财务软件管理制度.docx

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财务软件管理制度

会计电算化系统操作管理制度

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adimn时间：

2009-5-20来源：

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一、系统使用管理

１、为保证会计电算化系统的安全可靠运行,必须对系统的操作使用做出严格的控制。

２、在会计电算化系统投入运行前,由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。

运行中需要增减使用人员,按同样手续办理。

３、对各使用人员明确划分使用操作权限,形成适当的分工牵制,健全内部控制制度。

４、本会计电算化系统原则上专机专用,谢绝无关人员使用机器做其他工作。

５、设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。

６、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

７、出纳人员不允许进行系统性的操作。

８、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。

９、存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。

１０、系统管理员必须做好日常检查监督工作,发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。

二、上机操作规程

１、操作人员必须是合法有权使用人员,经过培训合格并经系统管理员正式认可后,才能上机操作。

２、操作人员上机操作前后,应进行上机操作登记,必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。

３、操作人员上机前应做好各项准备工作,尽量减少占用机器时间,提高工作效率。

４、操作人员的操作密码应注意保密,不能随意泄露,密码要不定期变更。

５、操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作。

６、操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据（专职会计员，则应保证输入的数据与凭证数据的一致性）。

如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。

已输入计算机的数据，在记帐前发现差错，可按凭证进行修改，如在记帐后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改帐目。

７、每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。

８、在系统运行过程中,操作人员如要离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作。

９、任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。

三、帐务处理程序

１、帐务系统初始化:

在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始化工作,在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。

２、帐务系统更改：

系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。

３、日常帐务处理：

（1）凭证处理:

会计电算化系统输入的记帐凭证分两种，即：

机制记帐凭证和手工编制的记帐凭证。

记帐凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。

为适应会计电算化系统的正常运行，编制记帐凭证还必须做到：

Ａ、机制记帐凭证的编制：

机制记帐凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机，按有关规定编制并打印的记帐凭证。

机制记帐凭证直接通过机内程序转到帐务处理系统进行记帐、编报表等业务处理。

机制记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误。

打印出的机制记帐凭证需加盖制单人、审核人、记帐员及财务部负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。

Ｂ、手工记帐凭证的编制：

手工编制记帐凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记帐凭证。

手编记帐凭证需通过帐务处理系统用键盘输入。

手工编制记帐凭证包括：

现金收付款凭证，部分银行收付款凭证和部分转帐凭证。

手工编制的记帐凭证必须做到：

a.原始凭证必须是合法凭证。

经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。

b.帐户使用正确。

c.借贷方金额相等。

d.原始凭证同记帐凭证金额一致。

e.转帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。

对会计分录的摘要内容必须唯一，即：

一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。

要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。

凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量的使用标准摘要。

对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。

Ｃ、记帐凭证编号必须连续。

编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章。

Ｄ、现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。

为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助帐。

（2）记帐凭证的审核与保管

Ａ、记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理。

Ｂ、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。

Ｃ、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方为有效凭证。

Ｄ、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。

Ｅ、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。

（3）帐表打印和结帐:

Ａ、现金、银行存款日记帐需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。

Ｂ、银行余额调节表每月打印一次。

Ｃ、科目汇总表、总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

Ｄ、在结帐前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作。

Ｅ、月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。

Ｆ、每年年末必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。

（4）会计报表

Ａ、单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。

帐表之间的数据必须衔接一致。

Ｂ、会计报表、计算表、分析表，按各核算子系统及管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。

Ｃ、单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。

Ｄ、单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。

会计软件、硬件及数据管理制度

一、网络系统管理

⒈计算机应做到专机专用，不得用于其他工作，以确保机房设备及计算机正常运行。

⒉除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用。

⒊计算机必须配备不间断电源，以避免意外断电造成核算数据丢失，影响系统运行。

⒋计算机禁止使用外来启动盘启动计算机，禁止用外来软盘传递数据，禁止在财务系统计算机上运行非法软件和游戏软件，以防止计算机感染病毒，破坏系统程序和数据。

⒌有上下级单位送来的数据盘，必须先进行磁盘病毒检测，无病毒方能上机使用。

⒍计算机发生故障应及时维护，如果没有能力维护，应及时与计算机维护商取得联系。

⒎财务软件运行中发生错误时，应及时排除，如无法处理，应及时与财务软件销售商取得联系以便及时解决问题。

⒏建立财务系统备份用计算机、刻录机，按规定时间进行备份与书面形式的会计核算资料一并由专人妥善保管。

⒐计算机操作系统、财务软件机文档资料视同会计档案，要由专人妥善保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改后的五年。

二、系统软件、硬件的维护

⒈系统管理员负责整个系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行。

⒉对正在使用的财务系统软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备更换等工作，须经财务负责人的批准，系统管理人员和维护人员要负责安装、调试全过程，直至运行正常。

⒊系统发生故障和出现异常时，系统管理员要组织人员及时排除，恢复正常运行环境。

⒋操作员在每日工作前要对计算机硬件及软件系统进行检查，发现问题应做好记录，及时通知系统管理人员处理。

⒌在系统运行过程中，出现硬件故障，系统管理人员要认真进行故障分析，与维护人员共同维护，并做好检查维修记录。

三、数据管理

⒈财务文档资料、计算机数据资料的保管，由财务负责人指定专人负责，定期移交档案保管人员管理。

⒉计算机系统会计数据的管理，由系统管理员负责。

当日数据、月末、年末数据要及时复制备份，做到分地存放妥善保管。

⒊系统管理员要对计算机系统定期进行病毒预防检测，以保证系统数据的安全。

⒋财务计算机系统要采取专线单独供电，并配备UPS电源，防止因电路问题造成财务数据的丢失。

中油财务软件管理制度及岗位责职

江苏油田地调处财务科

财务计算机操作记录制度

      一、为了加强所有的软、硬件管理，保证中油财务管理信息系统所用软硬件的安全与正常运行，特制定本制度。

      二、对所有中油财务管理信息系统所用的软、硬件建立操作记录管理制度，实际按日记录管理。

      三、操作记录日志应详细记录每天、每人的开机时间、操作者姓名、操作内容、关机时间、出现的故障、故障的处理情况以及运行情况、软件使用过程中的意见或建议等内容。

      四、日常操作严格执行微机操作上岗制度，每日如实对中油财务系统及终端运行情况进行记录，并在每周五结束工作前交系统管理员签字确认。

     五、系统管理员应对整个系统的运行情况及软件使用情况按日记录，并对扣操作员维护情况进行检查、汇总，及时发现问题、解决问题，保证系统运行良好。

电算化会计档案管理制度

      一、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。

为了加强电算化会计档案的管理工作，管好电算化会计档案，现根据财政部发布的《会计电算化工作规范》的有关规定，制定本制度。

       二、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

主要有以下内容：

1、计算机打印输出的经过相关人员盖章签字的会计资料；

2、每年一次的永久性数据库备份；

3、中油财务软件升级前的数据库备份；

4、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；

5、所有版本的系统、网络、数据库、软件；

6、其他应该存档的资料和数据。

      三、打印输出的经过签字盖章的各种会计资料的保存按财政部《会计档案管理办法》执行。

      四、数据库的备份要永久保存。

以胶片、磁、光等介质保存的数据档案必须双份备份，并分别存放于不同地点，并按照有关规定保存在温湿度适宜、阳光不直射、不能被损害的场所，做好防磁、防火、防潮和防尘工作。

      五、采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期更换新的介质进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

      六、所有正版软件应在注明其功能及相关文档资料后备份存档保管，保存期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

      七、本制度中未涉及内容按照财政部《会计档案管理办法》执行。

电算化机房管理制度及防病毒措施

     一、为了确保机房的安全，机房必须有一定的防水、防火、防磁、防盗等措施，配备灭火器等消防器材，同时注意机房门窗的安全。

二、为了保持机房的工作环境，须建立安全卫生值日制度，定期对机房进行打扫整理，保持机房的整洁卫生。

三、为了防止人为破坏机房内的设备和相关会计数据，非本单位工作人员不得随意进入机房和存放数据资料的场所，非电算化主管及系统管理员未经允许不得进入安装服务器的机房。

四、系统管理员要严格控制服务器及主控数据库的口令，防止非法修改机房内网络设备的数据文件。

要随时对数据进行备份，备份的数据资料应在远离机房的另一地点保管。

对各个操作人员有详细的记录，以便进行追踪检查。

五、对所有来历不明的介质在使用前必须经过系统管理员进行严格的病毒检测，并由系统管理员登记在册。

同时系统管理员对在用设备定期进行病毒检测，要严禁病毒通过计算机网络进行传播。

六、严禁在机房内的服务器上安装任何游戏软件和非法的软件，安装相关的工具软件应通知系统管理员，确保计算机网络系统的安全和正常运行。

财务计算机操作记录制度

一、为了加强所有的软、硬件管理，保证中油财务管理信息系统所用软硬件的安全与正常运行，特制定本制度。

二、对所有中油财务管理信息系统所用的软、硬件建立操作记录管理制度，实际按日记录管理。

三、操作记录日志应详细记录每天、每人的开机时间、操作者姓名、操作内容、关机时间、出现的故障、故障的处理情况以及运行情况、软件使用过程中的意见或建议等内容。

四、日常操作严格执行微机操作上岗制度，每日如实对中油财务系统及终端运行情况进行记录，并在每周五结束工作前交系统管理员签字确认。

五、系统管理员应对整个系统的运行情况及软件使用情况按日记录，并对扣操作员维护情况进行检查、汇总，及时发现问题、解决问题，保证系统运行良好。

会计电算化软硬件管理制度

一、中油财务管理信息系统的软件、硬件的选用由主管该项工作的领导（电算化主管）和系统管理员全权负责。

二、对本单位所使用的硬件设备进行统一管理，并建立设备卡片，详细记录其他品名、使用时间、供货厂家及有关情况。

三、硬件设备的操作使用严格执行设备操作管理规定，定期对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，严禁违规违章操作，确保机房、硬件设备的安全。

四、对中油财务软件及有关正版软件要认真组织做好软件的升级等工作，并对功能改动部分进行认真测试研究，确定新增功能在本单位的用法，防止工作的盲目性。

五、对中油财务软件及有关正版软件应备份存档，应严格保护所有在用正版软件的版权，不准拷贝转给他人和单位。

要维护不同版本的完整性、独立性，确切掌握软件版本使用情况，防止出现版本的混淆。

六、建立系统管理维护记录，实行维护记录制度。

对故障发生的时间、表现、采取的解决措施、结果及软件的升级情况等进行详细记录，并由系统管理员予以签字，以便今后解决故障。

七、未经系统管理员同意或授权，任何人不得在中油财务管理信息系统上安装、拆卸软硬件，不得改变系统的运行环境。

八、所有外来的和来历不明的介质在使用前应经过系统管理员进行病毒检测，对所有在用计算机上定期进行病毒检测，严防病毒通过网络传播。

严禁在计算机上安装各种游戏软件。

会计数据备份及安全保障制度

一、会计数据备份是为了防止软硬件故障以及人为过失等原因造成的数据毁损。

安全保障是指数据信息不丢失、不毁损、不向无关人员泄露、不被非法修改。

即做好安全保密工作。

二、网络数据采用光盘或外置硬盘进行备份，作为档案保存的网络数据应使用光盘介质进行存贮。

其他相关临时数据信息的存贮可采用软盘备份。

三、经常对系统中的数据进行备份，以便在计算机发生故障时可将据恢复到最近状态。

原则上要求在发生业务的当天都进行备份。

备份模式为：

利用光盘进行每周七天的循环覆盖备份，每一周进行一次低级备份（全部备份）；保存最近三个月的备份及每年年未的备份。

同时应备双份以上，存储于不同的地点。

四、对备份的数据加强管理，防止被非法拷贝或毁坏。

要对其内容及动手运行环境等进行记录。

网络数据备份应连同主控数据库（master）一并备份。

五、对会计数据的备份、恢复、转出、转入的权限都应严加控制。

严禁XX将财务数据拷贝出系统，转给无关的人员或单位；严禁XX进行数据恢复或转入操作。

六、财务数据库及其服务器的口令由系统管理员掌握，各用户的口令由其自身掌握，并定期更换相关口令。

七、中油财务管理信息系统软件及其他相关软件由系统管理员负责保管，不得转借其他单位或个人。

电算主管岗位责任制

1、负责会计电算化岗位的设定和权限分配，结合实际确定科室人员的职责和权限；

2、组织中油财务管理信息系统的实施工作，对工作进度及处理数据的安全负总责；

3、负责中油财务信息系统的普及工作，组织人员培训；

4、制定会计电算化发展规划，组织中油财务软件的二次开发；

5、组织协调会计核算和财务管理；

6、负责机内数据的分析处理，利用分析结果搞好财务管理；

7、负责电算审查，防止利用计算机进行舞弊。

　系统管理员岗位责任制

　1、负责系统软件、硬件、网络、数据库及中油财务软件的技术问题，保障系统的正常运行；

2、管理网络服务器及数据库的超级口令，负责服务器软硬件源的分配，监控网络的运行，监控中油软件中重要功能的使用情况；

3、依据电算主管签发的岗位权限标准及授权书，在系统中对操作员的权限（包括临时权限）进行分配和调整，临时权限在完成任后即由电算主管收回；

4、管理财务数据，负责进行数据的备份和恢复，对财务数据的安全保密负责；

5、对系统运行及维护进行记录，对操作员每日上交的工作记录签字确认；

6、负责除书面以外的会计档案的保管，包括磁盘、光盘、磁带等；

7、系统管理员的更换应征得上级主管部门的批准。

　档案管理员岗位责任制

1、复核、签收、保管各核算岗操作员定期输出的经审核记帐员签认的书面会计凭帐簿报表及查询资料；

2、复核、签收、保管出纳员输出的经审核记帐员签认的现金日记帐、内部结算存款日记帐。

保管手工现金日记帐和内部结算存款日记帐；

3、负责会计凭证、帐簿、报表及其他书面会计资料的整理装订；

4、签收、保管经系统管理员签字的系统维护及运行情况记录本；

5、按照会计档案管理制度规定，定期向档案管理部门移送会计档案；

6、协同系统管理员，搞好非书面会计资料的保管和移送存档工作。

审核记帐员岗位责任制

1、负责帐前原始凭证的审核工作，确保输入机内的会计凭证准确无误；

2、审核机内凭证并操作系统进行机内记帐，同时审核机内帐簿的登记情况，如有错误及时提示相关操作员进行修改；

3、审核各核算管理操作员编制的会计报表，确保表内数据和表间勾稽关系的正确，如有错误及时提示相关操作员进行修改；

4、签认各核算管理操作人员输出的会计凭证、帐簿及会计报表；

5、按照基本会计岗位分工，负责核销及核销台帐的登记。

　出纳员岗位责任制

1、负责现金的收付存取、手工现金日记帐的登记按照规定输出并核对机内现金日记帐；

2、负责内部结算存款支票的开具、收取，空白支票的保管，手工登记内部结算存款日记帐，核对输出机内帐簿；

3、负责内部结算存款的对帐，编制输出内部结算存款余额调节表；

4、按照内部牵制制度规定，除上述权限外不能掌握其它操作权限；

操作员（总成本）岗位责任制

1、依据电算主管签发、系统管理员分配的权限进行核算管理操作，对于虽在权限范围内但涉及整体核算管理问题的处理，必须经电算主管同意；

2、负责对本工作站的使用和管理，及时填制上机操作维护记录表，并上交系统管理员签字确认；

3、定期更改自己的口令,如发现口令被他人非法改动，应及时通知系统管理员，查明原因进行处理；

4、对所有以自己的口令处理的会计业务负全面责任；

5、按照会计工作规范，输入输出本核算管理岗的会计凭证、帐簿、报表及其他查询资料,并交由审核记帐员审核签认；

6、所有会计业务处理，必须严格遵循财务制度、会计规范和中油软件的自身规定，不得进行违章违规操作；

7、按照基本会计岗位分工，负责处理成本类业务包括施工管理费、其它地质勘探支出、地震作业、承包地震作业支出、其它承包作业支出、间接费用等；

操作员（往来）岗位责任制

　1、依据电算主管签发、系统管理员分配的权限进行核算管理操作，对于虽在权限范围内但涉及整体核算管理问题的处理，必须经电算主管同意；

2、负责对本工作站的使用和管理，及时填制上机操作维护记录表，并上交系统管理员签字确认；

3、定期更改自己的口令，如发现口令被他人非法改动，应及时通知系统管理员，查明原因进行处理；

4、对所有以自己的口令处理的会计业务负全面责任；

5、按照会计工作规范，输入输出本核算管理岗的会计凭证、帐簿、报表及其他查询资料，并交由审核记帐员审核签认；

6、所有会计业务处理，必须严格遵循财务制度、会计规范和中油软件的自身规定，不得进行违章违规操作；

7、按照基本会计岗位分工，负责往来业务管理，包括应收应付帐款、预收预付帐款、其他应收应付款、应收应付内部单位款及备用金等。

操作员（资产）岗位责任制

1、依据电算主管签发、系统管理员分配的权限进行核算管理操作，对于虽在权限范围内但涉及整体核算管理问题的处理，必须经电算主管同意；

2、负责对本工作站的使用和管理，及时填制上机操作维护记录表，并上交系统管理员签字确认；

3、定期更改自己的口令，如发现口令被他人非法改动，应及时通知系统管理员，查明原因进行处理；

4、对所有以自己的口令处理的会计业务负全面责任；

5、按照会计工作规范，输入输出本核算管理岗的会计凭证、帐簿、报表及其他查询资料，并交由审核记帐员审核签认；

6、所有会计业务处理，必须严格遵循财务制度、会计规范和中油软件的自身规定，不得进行违章违规操作；

7、按照基本会计岗位分工，负责固定资产及在建工程的业务处理；

8、负责中油软件（固定资产部分）的操作管理；

　操作员（税金及厂内银行）岗位责任制

1、依据电算主管签发、系统管理员分配的权限进行核算管理操作，对于虽在权限范围内但涉及整体核算管理问题的处理，必须经电算主管同意；

2、负责对本工作站的使用和管理，及时填制上机操作维护记录表，并上交系统管理员签字确认；

3、定期更改自己的口令，如发现口令被他人非法改动，应及时通知系统管理员，查明原因进行处理；

4、对所有以自己的口令处理的会计业务负全面责任；

5、按照会计工作规范，输入输出本核算管理岗的会计凭证、帐簿、报表及其他查询资料，并交由审核记帐员审核签认；

6、所有会计业务处理，必须严格遵循财务制度、会计规范和中油软件的自身规定，不得进行违章违规操作；

7、按照基本会计岗位分工，负责涉税业务、厂内银行及其它业务收支；

8、负责工资奖金及福利费的核算管理。