公文的体式与稿本.docx

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公文的体式与稿本

第三章公文的体式与稿本

一、选择判断说明题：

1、公文的体式概述：

（1）公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。

P45（单选和多选）

（2）公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性。

P45（多选）

（3）建国以后,为继承解放区革命政权公文体式的优点,中共中央办公厅于1950年4月印发了《关于文件纸型与格式的规定》。

）P45（07.10选）  （4）、1999年12月27日发布了新的《国家行政机关公文格式》，于2000年1月1日起实施。

P46

2、公文的文体,是指公文的表达方式和语体特征。

P47

（1）公文的表达方式：

公文惟有兼用叙述、说明和议论三种表达方式，而以说明为主。

P48

1就具体文种而言，报告、请示、通报等侧重于叙述；  2法律、法规文件以及通告、公告等主要是说明；

3调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议。

（2）公文的语言特点：

准确、简明、庄重、得体。

P52

（3）公文的特定用语主要有：

1开端用语、2引叙用语、4期请用语、5表态用语6过渡用语、7谦敬用语、8结尾用语P54-55

（4）引用语。

是指在写作中引用前人的现成语句来论证。

一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

3、公文的构成要素：

《办法》列举了16项，《条例》列举了17项，但其中9个要素是一般公文的固定组成部分（规定项目）为：

1发文机关、2发文字号、3标题、4主送机关、5正文、6成文日期、7印章、8主题词、9印发机关和印发日期。

其他要素是否标注要视公文的具体情况而定。

P58

4、公文的文面格式：

公文的文面格式是指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。

这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

P58

5、《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

P58

（熟记P90-94页，图3-2、图3-3、图3-4、图3-5、图3-6）（有综合题15分）

6、公文的眉首部分：

置于公文首页红色反线以上的各要素包括,1公文份数序号、2秘密等级和保密期限、3紧急程度、4发文机关标识、5发文字号、6签发人等项。

P59

（1）公文份数序号:

位于版心左上角顶格第1行;一般由6位（不得少于2位）阿拉伯数字组成,数字不足规定数时,前面用“0”补齐 

（2）秘密等级和保密期限：

分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。

公文密级的标注位置在文件版头右上角第一行。

（3）紧急程度:

是对公文送达和办理的时间限度。

标明紧急程度位置在文件首页文头右上角，需要与密级同时使用的于密级之下，上下对齐。

（4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

1它由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。

2位置：

发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。

字体选长宋体。

党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

（5）发文字号：

1指由发文机关编排的文件代号。

（由发文机关代字、年份（加六角括号[]）和序号组成）,序号不编虚号。

2几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

3发文字号作用是：

1统计发文的数量，便于公文的管理；2在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

P63

（6）签发人：

签发人标识仅在上报的公文中才出现的，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。

一般供上行文使用。

位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。

P63

7、公文主体部分：

置于红色反线以下至主题词之间的各要素,包括1公文标题、2主送机关、3公文正文、4附件、5成文时间、6公文生效标识、7附注等项。

P64

（1）公文标题：

1由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，2省略情况：

A省略公文机关名称；B省略事由的；C机关名称和事由同时省略的。

公文标题的部分省略是有条件限制的，而且在任何情况下，文种是不能省略的。

（2）主送机关：

指主要受理公文的机关。

也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

P66

（3）正文：

是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分：

①导语（依据式、目的式、原因式）；②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。

③结束语，正文的结尾。

P68

（4）附件，附件说明位于正文的左下方,公文生效标识之上,注明所附文件材料名称及件数,应在正文下一行加以标识。

附件同正件一起组成一份完整的公文。

附件应与正文一起装订。

（5）成文时间，成文时间要用汉字书写，年、月、日要写齐全。

P73

（6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。

P74

（7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。

应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。

P76

（8）各单位在制发公文时，为堵住变造公文的漏洞，不得再采用“此页无正文”的标注方法，以维护公文的完整性与法定效力。

8、公文的版记。

置于主题词以下的各要素,包括主题词、抄送机关、印发机关和印发说明等项，每一个项目之间都要用与版心等长的间隔线隔开，不能滥用或不用间隔横线。

P76

（1）主题词，位置：

位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。

一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，标引顺序是先标类别词,再标类属词。

（2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

P80

（3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等。

一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，印发时间以公文付印的时间为准。

P81

（4）无论是单式结构公文还是复式结构公文，版记（文尾）只有一个，且应置于公文整体结构的最后。

P83

9、公文的特定格式是：

信函格式、命令格式和会议纪要格式。

P83

10、公文的排版形式：

是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

包括：

公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

P85    

11、公文用纸尺寸与规格。

公文用纸一般采用国际标准A4型。

P85

12、公文的书写形式。

正文中用数字表示多层次结构时，其标识方法为：

P86

第一级用：

一、二、三……；第二级用：

（一）、

（二）、（三）……；第三级用：

1、2、3……；第四级用：

（1）、

（2）、（3）……

13、公文的装订要求。

公文应左侧装订、不掉页。

P87

14、公文的文稿。

公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。

P95

（1）草稿。

文件在定稿之前的历次文稿。

草稿的特点是尚未定型、非正式、无效力。

P95

（2）定稿。

定稿上面的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证。

从这一点上讲，它比正式文件具有更大的权威性。

所以，公文的定稿应与正式文件的样本一同整理归档保存。

P96（判）

15公文文本。

公文文本按不同用途可分为：

P96

（1）正本:

是根据已签发的定稿制发的正式文件,正本最突出的特点是盖有发文机关印章或领导人亲笔签署,以证实文件的效力。

（2）副本：

凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。

（3）存本：

存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。

（4）修订本：

从修订本发布之日起，原文本即行失效。

（5）试行本、暂行本：

一般都是以试行、暂行、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。

（6）各种文字文本。

三、简答论述题：

1、公文叙事与一般记叙文有哪些不同？

P48（07.10简答）   答：

（1）公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

（2）公文中运用叙述的方法主要是顺叙。

公文中的叙述与小说中的叙述不同，写小说讲究跌宕多姿，悬念迭出，让读者自己去思索寻味，而公文写作不同，它不为欣赏，只求实用。

（3）在公文写作中叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。

2、在公文写作的表达方式中，说明的主要方法有哪些？

P49 答：

（1）定义说明，用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

（2）注释说明，对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

（3）比较说明，运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

（4）数字说明，用确切的数字来说明事物。

（5）举例说明，列举典型事例来说明事物。

（6）分类说明。

根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。

此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法。

3、公文为什么要标注主题词？

3P76 答：

（1）公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。

（2）公文主题词的应用，是实施公文的计算机管理的一项基础性工作。

（3）公文标注主题词，它有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益，使文书档案更好地为社会主义现代化建设事业服务。

练习三

一、单项选择题：

32．建国以后，为继承解放区革命政权公文体式的优点，中共中央办公厅印发了《关于文件纸型与格式的规定》，这份文件发布于（B）P45 A．1949年 B．1950年c．1951年 D．1952年

33、1956年1月，中共中内办公厅和国务院办公厅分别发出通知，要求文件一律（C）P45（06.10）

   A、从右到左竖写 B、从左到右竖写  C、从左到右横写横排  D、从右至左横写横排

34．现实执行中的《国家行政机关公文格式》发布于（ C ）P46 A．1993年 B．1998年 c．1999年 D．2003年

35、辨别文章体裁的重要标志是（A）P47A、表达方式 B、语言运用 C、构成要素 D、格式上的安排

36.公文的表达方式和语体特征构成（A）P47 A．公文文体 B．公文体式 C．公文程式 D．公文格式

37.在表达方式的运用上，报告、请示、通报等文种侧重于（ C ）P48 

  A．说明 B．议论 C．叙述 D．描写

38、公文写作兼用多种表达方式，主要使用的是（B）P48（06.10） A、叙述 B、说明C、议论D、描写

39.公文运用语言应当做到（   D  ）P52   A.活泼、生动、准确、简明   B.形象、生动、简明、得体

C.委婉、动情、简约、细腻     D.准确、简明、庄重、得体

40.下列词语属于引叙用语的是（  A  ）。

P54     A.近悉       B.兹有   C.希即      D.承蒙

41.下列选项中属公文表态用语的是（C ）P55  A．遵照、依照、兹有、兹因   B．欣悉、敬悉、据报、据查 C．同意、照办、可行、拟同意  D．恭请、敬请、承蒙、不胜荣幸

42、在公文特定用语中，“据此、为此、现函复如下”等属于（B）P55

   A.引叙用语 B.过渡用语 C.开端用语 D.经办用语

43.公文的文体、构成要素及其在格式上的安排称（ B ）P58

  A．公文样式B．公文格式 C．公文体式D．公文表达方式

44.下列若干公文要素中，属于文头部分的是（  A ）。

P59

  A.签发人姓名   B.题注   C.无正文说明   D.主题词

45.公文份数序号应位于公文文面的（ C ）P59 

  A．主体部分  B．版记部分   C．眉首部分      D．正文部分

46.按照《国家行政机关公文格式》的规定，公文密级的标注位置应当在文件眉首部分的（ B ）P60

  A．左上角   B．右上角   C．发文字号左侧   D．发文字号右侧

47、《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，在文件上应注明签发人、会签人姓名的是（A）P63（06.10） A、上行文 B、下行文C、平行文D、会议文件

48、具有统计发文数量，便于公文管理；作为查找和引用某一公文的代号等作用的是（C）P63

   A、公文格式代码  B、印制顺序号   C、发文字号   D、收文处理标记

49.公文的主送机关是指（ B ）P66A.受文机关B.公文的主要受理机关C.公文的所有受理机关D.公文的知照和协办机关

50、公文正文结构的三个组成部分是（D）P68（03.10）   A、公文标题、主送机关和发文机关名称

  B、公文标题、导语和正文主体 C、公文标题、正文主体和结束语   D、导语、正文主体和结束语

51、在公文写作中使用数字时，应使用汉字的是（A）P73

   A、成文时间 B、发文字号 C、惯用语 D、缩略语

52、规范性公文的成文时间一般以下列哪种时间为准？

（B）P73

   A、施行时间 B、批准时间 C、发布时间 D、打印时间

53、下列若干公文要素中，属于版记部分的是（A）P76A、主题词B、题注C、附件D、成文日期

54、一份公文的标引应根据其内容和特点，除类别词外，最多不超过（C）P80

 A、三个主题词 B、四个主题词  C、五个主题词  D、六个主题词

55.公文的文本中只作为正本的样本留在本机关以备查考，不外发的是（D）P97  

  A.暂行本 B.副本 C.试行本D.存本

56.凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本，称为（  C  ）。

P97  

  A.存本    B.试行本   C.副本    D.暂行本

二、多项选择题：

11.在公文写作中，引用语的使用一般是指（   ABE  ）P57

A.引用名人名言 B.引用古书上的现成语句  C.引用地方语言D.引用外来语  E.引用党和国家领导机关重要文件中的语句

12、《国家行政机关公文格式》将公文各要素划分为（ADE）P58

   A、眉首 B、附件说明 C、主送机关 D、主体E、版记

13.在下列公文诸要素中，属于选择项目的有（  BD  ）。

P59

  A.发文字号 B.签发人 C.公文标题D.无正文说明 E.生效标识

14、在以下公文格式要素中，应标注在公文眉首部分的是（ACDE）P59

  A、发文机关标识  B、公文标题 C、发文字号 D、秘密等级 E、紧急程度

15、下列有关版记的说法中，正确的有（ABCDE）P59A.版记在公文印刷行业已多年使用B、版记的特点是位置要依公文主体的构成而定C.版记应置于公文最后一页D.版记的最后一个要素置于最后一行E.眉面与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分

16.公文写作要求符合统一规定的体式和程序，是为了保证公文的（BCD）P45

  A．时限性      B．完整性        C．正确性     D．有效性      E．针对性

17．各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都应当按照规定的体式办理，这里所说的体式，主要包括（BC）P45 A．语言运用   B．公文文体   C．文面格式   D．文种使用   E．表达手法

18.在下列公文构成要素中，属于主体部分的有（ABDE）P64

  A.公文标题B.主送机关C.主题词D.公文生效标识E.附注

19.公文标题一般由作者加事由加文种构成，在一定条件下，公文标题可以（ABD）P64

  A.省略作者B.省略事由    C.省略文种  D.省略作者和事由  E.省略事由和文种

20.公文正文的结构一般包括（BCD ）P68  

  A．文件版头B．导语  C．正文主体  D．结束语    E．公文生效标识

21、公文的排版形式主要包括（ABCDE）P85A.公文版头设计B.版面安排C.字体字号D.天地页边E.字行字距、用纸规格

三.判断说明题:

 12．强凋公文体式的规范化，是出自版面形式美观大方的考虑。

P45

  命题错误。

公文体式规范化是为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为公文处理工件提供方便。

13．公文写作兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主。

3P48  命题正确。

公文惟有兼用叙述、说明和议论三种表达方式,并以说明为主,才能够把意图表达得明确、具体。

14、几个机关联合发文，应当在公文眉首部分标明几个机关的发文字号。

3P63

命题错误。

几个机关联合发文时，只标明主办机关发文字号。

联合发文应当一文一号,一文多号反而会引起混乱,也不便于引用

15、所有公文都必须标识签发人姓名。

任何公文的格式都是无区别的。

3P63

命题错误。

理由：

签发人标识仅在上报的公文中出现。

主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报公文内容负责。

16、当正文之后的空白处容不下印章的位置时，可将印章加盖在下一空白页上，只需在该空白页第一行顶格标识“此页无正文”即可。

3P76 命题错误。

理由：

《国家行政机关公文格式》明确规定了当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文在同一页出现。

不得再采用“此页无正文”的标注方法。

17.公文的正本不等于定稿。

3P96命题正确：

正本是依据已签发的定稿制发的正式文件,定稿则是制发文件的惟一可靠的标准稿本。

18.试行本也是公文的正本。

3P98  命题正确。

试行本，大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用的。

也是公文的正本。

第四章  公文的行文规范

二、选择判断说明题：

1、按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为公文的行文规范。

P100

2、公文行文规范的内容包括：

行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

P100（多选）

3、公文的行文关系：

是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。

行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

P100（07.10多选）

4、确定行文关系原则：

（1）国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。

P101（07.10选）

（2）党的各级机关的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。

下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

P102

5、机关之间行文关系可划分为四种情况：

（1）同一系统的机关,上下级机关之间构成领导与被领导的关系;

（2）上级业务主管部门与下级业务部门之间具有业务上的指导关系;（3）非同一系统的机关之间，无论级别高低，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系；（4）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

P103

6、行文方式分为下行文、上行文和和平行文三种：

P104

（1）下行文：

是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。

下行文分为：

1逐级下行文；2多级下行文；3直达基层组织和群众的下行文。

（2）上行文：

是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。

上行文分为：

1逐级上行文：

是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。

是上行文最基本最常用的一种方式；2多级上行文；3越级上行文。

（3）平行文：

1是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

2平行文可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体、企业、事业等单位之间使用,使用函。

三、简答论述题：

1、机关之间行文关系的划分及其对确定行文关系的意义（简或论）？

P103 答：

党政机关之间的行文关系大体划分为四种情况。

1同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。

使用“上行文”和“下行文”。

2上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

使用“上行文”和“下行文”。

3非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。

使用“平行文”。

4同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

使用“平行文”。

2.简述下行文及其行文方式。

P104（07.1简）   答：

（1）下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。

（2）下行文可分为三种行文方式:

逐级下行文；多级下行文；直达基层组织和群众的下行文。

3、公文行文规则的主要内容包括哪些方面？

P107 答：

（1）注意隶属关系尊重机关职权；

（2）大力精减文件严格控制发文数量和范围（谈谈你对“大力精减文件,严格控制发文数量和范围”的理解。

）4P107（06.10论）；1各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。

2本人认为内容与受文单位的工作有关的发，否则就不发；凡是可发可不发的公文，坚决不发。

要反对那种滥发公文，事事靠发文进行工作，甚至为办文而办文的文牍主义倾向。

3在具体工作中，要注意解决那种当“收发室”，简单地照抄层层转发文件的问题，还要防止“一文多发”，重复发文的现象发生。

（3）一般情况党政机关不得越级行文；（4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；（5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关；（6）主送机关与公文文种要相互呼应；（7）关于联合行文的问题；（8）关于请示的行文问题；（9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题；（10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。

练习四

一、单项选择题：

57.公文行文规范包括三个方面的内容，其完整表述是（  C  ）P100  

A.行文关系、行文方向、行文方式 B.行文方向、行文方式、行文规则  C.行文关系、行文方向与方式、行文规则    D.行文关系、行文方向、行文规则

58．确定党的各级组织的隶属关系与职权范围的基本依据是（ C ）P101 

   A．《中国共产党机关公文处理条例》B．党中央制定的有关组织工作的文件     

   c．《中国共产党章程》   D．《中华人民共和国宪法》

59．在以下各机关部门之间，构成业务指导与被指导关系的是（B ）P103 

   A．国务院与各省、自治区、直辖市人民政府 B．国家财政部与各省、自治区、直辖市财政厅（局）

  C．中共中央组织部与各省、自治区、直辖市人事厅（局）D．国务院与所属各部、委

60.在正常情况下，下级机关向上级机关行文应（ C ）P105

  A．多级上行 B．越级上行 C．逐级上行 D．呈转上行

61．在同一组织系统的同级机关之间或不同组织系统的各个机关之间告知事项、联系工作可以使用的文种是（C）P106 A．报告   B．意见   C．函   D．通知

62.下列公文属于平行文的是（ C  ）。

P106   A.报告  B.请示 C.函   D.通报

63.机关行文必须遵守的具体规定或准则称为（B）P106  

  A.行文规范  B.行文规则  C.行文方式   D.行文关系

64、确定机关之间行文关系的重要前提是（A）P107

A、隶属关系和职权范围 B、领导与被领导关系C、业务指导与被指导关系 D、平行关系或不相隶属关系

65.在下列四组机关部门中，可以联合行文的是（C ）P110  A.省人民政府、省民政厅、省公安厅

B.市人民政府、市民政局、市公安局  C.市公安局、市卫生局、市人事局   D.市人大常委会、市教育局、市经贸委

66.向