公文写作的基础知识.docx

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公文写作的基础知识

第一章公文写作的基础知识

一、字体

1、题目：

小三号，宋体，加粗，居中（如：

XX活动策划书）

2、标题：

四号，宋体，加粗（如：

一、活动背景）

3、正文：

小四号，宋体

4、附件的字体：

常用五号或四号仿宋体

5、日期的字体：

字体字号与正文相同

6、注释的字体：

小于正文的小四号宋体

二、行

行距：

固定值24磅字距：

默认

三、页面设置：

用纸：

A4

装订线：

左侧

页码位置：

下居中

页边距：

上2、5厘米；下2厘米、左2、5厘米、右2厘米

四、序列题号

第一级“一、二、三等等”，用三号黑体字。

第二级“

（一）、

（二）（三）等等”用三号仿宋体字。

第三级“1。

2。

3。

等”

第四级“

（1）

（2）（3）等

五、公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

六、成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”

七、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。

八、附件

公文如有附件，较小的附件在正文下空l行左空2字用三号加粗宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

较大的应另起一张纸，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，字号为三号宋体加粗；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）

九、封面设计

封面一般都要加印中南大学校徽或学生会会徽，加印形式既可以是水印也可以采用一般形式。

第二章、基本公文的格式

策划

一、模板：

XX活动策划书

一、活动背景：

二、活动目的及意义：

三、活动名称：

四、活动主题：

五、活动时间：

六、活动地点：

七、活动对象：

八、活动形式：

九、活动具体流程：

（一）、

  1、

（1）

（2）

   （3）

    ……

  2、

  ……

（二）、

 ……

十、活动资源：

十一、活动支持单位：

十二、活动经费预算：

十三、活动注意事项：

                                                                                 XX社团

XX年XX月XX日

二、具体要求：

一、策划书名称

写清策划书名称，简单明了，如“××活动策划书”，“××”为活动内容或活动主题，不需要冠以社团名称。

如需要冠名社团，则可以考虑以正、副标题的形式出现，避免使用诸如“社团活动策划书”等模糊标题。

二、活动背景、目的及意义

活动背景、活动目的与活动意义要贯穿一致，突出该活动的核心构成或策划的独到之处，活动背景要紧扣时代背景、社会背景与教育背景，鲜明体现在活动主题上；活动目的即活动举办要达到一个什么样的目标、陈述活动目的要简洁明了，要具体化；活动意义其中包括文化意义、教育意义和社会效益，及所预期在活动中产生什么样的效果或影响等，书写应明确、具体、到位。

三、活动主题

活动主题需简洁明了，具有概括力，能够反映整个活动的主旨，一般是两句上下对称可以作为口号宣传。

四、活动时间与地点

该项必须详细写出，非一次性举办的常规活动必须列出时间安排表。

活动时间与地点要考虑周密、充分考虑到各种客观情况，比如教室申请、场地因素、天气状况等。

五、活动形式

策划须注明所开展活动的形式，比如文艺演出、文体竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览，调查、讲座等。

六、活动具体流程

作为策划的主题部分，表述方面要力求详尽，该项应包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等。

活动流程安排大致可分为三个阶段：

（一）、活动准备阶段

包括宣传工作、前期报名、工作人员安排等。

（二）、活动举办阶段

包括会场布置、会场组织、具体流程等。

（三）、活动总结阶段

包括结果公示、活动开展情况总结等。

七、活动资源：

此项为社团举办活动中所使用到的资源，如照相机，音响等。

不作具体要求，有则写，没有就不写。

八、活动支持单位：

包括活动主办单位和活动承办单位，如有赞助，还包括赞助单位。

九、活动经费预算：

活动经费预算要尽量符合实际花费，写出每一笔经费预算开支，以便于报销处理。

十、活动注意事项：

活动注意事项包括活动安全、紧急情况应对处理等。

对于大型活动和户外活动，要成立安全小组，指定第一安全负责人，充分考虑安全隐患，把人身安全放在活动开展的首要位置。

二、活动总结格式

一、模板：

XX活动总结

一、活动概述：

二、活动流程：

（一）、

  1、

（1）

（2）

    ……

  2、

  ……

（二）、

 ……

三、活动自我评价：

（一）、活动的优点

  1、

  2、

  ……

（二）、活动的不足

  1、

  2、

  ……

四、活动结果与意义：

XX社团

XX年XX月xx日

二、具体要求：

一、总结书名称

写清总结书名称，简单明了，如“××活动总结书”，“××”为活动内容或活动主题，不需要冠以社团名称。

如需要冠名社团，则可以考虑以正、副标题的形式出现，避免使用诸如“社团活动总结书”等模糊标题。

二、活动概述

写出对活动总体流程的一个宏观概括，包括活动时间、地点、主题、成效等。

应注意语言的凝练性。

三、活动流程

由于活动策划书中也涉及到此项内容且比较详细，因此活动总结中的活动流程只是简单的概述，能够反映此行活动即可。

切忌对活动策划书流程的复制粘贴，应注意语言的概括性。

四、活动的自我评价

作为活动总结的主体部分，在做活动的自我评价时，要求内容系统、全面、客观。

如实地反映情况，对成绩不夸大，对缺点不掩饰。

自我评价应包括以下两个方面：

（一）、活动的优点

该部分主要介绍活动开展所取得的成效，活动的可取之处、过人之处等。

包括这次活动开展取得了哪些成绩，在哪些地方做得还不错，有哪些新的想法及创意，有哪些经验是值得吸取的等等。

（二）、活动的不足

总结出活动开展过程中存在的缺点及不足的地方。

如这次活动在哪些地方做得不好，是不是过于枯燥和单调，是不是安排和组织上还欠妥当，应该采取哪些措施来增加活动的吸引力等等。

五、活动的结果及意义

 介绍活动开展后所带来的积极影响，分析此次活动的开展对学院、对社团以后发展的影响及会员们从活动中所得到的收获。

三、工作计划格式

一、模板：

XX学生会20XX-20XX学年第X学期工作计划

一、总体思路：

二、具体安排：

（一）、

  1、

（1）

（2）

   （3）

    ……

  2、

  ……

（二）、

 ……

二、常规活动：

（一）、

  1、

（1）

（2）

   （3）

    ……

  2、

  ……

（二）、

 ……

三、补充事项：

XX社团

XX年XX月XX日

二、具体要求：

一、计划书名称

写清计划书名称，包括订立计划的社团的名称和计划期限两个要素，如“XX社团2010-2011年工作计划”。

二、总体思路

这是对本社团这一学期所举办的活动进行总体的概括，包括这一学期本社团的工作目的，工作意义以及预定的目标。

三、具体安排

具体安排是对社团这一学期所要举办的大型活动分月具体写出，将每个月的具体工作计划一一列出。

这是工作计划的关键部分，所以要求内容尽量详尽，全面。

四、常规活动

社团都有一些常规活动，每周固定举办，所以无需在具体安排中写出，但可以在本项中一一列出。

五、补充事项

如果前面几项写完仍有未尽之事，可在此项中写出。

不作具体要求，有则写，没有就不写。

四、通知

通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

①标题：

写在第一行正中。

可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

②称呼：

写被通知者的姓名或职称或单位名称。

在第二行顶格写。

（有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。

）

③正文：

另起一行，空两格写正文。

正文因内容而异。

开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。

布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

④落款：

分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

通知

（空两格写正文）通知的时间以及地点写清楚

单位或个人名称

日期

五、工作总结

总结一般是由标题,正文,署名和日期几个部分构成的、

（一）标题

标题,即总结的名称、标明总结的单位,期限和性质、

（二）正文

正文一般又分为三个部分:

开头,主体和结尾、

1、开头

或交待总结的目的和总结的主要内容;或介绍单位的基本情况;或把所取得的成绩简明扼要地写出来;或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结、不管以何种方式开头,都应简炼,使总结很快进入主体、

2、主体

是总结的主要部分,是总结的重点和中心、它的内容就是总结的内容、

3、结尾

是总结的最后一部分,对全文进行归纳,总结、或突出成绩;或写今后的打算和努力的方向;或指出工作中的缺点和存在的问题、

（三）署名和日期

如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位,就要在正文右下方写明、最后还要在署名的下面写明日期。

六、会议记录

一般会议记录的格式包括两部分：

一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。

另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。

这是会议记录的核心部分。

    对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。

二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。

    会议结束，记录完毕，要另起一行写"散会"二字，如中途休会，要写明"休会"字样。

 一、（样本）

    ××公司办公会议记录

    时间：

一九××年×月×日×时

    地点：

公司办公楼五楼大会议室

    出席人：

×××××××××××××××……

    缺席人：

×××××××××……

    主持人：

公司总经理

    记录人：

办公室主任刘××

    主持人发言：

（略）

    与会者发言：

×××………………………………………………………………

    ×××………………………………………………………………

    散会

    主持人：

×××（签名）

    记录人：

×××（签名）

    （本会议记录共×页）

（二）、会议记录的基本要求

    一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

    二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。

如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

    三、忠实记录会议上的发言和有关动态。

会议发言的内容是记录的重点。

其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

    记录发言可分摘要与全文两种。

多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。

某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。

有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。

    四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

    会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。

会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

    （三）、会议记录的重点

    会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

    （3）权威人士或代表人物的言论；

    （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

    （5）会议已议决的或议而未决的事项；

    （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

    （四）、会议记录的写作技巧

    一般说来，有四条：

一快、二要、三省、四代。

    一快，即记得快。

字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。

要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

    二要，即择要而记。

就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。

就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。

要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

    三省，即在记录中正确使用省略法。

如使用简称、简化词语和统称。

省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。

但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。