最新监理资料管理制度资料.docx

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最新监理资料管理制度资料

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工程监理

机构资料管理制度

序号

姓名

职务

执业资格

职责分工

第1章项目监理机构文件资料管理要求

一、监理资料管理的基本要求

1、总则

1.1为加强工程项目监理文件资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理文件资料在监理工作中的作用，特制定本办法。

1.2工程监理文件资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。

1.3归档的工程监理文件资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。

1.4为保证监理文件资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（吴国锋）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。

1.5项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。

2、项目监理机构文件资料管理职责

2.1项目监理机构文件资料的管理由项目总监（吴国锋）负责，并指定专人（刁亮亮）具体实施。

2.2项目监理机构成立后，项目总监（吴国锋）应组织制定项目监理机构资料与信息管理的职责分工，制定项目监理机构文件资料的收发和存放等管理制度。

2.3监理文件资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

2.4移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。

2.5移交公司归档文件的整理由项目总监（吴国锋）负责，并指定专人（刁亮亮）按公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。

3、对项目监理机构文件资料管理的要求

3.1工程监理文件资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。

3.2文件复印件应具备复印件的三要素：

红章、原件存放处、复印人及复印时间；项目监理机构的各种签证单、检查验收单等文件资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。

3.3所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行：

3.3.1项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录；

3.3.2各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录；

3.3.3“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；

3.3.4文件资料的编号按如下方式：

“大类号．分类号．小类号—单位工程编号—专业或专项编号—文件编号”

其中，“单位工程编号”、“专业或专项编号”属于小类文件分目录编号，要求按自然数由小到大排列，并保留2位（如01、02…），小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定；小类文件无分目录的，分目录编号一栏删除不填；小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的，小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。

例如：

“B.4.1-005”代表B大类第4分类第1小类下的第5号文件；

“C.5.2-02-03-028”代表C大类第5分类第2小类第2个单位工程的第3个专业或专项的第28号文件；

“C.5.2-03-028”代表C大类第5分类第2小类的第3个专业或专项的第28号文件；

3.4工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。

3.5工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。

4、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求

4.1竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。

4.2项目竣工后由各项目监理机构总监（吴国锋）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。

4.3归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。

4.4编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。

4.5归档的档案资料需认真核对：

资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。

二、项目监理机构文件资料编号分类表

大类号

大类名称

分类号

分类名称

小类号

小类名称

备注

A

项目监理机构

前期筹备工作

1

项目监理机构应备文件

1

中标通知书

2

委托监理合同

3

企业资质

2

组织机构

1

项目监理机构组织形式

2

人员名单

3

人员证书

4

考勤表

3

监理设施与设备

1

技术文件及使用台账

2

检测设备及使用台账

3

办公设施

4

监理规划与实施细则

1

监理规划

2

监理实施细则

B

施工准备阶段

监理工作

1

建设文件收集与图纸会审、设计交底

1

工程勘测资料、施工图纸及设计变更

2

建设文件

3

图纸会审与设计交底

4

业主来文

5

监测及试验文件

6

其他文件

2

施工组织设计与专项施工方案审核

1

施工组织设计（方案）报审表

3

施工单位质量、安全保证体系审核

1

质量保证体系报审表

2

安全保证体系报审表

4

分包单位资质审核

1

分包单位资质报审表

5

测量放线控制成果检查

1

测量人员及设备审核记录

2

控制点复核资料

6

开工报审

1

工程开工报审表

7

第一次工地会议

1

第一次工地会议纪要

8

现场检测机构

1

现场检测机构审核记录

2

现场实验室（或养护室）检查记录

C

工程施工阶段

监理工作

1

工程进度控制

1

工程进度计划报审表

2

施工大型（起重）机械（设施）核查

1

设备进场核查

2

设备启用核查

3

使用期监管

3

工程材料、构配件、设备进场审核

1

材料设备台账

2

材料设备报验单

4

施工过程监控

1

巡视监理记录

2

旁站监理记录

3

监理工程师联系单

4

监理工程师通知单

5

监理工程师备忘录

6

向有关主管部门质量安全报告单

7

工地例会

8

专题会议

9

内部会议

10

其他监控资料

5

工序验收

1

工程质量验收范围的划分

2

检验批（分项工程）验收

设分目录

3

分部（子分部）工程验收

设分目录

4

其他工作验收

设分目录

6

造价控制

1

工程量与签证

设分目录

2

工程款支付审核

D

工程竣工验收

阶段监理工作

1

竣工预验收

1

单位工程竣工报验

2

协助竣工验收工作

1

竣工验收计划

2

专项验收报告

3

初验报告

4

竣工验收报告

3

监理工作总结

1

监理工作总结

2

工程音像资料

4

资料检查移交

1

工程监理资料移交单

5

监理服务期质量缺陷处理

1

保修期资料

6

结束期工作

1

监理业务手册

2

竣工验收备案

3

监理合同履约

4

监理工作评价

E

施工合同管理

1

施工承包合同

1

承包合同

2

合同履约情况

1

合同履约情况核查

3

工程暂停及复工

1

工程暂停令及复工报审

4

工程变更管理

1

工程变更单

5

费用索赔处理

1

工程费用索赔报审表

6

工程延期处理

1

延长工期报审表

7

竣工结算

1

竣工结算资料

F

监理资料的

管理工作

1

监理资料信息管理

1

管理制度

2

分类存放管理

2

监理机构工作检查评价

1

监理机构自查

2

公司检查评价

3

监理日记

1

监理日记

4

监理月报

1

监理月报

2

对主管部门的月报表

3

对建设单位的月（周）报表

5

监理资料归档管理

1

监理资料归档制度

2

竣工档案交付记录

6

其他

1

收、发文登记

2

质监、安监交底记录

3

上级来文

4

项目相关论文

5

项目表彰

6

监理合理化建议

注：

小类文件目录可按单位工程、专业类别划分，增加建立小类文件分目录。

第2章项目监理机构文件资料过程管理

基本说明：

1.项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录，其中“大类”要求建立专门档案盒并做好标识（详参考《大类号标签》）；

2.各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录（参考“工作要求”）；目录按《项目监理机构文件目录》表式；

3.“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；

4.文件复印件应具备复印件的三要素：

红章、原件存放处、复印人及复印时间；

5.项目监理机构文件需统一使用《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）；资料归档需符合公司《工程监理档案资料管理办法》的规定。

大

类号

大类

名称

分

类

号

分类名称

小类号

小类名称

收集资料内容（参考）

工作要求

检查内容

责任人

配合人

A

项目监理机构前期筹备工作

1

项目监理机构应备文件

1

中标通知书

中标通知书（复印件）。

1.收集中标通知书复印件（招标项目）。

1.检查复印件的齐全性、完整性；

2.检查合同文本形式、合同内容的符合性；

3.检查资质文件的时效性、完整性。

4.非项目监理机构原因造成的不符合项检查时应予以说明（下同）。

总监

资料员

2

委托监理合同

监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书（复印件）。

1.收集监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书复印件；

2.监理合同需采用《建设工程委托监理合同》示范文本（外资项目可除外）；

3.监理合同中服务内容及工程范围要明确，无背离招标文件实质性内容的合同条款或其他协议；

4.监理合同取费符合国家收费标准。

3

企业资