秘书理论与实务案例分析.docx
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秘书理论与实务案例分析
秘书实务案例分析
督查工作案例：
必须跟上领导工作步伐
[案例]93年底，某县经反复论证，结合本县实际情况，制定了“一城四基地”的发展规划。
“一城”就是把县城建设成为某市的卫星城。
“四某地”是把该县建成糖业、建材、水果和畜牧水产基地。
到2000年办争甘蔗种植面积达45万亩，原料庶产量180万吨，产糖20万吨；水果总产18万吨；肉类总产3万吨；水产品产量1.38万吨。
为了实现上述目标，该县先后制定了关于加快甘蔗、水果和农业综合开发等三个决定，制定一系列政策和具体措施，鼓励农民、机关事业单位积极参与各项开发事业，促进基地的建立和发展。
县委督查室则切实围绕县委的中心工作，协助县委抓好各项决策的的落实。
特别要把甘蔗生产作为重点，开展立项督查。
一是将甘蔗生产任务落实到各乡镇，并层层签订责任状，向上级交纳风险抵押金。
二是加强跟踪督查和情况反馈。
在1995年内就组织有关部门开展了三次督促检查，并及时做好反馈工作。
三是协调有关部门及时解决工作中出现的各种问题，推动了决策的落实。
该县的这次立项督查活动，由于重点突出，形式灵活多样，效果十分显著。
1994年，该县蔗糖产量在全国即排位第10名。
1995年甘蔗种植面积已达29万亩，原料蔗产量达120万吨，产糖7.38吨。
甘蔗生产已成为全县经济发展的支柱产业，生产基地的规模已形成。
[点评]决策督查一般来说涉及面广，而且层次多，难度也大，这就要求我们在实施督查时，紧扣党委的中心工作，把握全局，突出重点，一抓到底。
该县在这次督查活动中，特别强调突出重点，从立项内容的选择、督查调研的开展到情况反馈，各个环节，都能体现出来。
“四基础”工程项目，应该说都是党委的重大决策。
相对而言，甘蔗生产属于支柱产业，无疑是重点中的重点。
突出这一重点，开展全面的督查调研，跟踪反馈和检查，并抓住工作中出现的新问题及时加以解决，从而使整个督查活动很有生气，很有力度，因而效果十分显著。
保密工作案例:
海南席世国窃密案纪实
椰影婆娑，浪逐白沙，美丽的海南安宁而富有南国风韵。
然而，在这份安宁背后，境外情报机构悄悄伸展触角，以拉拢收买我内部工作人员的方式进行情报刺探、搜集活动。
海南省政府办公厅助理调研员席世国，就是被境外情报机构看中，并被收买而走向堕落的。
自1996年7月首次作案至1997年3月案发，席世国在7个多月的时间里，多次利用省政府某些部门保密工作和内部管理存在的漏洞，获取近百份秘密文件和内部材料，提供给境外间谍分子，从中获得美元4300元、台币14万元、人民币6600元情报酬金及其他酬物。
他的行为，给国家的安全和利益造成极大危害，影响十分恶劣。
抵制不住拉拢腐蚀，席世国从一名共产党员、国家公务员堕落为替境外情报机构非法提供国家秘密的犯罪分子。
现年45岁的席世国1972年参军，从战士到排长、副连长、正连职参谋，1976年入党，在自卫反击战中负伤立功。
炮火中没有惧色的席世国，面对境外情报机构金钱物质利诱却完全丧失原则立场，断送了自己的政治生命。
1996年6月，席世国结识了自称做汽车配件生意的境外间谍分子熊某。
此后，两人便开始了频繁的交往，一周见面两三次，熊某不是请席世国吃饭，就是桑拿、按摩，关系一天天亲近起来。
一天晚上，熊某请席世国吃饭时，试探道：
“我那边有很多朋友想来海南寻找项目投资，但是他们对你们的政策不太了解，不知道有哪些优惠条件。
为了吸引他们投资，中央或省政府的有关经济政策方面的文件能不能让我看一看？
”他还谎称其舅在境外开设一家高科技公司，希望请席世国参加“公司”，为“公司”提供政策咨询。
实际上，所谓的“公司”就是境外情报机构。
对于加入“公司”，席世国未置可否，但对于“看看文件”要求，席世国却答应“去找一找”。
7月30日黄昏，熊某走进席世国的办公室。
此时已是下班以后，室内没有其他人。
席世国从文件柜里拿出一沓文件，熊某从中挑选10余份有关经济、税收、灾情、警备区预备役等内容的秘密文件，席世国在办公室将这些文件复印后，将复印件交给了熊某。
如此轻易、顺利，不禁使熊某欣喜万分。
他回到住处，得意地在当天的日历上写了一个醒目的“成”字。
第二天，他便带着“成果”飞往境外。
一个月后，熊某飞回海口，带来影碟机、电话机，以及美元800元，作为给席世国首次“合作”的回报。
以后每次都是熊某将情报带往境外，然后带回酬金交给席世国。
10月，席世国两次在办公室内向熊某提供中共中央、国务院、海南省政府有关秘密文件，熊某经挑选用相机拍摄了90张照片。
这时候，席世国有了情报机构给他起的化名：
莫言。
对于席世国的表现，境外情报机构表示满意，认为他“工作能力很强”，想面谈进一步“合作”事宜。
按照境外情报机构的安排，席世国向单位谎称在河南老家的母亲病重，骗得15天假期，于1996年10月14日由情报机构出钱参加了旅游公司组织的旅行团，经香港赴泰国、马来西亚、新加坡。
两天后，他在泰国曼谷一家饭店内，同境外情报机构头目“杨总”、“李总”见面。
这两人自称是熊某舅舅的公司人员。
他们从上午9时一直谈到下午4时。
其间，情报机构向席世国布置了任务，要求他提供更高密级的文件，同时还交待了联系方式。
从新、马、泰回来以后，席世国更加卖力地为境外情报机构效劳。
1996年11月至1997年1月，席世国多次从办公室拿出许多秘密文件，由熊某用相机拍摄了396张照片，悉数带往境外。
1997年春节后，熊某从境外回到海口，交给席世国的除了厚厚一沓酬金外，还有一封“杨总”的信。
这个情报机构头目在信中勉励席世国“不能自满，尚须同心合力持续创新，精益求精，将产品生产推至更高档，更新颖，独一无二，以垄断市场独家经营”，用暗语要求席世国继续提供更高质量的情报。
同时，为了方便席世国和熊某的工作，情报机构还提供了一笔购车款，他们用这笔钱各自买了一辆轿车。
接获指示后，席世国于1997年3月初将国务院等6份秘密文件，其中包括一份有关海南省国家安全机关年度工作总结的绝密级文件，交给熊某带回其住所拍照。
正当席世国和熊某为窃得绝密级文件而自鸣得意的时候，海南省国家安全机关根据掌握的线索，于1997年3月一举破获这起由境外和政府内部工作人员相勾结的窃密案，将席世国、熊某逮捕归案。
国家安全机关工作人员在席世国住处查获其私藏的40余份各类秘密文件和内部资料，在熊某住处查获他尚未带往境外所拍摄的文件底片76张，其中就有那份绝密级文件的底片。
讲金钱不讲政治，讲享受不讲奉献，讲关系不讲敌情，席世国成为境外情报机构重点发展对象，被拉入罪恶的泥潭。
落入法网的席世国，开始反思自己蜕化变质的原因。
在一份材料上，他写道：
“究其原因，关键是在新的形势下不注重政治学习，忽视世界观的改造，被金钱和物质所迷惑，遇事不讲党性原则，置党纪国法于不顾，政治上、经济上腐败，给敌人有机可乘，充当了敌人的帮凶。
”
“忽视世界观的改造，被金钱和物质所迷惑”，这正是席世国走向犯罪的根本原因。
在同事眼中，席世国自私自利，讲求享受，组织纪律性差。
上班，他对工作敷衍了事，处理自己的私事；下班，饭店、歌厅、洗浴中心四处应酬，拉关系。
案发后，海南省政府办公厅组织人事处对席世国的评价是：
散漫，经常迟到早退，工作态度不认真，个人事情影响正常工作。
正是这些毛病，让境外情报机构“相中”了他。
通过几次接触，熊某便发现席世国喜欢拉关系，好色，花销多，对钱的欲望特别强烈。
于是，他把席世国个人爱好等情况向上司报告，认为席世国“贪财好色，私心重，是可以利用的对象”。
境外情报机构如获至宝，立即指令熊某重点发展席世国。
面对利诱，席世国不是完全没有掂量过非法提供国家秘密文件的严重后果，但是，熏心的利欲最终还是驱使他紧紧咬上情报机构放下的钓饵。
熊某拉拢他参加“公司”时，他最关心的是“公司”待遇如何，熊某告诉他：
“你一进‘公司’就是中层职员，月薪相当于人民币5000元。
”席世国尽管怀疑“公司”背景复杂，这时不免开始心动了，但表面上却不动声色。
狡猾的熊某趁席世国搬家机会，塞给他一个装有人民币6600元的红包，说是“公司”祝他乔迁之喜。
听到的和到手的数字，使席世国在1996年9月按照参加“公司”的要求，写了一份简历交由熊某带往境外。
在为境外情报机构窃取、非法提供国家秘密时，席世国紧张、害怕过，但钱是最好的“镇静剂”，也是最有效的“兴奋剂”。
在曼谷，情报机构头目“杨总”要求他弄些密级高的文件，他心事重重地说：
“这是政治问题，搞不好，我一辈子就完了。
”熟知他弱点的“杨总”，随即开出一串条件：
“你弄到文件的密级越高，你的奖金就越高”，“每年安排一次出国旅游，地点由你定，费用由公司出”，“如果配合得好，年底送你一辆小轿车”等。
很快，对金钱物质的渴望便淹没掉心头的紧张与惶恐，席世国在犯罪的泥潭里越陷越深，最终不能自拔。
诡计多端的席世国，自以为考虑缜密，犯罪活动不易被察觉。
当情报机构要他写简历作为参加“公司”之用，他为了不留笔迹，让熊某抄写；当情报机构要求他以旅游名义赴境外见面时，他到旅游公司办理手续不敢留真实身份，并向单位撒谎骗假；当情报机构要他提供密级更高的文件时，他答应后提出的唯一要求是“你们不管对任何人都不能说这些文件是从我这里来的”。
被国家安全机关逮捕归案后，席世国仍然抱着侥幸心理，编造谎言，避重就轻，说他“只是为赚点钱，搞点报纸上公开登过的材料”，还企图掩盖在曼谷与情报机构头目见面一事。
"杨总"写给他的那封信，是证明他和情报机构联系的最为有力的证据之一，对此他讳莫如深。
审讯时，他说信已被他撕掉了。
可是，国家安全机关工作人员在他办公室铁皮柜报纸夹层内发现了这封信。
当审讯人员出示这封信时，他见事已败露，捶胸顿足，丑态百出。
窃密活动发生在省政府办公楼内，这不能不说我们思想上的麻痹、保密观念的淡漠和管理上的漏洞让敌人钻了空子。
照理说，省政府办公厅从一般工作职责到具体工作制度，从“三密”文件收送、阅读、使用和管理到文件资料的复印，从文件材料归档到文件档案阅览，方方面面的规定不可谓不细，不周到。
席世国所在的办公厅三处，也另有专人负责收文登记、文件资料整理存档工作。
遗憾的是，这些规定大部分都停留在纸上。
三处的文件柜基本上不锁，随开随取，席世国多次从这个文件柜里拿出文件复印，或者任由熊某挑选拍照。
那份有关海南省国家安全机关年度工作总结的绝密级文件，则随意摆放在秘书处的办公桌上，席世国将文件复印带走，自始至终办公室内没有其他人。
案发后，有关部门检查发现，省政府办公厅一些处室的文件保密管理混乱，包括这份绝密级文件在内的一些秘密文件，没有按规定限期收回，造成文件管理的严重失控.
省政府总值班室是中枢要害之地，然而，席世国利用在总值班室值班期间，多次带熊某进出总值班室。
相当一个时期内，省政府办公厅没有指定专人负责检查总值班室每天值班情况，对长途电话、传真机的使用放任自流。
那里的国际长途电话和传真机竟成了席世国、熊某同境外情报机构通讯联络的工具。
据不完全统计，自1996年9月至1997年2月，席世国和熊某用总值班室的电话同境外通话、传真多达96次，一次通话时间最长的为15分钟。
熊某被捕后供称：
“我如果去那里（指总值班室）10次，就有8次打（国际长途）电话。
”
很难想象，熊某竟然有贴着他本人照片、编号为11205的省政府机关出入证，省委、省政府大院的车辆通行证，凭着这些证件他可以自由进出省政府办公楼。
这些证件都是席世国从省直属机关事务管理局保卫处搞来的真实有效证件。
长期生活在和平环境，人们往往容易放松警惕，麻痹大意。
熊某多次在上班时间到席世国的办公室，席世国周围一些人也知道熊某是境外人员。
席世国月薪1000余元，却开着一辆日本产轿车。
对于这些，没有一个人引起注意或者警觉，更没有人向保卫部门或安全部门反映。
总值班室国际长途电话费用陡增，有关负责人没有去细查缘由，只是在电话机旁贴了一张“要立即刹住私打国际长途电话歪风”的告示，理由是“鉴于总值班室电话费特别是国际长途电话费很高”。
这种只算经济账、不算政治账的思维，同样表现在海南省旅游总公司海外部和中国旅游服务公司海南公司某些人的头脑中。
1996年10月，席世国为到境外与情报机构头目见面，参加由海南省旅游总公司海外部组织的出国旅游团，他填写的出国旅游申请表既乱又不规范，诸如单位、籍贯、出生地、政治面目等项内容均未填写。
为了多争取客源多创收，在不了解席世国的情况下，海南省旅游总公司海外部某职员为他随意重新填写出国旅游申请表，中国旅游服务公司海南公司总经理未作任何调查，便在申请表上申请人所在单位填写栏中作了“经调查，申请人所填以上内容属实，同意申请人出国旅游”的审批意见，并盖上公司印章，海南省旅游总公司副总经理在主管单位意见栏中写上“同意”二字。
这样，席世国出国旅游申请走完了该走的程序，而应该给席世国作审批意见的海南省政府办公厅却被蒙在鼓里。
其实，席世国的手段并不高明。
我们有关部门、单位如果真正按制度办事，席世国那些已经做了的事情就很难或者不可能做成。
如果多些留意，多些警觉，多些思考，就不难发现席世国身上的疑点并深究出问题。
海南省政府办公厅组织人事处也就不会在席世国被捕后出具的“席世国同志基本情况”材料中说“尚未发现其他重大政治问题和经济问题”。
令人疑惑的是，席世国这样一个品德败坏、业务能力平庸、无组织无纪律的人，不仅从河南省信阳市调入海南省政府办公厅，而且在短短3年时间内便被提升为副处级助理调研员。
这一切得归功于海南省政府原副秘书长林克昌的“关照”。
席世国通过和林克昌妻子同乡的关系，搭上林克昌这根线。
林克昌一手把他认为“素质好”的席世国调进省政府，而且随着自己分管范围的调整而把席世国从信访办调到秘书处，再调到三处，一直把席世国放在他的庇荫下，并且不顾同志们的反对意见，坚持提拔席世国。
如今，围绕海南席世国窃密案展开的调查、处理、整改工作已陆续结束，海南省政府有关部门已亡羊补牢，采取实际措施堵塞漏洞，加强保密工作和内部管理。
但是，保密与窃密的斗争并不会停止，相反，伴随着我国经济不断发展，综合国力不断提高，这种斗争在某种程度上势必会变得越来越激烈。
（1999年8月31日人民日报）
印信管理案例
[案例]机关企事业或社会团体的印章，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力。
印章的使用有严格的规章制度，用印必须遵循一定的手续，不能违章用印，擅自用印。
一个单位掌握印鉴的人，他的手起落之间，担负着重大关系。
某厅办公室印鉴管理员，一日中午将近下班时，遇到下属公司一个常来办事的党支部书记兼经理，拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖厅的公章。
开始监印员要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时间了”，并说“单位已同意盖章了”。
碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由， 因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。
一年后，群众揭发，经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标，骗取单位和主管厅签印，送不合条件子女入高校读书。
经有关部门查实，除对当事人作了纪律处分外，对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分，并取消当年“优秀党员”称号。
对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育，责令其作出书面检讨。
[点评] 单位印章是单位法人代表的凭证，它的使用权属单位主要负责人，使用权除主要负责人外，还有他授权分管某方面职责的副职和该单位办公室主任。
办公室的印章监管员，只有代为管理的职责，只有在单位领导人签字认可的情况下，才能代领导者在正式文书上用印。
未经领导者授权随意代替单位签署意见和用印，就是越权、违纪行为。
印章管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。
单位文书往来频繁，印章使用率高，监印员政治素质就是首要，办事要做到认真细致。
严肃谨慎，善于辨别事物真伪，应变能力强。
确保正确用印，杜绝印章使用的漏洞。
组织纪律性强，也是监印员的必备条件。
办公室办文、办事中，待人接物，琐碎繁杂，印章管理员往往要兼任其他方面的工作，业务上有不熟练之处，在所难免，多向领导请求、汇报，不要不懂装懂，擅自做主，当可减少或防止行文、办事用印过程中出现的差错。
会务工作案例:
小事也不应忽视
[案例] 在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。
盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。
不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。
而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。
手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席。
由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。
而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。
一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。
虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。
[点评] 此事给了我们一个深刻的教训。
颁奖，一个发，一个领，本是小事一桩。
但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。
并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。
假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。
接待工作案例
[案例]一次，上级领导到某滨海城市考察。
在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。
就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。
而车开出动不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。
折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。
原来，他们认为只看一个旅游点不足让上级领导乘车沿着海滩多看一看。
没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。
无奈，原来分乘两辆车的人，只好都乘一车，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。
此次海滩考察着实令人扫兴。
而原定的汇报会也因此不能如期进行了。
[点评]接待上级领导前来考察，是下属单位一件很严肃的政治任务，像上述这种临时随便屐改动原定计划显然是不可取的：
1.不做可行性调查，盲目行事，使考察活动受客观条件限制无法进行，白白浪费时间、人力、物力。
2.不做合理安排，临时增加考察内容，没有及时通知有关人员，造成随同上级主要领导前来的人员不能参加，不该去的却挤去凑热闹，直接影响考察效果。
3.不做应急准备，临时动议的事，会随时发生预料不到的问题，但却不协调各方，当车陷沙滩时，无从联络救急，只落得个乘兴而去，败兴而归的结果。
前车之鉴，后事之师。
对领导同志活动的组织服务工作，应慎之又慎。
已经领导同志同意的活动计划，不是十分需要，不要随意更改变动。
确需变动的，务必及时通知有关人员，慎重考虑，周密组织，稳妥行事，确保万无一失。
档案管理案例
[案例]某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。
此后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。
事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。
[点评] 造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡薄。
〈机关档案工作条例〉第二条规定：
“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。
王X作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。
在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。
任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。
只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。
电话接听案例:
偶然疏忽后果不小
[案例]某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。
一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。
值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。
当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。
在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。
经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。
一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。
虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。
[简评] 问题就出在这位接电话的秘书身上。
这位同志是讲粤语和客家话长大的，对普通话的语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”。
“汛”、“震”相混闹出了上述笑话和事故，可见语音是语言交流不可忽视的要素。
语音听错了，语言的意思就变样了，听者就可能作出有违说者初宗的举动，传递错信息，贻误领导的决策，工作造成损失，上级的指示就会被歪曲弄成相反的意思。
所以要讲好普通话，这是秘书人员一项基本功。
早在1956年国务院就发布了《关于推行普通话的指示》。
1958年毛主席发出“一切干部要学好普通话”的号召。
1982年公布的我国的宪法规定“国家推行全国通用的普通话”。
现在普通话在我国已较为普及了，已成为我国各民族共同的语言。
语言能否起到便于人们交际的作用，关键在于说、听双方对语言的认同。
秘书人员为工作接触四面八方的人，在交往中，必须用约定俗成的、规范化的语言——普通话，才能共同了解说话的内容。
强调讲好普通话，并不是要取消方言，而是消除方言间的隔阂，提高语言的交际作用。
秘书工作要建立必要的制度，接电话应是制度中的重要一项。
有了制度，工作就增加了一项监督的职能；有执行制度作保证，就可以防止或减少工作中的差错。
制度的主要内容，应包括听到电话的铃声后，应尽快接听，并随时备有纸笔，重要的事情要随时记录下来，有条件的还可以同时进行录音。
记录的项目，除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电话的时间、单位、姓名以及必要的联系电话号码等。
记下对方讲话的内容后，要当即重复口述一遍进行核对，对方确认无误后方进行办理。
记录的内容不要加进记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样，并随而出现偏差
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