行政准备工作支持综合流程.docx

1、行政准备工作支持综合流程行政部对总经办工作支持流程（合用于各地区域公司、各地百货公司）一、行政部对总经办服务支持（一）上班前工作准备（负责人 _）每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。工作准备内容：1、开房门，配有窗户房间，春、夏、秋季无风或微风状况下开窗通风。2、检查办公室内各部位和设备、用品，如存在故障或不正常现象，及时联系维修或采用其她应对办法：（1）饮水机饮用水与否充分。（2）空调与否正常运转。（3）电话座机与否存在故障。（4）照明灯具与否存在故障。（5）绿植与否有枯叶。（6）文献柜、衣柜柜门能否正常启动。（7）屋内卫生状况：桌面、地面、垃圾框、烟缸、（8）每三天查看办公室配发签

2、字笔等文具能否正常使用。（9）杂志架：刊物与否开封、报纸等与否需要清理。（10）沙发、座椅等办公家具与否完好。（11）打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。（12）有无天花板、地面渗水、破损等状况。（13）纸巾、打印纸与否需添加。（14）其她需要检查内容（如有其她需要，请各地公司依照我司实际状况增长内容）_（二）商务接待（负责人_ _）1、总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。（1）行政部负责收集、记录我司周边餐饮（涉及咖啡厅、茶楼）场合信息，依照公司实际需要，拟定高、中、低档餐厅各3家，作为我司相对固定商务宴请场合。（2）依照公司实际需要，可与餐厅签定长期合伙合同。餐 厅 情 况

3、统 计 表档次餐厅名称地点菜品风味餐厅环境风格价位（元/人）联系方式高档中档低档咖啡厅/茶楼状况登记表咖啡厅/茶楼名称地点环境风格价位（元/人）联系方式2、进行商务宴请时依照需要安排车辆接送总经办领导和客人。（如不需要公司司机接送，可安排代驾服务。）3、其她商务接待类工作（如有其她需要，请各地公司依照实际状况增长内容）_二、行政部对总经办工作支持（一）总经办领导工作日程安排及工作提示（负责人_ ）1、每周五下午下班前，行政部理解公司总经理下周工作日程安排，填写如下表格，并提交总经理，如一周工作安排发生变动，及时更新此表：一周工作日程安排表 时 间工 作 内 容工作涉及部门备 注周 一周 二周

4、三周 四周 五2、行政部每个工作日查阅一周工作日程安排表，依照实际状况对总经理进行工作提示。3、行政部依照一周工作日程安排表，提前一天提示各有关部门配合总经理工作。4、及时提示领导参加重要全公司人员参加会议（如新员工简介会、重要培训）5、其她需要提示事宜：_（二）差旅安排（负责人_ _）1、行政部协助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，理解日程安排，并填写下表，于出行前一天提报领导。 差旅行程表日期时间行程安排地点备 注例：.2.110：0012：00北京上海航班CA1501移动入住酒店.2.113：0017：00会见供应商会议室.2.117：3020：00宴请供应商酒店2、提示有关部

5、门准备资料，涉及但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介，会同差旅行程表提交领导。3、其她需要提示事宜：_（三）会议组织（负责人_ _）行政部负责协助公司总经理召集会议。1、依照总经理一周工作日程安排表（或总经理暂时交办）安排会议。2、会议准备：（1）在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表： 会务工作表 会议时间会议地点会议议题参加人员会议记录人需要准备资料、物品或提供会议服务 （2）告知参会人员出席会议、告知会议议题（或提示进行参会准备），并确认与否参加。（3）在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其她准备（提供饮用水、茶点等）。（4）行政部安排人员负责会议记

6、录。3、会议结束后行政部填写如下表格，跟进会议提出规定贯彻状况，并在会议召开后一周内向总经理反馈（会议有时间规定，依照时间规定反馈）会议跟进表 会议形成规定时间节点规定负责人贯彻状况未能完毕因素（四）文献起草和审核（负责人_ ）1、行政部负责协助总经办重要领导起草文献。2、依照工作需要起草如下文献：（1）告知（2）总结（3）筹划（4）商务信函（5）其她文献_（各类文献模板另行提供）3、文献起草流程：依照总经办领导规定起草文献行政部负责人修改文献总经办领导审核文献定稿（五）资料、信息收集汇总（负责人_ _）行政部负责收集、整顿如下资料提交给总经办重要领导：1、集团或百货总部发布重要告知。（应于告

7、知发布当天提示总经办领导查看）2、协助总经办领导整顿重要客户或合伙伙伴名片（每两周整顿一次）3、每月25日前收集汇总各部门工作总结和筹划，提交总经办领导。各部门月度工作总结表部门本月重要工作内容（不超过五项）本月工作存在局限性本月工作长处与我司、百货总部各部门工作配合与否存在问题各部门月度工作筹划表部门下月工作筹划下月拟改进工作中哪些方面需要我司和百货总部有关部门提供何种支持（六）工作督办（负责人_ ）行政部负责对总经办重要领导提出工作规定进行督办，填写下表，每月28日前向总经办重要领导报告当月状况：工作规定时间节点规定涉及部门负责人工作规定贯彻状况工作未完毕因素领导意见注：本流程中所有表格均为电子表格