会议策划方案.docx
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会议策划方案
会议策划方案
一、会议背景
贵州省写作学会是个具有写作强势的团队，是热心文化服务的集体，是培养写作人才的学校，是温馨、和谐的大家庭，是连年被评为先进的学会。
以各高校写作课教师为基本队伍的贵州省写作学会成立于1983年，拥有800多名会员，集中了众多专家、教授、作家、编辑、记者以及写作爱好者，有贵州省作协会员、中国作协会员60多人，编辑、记者60多人。
学会本着“研究写作理论，普及写作知识，培养写作人才，为宣传多彩贵州办实事”的宗旨，与广西、重庆、河北、广东、江苏等省区市写作学会联合，开展学术交流活动；举行省内学生作文竞赛；举办学术讲座和写作讲习班，培养青年作者等等，取得丰硕成果。
2002年，学会启动“520工程”，赴县市采访，为宣传、推介贵州丰富多彩的旅游资源撰写散文，正式出版散文集，已采写30个县市，出版散文集28册，采编工作将继续进行，直至圆满成功。
长期以来，贵州省写作学会得到了贵州省委、省政府领导的关心、支持和鼓励。
今年学会将于2011年12月11日至15日期间，赴道真县举办活动会，促进成员间的交流及相互促进，争取再接再厉，共铸新的辉煌。
同时学会还将对道真县当地风土人情进行考察，对旅游资源的开发利用作出科学分析，提出发展构想与建议，宣扬多彩贵州。
二、会议概况
（一）会议名称
贵州省写作学会2011年学术年会暨道真县采风活动会
（二）会议目的
1.总结本年度会员写作情况，并根据作品水平等各方因素进行讨论研究，提出新一年的发展规划和建设构想；
2．在道真县开展采风活动，深入了解当地独特的旅游文化及风土人情，为当地旅游资源的开发利用建言献策，把其纳入多彩贵州文化发展格局中来；
3.加强与外省学会之间的学术交流与良好联系，计划下一年增加交流研讨，取长补短，共促发展。
（三）会议时间
2011年12月11日——2011年12月15日
（注：
11日为报道日，12——14日这三日为开会采风时间，15日为返程日。
）
（四）会议地点
贵州省遵义市道真县
（五）大会议题
1.议题一：
贵州省写作学会2011年学术年会总结
2.议题二：
分组评议本年度优秀论文
3.议题三：
表彰本年所取得的成绩，部署下一年度工作安排
4.议题四：
道真县采风活动心得体验交流会
（六）活动组织
主办单位：
贵州省写作学会道真县县委政府
承办单位：
道真县县委宣传部
道真县文体广电旅游局
道真县文学艺术界联合会
三、会议相关事宜的安排
（一）会场安排
1.会前准备
（1）席签：
根据与会单位的回执单，制作好与会人员的席签。
（2）灯光音响：
保证会场相关设备的正常使用，音响和话筒要逐一调试得当，核实会场准备工作的完成情况。
（3）物品摆放：
会议桌上摆放好席签、茶水、会议资料；主席台需摆好装饰用花。
（4）指示牌：
洗手间指示牌、安全出口指示牌需布置在显眼处。
（5）会场装饰：
需盆栽、鲜花、丝带、气球等装点会场。
2.礼仪服务
（1）会务组安排人员担任礼仪工作，负责会前迎宾接待、引导入座等，并安排人员做会议的同步记录。
（2）礼仪并负责会议中的茶水添加。
3.会议后的会场清理
（1）确认关闭音响设备并及时回收清点各种电子设备，防止遗漏。
（电工需指导工作人员正确撤掉所有电子设备，防止发生故障造成人员伤亡和财产损失。
）
（2）会议签到表整理归档。
（3）回收桌面物品，包括茶水、鲜花、纸笔、席签等。
回收会议资料和废弃文书，分类归档整理或进行清除。
（4）撤掉指示牌及装饰用品。
（5）把移动过的桌椅归原位。
（6）清理打扫会场。
（7）确认关闭灯光设备。
（二）与会人员的确定
综合考虑会场大小、活动经费、活动效果等，130人为最合适人数，其中省写作学会代表110人，四川、重庆、广西写作协会代表1—2人，道真县县委宣传部、写作协会、文联总计12人。
根据地区写作协会成员的多少、以及高校集中地写作课教师的多少，与会代表人员分配名额如下：
写作学会代表（30人）
贵州大学（6人）
遵义市（10人）
贵州师范大学（6人）
六盘水市（8人）
贵州财经学院（6人）
安顺市（4人）
贵州民族学院（3人）
铜仁地区（6人）
贵州师范学院（3人）
黔东南州（4人）
遵义医学院（2人）
黔南州（3人）
贵阳医学院（2人）
毕节地区（3人）
贵阳中医学院（2人）
贵阳学院（2人）
贵州职业技术学院（2人）
贵州警官职业技术学院（2人）
贵州高等商业专科学校（2人）
贵州电视台（2人）
贵州都市报（2人）
四川、重庆、广西代表（各2名）
道真县县委宣传部、道真县写作协会、文学艺术联合会（各4人）
（三）会议通知
详见附录1
（四）会议分组
按照与会人员的所属地区以及人数划分为8组，每组13人不等，每组设置1名正组长，1名副组长，记录员1人。
（五）会议组织
会议组织
分组
成员
职责
负责人
联系方式
领导组
写作学会会长、道真县县委书记、写作学会科研部部长、道真县县委宣传部长等共计4人
全面指导部署本次会议，安排人员分工、监督协调下属各工作组的工作
道真县县委书记写作学会会长
********
********
会务组
写作学会相关部门负责人及部门人员
策划案及开会通知的撰写、与会人员的确定、会议材料的准备、会场布置、礼仪工作、会议笔录、论文收发、小组划分、人员分配等
写作学会相关部门负责人
********
宣传组
写作学会宣传部部长、道真县宣传部部长及下属人员
会议宣传、联系媒体报道采访、简报和新闻稿的撰写、联欢会策划等
写作学会宣传部部长、道真县宣传部部长
*********
*********
后勤组
写作学会后勤部部长、道真县后勤部部长及下属成员
负责安排与会人员的食住行的安排
写作学会后勤部部长、道真县后勤部部长
********
********
科研组
学会副会长、特邀嘉宾、文联相关人员等
会议的主持、发言人员及发言先后顺序的确定、论文的评选、颁奖证书的颁发等
学会副会长
*********
（六）大会预算
收入：
与会人员110人，每人收取100元会务费，总计11000元。
省写作学会提供部分资金，活动大部分资金来源于道真县县委政府。
支出：
如下表
序号
消费项目
单价
数量
合计
1
住宿
（川泸大酒店）
双人间100元/晚×4
65间
26000元
2
采风大巴车
400元/辆
11辆
4400元
3
餐费
80元/每人
130人
10400元
4
宣传品
横幅、X展架、宣传单等
不定
2000元
5
印刷品（传单、会议资料、获奖证书等）
不定
130份
500元
6
联欢晚会筹备
茶水瓜果、演员化妆品、服装租用、道具等
不定
2000元
7
矿泉水
20元/箱
30箱
6000元
8
其他支出
9000元
9
收支合计
60300元
注：
1.参会会员自行负责来回交通花费。
2.参会会员在此期间的食住行由道真县政府全权负责。
3.按规定参会会员每人需缴纳100元会务费。
（七）会议议程大体安排
时间
12月11日
12月12日
12月13日
12月14日
12月15日
上午
全天报到
地点：
川泸大酒店门口
召开学术年会（9：
00-12：
00）
地点：
道真县县委会议室
年会报告
（9：
00-12：
00）
地点：
道真县县委会议室
分组采风
（8：
00-18：
00）
采风讨论会
（10：
00-11：
30）
下午
分组讨论
（14：
00-18：
00）
地点：
道真县县委会议室
分小组采风
（14：
00-18：
00）
地点：
道真县各景点
招待午餐
（12：
30-14：
00）
地点：
川泸大酒店三楼大厅
15:
00——
安排返程
晚上
联欢晚会
（19：
30-21：
00）
地点：
道真县县委大礼堂
招待晚宴
招待晚宴
地点：
川泸大酒店三楼大厅
四、会议具体日程安排
（一）12月11日接引工作
全天候负责与会人员的接待签到。
道真县客车站和川泸大酒店门口均安排有接待人员。
（二）12月12日日程安排
时间
具体事项
7：
30
由酒店前台工作人员负责叫早服务
8：
00-8：
30
早餐（川泸大酒店）
9：
00-12：
00
召开年会
（地点：
道真县县委会议室）
（1）主持人致开场白，简单介绍与会领导和嘉宾。
（2）道真县县委领导致辞，欢迎各位来宾，并介绍本县情况。
（3）写作学会会长对本年学会情况总结陈词。
（4）会议代表依次发言（每人10分钟左右）
（5）全体人员合影留念
12：
00
午餐（川泸大酒店）
13：
00-13：
50
午休
14：
00-18：
00
分组讨论
（地点：
道真县县委会议室）
分组对论文进行讨论，最后各组派代表总结发言，然后交流心得体会等。
18：
30-19：
20
晚餐（川泸大酒店）
19：
30-21：
00
联欢晚会
（地点：
道真县大礼堂）
21：
00
休息
（三）12月13日日程安排
时间
具体事项
7：
30
由酒店前台工作人员负责叫早服务
8：
00-8：
30
早餐（川泸大酒店）
9：
00-12：
00
召开年会
（地点：
道真县县委会议室）
（1）主持人致开场白。
（2）公布评选结果，表彰2011年获奖论文并颁发获奖证书。
（3）写作学会会长部署2012年的工作安排及目标。
（4）道真县宣传部部长介绍采风活动的具体安排。
（5）由写作学会副会长致闭幕词。
12：
00
午餐（川泸大酒店）
13：
00-13：
50
午休
14：
00-18：
00
采风活动
各组分别乘坐大巴车赴道真县各地进行采风活动
（四）12月14日日程安排
各组采风活动继续进行，晚上10点前返回酒店。
（五）12月15日日程安排
时间
具体事项
7：
30
由酒店前台工作人员负责叫早服务
8：
00-8：
30
早餐（川泸大酒店）
10：
00-11：
30
召开采风心得交流会
（地点：
道真县县委会议室）
各组畅所欲言交流采风活动的心得体会，并对本县旅游的发展提出合理建议
12：
00
午餐（川泸大酒店）
15：
00
安排返程
五、会议注意事项
（一）年会会议纪律
1.与会人员需服从会议组织者的统一安排。
2.会议请提前半小时入场，非特殊情况不得迟到早退。
3.因特殊情况不能到会者，应提前向相关负责人告假。
4.会议期间要求遵守会场秩序，保持安静，禁止吸烟和喧哗。
5.会议期间请各人员自觉将手机调成振动或静音，不随意接听拨打电话；如有必要，请移步休息室。
6.与会人员不得泄密，并请妥善保管会议材料。
7.代表发言要遵守时限，尽可能不要超出预留时间。
8.不得安排其他人代替参会。
9.禁止携带与会议无关的其他人员（亲友等）参会。
（二）采风注意事项
1.外出前，请先做好准备，对调查对象有初步的认知和了解。
2.装束建议以简单便于行走为佳，请随身修带雨具。
3.自备药品。
4.活动期间请务必注意保持手机通讯畅通，严禁脱离组织单独活动，以免发生意外，危及人身安全。
如有擅自离队行为，请自行承担后果。
5.自行保管好个人财物，注意人身和财产安全。
6.采风期间要讲文明懂礼貌，态度需真诚友善，同时注意遵守当地风俗情况，以免造成不必要的误会和冲突。
7.注意卫生，最好不要接受陌生人提供的食物和水。
8.未尽事宜，另行通知。
由组长负责，小组成员从旁协作。
（三）特殊情况预案
1.不在邀请名单内的人员，恕不免费招待，一切费用自理。
2.与会人员中年龄过大者，由承办方安排人员特别照顾，保证其人身安全。
3.开会期间如有与会者出现身体不舒服情况，应速派医生诊治，情况危险者应作紧急处理后立即送往附近医院。
4.突发停电则由会务组安排工作人员启用紧急照明设备提供照明，同时主持人应迅速安抚与会人员情绪。
后勤应急小组人员力求15分钟内解决突发的电力问题，无法解决则由主持人和现场工作人员安排与会者有序离场。
5.出现冷场时可通过游戏环节调动现场气氛。
6.当多媒体设备出现故障时请参考以下解决办法：
（1）电脑或系统崩溃：
立即更换备用的手提电脑。
（2）程序故障：
启用备份文件。
（3）多媒体设备：
由后勤应急小组立派技术人员处理。
六、附件
1.贵州省写作学会关于举办2011年学术年会暨道真采风活动的通知
2.活动邀请函
3.会议组织的具体分工安排
4.会议签到表
5.与会人员代表证
6.紧急预案
附件一：
会议通知
贵州省写作学会关于举办2011年学术年会暨道真县采风活动会的通知
黔写作学会发[2011]09号
亲爱的_______会员：
您好！
为促进成员间和学会间的交流，使各位能博采众长，从而提升自身写作水平，获得更好的发展，省写作学会计划于2011年12月11日至12月15日在道真县召开贵州省2011年学术年会暨采风活动会，欢迎广大会员踊跃报名参加，与我们进行学术方面的交流探讨。
现将有关事项通知如下：
（1）会议主题：
总结2011年成果，评选优秀论文；同时，开展采风活动，并举行心得交流会。
（2）会议形式：
代表发言、分组讨论、采风活动、座谈会。
（3）会议内容：
对2011年所取得成绩进行总结，同时评出本年度优秀论文，并对道真县旅游资源进行考察，提出旅游规划和构想。
（4）参加人员：
贵州省写作学会代表110人，四川、重庆、广西写作学会代表各2人。
道真县县委宣传部、写作协会、文联总计12人。
参会代表届时请携带我学会下发的通知。
（5）稿件要求：
参会论文内容应基本符合会议主题。
论文格式：
打印版，A4纸，标题用三号黑体字并居中设置；另起一行写作者名，用五号黑体并居中设置；换行写单位名，用五号宋体并居中设置；标题、作者、单位之间行距为单倍行距；正文用小四号宋体，1.3倍行距；参考文献汉字用小四号宋体，英文用12号TimesNewRoman字体，每部参考文献间请记得分行并设置两端对齐。
（6）报到时间地点：
请于2011年12月11日晚17：
00前在川泸大酒店门口签到处报到。
（7）参会纪律：
请务必遵守相关纪律和安排，不迟到早退。
凡属贵州省写作学会会员，每人请缴纳会务费人民币一百元整。
会议期间食住行费用由道真县政府负责。
（8）回执：
请各单位负责人收到通知后于10月30日之前尽快确定参会人员名单，并通过电邮形式（请发送至：
qxzxh@）及时反馈基本信息给活动主办方，以便于统计。
（9）其他事宜：
贵州省写作学会部长级会员请带领该部会员于11月11日前至道真县宣传部做好报道和准备工作。
（10）未尽事宜：
请及时与活动组织的负责人联系。
联系人：
游来林副会长
联系电话：
**********
E-mail：
***************
特此通知。
贵州省写作学会
211年10月15日
关键词：
通知学术年会采风论文
主送单位：
与会人员单位
抄送单位：
道真县县委道真县县委宣传部
附件二：
会议邀请函
邀请函
（1）
黔写作会发[2011]10号
尊敬的________先生/女士：
贵州省写作学会谨定于兹定于2011年12月11——15日在贵州省遵义市道真县召开2011年学术年会暨采风活动会。
素闻您在写作方面造诣甚深，望重学林，兹敬邀请您莅临本会，为本会提出宝贵的意见为谢！
诚挚地欢迎您的光临！
期盼与您相聚在本次会议！
贵州省写作学会
2011年10月15日
邀请函
（2）
黔写作会发[2011]10号
________写作学会：
为进一步加强与贵会的联系与交流，促进今后的友好合作，我省写作学会兹定于2011年12月11日至12月15日在贵州省遵义市道真县召开贵州省2011年学术年会暨采风活动会，特邀贵会光临！
（1）会议主题：
总结2011年成果，评选优秀论文；同时，开展采风活动，并举行心得交流会。
（2）会议形式：
代表发言、分组讨论、采风活动、座谈会。
（3）会议内容：
对2011年所取得成绩进行总结，同时评出本年度优秀论文，并对道真县旅游资源进行考察，提出旅游规划和构想。
（4）参加人员：
贵州省写作学会代表110人，四川、重庆、广西写作学会代表各2人。
道真县县委宣传部、写作协会、文联总计12人。
参会代表届时请携带我学会下发的通知。
（5）报到时间地点：
请于2011年12月11日晚17：
00前在川泸大酒店门口签到处报到。
（在道真县县客车站出口有专人接待）。
（6）参会纪律：
请务必遵守相关纪律和安排，不迟到早退。
会议期间食住行费用由道真县政府负责。
（7）回执：
请各单位负责人收到通知后于10月30日之前尽快确定参会人员名单，并通过电邮形式（请发送至：
qxzxh@）及时反馈基本信息给活动主办方，以便于统计。
（8）未尽事宜：
请及时与活动组织的负责人联系。
联系人：
游来林副会长
联系地址：
***************
联系电话：
**********传真：
**********E-mail：
***************
妥否，请函复。
贵州省写作学会
2011年10月15日
关键词：
函学术年会采风论文
主送单位：
与会人员单位
抄送单位：
道真县县委道真县县委宣传部
附件三：
会议组织的具体安排
各组主要任务如下：
职责
责任组
主要工作
地点
完成时间
接站
会务组
道真县客车站出站口有专人接引
川泸大酒店门口
12月11日
引导
会务组
负责会议活期间指引工作及问询服务工作
道真县县委会议室
住宿
后勤组
负责安排与会人员的食、住、行
川泸大酒店
会场布置
会务组
会场布置。
包括桌椅、横幅、海报、宣传板、展架等的摆放，会场设备的调节准备、会议资料、指示牌、鲜花、茶水、席签的摆放。
道真县县委会议室
12月12日
报到
后勤组
（1）查验证件
（2）分发会议文件
道真县县委会议室
12月12日
现场维护
会务组
带领鼓掌，维护会场秩序。
道真县县委会议室
12月12日
礼仪
会务组
负责会议前的引导及会议中的茶水添加。
道真县县委会议室
12月12日
签到
会务组
准备2—3个签到表，采取分头签到
道真县县委会议室
12月12日
附件四：
贵州省写作学会2011年学术年会暨采风活动会签到表
会议签到表
会议主题：
学术年会暨采风活动会
会议时间：
2011年12月12日—12月13日
地点：
道真县
序号
单位
姓名
联系电话
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
附件五：
与会代表证
照
片
贵州省写作学会2011年学术年会暨道真采风活动会
2011.12.11—2011.12.15
代表证
姓名：
地区：
工作单位：
编号：
附件六：
紧急预案
活动突发事件应急预案
黔写作会发[2011]11号
———————————————————————————
为了健全活动开展中突发事件的应急处置机制，提高应急处理能力，最大限度地预防和减少突发事件的发生，有效降低事件造成的危害和影响，维护活动人员的利益，保障的安全，特制定本预案。
一、适用范围：
本预案适用于在本次会议和采风活动中，发生突发事件的应急处理工作。
二、工作原则：
（一）谁开展、谁负责的原则。
活动期间由学会对安全工作全面负责并迅速予以处置，保证对突发事件的有效控制和快速处理。
对组委会有效处理能力范围外的突发事件，有道真县政府以及应急管理部门协调处理，必要时可以越级上报。
（二）预防为主的原则。
将事前预防与事后应急处置有机结合，把预防的重点放在活动的安全工作上，做到活动前有完善的活动实施方案；活动中具体的注意事项；会后及时总结经验教训。
把突发事件消灭在萌芽状态中，全面提高防范水平。
（三）快速反应的原则。
实践调查活动突发事件发生后，要及时准确地了解、把握事件的情况信息，分析发展动向，快速反应，及时有效地控制事态发展。
三、应急指挥体系：
为迅速果断地处置活动中的突发事件，活动的组织单位成立突发事件处理小组。
四、应急处置办法：
（一）如遇交通故障或事件，应急事件处理小组应第一时间与驾驶员商讨该如何解决。
（二）如与当地居民发生不可调和的矛盾冲突，应急事件处理小组应先设法稳定双方情绪，并联系当地民政部门或派出所解决。
贵州省写作学会
2011年10月15日
关键词：
紧急预案突发事件学术年会采风
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