前向总经办重要领导报告当月状况：

工作规定

时间节点规定

涉及部门

负责人

工作规定贯彻状况

工作未完毕因素

领导意见

注：

本流程中所有表格均为电子表格