华盛酒管系统软件V5说明书收银员手册.docx
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华盛酒管系统软件V5说明书收银员手册
第一节、菜单概述
在华盛酒店管理系统3.X屏幕快捷栏,单击收银图标,如图(1-1)。
图(1-1)
图标的右面出现收银工具栏,如图(1-2)。
图(1-2)
前台菜单项说明见表1-1。
表1-1:
前台工具栏图标
收银工具栏的图标说明见表1-1。
菜单名称
图标
说明
快捷键
客人帐
打开帐单查询窗口,进入客人帐单。
CTRL+B
录入客帐
打开入帐菜单快捷栏,将费用入帐到一位或更多客人帐单。
CTRL+E
收银功能
外币兑换和收银员报表。
关闭收银员
关闭某一班次的收银员钱箱
快速结帐
打开快速退房对话框
CTRL+M
AR帐
应收帐管理
积分卡管理
积分卡、会员卡管理
表1-1
第二节、客人帐
操作步骤:
1、在华盛酒店管理系统3.X主屏幕快捷栏,单击收银图标。
图标右面出现收银工具栏。
2、在收银快捷栏上单击客人帐快捷按钮
弹出收银登录窗口,如图(2-1)
图(2-1)
3、输入收银员口令,并单击登录。
弹出客人帐查询对话框,列出在住的所有客人,如图(2-2)
图(2-2)
4、如果未选取复选框,客帐查询对话框会列出目前入住的所有客人,可以使用4个复选框中的其中一个作为部分查询工具来定位所需的客人帐单,见表2-1。
复选框
功能
本日预离
列出今日预期离店的所有客人(DueOut),此处可选择单个客人退房,或使用零余额退房(指不打开帐单屏幕,给零余额客人退房)。
住店及离店
列出目前住店的及今天已退房的所有客人(CheckedIn、StayOver、WalkIn、DueOut、CheckedOut)。
离店结帐
仅列出今天已退房的所有客人(CheckedOut)。
前一天退房的客人不出现。
不含假房
列出不含假房的当前在住客人。
表2-1
5、用下列方法,定位所需的客人帐单输入项
向下滚动清单:
在房号字段输入房间号码按Tab键;
在姓名字段输入姓或姓的首字按Tab键;
在团队字段输入团队名或团队名首字按Tab键;
在小组字段输入小姐号按Tab键;
符合查询标准的所有客人输入项出现在客帐查询对话框,其他输入项即行消失,如图(2-3)
图(2-3)
6、选择客人,单击选择(如欲选择当前表格上的所有客人,单击选择全部)。
弹出所选客人的帐单对话框,如图(2-4)
图(2-4)
一、再次打开帐单
关闭某位客人帐单后,马上会发现还需再次打开帐单。
单击上次帐单按钮即可,不必再去从头到尾查询客人清单。
1、打开客帐查询对话框。
2、单击上次帐单,再次打开最后一次打开的帐单。
二、同时打开多个帐单
1、单击所需客人姓名左侧的灰色框,选择需要的帐单。
在各选定姓名旁的灰色框内出现红色选择标记,如图(2-5)
图(2-5)
2、单击选择,以堆叠方式打开全部选定的帐单,在帐单底部为各帐单选项卡,单击某一帐单选项卡,可使其位于堆叠帐单的最前面,成为活动帐单,如图(2-6)
图(2-6)
三、在帐单窗口入帐
1、单击入帐。
弹出入帐窗口对话框,如图(2-7)
图(2-7)
2、项目字段,单击向下箭头,弹出部门下拉式列表。
3、选择符合费用类型的代码。
注:
某些部门有标准品名,使酒店跟踪各入帐项目。
例如,小酒吧内存放点心和饮料等项目清单,如选择小酒吧品名,本系统即认为小酒吧部门代码。
在某些情况下,部门代码或品名有固定价格,这时本系统将默认此价,但也可以覆盖此价格并改变数量。
4、单价字段输入价格,可任选输入数量、摘要和参考等内容。
5、如果要在该客人帐单上同时添加同一消费类别的多笔帐,可以单击锁定项目代码复选框,从而节省时间,如图(2-8)
图(2-8)
6、完成后单击入帐,新费用便录入客帐帐单中,并更新余额字段。
7、完成后,按关闭,帐单出现新费用,帐单窗口右顶部的余额被更新。
四、入帐窗口选项
入帐窗口按扭,见表2-2
按钮
操作
入帐
在客人帐单上入帐指定费用。
删除
入帐前,输入内容发生错误时,清除录入客帐字段。
注:
清除不影响已入帐的费用,已入帐的费用仍客帐帐单上。
打印
打印帐单上的当前入帐清单。
关闭
关闭入帐窗口。
选取“锁定项目代码”复选框
为同一部门录入多笔费用时,不必每次选择消费项目代码。
选取“锁定房号”复选框
为同一客人录入多笔费用时,不必每次选择房间号码(只有在入帐窗口才有效)。
表2-2
五、录入客帐调整
如想进行入帐调整,必须在摘要字段键入调整理由
1、单击入帐,弹出入帐窗口对话框。
2、在项目字段,单击向下箭头,弹出部门下拉式列表。
3、在价格字段,输入调整金额。
4、在数量字段,输入负号。
5、在摘要字段,输入调整的理由,此为必须输入的字段。
6、单击入帐。
7、单击关闭,入帐窗口关闭,客人帐单上显示调整值和更新的余额。
六、调整帐页的部门费用
若需对特定部门的费用进行调整或打折扣(按百分比或金额),可以使用调整按钮。
本系统计算部门结欠金额,进行单项调整。
1、单击调整按钮,打开调整对话框,如图(2-9)
图(2-9)
2、在日期字段,输入调整的日期范围(客人在酒店预订的时间段为默认日期范围)。
3、单击调整下拉列表,弹出选定部门对话框,如图(2-10)
图(2-10)
4、用鼠标单击需要的部门或使用空格键选择——代码,选定,如图(2-11)
图(2-11)
5、对所需项目作好标记后,单击OK,关闭选定部门对话框,在调整对话框的部门代码字段出现选定的项目代码。
6、输入折扣百分比(折扣百分比字段)或总折扣(在总折扣字段)作为正的金额。
7、从折扣部门下拉列表,选择拟修改的项目。
8、单击OK。
七、拆分费用
也许会有这种情况,一笔指定费用入帐正确,但客人希望把其中一部分转到另外帐页。
如果遇到这种情况,首先必须拆分费用。
1、选择需要的拆分费用,该费用呈蓝亮显示。
2、单击拆分,弹出拆分金额对话框,如图(2-12)
图(2-12)
3、在金额拆分字段,输入需要从原费用减去的金额,并分别列出。
4、单击OK。
八、结帐选项窗口
结帐选项窗口按扭,见表2-3
按钮
操作
转帐路径
为当前帐单建立和定义帐页
固定费用
为当前帐单输入、查看并修改固定费用,本系统在夜审期间及打印提前结帐帐单时自动入帐固定费用。
贷方入帐
录入贷方帐务信息
帐单形式
打开帐页格式工具栏,选择当前帐页的打印格式。
预览帐单
在屏幕上查看当前帐页格式或细目。
付款方式
接受付款,不必打印帐页和发票。
档案
打开客人档案,进行查看或修改。
帐单调整日志
查看所帐务修改日志
房费和税金
入帐今天的房费和税(通常为自动操作,但有时可能需要提前入帐)
已结帐单
查看房间已结帐明细
过滤条件
将费用类型进行分类
私人信息
输入立刻显示在帐单上的文本(帐单窗口关闭时,该信息不予保存)。
借物-归还
录入借物明细
恢复
将已退房的客人恢复到其原来的房间或PX房
结帐提示
录入客人退房提示信息
关闭
关闭退房选项工具栏。
表2-3
1)转帐路径
1、在帐单屏幕,单击选项,弹出退房选项工具栏,如图(2-13)
图(2-13)
2、单击转帐路径弹出该帐单的转帐对话框,列表的第一项为窗口0,定义为“全部非转帐入帐”。
若其他窗口已经定义,就列在窗口1、2、3下面,如图(2-14)
图(2-14)
3、在窗口字段,单击向下箭头弹出窗口,如图(2-15)
图(2-15)
4、选中后单击OK。
5、使用下拉列表填入转入房号字段。
6、单击OK,提示要求刷新帐单窗口,如图(2-16)
图(2-16)
2)固定费用
1、在帐单屏幕,单击选项,弹出退房选项工具栏,如图(2-17)
图(2-17)
2、单击固定费用,弹出固定费用屏幕及预订的姓名和日期,如图(2-18)
图(2-18)
3、单击增加,弹出录入固定费用对话框,如图(2-19)
图(2-19)
4、单击部门向下箭头,选择拟设置为固定费用的代码。
5、在相应字段输入数量和金额。
6、单击OK,关闭编辑固定费用对话框,弹出固定费用屏幕,对话框内显示费用代码、单价、数量,合计显示为固定费用,如图(2-20)
图(2-20)
7、单击返回,固定费用屏幕关闭。
3)贷方入帐
1、在帐单屏幕,单击选项,弹出退房选项工具栏,如图(2-21)
2、单击贷方入帐,弹出贷方入帐屏幕,如图(2-22)
图(2-22)
3、选择相应付款方式、金额点击入帐即可。
4)帐单形式
帐页格式,见表2-4
帐页格式
操作
详细帐页——标准
默认选项。
房间号码、日期、文本、补充文本和贷方或借方金额下每行一笔入帐。
每天部门代码汇总
把相同部门代码所有入帐和同一天的所有入帐合在一行上。
如果单行有两个或多个入帐,入帐数量出现在补充文本字段。
帮助信息使冗长的帐页更具可读性。
每次逗留部门代码汇总
把整个逗留期间指定部门代码的所有入帐合在一起,入帐日期为团队中入帐的最近日期。
对于逗留一、二周只要简要的入帐汇总的客人很有用,他们只要简要的入帐汇总。
每天方案代码汇总
如果酒店对指定的费用类型赋予“方案代码”——例如代码1指同一天的房费和早餐,——这些费用将集中在一起,在帐页上一行打印出来,不属于该方案的任何入帐将单独打印出来。
每次逗留方案代码汇总
整个逗留期间每个方案代码为一行。
每天单行
除付款外,所有入帐集中在一起在单行上打印出来,每行的文本为该周的这一天。
团队每天汇总
(在团队主帐单:
),类似于“每天部门代码汇总”,只有在部门代码、日期和房价都相同,才把入帐合在一起。
只是显示团队主帐户的入帐。
而不是各客人的入帐。
团队人员汇总
(在团队主帐单:
),每天每人一行。
只是显示团队主帐户的入帐,而不是各客人的入帐。
按房间分类的详细帐页
逐行细目是按房间号码分类的,对团队有用。
按流水顺序分类的详细帐页
逐行细目是按入帐顺序分类的。
度假酒店帐页
度假酒店帐页格式可清楚地表示任何费率的变化,所有房价行首先按费率汇总,接着按详细的流水顺序列出其它所有的费用。
对度假酒店很有用,某些客人逗留时间较长,会有房价变化。
房费+早餐
将前一天晚上的早餐费用和房费合并在一起,按“房费”列出。
按流水顺序方案汇总
类似于“每天方案代码”,但还按流水顺序列出余下的入帐。
按校验号汇总
集中所有的POS入帐,及其校验号码,按日期分类帐页。
团队帐页按天小计
显示每天按房间号码分类的所有入帐,包括单行上打印的小计,它汇总了每天所有的入帐。
团队帐页客人/按天小计
显示按房间号码分类的所有入帐,及该天的小计。
团队帐页部门/按天小计
显示按部门代码分类的所有入帐,及该天的小计。
团队帐页汇总
通常用于团队主帐户,但也可用于单个客人,团队帐页迸发总由以下几个帐页组成:
1、每位客人的帐页最多由9个栏目组成将所有费用汇总到团队主帐户、(栏目根据酒店的需要在设置中确定。
)2、系列帐页,各帐页每天从第一帐页汇总其中一个栏目。
3、“主帐页汇总”,按主要部门组汇总所有费用。
表2-4
1、单击选项,弹出退房选项工具栏。
2、单击帐单形式,弹出帐页格式工具栏,如图(2-23)
图(2-23)
3、单击需要的帐页格式,选定的格式带有选择标记,帐单工具栏关闭。
5)预览帐单
1、单击选项。
弹出退房选