物业行业人力资源解决方案.docx

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物业行业人力资源解决方案

人力资源

整体解决方案

1.概述

物业是劳动密集型的服务行业，工种比较复杂，员工人数多，员工流动性比较大，薪资计算繁杂。

企业人事面对员工信息的集中管理，常规的流程申请审批、日常考勤管理、绩效薪资计算发放、员工培训考核等各项基本事务，不仅考验HR对事务性工作的处理能力，更考验HR在薪酬管理方面的专业技能。

可见，人力资源管理软件应用极为必要，可以大大提高人力资源的管理水平，优化人才选拔机制、更有效地管理公司。

极致企业人力资源管理平台包括人事管理、招聘管理、考勤管理、合同管理、薪酬管理等模块，传统人力资源各个模块独立存在，数据无法互通，企业通常需要使用多个系统去管理数据，极致软件公司全局筹划，将人力资源相关模块整合到一个系统，实现在一个系统完成人力资源所有操作，并且数据进行关联，减少繁琐的数据录入，提升用户的操作体验。

极致软件还提供协同办公、极致办公app、基础数据这些基础模块支撑人力资源管理平台运行，极致软件不仅仅能实现业务正常流程，还可通过各个业务模块的运作帮助企业输出决策数据，助力企业进行经营分析。

2.如何实现完整无纸化人事管理

极致系统实现了人事管理业务完整流程，一整套人事管理相关业务都可通过极致系统实现。

人事管理的功能模块包括人员编制设置、编制调整、人事档案、人事变动、人事项目分析报表等功能，能够告别纸质档案，实现集中式的人员信息管理；合理控制人员编制，帮助企业进行经营分析；并对人员的入职、离职、变动、升迁与调动进行流程化管理。

员工入职：

人员入职后，系统提供了人事档案管理，可管理人员的基本信息、学历信息、职务信息、工作经历等；

人事变动：

企业人员架构有调整时，可在系统发起外派借用、人事异动流程，通过系统流程处理单据；

企业招聘：

企业需要招聘人员、有人员离职也可通过系统发起流程，系统记录处理过程和处理结果；人事管理业务涵盖的所有业务均可通过极致系统处理。

极致人事管理平台有以下特色服务：

2.1.系统设置控制部门内的职员编制人数

极致系统支持自定义设置人员编制，提供了基本公司架构数据作为人事管理模块的数据支撑，基本公司架构数据包括：

公司组织结构、部门、岗位类别、职级等；依据这些基础数据进行各个岗位及职级人员编制排编，可控制部门内的职员编制人事档案；

2.2.人事档案管理数据支撑着人力资源其他模块

极致系统提供全面的人事档案信息管理，支持建立企业所有员工档案信息，可用于对企业员工基本信息的管理、支撑员工考勤管理、薪酬管理、支撑整个系统帐号的实名制责任的管理登记；如工资标准和系统的薪酬管理关联，支持系统对该职员计算工资及规则的绑定。

另外通过指纹采集仪录入员工指纹信息，通过发布考勤指纹到考勤机，管理员工指纹数据。

2.3.人事档案信息全面且录入操作便捷

人事档案管理内容覆盖了企业人员所有资料信息，包括职员基本信息、入职职务信息、以往工作经历、工资标准以及入职合同信息等。

其中人员信息可通过身份证阅读器直接读取二代身份证的身份证号、性别、年龄、照片等信息，减少录入，并可验证身份证正确性。

人员信息头像可通过电脑摄像头抓拍上传，同时支持各种格式文件已附件形式上传到系统。

2.4.人事信息全貌展示

员工人事信息除包括员工姓名、身份证、文化程度等基本信息，还有员工的学习经历、工作经历、培训经历、合同信息、考勤记录、面试记录等，传统纸质管理人员信息或使用功能不完善的人事系统，无法快速查询到员工所有信息；极致系统人力资源模块整合了考勤、招聘、合同、培训、绩效等模块，将员工相关的信息如考勤相关记录、合同信息、培训记录、工作经历等全都展示在一张表上，方便查询员工所有信息。

2.5.人事变动情况全掌握

极致系统除了支持人事信息档案管理外，系统还提供了人事变动相关功能，如人事异动管理、批量离职申请、人员外派管理、招聘补员申请管理、员工奖惩管理功能，涵盖人事管理所有业务流程，并且系统记录了每一次人事变动详情。

2.5.1.人事异动

人事异动用于管理员工在公司企业内的岗位变动，在系统提交在职员工岗位变动进行流程审批，生效后自动更新员工信息档案。

人员岗位变动类型包括平调、晋升、降职、转岗以及其他自定义类型；还可设置员工是否调薪、原岗位工资相关如社保公积金停交日期以及现岗位信息，如职级、岗位类别、职称、社保所在地等。

2.5.2.人事档案内容变动查询

在人事档案管理模块，提供了人事档案版本管理的概念，把人事档案信息变动作为一个版本进行管理。

在人事档案管理页面，可按人事档案变动开始日期、人事档案截止日期查询到在这个时间区间新增和有人事变动的员工信息。

2.5.3.外派借用

公司企业的分支机构因为某项临时性工作量较大，人手不足，需向兄弟机构借人或公司总部需外派人员进行协助处理，可采用外派借用人员单。

外派借用通过流程流转，报领导以及人力资源部门进行协调。

2.5.4.转正转岗晋升考核

新入职员工转正、员工晋升转岗可采用转正转岗晋升单。

在系统提交考核单据单，可根据考核类别（新员工转正、晋升考核、转岗等）流程自动流转到相应的领导以及人力资源处理，单据可记录员工的工作情况以及各个处理人的评估意见。

2.5.5.招聘补员申请

规划编制人数后，在编人数未满编制人数，企业部门如有招聘需求，可通过极致系统提交招聘补员申请，告知人力资源安排招聘以补充部门人员缺口。

2.5.6.人员需求审批

某个岗位的编制人员资源不足或预备人员紧缺的情况下，可通过人员需求审批进行申请资源扩充；企业各个分支机构或部门进行人员需求申请，审批之后人力资源通过招聘新员工进行资源扩充。

2.5.7.员工奖惩记录

员工在日常工作中，如发生奖励或惩罚事件，可在系统中登记，并通过流程审批，审批通过后，并跟进此记录来核算员工的薪资是否奖励及惩罚。

2.6.支持自定义任意复杂审批流程

根据不同公司制度、不同部门、不同职级设置不同的人事异动、人员惩罚、人员外派审批流程，职员提单后根据职员属性系统自动匹配到相应的流程，提交到相应的处理人处理单据。

另外，流程支持任意复杂灵活的配置，根据企业需求，可配置多个分支、多种流程处理人选择方式（指定处理人、审批选人、根据职员属性指定处理人等），流程设置好后，职员提单、处理流程都是通过系统自动流转，不增加职员处理负担，操作方便。

2.7.人事信息预警功能

极致系统还提供了过滤功能，对人事档案员工信息资料筛选、查找、分类统计信息展示，可定位查找职员相关信息、设置全系统员工关键信息的预警方案设置，如新员工转正提醒、员工生日提醒、合同协议到期提醒等，方便企业人事部门可快速查找到关键信息，减少人员工作量。

2.8.支持多维度统计分析员工信息档案

系统提供了人事项目分析报表，支持统计分析各个维度员工信息档案数据，可用于做员工分析比例及相关维度项目的统计分析使用；如按部门、按入职时间段、按职级等查询员工信息。

3.如何实现高效的员工招聘流程

传统人员招聘所有流程均通过纸质进行管理，资料不容易管理，并且需要查找面试资料时，不易快速定位到关键信息，增加了HR工作量。

在追求效率、无纸化办公的时代，此种招聘方式亟需改变。

极致系统紧跟市场需求，提供了完整的招聘业务流程管理，所有流程均可通过系统完成，从简历信息库管理、面试、录用到职员人事档案一整套流程，方便负责招聘的人员、面试人员快速查看信息，还提供了录用情况统计报表，为HR分析招聘情况提供了数据支撑。

简历信息还可进行面试人员黑名单管理，将不符合公司利益的面试人员排除。

为了更好的满足不同企业招聘需求，极致提供了两套招聘方案供企业选择，一套是标准产品，HR通过极致系统可依次完成建立简历信息库->面试->复试->录用->签署劳动合同等一整套流程；另一套方案不同的是简历信息由求职者自行填写，HR通过极致系统生成简历二维码发给求职者，求职者可使用手机扫二维码或电脑端打开简历填写系统填写简历，后续面试->复试->录用->签署劳动合同等还是由HR通过极致系统完成。

3.1.建立公司简历信息库

3.1.1.HR在极致系统管理简历信息

HR通过招聘资源渠道获取到简历信息，在系统建立信息库，支持上传各种格式的附件、支持批量导入操作。

3.1.2.求职者自行录入简历信息更高效

极致系统还提供了另一套招聘业务流程，通过求职者扫二维码自行填写相关简历信息，大大减少HR工作量。

在求职者被录用后HR一键生成人事档案，操作方便。

HR还可以生成直接入职二维码，满足那些不需要走正常面试和录用的人员入职，正常生成人事档案。

生成二维码

HR在招聘网站上筛选简历，确定求职人员后通过极致管理系统生成正常面试简历二维码或直接入职二维码，通过邮件的方式把简历二维码发给求职人员，求职人员通过二维码登录简历系统填写个人相关信息。

求职者录入简历信息

求职人员收到邮件，通过手机扫二维码打开简历系统，使用姓名、手机号和身份证号登录，录入个人信息、教育经历、工作经历、家庭成员等相关信息，并提交到物业管理系统简历库。

应聘人员还可以通过网址在电脑端打开简历系统，登录录入简历信息。

3.2.面试管理

求职人员面试完后，HR在系统录入面试具体情况，包括面试类型、面试时间、面试结果、合同时间、试用期时间等；填写完资料后，可通过流程控制提交到领导审批该人员是否符合岗位要求，HR也可实时查询到审批进度。

HR在面试管理一览表可通过过滤功能快速查找到需要的关键信息，如面试通过人员汇总、面试待定人员汇总等。

3.3.员工录用

求职人员满足面试要求，HR在极致系统录入员工录用单，通过流程控制提交到领导审批员工录用申请单，审批通过后，HR在简历信息查询表中查询已录用的求职者简历信息，一键生成人事档案。

省略了建立员工档案信息这一步。

3.4.签署劳动合同

极致系统中劳动合同用于登记员工的劳动合同信息，员工签署了纸质劳动合同后，可以附件的形式上传到极致系统劳动合同模块，此信息也可同步到职员人事档案中。

3.5.员工转正

员工试用期结束后，在系统可提交劳动合同转正申请，通过流程审批的方式提交给相关人员审批，转正申请通过后状态会同步更新到职员人事档案中。

3.6.简历黑名单管理

HR在招聘筛选求职者信息时，可能会遇到失信、人品不佳的求职者，如谎报学历、伪造证书、造假工作经验等，为了在后续招聘中可以快速甄别出此类不符合公司条件的求职者，极致系统->简历信息查询页面支持简历加入黑名单操作。

求职者被加入黑名单后，HR新建相同身份证号码的简历或在系统员工录用中录用相同身份证号码的求职者，会提示该人员已添加到黑名单中，方便HR排除不符合条件的求职人员。

对于已加入到黑名单的人员，极致系统还支持将人员调整为白名单的操作，修改为白名单后，该人员可被企业正常录用，不再提示是黑名单人员。

4.如何快速实现员工离职流程

极致系统除了提供员工入职功能外，还支持快速处理员工离职流程，离职流程处理完后，系统会自动标记员工离职状态，并在人事管理、薪酬管理、考勤管理做相应的标记，如员工正式离职后，日常考勤不再统计已离职员工考勤，不再统计员工工资，离职员工无法再登录极致系统查看公司信息；相比传统操作复杂的离职流程，系统一步到位禁止了该员工所有权限，大大提高了HR的工作效率。

下面介绍员工离职流程：

4.1.离职/辞职申请管理

极致系统支持以工作流的形式处理员工离职或辞职申请单，记录结算员工工资及相关交接手续的进度，待审批生效后，系统自动禁用员工人事档案，员工也无法再登录系统查看企业任何信息。

4.2.终止劳动合同

系统提供了终止劳动合同操作，可用于登记员工与企业终止劳动关系，员工离职接触合同记录后系统会自动同步合同状态到员工人事档案中。

5.如何实现智能高效的考勤管理？

企业考勤工作包含日常上下班考勤、加班、调休、出差、外勤等，企业使用传统考勤管理这些数据，需要大量的人力去统计考勤数据，考勤报表数据滞后，无论对于企业、HR、员工来说，都存在很多问题，

1、如对于企业来说，传统考勤无法实时查看员工的出勤数据、核实员工外勤出差轨迹，企业领导无法实时了解团队的工作积极性；

2、对于HR来说，每天需要花费大量的人力查询多个表格去统计考勤、核实员工出勤数据；设置员工排班操作流程繁琐，无法做到员工排班复用；

3、对于员工来说，工牌打卡工牌容易丢失，打卡高峰期需排队，增加员工打卡心理负担，心里着急；

极致系统为了解决上述痛点，研发了完整的考勤管理模块，帮助企业建立全面的日常考勤、加班、休假、调休、出差的管理。

极致考勤管理解决方案可通过以下几方面体现：

5.1.灵活进行考勤排班、调班

支持多种复杂的考勤班制定义，支持批量设置员工考勤班制，支持自动设置周末节假日，支持导入历史排班等。

批量设置员工班制操作快捷。

考勤班制可分时间段设置考勤时间，还支持设置休息时间、是否跨天、允许迟到分钟、考勤背景颜色等。

如系统可设置常见的白班考勤设置，上午8点到12点，下午14点到18点，中间休息2小时；系统根据设置的考勤时间和实际打卡时间自动识别员工当天是否正常考勤。

物业公司由于排班大部分不确定，经常通过后期调班来实现灵活排班，HR可通过电脑端极致系统修改员工排班，员工也可通过手机移动端或电脑终端提交调班申请，调班申请通过流程流转到相应处理人审核，调班审核完，可在电脑终端->考勤班制调班后一览表中查看，考勤统计按调班后班制统计。

5.2.打卡方式多样

支持手机移动打卡、指纹考勤机打卡、人脸门禁机打卡，从此告别排队打卡，打卡操作方便、快捷。

其中手机移动打卡对于应企业来说，企业不需要购买打卡机，只需要通过极致系统设置一个打卡点；对于员工来说，只需在手机上安装极致办公APP，到达打卡点50米范围内，打开移动考勤模块点击打卡按钮即可完成打卡操作，打卡记录实时同步到极致系统，HR可在系统查看员工的打卡记录。

移动考勤打卡

指纹打卡

人脸打卡

5.3.透明考勤管理

无论通过何种方式打卡，数据都是实时传送到系统，图形化展示员工实时出勤状态，领导、HR、员工可随时随地查看出勤数据。

5.4.考勤统计快捷

无论员工使用何种方式打卡，打卡数据都展示在一张报表，一键计算出员工的实际出勤天数、迟到早退次数、加班天数、休假天数、出差天数等，方便HR核算考勤天数以及作为计算工资的依据。

5.5.考勤管理涵盖功能全

极致系统提供日常考勤、加班、休假、调休、外勤、出差、差旅费报销等企业所需的考勤全功能。

外勤：

考虑到员工需要出差到客户公司，存在无法正常打卡，HR无法获取到员工实际考勤的情况，极致系统提供了外勤功能；员工使用极致办公APP发起包含客户单位、客户单位位置、客户联系方式等内容的外勤单，发起外勤单后自动提交流程，外勤单可提交给HR或部门领导审批，员工到达指定地点，再使用极致办公APP进行签到操作，系统会记录签到的位置、时间，在一定程度上可防止员工作弊，并且合格的外勤签到时间会实时统计到实时出勤状态表，HR统计考勤时，不需要单独再统计外勤人员考勤时间，外勤签到时间和正常考勤打卡时间一样展示在考勤汇总表中，方便HR统计考勤。

5.6.任意灵活的休假公式定义及计算

系统支持自定义休假项目，可通过系统元素设置逻辑计算规则，还可通过函数（数学函数、日期函数、SQL取数等）设置休假计算规则，强大的计算规则满足了不同企业休假项目定义需求。

例如：

可根据员工的入职年限，设置不同等级的年休假；员工提交休假单，系统按设置的休假公式自动带出可休年假。

5.7.全员协作移动办公

手机、电脑终端发起、审批考勤流程，手机、电脑终端收到推送审核待办提醒，随时随地可处理考勤事务，简单好用易上手；并且支持自定义任意复杂审批流程，根据不同公司制度、不同部门、不同职级设置不同的审批流程。

职员提单后系统根据职员属性自动匹配到相应的流程，提交给对应的处理人处理单据。

5.8.最大程度防止员工考勤作弊

首先极致系统可通过参数控制员工登录办公app的设备个数，可设置员工只能在一台设备上登录办公app，禁止切换登录帐号代其他员工打卡。

再就是日常打卡、外勤打卡、出差打开可定位到员工位置和打卡时间，HR在极致系统查看员工打卡点可跟踪到员工轨迹。

5.9.支持自定义任意复杂审批流程

根据不同公司制度、不同部门、不同职级设置不同的休假、加班、外勤、出差等考勤单据审批流程，职员提单后根据职员属性系统自动匹配到相应的流程，提交到相应的处理人处理单据。

另外，流程支持任意复杂灵活的配置，根据企业需求，可配置多个分支、多种流程处理人选择方式（指定处理人、审批选人、根据职员属性指定处理人等），流程设置好后，职员提单、处理流程都是通过系统自动流转，不增加职员处理负担，操作方便。

6.如何实现科学精准的工资计算以及发放？

传统核算工资需要财务人员查看多张表格，如日常考勤表、工资计算规则表等，再通过excel统计，费时费力且容易出错。

为了深入解决企业在薪酬发放遇到的问题，极致系统薪酬管理通过设定工资项目、辅助计算项目、工资方案、员工工资基本数据、设定考勤数据汇总开始截止日，工资计算标准进行员工工资计算。

通过灵活的工资计算引擎，快速高效的算出各类工资项目单项数据、应发工资、实发工资、所得税等。

工资计算完成的结果可发布并通过流程发送到各级领导进行审核、发放。

让企业告别漏洞百出的手工核算，实现毫厘级精准自动核算。

极致系统薪酬管理有以下亮点设计：

6.1.灵活的薪酬公式设置满足复杂的计算

可灵活的自定义设置工资计算项目、工资计算标准、工资发放方案，为不同地区、不同部门、不同岗位计算工资提供了基础数据支撑，满足岗位工资、薪级工资、绩效工资、提成工资、岗位补贴、累积扣税等多种薪资核算规则。

6.1.1.工资项目设置

企业根据自身特点设置工资计算项目，工资项目是员工工资的组合部分，如工资项目可设置基本工资、绩效工资、月度奖励等；工资项目可设置是否作为其他工资项目的辅助计算项目、是否计入计税金额、是否计算保险基数以及需要手动录入时，是否自动继承上月的工资数据。

6.1.2.工资辅助项目

基于各个岗位工资计算标准的不同，员工工资每月可能存在浮动金额，如存在计件、计时、过节费、稿酬等其他浮动工资，为了能快速汇总到这些浮动金额，极致系统提供了工资辅助项目功能，企业根据实际需求维护工资辅助项目以及辅助项目计算标准；每月计算工资时，录入辅助项目数据，系统根据录入的数据汇总到应发工资中。

如员工发布文章有稿酬补贴，可在系统维护稿酬辅助项目，工资计算标准中引用辅助项目_稿酬参与计算，计算工资时录入稿酬金额，系统根据录入的金额自动加到当月应发工资中。

6.1.3.工资项目计算标准设置

设置好工资项目后，再设置工资项目计算标准，极致系统提供了灵活的工资计算标准设置，计算标准可通过公式关联员工的人事档案数据、考勤数据、绩效考核得分以及社保缴纳标准计算出薪酬应发金额。

如根据企业制度要求，员工的每月发放的绩效工资和员工职位等级挂钩，不同职位等级绩效计算标准不同，见下图，可通过公式设置职位等级是“总经理”每月工资金额是绩效工资的十分之三，职位等级是“主管”每月绩效工资金额是绩效工资的十分之二等等。

6.1.4.工资发放方案

设置好工资项目、工资计算标准后，再根据每个部门实际情况选择工资项目设置工资发放方案。

计算员工工资时按设置好的方案发放工资。

如企业某个组织结构工资组成部分包含岗位工资、绩效工资、月度奖励、津贴等。

6.2.支持一键批量计算员工工资

考勤请假数据自动汇总，财务人员通过极致系统可快速、科学、精准的计算出企业员工的工资，支持单个计算、批量计算、预约某个时间段系统自动计算，预约计算工资系统在后台静默计算，不占用财务人员工作时间，提高工作效率。

6.3.薪酬数据支持流程审批

计算出员工最终工资数据后，再通过极致系统提交单据流程，报给领导审批。

审批通过后，才能给员工发最终审批通过的薪酬。

6.4.工资条支持短信、邮件发送，方便快捷

企业员工工资核算完后，极致系统“职员工资表”支持通过邮件或短信的形式批量发送工资条明细给员工，员工邮箱、短信自动取系统中“人事档案信息”中的邮箱和手机号。

对比传统方式通过excel给员工发送工资条，费时且容易出错，极致系统大大方便了财务人员，提高了工作效率。

6.5.支持银行代发工资功能

通过极致系统计算出员工薪资数据后，可通过系统的银行代发->导出报盘功能代发工资，操作方便快捷。

6.6.期末结账，锁定工资数据

工资计算完成且已发放后，系统提供期末结账功能，结账后，系统对当次工资数据进行锁账处理，工资数据不可再修改；如需调整已锁账工资数据，需要进行反结账操作，取消审核后即可修改该次数据。

6.7.薪酬报表多样性

极致系统提供了个人所得税报表、工资项目数据明细表、人员结构分析表、年龄工龄分析表、月度相对上月工资数据变动表、职员工资辅助项目数据明细表等多种报表，可从不同维度统计职员工资数据，为企业做经营分析提供了依据。

6.7.1.人员结构分析表

人员结构分析表提供了按组织结构、部门、工资项目、分类标准以及薪酬计算期间来分析人员结构最低工资、最高工资、平均工资、总工资、总量比例等信息；其中工资项目取系统中设置好的所有工资项目；分类标准包括部门、用户、岗位类别、职称等人员信息内容。

如可设置为2020年1月到3月各个部门岗位工资情况，展示了部门内最低工资、最高工资、平均工资、总工资、总量比例等信息。

6.7.2.年龄工龄分析表

企业需要统计员工年龄工龄比例时，可直接通过极致系统提供的年龄工龄分析表得到需要的数据，此报表支持按分类标准、分段标准、日期等自定义设置统计标准，统计出员工工龄或年龄。

如可按组织机构查询工龄在0到3个月、4到6个月、7到9个月以及10个月以上各个时间段的员工人数。

6.7.3.月度相对上月工资数据变动表

人力资源汇总员工在某个时间段薪酬涨降情况，可通过月度相对上月工资数据变动表查询员工工资变动情况，可按组织结构、部门、工资比较期间以及薪酬涨降情况展示员工工资数据。

如查询某个组织机构下所有员工2020年1月较2019年12月工资数据变动情况。

6.8.薪酬数据分权管理，更加安全

极致系统提供了强大的功能权限、数据权限，限制薪酬管理模块所有操作只可部分人员操作，其他没有权限的人员无法查看到薪酬模块；

集中管控、分权管理：

多组织架构的集团公司，可通过数据权限控制子公司的财务人员只可查看本公司的薪酬数据，总公司财务可查看所有子公司的薪酬数据。

7.如何实现社保缴纳和薪酬计算挂钩

企业给员工结算工资，工资结算有一部分涉及到缴纳社保金额，员工、企业都需要缴纳一定比例的社保费用或其他保险费用，为了能清晰的展示社保缴纳明细以及方便HR核算工资，极致系统提供了社保管理模块。

以企业维护的人事档案、社保方案为操作流程的基础，通过社保缴费申报、公积金缴费申报、企业年金变动缴费申报等核算数据录入、审核，审核完后这些数据可用于工资计算中的社保数据引用，在结算工资时自动扣除社保缴纳金额。

同时系统还会形成报表统计分析员工投保情况。

下面介绍极致系统社保管理使用流程详情：

7.1.自定义参保方案

极致系统提供了自定义的参保方案设置，企业根据国家政策，设定员工社保方案，用于员工的社保缴费清单的计算，设置好后，系统内置计算规则，自动计算出职员各个项目应缴的金额；社保方案设置支持按不同组织结构、