机关公文处理实施细则.docx

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机关公文处理实施细则

机关公文处理实施细则

第一章总则

第一条为使我委通用公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办事效率和工作质量。

根据《河北省国家行政机关公文处理细则》和《沧州市行政机关公文处理实施细则》等有关规定，结合我委工作实际制定本办法。

第二条行政机关的公文是机关在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范格式要求的文书，是依法行政的重要工具。

公文处理是机关工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外等机关工作的桥梁和纽带，机关全体工作人员应高度重视这项工作，认真执行相关规定。

办公室负责管理委机关并指导委属各单位和各县（市、区）发展和改革部门公文处理工作。

公文由办公室统一收发、批办、用印和收归建档。

第三条公文处理必须严格执行国家法律法规及其它有关规定，确保国家秘密和机密安全。

坚持实事求是，精简高效的原则，做到准确、及时、安全。

第二章公文及种类

第四条本办法所称通用公文（以下简称公文）系指政府系统的请示、报告、批复等十九种公文。

主要有：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理、需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（四）请示

适用于向上级机关请示指示、批准。

（五）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（八）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

另外还有命令、公告、通告以及普通公文中的计划、总结、调查报告、简报、办法、规定、章程、讲话稿等。

第三章行文规则

第五条行文应当确有必要，注重效用。

第六条请示应一事一议，要做到内容准确，观点明确；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄报或抄送形式。

经市政府批准的请示事项，若需以我委名义印发，可采用两种形式：

一是简要草拟一份印发原请示的通知，连同原请示复印件一起下发；二是根据批复内容拟一份详细复文稿（不印发请示），但文中应注明“经市政府同意”或“经市政府批准”。

属我委职权范围内的问题一般不需请示市委或市政府。

“报告”不得夹带“请示”事项。

第七条在我委职权范围内，可对市直各部门行文；可对各县市有关部门以及具有业务指导关系的部门行文；可根据有关规定联合行文。

第八条除办公室外，委内设机构（科室）不得对外行文。

第九条不得越级行文请示或报告事项。

确因情况紧急需越级行文时，应同时抄报直接上级机关。

对越级向我委请示或报告问题的文电，除因情况特别紧急外，原则上不予受理，并告知其按行政隶属关系逐级请示或报告。

第十条向没有隶属关系的下级机关的重要行文，须经其上级机关会签，并应抄送其上级机关。

第十一条《委党组会议纪要》只发委内，其它需发外单位的会议纪要，以委名义或以办公室名义拟简要通知随文印发。

第十二条涉及委全局性呈报上级的重要请示、报告，发往各县（市、区）及有关部门的规范性文件和政策性文件，必须由主任签发。

第十三条全委所有对外行文必须经委领导签字后方可进入发文程序。

文件凡需加盖发展和改革委员会印章的，必须经领导批准，办公室审核后方可使用。

第四章公文收文处理

第十四条总体要求

办公室设专门收发人员对全委来文实行收文管理。

凡交我委的公文，统一由收发人员启封、清点、分类后，例行公文流转程序。

发给委领导个人的，由领导本人亲自拆处。

委内各科室要建立公务文书管理制度，对公文实行分级管理。

凡来文属本科室职权范围的，按本科室有关规定，例行程序办理，文责自负；凡来文需要委领导阅知、批办或需以市发改委名义行文的，交委办公室例行流转程序。

对科室交办公室的公文，要建立专门文薄，由收发人员办理签收手续后再行流转。

第十五条收文处理程序

（一）凡来文涉及我委承办、答复等事项的，例行批办程序，即：

收发人员登记——办公室主任提出拟办意见——委领导批办——有关科室、单位承办——办公室督办。

承办环节需行文处理的，进入“发文处理程序”。

（二）凡来文内容属委领导阅知事项，例行批阅程序。

即收发人员登记―办公室主任批阅―分送有关领导传阅。

传阅的一般顺序是：

主要领导、分管领导、其他领导。

（三）对越级上报、主旨不明、多头请示等类来文，原则上退回原单位。

对与我委无关的抄送类来文，原则上压下，不例行流转。

（四）上级来文。

由办公室负责签收、登记并运转。

收到上级来文后，由办公室机要人员负责登记、填写公文处理笺，由办公室主任根据内容，酌情批注委领导批示，由委领导根据工作内容分批各分管主任，由分管主任拿出具体意见,再送各承办科室限期办理，需转发的文件，要在5日内完成，不得长时间搁置不办。

（五）凡需我委研究、会签、签发、批复的文件，办公室均应呈请委领导阅示或批请有关科室办理，并登记、编号，注明收文日期。

凡市直部门抄送我委阅知的文件，也需登记、编号，并注明收文日期后转出。

（六）秘密文件办理。

秘密文件统一由办公室办理，收到秘密文件，按保密规定和时限要求，登记编号后送办公室主任批示，按批示意见呈送领导阅示。

需收回的密级文件要按期收回。

机密以上文件要专柜存放，定期清点，按规定处理。

（七）传阅要求。

传阅文件、资料，应速阅速传，不得压误、扣留、横传，注明传出时间，特急件应随到随传、随阅，不得贻误。

（八）有领导签批意见的文件，应先复印，原件留存，将复印件进行传阅。

第五章公文发文处理

第十六条公文格式标准

公文一般由眉首、主体和版记三部分组成

（一）公文眉首

公文眉首指首页横线以上部分，包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

1、发文字号。

用3号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处是一条与版心同宽的红色反线。

2、签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，与反线相距4mm。

3、涉及国家秘密的公文，视其机密程度，在公文首页右上角标明密级及保密期限。

4、紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

同时又是秘密公文的，上标紧急程度，下标机密程度。

（二）公文主体

公文主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件。

1、公文标题。

红色反线下空2行，用小2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不加标点符号。

2、主送机关。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3、公文正文。

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

用3号仿宋体字，一般每页22行，每行28个字。

4、附件及说明。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.******"），附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识（或带序号）。

5、公文生效标识。

公文生效标识有两种情况，一种是单一行文机关发文，另一种是联合行文机关发文。

（1）单一发文印章。

单一行文机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期（一般以领导签发日期为准）。

成文日期右空4字；加盖印章端正、居中，下压成文时间。

（2）联合行文印章。

联合行文需加盖两个印章时，将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章,应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

成文日期用汉字将年、月、日标全；“零，’写为“○”。

（3）特殊情况说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6、结构层次序数。

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”,第三层为“l.”，第四层为“

（1）”。

（三）公文版记

1、主题词。

“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，主题词内容用3号标宋字体；词目之间空1字。

2、抄送机关。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后不加任何符号。

3、印发机关和印发日期。

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

向市政府报的文件,需在印制份数下方加印二维条码。

4、版记中的反线。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5、版记的位置。

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（四）公文页码标识规则

公文首页不标页码，页码置于版心下边缘下一行，数码左右各放一条4号一字线。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

（五）制版印刷要求

公文用纸必须用国际标准纸型，双面印刷，左侧装订。

便函用带发改委字头信笺。

版面要干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。

双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

第十七条发文处理程序

凡需以发改委名义行文或联合行文的，例行发文处理程序。

具体程序是：

承办科室拟稿——相关领导签发——办公室登记并编制文号——打印清样——拟稿人校对——排版——校版——制版——印刷——用印——装订——分装——发送——归档。

（一）拟稿。

根据领导对来文的批办意见，承办科室（涉及多个科室的牵头科室为承办科室）指定专人负责草拟文稿。

拟稿时限一般不超过3个工作日。

特急文件，应在规定限时办理完毕。

（二）审稿、核稿。

承办科室负责人及相关领导要认真审稿、核稿。

切实把好政策、事实、文字3个关口。

多个科室共同办理的事项，牵头科室审稿后，要组织相关科室会审签字。

审稿一般当日审结。

（三）文稿要求

1、草拟文稿应当做到：

情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

2、公文起草时，有关人名、地名、数字和引文等要求准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

日期应当写具体的年、月、日。

公文应使用国家法定计量单位。

公文用词必须准确、规范。

3、公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4、文稿送签时，若有需要向分管委领导说明的事项，应加以简要说明，并随文稿一并送审。

（四）办公室核稿内容

行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文有关要求，文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范，密级是否适当等。

（五）签发

向市委、市政府报送的请示、报告及出台的重要文件，须由委领导签发。

文件签发一般签名署时，主批领导人要明确签署意见，不能划圈代替，其他审批领导人划圈则视为同意。

领导的签发日期为成文日期。

领导签发后，因故超过20天未印发的，成文日期由承办科室灵活掌握。

（六）登记编号

办公室专职人员按规定进行登记，指导填发文号。

（七）排版校版

各承办科室要严格按前述第十六条“公文格式标准”进行排版，然后交由办公室文印人员进行格式把关，确保公文严格符合标准要求。

（八）印刷装订

完成上述程序后，承办科室将公文成文软盘交办公室，统一由文印管理人员印刷，然后由各科室自行分装发送。

第十八条公文递送

（一）公文分装发送由承办科室按主送、抄报、抄送要求进行发送。

委领导、办公室及相关科室要各送一份。

报市委、市政府的正式文件，须由办公室责成专人按程序报送。

（二）发往外部门和外埠信件有3个渠道寄送。

1、各科室发往本市的绝密级信件、密码电报和特急信件，应告知办公室，由办公室派专人递送，不得托人代转。

2、发往本市外埠的秘密、机密信件，一律通过市机要通信局递送。

3、普通信件（平信）、挂号信，通过普通邮局递送。

第六章公文立卷归档

第十九条各科室要及时将办理过的文件原稿、底稿、正式文件（一式二份）归入本科室档案。

第二十条文电归档、立卷应按档案管理的有关规定办理。

（一）公文办理完毕后，应根据机关档案工作的有关规定，将应归档的公文及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

（二）本委档案的管理，采取文电合一，各科室分别立卷，由办公室统一管理的原则。

（三）归档范围的公文，应当根据其相互联系特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本科室的主要工作情况，便于保管和利用。

（四）应存档的公文在拟制、修改、核稿及签批的过程中，字迹材料必须符合存档要求，不得将有签注意见的传真纸制公文直接入卷，需将其复印后存档。

（五）各科室将应存档的公文立卷后，连同“案卷目录”（一式二份）于翌年4月底前向档案部门移交，并确定保管期限。

（六）外部门需复印、摘抄本委的档案、资料，需持部门介绍信，报经委领导或办公室主任审批后方可复印、摘抄。

任何人不得向外单位提供由本单位管理的省委、省政府、市委、市政府文件及复印件。

第七章机要收发

第二十一条机要员要认真学习、宣传和贯彻执行《中华人民共和国保密法》，提高警惕，加强防范，确保国家机要的安全。

第二十二条对上级机关发来的文件、资料要在收发、分送、传递、传阅、移送、销毁环节中，严格履行登记制度，做到事事有手续，件件有着落。

第二十三条收发各类文件、资料、电报等，要分类编号登记，启封文件、信件等需专管人员处理，其它人员不得擅自处理。

第二十四条对上级机关发来的急需办理和本机关向上级机关反馈的急件，要随时处理不得贻误。

第二十五条传阅秘密文件应由机要员或指定的人员统一掌握，非经批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。

第二十六条秘密文件不准通过普通邮政邮寄，不准在普通的传真机上传送或在未加密的信息网上传送。