公文的制作流程.docx

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公文的制作流程

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公文的制作流程

　　篇一：

公文模板制作教程

　　20xx年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了

　　《党政机关公文处理工作条例》。

同年6月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式

　　（gb/t9704—20xx）》。

所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。

但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用microsoft

　　word软件印制和办理公文。

本文作者就word软件印制新版公文进行了初步探索，形成了word版工作规范和新版公文规范解决方案。

下面，作者以单一机关xx公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用word制作新版标准格式公文的全过程。

供大家学习交流。

　　一、具体操作流程及内容

（一）页面设置。

　　1.新建一个word文档，单击“文件”→“页面设置”，打开

　　“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为a4。

　　2.选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉

　　选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右

　　2.6cm。

最后点“确定”。

计算公式为：

标准a4纸张297mm×210mm，版心高度297mm37mm-35mm=225mm，版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。

从而保证版心尺寸为156mm×225mm。

版心总体居于a4略偏右下，布

　　局满足三大条件：

一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。

二是天头留足空白空间，便于公文处理。

三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

（二）制作发文机关标识。

　　1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和

　　行距（固定值）都设置为99.5磅，即35mm。

或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。

此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。

同时按照20xx版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。

35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

　　2.在文档的第二行输入“xx公司文件”，并使之居中排列。

选

　　择这行字，对它进行格式设置：

点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%”，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。

点击“确定”，完成发文机关标识的制作。

本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99版国标中“国务院文件”是此标准，而20xx版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则　　

。

发文机关标志在具体排布上，文字少的情况

　　下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

　　3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击

　　确定。

　　（三）确定并标识发文字号。

　　1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号仿宋字的回车

　　符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

　　2.根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“xx司

　　〔20xx〕1号”或“xx厂〔20xx〕1号”，用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。

注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

　　3.选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16磅”。

　　（四）红色分隔线。

　　1.在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符。

满足公文分隔线在发文字号下方4mm处的规定。

　　2.选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11磅”。

　　3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为

　　0.35mm0.5mm的红色分隔线。

单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话

　　框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5磅”，即0.35mm-0.5mm。

单击“确定”，完成分隔线条格式设置。

分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

　　（五）设置标题。

　　1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号仿宋字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”。

　　2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题（因为该公文标题较长，需占用两行的位置），并设置成2号小标宋（或宋体），居中排布。

第九行输入“xx公司”，第十行输入“关于召开安全工作会议的通知”。

同时，把两行的行距设置成“固定值”“33磅”。

因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观大方。

　　（六）设置主送机关。

　　1.在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”“28.8磅”（后正文部分待述）。

新版《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置，此处“空一行”应为标准正文行距，即一个汉字的字高加3号汉字字高的7/8的距离。

　　2.在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。

然后，把这一行的行距设置成“固定值”“28.8磅”（后正文部分待述）。

　　（七）设置正文。

　　1.自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行顶格。

　　2.输入完毕后，选择全部正文，设置成3号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8”磅。

3号仿宋体字的宽度约为5.54mm，28个字的总宽度为155.12mm，取整后等于版心宽度（156mm）。

3号字字高约为5.54mm，因此一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm，由于版心高度为225mm，两者相除为21.65，取整后正好能排22行。

注意撑满版心后，每页面公文实际应该由22行3号仿宋字加21个行距组成。

其中1个3号字字高的7/8分摊到22行约为

　　0.23mm，则得出实际每行调整为10.16mm。

又因磅值相对毫米的初略换算可使用“磅数÷2.84=毫米数”的公式来进行换算，故所得每行正文行距设置固定值约“28.8”磅。

　　（八）设置发文机关和成文日期。

　　新版《格式》中对发文机关署名、成文日期等进行了统一规定，并按照加盖印章、不加盖印章、加盖签发人签名章等三种不同情况进行了详细说明，本文暂不过多阐述。

重点讲解加盖印章的情况：

对于单一机关发文或联合行文来说，发文机关署名和成文日期的标注位置

　　篇二：

word制作标准格式公文操作流程

　　word制作标准格式公文操作流程

（一）页面设置——

　　1.新建一个word文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为a4；

　　2.选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上37mm，下35mm，内28mm，外26mm。

最后点“确定”。

（二）制作发文机关标识——

　　1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为71磅，即25mm。

　　2.在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。

选择这行字，对它进行格式设置：

点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项卡，在“缩放”选择框中选择“68%”，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。

点击“确定”，完成发文机关标识的制作。

　　3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

　　（三）确定并标识发文字号——

　　1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文机关标识下面空出了两行的位置。

　　2.根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔20xx〕26号”，用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。

　　3.选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16磅”。

　　（四）标注红色反线——

　　1.在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符；

　　2.选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11磅”。

　　3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm宽度为1mm的红色反线：

单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“2.8磅”，即1mm。

单击“确定”，完成线条格式

　　设置。

　　（五）设置标题——

　　1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”；

　　2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行的位置）并设置成2号小标宋，居中排布。

同时，把两行的行距设置成“固定值”“33磅”。

因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观。

　　（六）设置主送机关——

　　1.在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”“16磅”；

　　2.在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。

/考·试·大/然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16磅”；

　　（七）设置正文——

　　1.自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行顶格。

　　2.输入完毕后，选择全部正文，设置成3号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8”磅。

根据公文格式标准一般情况下正文每页排

　　22行，每行排28个字的要求，正文的行距应该设置为28.8磅。

　　（八）设置成文日期——

　　成文日期的标注位置需要经过计算。

对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足加盖印章时“印章上距正文2mm～4mm，下压成文日期”的要求。

由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是45mm，加上与正文的距离2mm～4mm，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在47mm～49mm之间。

这个距离减去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，则需要在正文的最后一行与成文日期之间空出一个41.4mm～43.4mm的距离，换算成磅值，就是117磅～123磅。

因此：

　　1.在正文最后一行的下面输入一个高度为117磅～123磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”；

　　2.在空行的下面输入成文日期，并