采购规范化流程.docx

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采购规范化流程

采购部规范化管理

第一章采购部组织结构与责权

1.按专业分工划分的采购部组织结构图

履约

专员

2.按职能设计的采购部组织结构图

采购计划主管

3.按物品类别设计的采购部组织结构图

采购员

4.按采购地区设计的采购部组织结构图

内勤

生产制造企业采购部的职责

其他相关职责

9.采购部的权力

对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权

10.采购经理的岗位职责

完成上级交办的其他工作

11.采购主管的岗位职责

分派采购部所有人员的日常工作

12.采购稽核员的岗位职责

对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核

第二章采购计划与预算管理

1.采购计划主管的岗位职责

职责7

2.采购计划专员岗位职责

汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划

3．采购预算专员的岗位职责

对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施

4.采购申请提出及审批权限规定表

物品类别

采购申请提出人

申购依据

审核人

审批人

工程项目所需公司采购的材料、设备等

项目负责人

合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单

部门负责人或授权人

工程副总经理

日常经营所需的材料、设备等

各部门

经营需求、加工要求

部门负责人或授权人

经营副总经理

工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等

使用部门

月初提出采购申请

部门负责人或授权人

相关说明

①

1．公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划

2．市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划，各单位根据年度营业目标，预测生产计划，并据此编制月份材料需求计划

②

采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购总计划”

③

采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备

④

1．财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准

2．根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划

3．采购部在接受市场需求之后，采购人员熟知生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书

⑤

采购部依次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料

⑥

采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量

⑦

采购部在进行计算后，综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划

⑧

采购部制订订单计划，送市场营销部审核通过后，送财务部编制“资金预算”

24.采购计划编制流程图

上年度经营状况及年度经营目标相关信息的收集与分析

24.采购计划编制流程说明表

任务概要

采购计划编制

节点控制

相关说明

①

公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出物资采购需求，拟定部门物资需求清单，并填写请购单

②

1．采购部对各部门的采购需求申请进行汇总

2．采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析，并结合企业上年度生产状况、销售状况等情况及本年度经营目标，确定年度采购需求

3．采购需求主要包括采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容

4．采购部根据实际采购需求，编制采购预算并报采购部经理、财务部、总经理审核

5．财务部根据年度采购预算和《采购管理制度》对采购部的预算进行核定

③

采购部对上述信息进行分析汇总，制订年度采购计划，并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批

④

将年度采购计划分解成月度计划并执行

25月度采购计划编制流程图

相关说明

①

1．各部门提出部门的物资采购需求，向采购部提交请购单和采购计划调整申请单

2．仓储部填写月度库存量、安全库存表单和请购单

②

1．采购部收集各部门请购单和采购调整申请单

2．采购部汇总相关部门采购需求，结合年度采购计划分解信息、月度生产、销售等情况确定采购需求，并编制月度采购预算表

3．财务部根据年度采购预算及相关制度，审核月度采购预算表

③

采购部依据上述信息及《采购计划编制要求》拟定月度采购计划，交采购经理、总经理审批后执行

27.采购计划审批流程图

⑤替代品采购申请

28.采购计划审批流程说明表

任务概要

采购计划审批

节点控制

相关说明

①

1．各部门根据日常经营活动需要，提出采购申请

2．各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容

②

采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析

③

1．采购部查核采购物资库存情况，由采购部经理审批

2．财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核

④

采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作

⑤

1．当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请

2．一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与

29.采购计划管理流程图

④制订采购计划

30.采购计划管理流程说明表

任务概要

采购计划管理

节点控制

相关说明

①

根据企业内相关部门提出的用料计划，采购部制订物料需求计划

②

采购部了解所需物料库存情况和以前的使用情况，修正第①步制订的物料需求计划

③

1．调查现有的供应商资料，了解他们的信用、物料质量等

2．根据需要和可能，寻找新的供应商，以备选择

3．进行比价审核，确定信用好、实力强、价格低廉的供应商

④

1．将上述工作形成书面计划，对物料的价格变化加以说明

2．将此计划报财务部进行成本预算和资金平衡的审核

3．若采购计划在成本预算范围内，报主管副总经理审批；若超出成本预算范围，报总经理审批

⑤

采购部执行采购计划购买所需的物料，在执行过程中分析差异、修正计划

31.采购调查主题项目表

调查主题

说明

投资回收

分析处理方法、渠道及技术，以确定什么可以为企业创造最大利润

租借或采购

收集每一种替代品优缺点的数据，以制定最佳决策

自制或外购

比较每一方案的经济及管理效果，以便做出明智选择

包装方式

调查工序及物料，以确定能以最低成本满足要求的方法

产品规格

对现有物料规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的物料，以保证有竞争力的采购行为

标准化

考察所使用的具体物料的用途，考虑用一种通用物料来满足众多要求的可能性

替代品

使用不同的物料替代现在所采购的物料，对其技术及经济效果进行分析

现有供应商

对现有供应商进行分析，并通过各种渠道发掘潜在供应商

32.价值分析实施细则表

项目

说明

掌握特征

价值分析法是一种无需降低产品质量而削减产品成本的方法

选择物料

选择一种成本相对较高或大宗采购的物料作为价值分析对象，这种物料可以是零件、原材料。

选择一种你认为高于其应有成本的物料。

彻底弄清楚这件物料是如何使用和使用它的目的，即它的功能

提出问题

1．是否具有贡献价值

2．物料成本是否与其用途相符

3．基本功能与次要功能是否可以分离出来

4．一段时间后功能性需求是否会改变

5．如果不是使用标准物料，是否可以使用标准物料

6．如果它是一种标准件，是否完全符合您的要求

7．存货中是否有相似的物料可以使用

8．物料的重量是否能减轻

9．是否有新技术或新设计能够改变物料的功能

10．

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