举例采购库存.docx
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举例采购库存
实例：
强势大酒店采购流程和库存管理
强势大酒店包括总店和两家分店——强势大酒店第一分店和强势大酒店第二分店。
采购工作总店采购部门统一采购，各分店验收入库。
Ø库存商品：
茅台酒——后进先出
青岛啤酒——先进先出
金鳟鱼——个别计价
鲍鱼——个别计价
白菜——加权平均
土豆——移动平均
Ø采购合同：
第一烟酒供应——茅台酒￥400/瓶、青岛啤酒￥10/瓶
北塘海鲜批发——金鳟鱼￥50/公斤、鲍鱼￥200/公斤
第三蔬菜批发——白菜￥2/公斤、土豆￥4/公斤
服务器S1
第二分店PC3
第一分店PC2
总店PC1
一合同
1合同的上传
①总店采购部门选择供应商，签订合同→点击[上传]（图1）
②系统显示“传送文件”界面（图2），填写服务器名称、用户名和密码→点击[连接]，选择合适的文件夹（图3）→点击[上传]→提示生成文件确认信息（图4）→点击[上传文件]→上传成功后关闭
2总店完成上传合同的操作后，分店部门要把合同下载到本点后，根据合同提交采购申请。
①分店采购部门在<采购管理>→<采购合同>界面点击[下载]→系统显示“传送文件”界面（图2），填写服务器名称、用户名和密码→点击[连接]
②选中要下载的合同，点击[下载]→显示“采购合同下载更新”界面（图5），确定后关闭下载界面，在<采购合同>界面[刷新]一下，可以看到下载的合同信息。
至此，分店完成下载采购合同的操作，何以进行采购申请了。
二采购申请和分发
1分店部门上传采购申请
①分店各部门提交采购申请审核通过后，上传到服务器。
在<采购管理>→<采购合同>界面点击[上传]→系统显示“传送文件”界面（图2）。
②点击[传送]，显示“选择单据”提示（图6），选择日期→点击[下一步]→生成文件确认（图7）→点击[上传文件]，将采购申请上传到服务器
2总店分发采购申请
①总店采购部门下载各个分店采购申请单，在<采购管理>→<申请分发>界面点击[下载]
②下载界面选择采购申请点击[下载]，显示申请单确认信息（图8）。
下载成功后在<申请分发>界面点击[刷新]，显示下载的申请单信息。
（图9）
③点击[选择]，选择相应的供应商，双击品项名称或选中后点击[分发]，根据不同供应商选择不同采购品项分发到订单中。
（图10）
④点击[保存]，在<采购管理>→<采购订单>界面可以看到保存的采购订单。
（图11）
⑤采购订单提交审核通过后，上传采购订单，交由各分店下载后生成验收入库单据。
三验收入库
1总店将各分店采购申请分发后集中采购，各分店下载验收入库单，用于验收货品时品项和数量的核对。
在<库存管理>→<验收入库>界面点击[下载]，下载成功后点击[刷新]，显示下载的验收单信息。
2货品送到时根据验收单仔细核对品项和数量，相应的进行数据的修改，最后提交审核后，记入库存数据，同时生成凭证和往来帐。
以烟酒供应商为例，如图12所示，本店向第一烟酒供应商采购“青岛啤酒”和“茅台酒”共计金额￥40500元整。
验收单审核通过后，在<财务往来>→<凭证管理>界面可以见到系统自动生成的记账凭证（图13）；在<财务往来>→<往来帐务>界面可以见到系统自动生成的应付单（图14）；在<我的报表>→<财务分析>中可以看到有关的财务报表（图15）。
四库存总账数据说明
以本店部门的数据变化为例，通过数据的变化来说明本系统库存总账的计算方式。
Ø库存商品属性：
茅台酒——后进先出，盘盈方式为“以库存成本价入库，同时计入损益”
青岛啤酒——先进先出，盘盈方式为“以库存成本价入库，同时计入损益”
金鳟鱼——个别计价，计入成本方法为“实地盘存以存计耗”，盘盈方式为“以库存成本价入
库，同时计入损益”
鲍鱼——个别计价，计入成本方法为“实地盘存以存计耗”，盘盈方式为“以库存成本价入库，
同时计入损益”
白菜——加权平均，计入成本方法为“标准成本卡”，盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本”
土豆——移动平均，计入成本方法为“标准成本卡”，盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本”
Ø采购合同：
第一烟酒供应——茅台酒￥400/瓶、青岛啤酒￥5/瓶
北塘海鲜批发——金鳟鱼￥50/公斤、鲍鱼￥200/公斤
第三蔬菜批发——白菜￥2/公斤、土豆￥4/公斤
Ø期出建账数据：
茅台酒10瓶，￥350/瓶，批号01
盐10公斤，￥2/公斤，
色拉油10公斤，￥12/公斤
1第一次验收入库数据
茅台酒100瓶，￥400/瓶，批号02
青岛啤酒100瓶，￥5/瓶，批号02
金鳟鱼10公斤，￥50/公斤，批号02，辅助数量10条
鲍鱼10公斤，￥200/公斤，批号02，辅助数量40只
白菜10公斤，￥2/公斤
土豆10公斤，￥4/公斤
验收后库存总账数据如表格1所示：
品项名称
批号
数量
价格
辅助数量
茅台酒
01
10瓶
￥350
茅台酒
02
100瓶
￥400
青岛啤酒
02
100瓶
￥5
金鳟鱼
02
10公斤
￥50
10条
鲍鱼
02
10公斤
￥200
40只
白菜
10公斤
￥2
土豆
10公斤
￥4
盐
10公斤
￥2
色拉油
10公斤
￥12
表1
2第二次验收入库数据
青岛啤酒50瓶，￥8/瓶，批号03
金鳟鱼10公斤，￥30/公斤，批号03，辅助数量10条
白菜10公斤，￥5/公斤
土豆10公斤，￥2/公斤
验收后库存总账数据如表格2所示：
品项名称
批号
数量
价格
辅助数量
茅台酒
01
10瓶
￥350
茅台酒
02
100瓶
￥400
青岛啤酒
02
100瓶
￥5
青岛啤酒
03
50瓶
￥8
金鳟鱼
02
10公斤
￥50
10条
金鳟鱼
03
10公斤
￥30
10条
鲍鱼
02
10公斤
￥200
40只
白菜
20公斤
￥3.5
土豆
20公斤
￥3
盐
10公斤
￥2
色拉油
10公斤
￥12
表2
比较表1和表2中的数据变化，可以看出“移动平均”和“加权平均”计价方式的库存商品在每次采购入库时，如果单价变动，系统自动取平均值记入库存总账。
“先进先出”、“后进先出”、“个别计价”要求每次入库时必须要有批号，系统会根据不同批号计算不同批次的单价，所以采购价格的变动不会影响库存总账中相同品项名称的库存商品的单价。
3耗用数据的生成
1）当一天的营业结束，后台日结当天销售数据。
假设当天前台销售明细为：
105餐台茅台酒2瓶售价￥500/瓶
青岛啤酒2瓶售价￥10/瓶
素炒白菜1中份售价￥10/中份
金鳟鱼2.2市斤售价￥58/市斤（辅助数量1条，做法“清蒸”）
共计金额￥1187.6
106餐台茅台酒3瓶售价￥500/瓶
青岛啤酒10瓶售价￥10/瓶
素炒白菜1大份售价￥12/中份
金鳟鱼4.2市斤售价￥58/市斤（辅助数量2条，做法“红烧”）
共计金额￥1855.6
108餐台茅台酒1瓶售价￥500/瓶
青岛啤酒2瓶售价￥10/瓶
共计金额￥520（未结账）
由于108餐台还未结账，所以日结后系统只计算108餐台的销售数量，而把销售金额计入下一营业日。
日结后生成的记账凭证见图17，报表页汇总当天的销售数据，显示详细的销售记录。
2）库存商品耗用量
在<库存管理>→<原料耗用>界面点击[耗用]，系统显示销售转换耗用界面（图19）。
根据营业日期转耗用后，系统自动生成当天销售菜品的耗用单，提交审核后，耗用单的数据计入库存总账。
在这里计算的耗用数据是对于计入成本方法为“标准成本卡”的库存商品进行耗用计算；但对于“实地盘存以存计耗”的库存商品，要进行实盘，系统根据每日转存单计算耗用。
由于“金鳟鱼”是“实地盘存以存计耗”的库存商品，所以在这里生成的耗用单中没有“金鳟鱼”的耗用数据。
工作人员对“金鳟鱼”的实际数量盘点后填写<每日转存>单，系统自动生成耗用单。
例如“金鳟鱼”的盘点数量（图19）为：
金鳟鱼02批7条；03批10条。
系统自动计算耗用数据，用金鳟鱼的库存总数减去转存单中的数据，即3条，并生成耗用单。
（图20）
当所有耗用数据统计完毕后，系统根据审核通过的耗用单自动生成记账凭证（见图21、22）。
此时可以进行下一步核算当天销售成本的工作了，系统将生成部门成本和毛利率的详细报表，此处不再赘述。
3）库存总账的变化
品项名称
批号
数量
价格
辅助数量
茅台酒
01
10瓶
￥350
茅台酒
02
94瓶
￥400
青岛啤酒
02
83瓶
￥5
青岛啤酒
03
50瓶
￥8
金鳟鱼
02
7公斤
￥50
7条
金鳟鱼
03
10公斤
￥30
10条
鲍鱼
02
10公斤
￥200
40只
白菜
18.7公斤
￥3.5
土豆
20公斤
￥3
盐
8.6公斤
￥2
色拉油
9.42公斤
￥12
表3
从表格3中可以看出,由于茅台酒为“后进先出”，所以先入库的批次01数量不变，后入库的批次02的数量减少。
同理，青岛啤酒为“先进先出”，所以先入库的批次02的数量减少，后入库的批次03数量不变；
金鳟鱼为“个别计价”，根据每日转存的手工盘点数据02批次数量减少。
“移动平均”和“加权平均”不需要批号管理，所以耗用数据从总数量中减去。
五定期盘点
仓库一般会在会计期末时进行一次盘点，仍以前边的库存数据变化为例，来说明批次管理中盘点后的数据变化。
假设系统设定中<采购\库存>部分“批次管理盘点控制”的设置如下：
（图23）
Ø先进先出：
盘盈入库方式——作为新批入库
Ø后进先出：
盘盈入库方式——并入最后批
Ø个别计价：
盘盈入库方式——作为新批入库
盘亏入库方式——先进先出
1盘盈与盘亏
盘点单填写审核后，自动生成盘盈单和盘亏单，如图24、25、26所示。
由于鲍鱼和金鳟鱼是“个别计价”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分作为新批入库，盘亏则根据先进先出原则出库。
青岛啤酒是“先进先出”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分作为新批入库，盘亏则根据先进先出原则出库。
茅台酒是“后进先出”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分并入最后一批入库，盘亏则根据后进先出原则出库。
白菜和土豆的盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本”。
财务管理模块会根据盘盈单和盘亏单自动生成记账凭证，如图27、28所示。
2库存总账数据变化
品项名称
批号
数量
价格
辅助数量
茅台酒
01
10瓶
￥350
茅台酒
02
100瓶
￥400
青岛啤酒
02
83瓶
￥5
青岛啤酒
03
50瓶
￥8
青岛啤酒
-2
10瓶
￥6.128
金鳟鱼
02
0公斤
￥50
0条
金鳟鱼
03
10公斤
￥30
10条
鲍鱼
02
10公斤
￥200
40只
鲍鱼
-1
1.25公斤
￥200
5只
白菜
15公斤
￥3.5
土豆
25公斤
￥2.4
盐
8.6公斤
￥2
色拉油
9.42公斤
￥12
表4
对比表格3、表格4中的数据，可以看出库存总账在盘点后发生的变化。
青岛啤酒盘赢的部分作为新批入库，系统自动计算库存总账平均价格作为新批次的价格。
土豆没有批次，盘盈设置为“以零价入库，减低库存成本”，所以盘盈的5公斤土豆以零价入库存总账，而价格也相应的变化为￥2.4/公斤。
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