举例采购库存.docx

1、举例采购库存实例：强势大酒店采购流程和库存管理强势大酒店包括总店和两家分店强势大酒店第一分店和强势大酒店第二分店。采购工作总店采购部门统一采购，各分店验收入库。 库存商品：茅台酒后进先出 青岛啤酒先进先出 金鳟鱼个别计价 鲍鱼个别计价 白菜加权平均 土豆移动平均 采购合同：第一烟酒供应茅台酒￥400/瓶、青岛啤酒￥10/瓶 北塘海鲜批发金鳟鱼￥50/公斤、鲍鱼￥200/公斤 第三蔬菜批发白菜￥2/公斤、土豆￥4/公斤服务器S1第二分店PC3第一分店PC2总店PC1一 合同 1合同的上传总店采购部门选择供应商，签订合同点击上传（图1） 系统显示“ 传送文件”界面（图2），填写服务器名称、用户名和

2、密码点击连接，选择合适的文件夹（图3）点击上传提示生成文件确认信息（图4）点击上传文件上传成功后关闭2总店完成上传合同的操作后，分店部门要把合同下载到本点后，根据合同提交采购申请。分店采购部门在界面点击下载系统显示“ 传送文件”界面（图2），填写服务器名称、用户名和密码点击连接 选中要下载的合同，点击下载显示“采购合同下载更新”界面（图5），确定后关闭下载界面，在界面刷新一下，可以看到下载的合同信息。至此，分店完成下载采购合同的操作，何以进行采购申请了。二采购申请和分发1分店部门上传采购申请分店各部门提交采购申请审核通过后，上传到服务器。在界面点击上传系统显示“ 传送文件”界面（图2）。点击传

3、送，显示“选择单据”提示（图6），选择日期点击下一步生成文件确认（图7）点击上传文件，将采购申请上传到服务器2总店分发采购申请总店采购部门下载各个分店采购申请单，在界面点击下载下载界面选择采购申请点击下载，显示申请单确认信息（图8）。下载成功后在界面点击刷新，显示下载的申请单信息。(图9)点击选择，选择相应的供应商，双击品项名称或选中后点击分发，根据不同供应商选择不同采购品项分发到订单中。（图10）点击保存，在界面可以看到保存的采购订单。（图11）采购订单提交审核通过后，上传采购订单，交由各分店下载后生成验收入库单据。三 验收入库1总店将各分店采购申请分发后集中采购，各分店下载验收入库单，用于

4、验收货品时品项和数量的核对。在界面点击下载，下载成功后点击刷新，显示下载的验收单信息。2货品送到时根据验收单仔细核对品项和数量，相应的进行数据的修改，最后提交审核后，记入库存数据，同时生成凭证和往来帐。 以烟酒供应商为例，如图12所示，本店向第一烟酒供应商采购“青岛啤酒”和“茅台酒”共计金额￥40500元整。验收单审核通过后，在界面可以见到系统自动生成的记账凭证（图13）；在界面可以见到系统自动生成的应付单（图14）；在中可以看到有关的财务报表（图15）。四 库存总账数据说明 以本店部门的数据变化为例，通过数据的变化来说明本系统库存总账的计算方式。 库存商品属性：茅台酒后进先出 ，盘盈方式为“

5、以库存成本价入库，同时计入损益” 青岛啤酒先进先出，盘盈方式为“以库存成本价入库，同时计入损益” 金鳟鱼个别计价，计入成本方法为“实地盘存以存计耗”，盘盈方式为“以库存成本价入库，同时计入损益” 鲍鱼个别计价，计入成本方法为“实地盘存以存计耗”，盘盈方式为“以库存成本价入库，同时计入损益” 白菜加权平均，计入成本方法为“标准成本卡”，盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本” 土豆移动平均，计入成本方法为“标准成本卡”，盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本” 采购合同：第一烟酒供应茅台酒￥400/瓶、青岛啤酒￥5/瓶 北塘海鲜批发金鳟鱼￥50/公斤、鲍鱼￥200/公斤 第三蔬菜批发白菜￥2/公斤、

6、土豆￥4/公斤 期出建账数据：茅台酒 10瓶，￥350/瓶 ，批号01 盐 10公斤，￥2/公斤， 色拉油 10公斤，￥12/公斤1 第一次验收入库数据茅台酒 100瓶，￥400/瓶，批号02青岛啤酒 100瓶，￥5/瓶，批号02金鳟鱼 10公斤，￥50/公斤，批号02，辅助数量10条鲍鱼 10公斤，￥200/公斤，批号02，辅助数量40只白菜 10公斤，￥2/公斤土豆 10公斤，￥4/公斤 验收后库存总账数据如表格1所示：品项名称批号数量价格辅助数量茅台酒0110瓶￥350茅台酒02100瓶￥400青岛啤酒02100瓶￥5金鳟鱼0210公斤￥5010条鲍鱼0210公斤￥20040只白菜10公

7、斤￥2土豆10公斤￥4盐10公斤￥2色拉油10公斤￥12表12 第二次验收入库数据青岛啤酒 50瓶，￥8/瓶，批号03金鳟鱼 10公斤，￥30/公斤，批号03，辅助数量10条白菜 10公斤，￥5/公斤土豆 10公斤，￥2/公斤 验收后库存总账数据如表格2所示：品项名称批号数量价格辅助数量茅台酒0110瓶￥350茅台酒02100瓶￥400青岛啤酒02100瓶￥5青岛啤酒0350瓶￥8金鳟鱼0210公斤￥5010条金鳟鱼0310公斤￥3010条鲍鱼0210公斤￥20040只白菜20公斤￥3.5土豆20公斤￥3盐10公斤￥2色拉油10公斤￥12表2 比较表1和表2中的数据变化，可以看出“移动平均”和

8、“加权平均”计价方式的库存商品在每次采购入库时，如果单价变动，系统自动取平均值记入库存总账。“先进先出”、“后进先出”、“个别计价”要求每次入库时必须要有批号，系统会根据不同批号计算不同批次的单价，所以采购价格的变动不会影响库存总账中相同品项名称的库存商品的单价。3 耗用数据的生成1）当一天的营业结束，后台日结当天销售数据。 假设当天前台销售明细为：105 餐台 茅台酒 2瓶 售价￥500/瓶 青岛啤酒 2瓶 售价￥10/瓶 素炒白菜 1中份 售价￥10/中份 金鳟鱼 2.2市斤 售价￥58/市斤 （辅助数量1条，做法“清蒸”） 共计金额 ￥1187.6106 餐台 茅台酒 3瓶 售价￥500

9、/瓶 青岛啤酒 10瓶 售价￥10/瓶 素炒白菜 1大份 售价￥12/中份 金鳟鱼 4.2市斤 售价￥58/市斤 （辅助数量2条，做法“红烧”） 共计金额 ￥1855.6108 餐台 茅台酒 1瓶 售价￥500/瓶 青岛啤酒 2瓶 售价￥10/瓶 共计金额 ￥520 （未结账） 由于108餐台还未结账，所以日结后系统只计算108餐台的销售数量，而把销售金额计入下一营业日。日结后生成的记账凭证见图17，报表页汇总当天的销售数据，显示详细的销售记录。2）库存商品耗用量 在界面点击耗用，系统显示销售转换耗用界面（图19）。根据营业日期转耗用后，系统自动生成当天销售菜品的耗用单，提交审核后，耗用单的数

10、据计入库存总账。在这里计算的耗用数据是对于计入成本方法为“标准成本卡”的库存商品进行耗用计算；但对于 “实地盘存以存计耗”的库存商品，要进行实盘，系统根据每日转存单计算耗用。 由于“金鳟鱼”是“实地盘存以存计耗”的库存商品，所以在这里生成的耗用单中没有“金鳟鱼”的耗用数据。工作人员对“金鳟鱼”的实际数量盘点后填写单，系统自动生成耗用单。 例如“金鳟鱼”的盘点数量（图19）为：金鳟鱼02批7条；03批10条。系统自动计算耗用数据，用金鳟鱼的库存总数减去转存单中的数据，即3条，并生成耗用单。（图20） 当所有耗用数据统计完毕后，系统根据审核通过的耗用单自动生成记账凭证（见图21、22）。此时可以进

11、行下一步核算当天销售成本的工作了，系统将生成部门成本和毛利率的详细报表，此处不再赘述。3）库存总账的变化品项名称批号数量价格辅助数量茅台酒0110瓶￥350茅台酒0294瓶￥400青岛啤酒0283瓶￥5青岛啤酒0350瓶￥8金鳟鱼027公斤￥507条金鳟鱼0310公斤￥3010条鲍鱼0210公斤￥20040只白菜18.7公斤￥3.5土豆20公斤￥3盐8.6公斤￥2色拉油9.42公斤￥12表3 从表格3中可以看出,由于茅台酒为“后进先出”，所以先入库的批次01数量不变，后入库的批次02的数量减少。同理，青岛啤酒为“先进先出”，所以先入库的批次02的数量减少，后入库的批次03数量不变；金鳟鱼为“个

12、别计价”，根据每日转存的手工盘点数据02批次数量减少。“移动平均”和“加权平均”不需要批号管理，所以耗用数据从总数量中减去。五 定期盘点 仓库一般会在会计期末时进行一次盘点，仍以前边的库存数据变化为例，来说明批次管理中盘点后的数据变化。假设系统设定中部分“批次管理盘点控制”的设置如下：（图23） 先进先出：盘盈入库方式作为新批入库 后进先出：盘盈入库方式并入最后批 个别计价：盘盈入库方式作为新批入库 盘亏入库方式先进先出1 盘盈与盘亏 盘点单填写审核后，自动生成盘盈单和盘亏单，如图24、25、26所示。由于鲍鱼和金鳟鱼是“个别计价”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分作为新批入库，盘

13、亏则根据先进先出原则出库。青岛啤酒是“先进先出”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分作为新批入库，盘亏则根据先进先出原则出库。茅台酒是“后进先出”，根据系统设置（图23），如果盘盈则盘赢的部分并入最后一批入库，盘亏则根据后进先出原则出库。白菜和土豆的盘盈方式为“以零价入库，减低库存成本”。 财务管理模块会根据盘盈单和盘亏单自动生成记账凭证，如图27、28所示。2 库存总账数据变化品项名称批号数量价格辅助数量茅台酒0110瓶￥350茅台酒02100瓶￥400青岛啤酒0283瓶￥5青岛啤酒0350瓶￥8青岛啤酒-210瓶￥6.128金鳟鱼020公斤￥500条金鳟鱼0310公斤￥3010条鲍鱼0210公斤￥20040只鲍鱼-11.25公斤￥2005只白菜15公斤￥3.5土豆25公斤￥2.4盐8.6公斤￥2色拉油9.42公斤￥12表4 对比表格3、表格4中的数据，可以看出库存总账在盘点后发生的变化。青岛啤酒盘赢的部分作为新批入库，系统自动计算库存总账平均价格作为新批次的价格。土豆没有批次，盘盈设置为“以零价入库，减低库存成本”，所以盘盈的5公斤土豆以零价入库存总账，而价格也相应的变化为￥2.4/公斤。