办公用品及设施管理规定.docx
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办公用品及设施管理规定
1.会议管理制度
1.1总则
为加强会议管理，提高会议效率，规范会议流程，确保会议决定事项按时按要求贯彻落实，特制订本制度。
1.2管理部门和管理范围
公司行政主管部门（以下简称行政部门）为公司会议组织及管理部门。
公司行政部门根据公司会议组织及管理需要，制定公司会议组织及管理办法，提出公司会议组织及管理意见；组织实施会务等相关工作；监督、检查公司会议议定事项落实情况，并提出督查、督办意见。
1.3会议类型
公司会议分为董事会会议、总经理办公会、决策层碰头会议、工程项目例会、专题会议、公司年会、员工大会等。
1.3.1董事会会议
会议召开时间由董事确定,由公司董事会成员参加,记录人员和列席人员由执行董事指定，行政部门负责会议服务工作，会议决议通过总经理办公会传达。
1.3.2总经理办公会
每月（第一个周一下午17：
00）召开一次（如遇假期延至假期结束后第一天），行政部门提前两日报请总经理后，负责通知召集，总经理和各部门负责人参加，行政部门负责会务组织工作，会议记录人员由行政部门指定，并安排专人编制会议纪要。
1.3.3工程项目例会
根据工程项目进度确定各阶段会议时间，以行政部门通知为准，行政部门提前两日报请工程副总后，负责通知召集，工程副总和相关工程部门参加，合作单位视情况通知参会，行政部门负责会务组织工作，会议记录和会议纪要编制人员由行政部门指定。
1.3.4主管周例会
每周一下午17:
00召开，由行政部门负责通知召集，主管级以上人员参加，总经理视情况参会，负责通知召集。
1.3.5专题会议
由总经理发起或由据工作需要认为应当发起专题会议的部门发起，调度相关部门或单位来沟通解决工作过程中出现的重要事项和问题。
参会人员由会议发起部门指定。
专题会议不受时间、次数的约束，会议发起部门负责会务组织，并指定人员做好会议记录和编制会议纪要。
会议纪要编制完成后报行政部门备案。
1.3.6全体员工恳谈会
由行政人事部根据实际每季度选定时间组织一次，或由总经理提议召开，行政部门负责组织召集，总经理视情况参会。
1.3.7公司年会
会议每年召开一次，安排在春节前两周左右召开，公司全体员工参加，由行政部门召集和会务组织，总经理指定人员主持。
1.3.8员工大会
会议每季度末或下季度初召开一次，总经理可提议临时召开员工大会，公司全体员工参加，由行政部门召集和会务组织，总经理指定人员主持。
1.4会务组织与服务
会务组织工作由会议发起或召集部门负责，总经理提议召开的相关会议由行政部门负责。
会务组织部门应根据会议性质和内容及时制发会议文件，主要包括：
会议签到表/薄、会议议程、发言稿、工作报告、会议讨论稿、通知、开会须知、会议规则、时间表等。
2公文管理制度
2.1总则
为进一步加强规范公司公文管理，严格公文处理程序，提高工作效率，结合公司实际，特制定本制度。
本制度适用于公司各类公文的编制、收发及日常管理。
2.2管理部门和管理范围
公司行政主管部门（以下简称行政部门）为公司公文管理部门。
公司行政部门根据公司工作需要和公文管理相关规范，制定公司公文管理办法，提出公文管理意见；组织实施公文编制、收发、归档及日常管理；监督、检查、指正公司公文管理执行情况。
2.3公文分类
参照国家公文处理工作有关规定，结合公司常用公文实际，公司公文按其内容性质分为11类，包括：
决议。
适用于公司会议讨论通过的重大决策事项。
决定。
适用于公司对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销部门及岗位的决定事项。
公告。
适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。
通告。
适用于公司在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
意见。
适用于公司对重要问题提出见解和处理办法。
通知。
适用于公司发布、传达要求部门执行和有关单位周知或者执行的事项以及批转、转发公文。
通报。
适用于公司表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
报告。
适用于各部门和公司下属有关单位向公司领导汇报有关工作、反映情况、回复询问。
同时适用于公司向政府机关汇报工作、反映情况，回复政府机关的询问。
请示。
适用于各部门和公司下属有关单位向公司领导请求指示、批准。
同时适用于公司向政府机关请求指示、批准。
函（商务公函）。
适用于公司商洽工作、联系业务，询问和答复有关具体实际问题。
纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
2.4公文格式
公文一般由发文标识、发文字号、签发人、标题、正文、成文日期、印章、主题词、印发日期等部分组成。
涉及到公司秘密，需要保密的公文，应在公文右上角加★标识，注明保密等级。
涉及到紧急程度的，应在公文右上角加☆标识，注明特急。
发文部门标识应当使用全称，需要使用简称的，应在首次使用全称后注明以下使用简称。
简称应规范化。
发文字号应包括代字、年份、序号。
宣和房地产开发有限公司的代字为宣和“发”、“函”、“呈”、“复”等，具体代字编号由行政部门负责编制。
年份应使用六角符号。
序号按自然数排列，不在位数前加0。
公文标题应准确简要概括公文的主要内容并表明公文种类。
除书名号外，一般不用标点符号。
公文如有附件，应标明附件顺序和名称。
成文日期以负责人签发的日期为准，印发日期以行政部门起印时间为准。
公文应当有主题词。
主题词应规范，原则上不超过四个。
公文中各组成部分的标识规则，参照附件《公司公文格式说明》的标准执行。
公文用纸一般采用国际标准A4型纸张，左侧装订。
2.5行文规则
行文应当确有必要，注重效用。
行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。
各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向其他对象正式行文。
各部门对内对外正式行文需填写《发文审批单》申请行政部门报总经理同意方可发文，一般情况不得对外正式发文。
“请示”应当一文一事。
“报告”或其他文种不得夹带请示事项。
员工不得就公司已生效的正式行文提出修改或废止的建议和意见。
公司公文只能由总经理或总经理授权的人进行签署。
公司以正式文件形式出台的各类文件，由起草部门负责对内容进行初次把关，行政部门负责人进行二次审核，经总经理审阅同意后，由行政部门排版打印，受章后形成正式公文。
公司各部门必须严格遵照公文要求办理各类事项，不得无故拖延、推诿、拒绝办理。
行政部门在必要时候，可以就公文涉及工作事项对部门或个人进行督查或督办，对未配合督查或督办、未按时办理完成工作事项的相关责任人视情节轻重给予相应行政处分；对于经督查或督办后仍未按行政意见改进工作的给予停薪处理，直至工作改进到位。
在督查或督办意见规定时间内仍未完成工作改进到位的，给予停职停薪，并视情况做出辞退决定。
公司收文，需要形成书面文件对外交流的，按照内部行文流程的规定执行。
2.6发文办理和审核
（一）发文办理。
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、排版、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、草拟由需发文的部门负责；
2、审核由行政部门、法律顾问负责；
3、签发由总经理或总经理授权的人员负责；
4、复核、校对、排版、缮印由行政部门负责；
5、用印由起草公文部门结合印章管理人员负责；
5、登记由行政部门人员负责；
6、分发由发文部门负责。
（二）草拟公文应当做到：
1、符合现行法律、法规及公司有关规定。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与行文关系确定。
2.7公文管理
（一）公文办理完毕后，根据公司有关档案的管理规定，及时整理（立卷）、归档。
（二）纪要记载的事项，可以成为今后依照执行的依据。
（三）公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（四）公文签署后，以纸质形式进行公告和归档，并通过OA系统进行公告或送达收件人。
（五）对急办的公文，可以通过电子邮件或快递的方式送达收件人。
保密的公文如急需收件人阅知或办理的，可以通过口头方式告知，但事后应补送。
（六）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
3.员工宿舍管理
3.1总则
为加强员工宿舍的管理，保证宿舍的安全、文明、整洁，使员工有一个良好的生活环境，以提高工作效率，特制订本制度。
员工宿舍包括公司自建员工宿舍和外租宿舍。
3.2管理部门和管理范围
公司行政主管部门（以下简称行政部门）为公司员工宿舍管理部门。
公司行政部门根据公司员工住宿需要，制定公司员工宿舍管理办法，提出公司员工宿舍管理意见；组织实施员工宿舍设置、租赁、调配、日常管理以及公共设施的购买、维护及统计报修等工作；监督、检查、指正公司员工宿舍配套设施设备和安全卫生管理情况。
3.3入住与退宿相关手续
公司所有员工宿舍由行政部门统一安排（包括房间、床位、设施、设备、外租等）。
主管级经理级员工1人1室，主管级员工2人1室，普通员工多人1室。
员工申请住宿条件：
1、公司员工于项目所在地辖区内无适当住所或交通不便者，可申请住宿。
2、凡有以下情况之一者，不得住宿：
（1）患有传染病者。
（2）有不良嗜好者。
3、在员工宿舍住宿期间需遵守本管理制度。
员工（含新员工）需住宿的需提出住宿申请，填写《住宿申请审批表》，经行政部门负责人审批后由行政部门根据宿舍分配原则提前安排宿舍及床位并领取宿舍钥匙。
退宿：
员工离职时，应到行政部门办理领用物品交还，迁离宿舍，不得借故拖延，违者由公司强制迁出；员工因其他原因不需在员工宿舍住宿，应向行政部门提出申请并办理宿舍物品交还，并于3日内将个人物品搬离员工宿舍。
第四章宿舍日常管理制度
第十条任何员工不得擅自留宿外来人员。
严禁男女员工串房、混居,不得携眷住宿。
晚20：
30后外来人员必须离开宿舍,违者做辞退处理。
第十一条行政部门安排员工的床位后，住宿员工不准私自调房、调床。
如有特殊情况，向行政部门申请，经同意后方可调换。
第十二条公司所有员工宿舍钥匙由行政部门统一配发，员工不得私自配制，如钥匙丢失的，由行政部门统一配制；严禁员工提供钥匙或私自配制给非公司人员使用，发生以上情况，除取消其住宿资格外，由行政部门视情况给予行政处分和罚款；若因上述原因发生失窃，追究相关责任人法律责任。
第十三条宿舍住宿的员工对非公司人员有义务询问其情况,以防盗贼混入宿舍内。
第十四条员工不得于宿舍内有聚众饮酒、赌博、打架斗殴、骂架或其他不良行为。
发生上述情况的，由行政部门视情节轻重给予行政处分。
第十五条注意宿舍内安全用电，室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线线插并使用电饭锅、电炒锅等电器,避免引起电线短路失火，严禁宿舍员工明火照明。
人员离开务必检查并关掉所有电器电源。
并做到人走灯灭、空调停,注意节约用水,发现火灾隐患及时通知管理人员。
违反上述规定的，由行政部门视情节轻重给予行政处分。
第十六条严禁在宿舍各出口堆放杂物,保障通道畅通。
住宿员工必须了解消防灭火器的位置和消防疏散流程,严禁随意挪放。
第十七条物业公司负责定期检修宿舍水电设施等设备和员工宿舍的日常维修工作，行政部门负责指定专人定期检查宿舍设施设备完好情况，发现问题及时安排维修。
第十八条员工离开宿舍必须关好门窗；室内严禁使用或存放危险及违禁物品；现金、财物等应妥善保管，贵重物品应避免携入，遗失由各自负责。
非宿舍住宿员工因特殊情况需要进入员工宿舍的（如需对宿舍设施进行维修等情况），必须经行政部门通知住宿员工说明原因后，方可在行政部门指定人员陪同下进入宿舍。
行政部门检查宿舍卫生安全情况的除外（检查人员必须两人以上）。
第十九条住宿人员不得故意损坏宿舍公共财产及设施，如造成损坏，由行政部门酌情处理，由责任人员负担该项修理费或赔偿费并视情节轻重予以其他处罚。
第二十条公司宿舍用品由行政部门统一配置标准，宿舍水电费实行分宿舍计量，水电费用每个宿舍根据每人每月限额30元的标准核定费用限额，限额以内的由公司承担，每月月初行政部门定期充值水电费用，宿舍长（宿舍职务较高或年龄最长者）领取，超额后费用均摊自交；床上用品由员工自带。
第五章附则
第二十一条本制度由公司行政部门负责制定、修改并解释。
此前公司相关管理规定凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第二十二条本制度经总经理审核同意后生效实施。
无法界定事宜由总经理裁定。
办公用品及设施管理规定
第一章总则
第一条为规范管理和使用公司各类办公用品及设施，提高使用效率，结合公司实际，特制定本制度。
第二条本制度所指办公用品根据使用性质分为领用类低值易耗品和高值管理品。
领用类低值管理品主要包括笔、纸、胶水、曲别针、订书机等价值较低的日常用品；高值管理品主要包括电脑、打印机、文件柜、空调、相机、办公桌及等价值较高的物品。
办公设施主要是指网络设施、门窗、栏杆、洁具等办公设施。
第二章管理部门和管理范围
第三条公司行政主管部门（以下简称行政部门）为公司办公用品及设施日常管理部门。
第四条公司行政部门根据公司工作需要，提出公司办公用品设备及设施日常管理意见，编制行政库房办公用品库存基数和台账，组织实施办公用品采购、入库、发放、盘点等工作，调度安排相关部门和单位对办公设施进行维护维修，监督、检查、指正公司办公用品及设施管理执行情况。
第三章办公用品采购
第五条计划内采购。
各部门每月25日前提交下月办公用品需求，填写月度采购计划清单，行政部门统一整理汇总，结合库存进行储备。
第六条计划外采购。
未在月度采购计划范畴的或急需办公用品属计划外采购，由所需部门提出采购申请及购置理由办公用品/设备需求申请单（计划外），行政部门审核，下达采购单，经总经理审核批准后，由采购部门按时按需完成采购工作。
第四章办公用品的日常管理
第七条办公用品领用
每周一上午各部门提交办公用品领用申请，经行政部门审核后，下午领取申领物品。
第八条高值管理物品管理
1、标识：
由行政部门定制统一的标识牌，标识牌的内容包括：
设备名称、型号、购置日期、管理部门、使用部门、责任人。
粘贴于设备隐蔽处。
设施牌上的责任人负责本设备的日常清洁、管理、检查、维护和报修。
行政部门指定专人负责在高值管理物品交付使用当日，进行登记并贴上标牌。
2、报修：
由设备管理责任人提出申请并填写《办公设备/设施报修单》，经行政部门核实后视情况下发《办公设备/设施派修单》或联系定点维修单位对办公设备设施进行维修。
3、报废：
由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，由设备使用部门提出申请并填写《办公设备/设施报废申请单》，经行政部门核实后报总经理批准，总经理批准后由行政部门安排人员对报废设备进行报废处理。
未经批准，不得自行报废处理设备，若产生不良后果，责任由当事人承担。
4、办公设备涉及到的耗材：
打印机、传真机等设备涉及到的墨盒、硒鼓等耗材需更换或补充的，依照办公用品/设备需求申请单流程执行，由行政部门核实后进行更换或补充。
第四章办公设施管理
第九条办公设施管理维修
1、公司办公设施由行政部门统一管理。
2、办公设施出现需要维修情况的，部门提出报修申请，由行政部门核实后视情况向相关部门下达《派修单》，接单部门按要求完成维修工作。
第十条行政部门应每周对办公设备设施进行一次全面的巡视检查，发现问题的及时查明原因予以解决。
第五章附则
第十一条本制度由公司行政部门负责制定、修改并解释。
此前公司相关管理规定凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第十二条本制度经总经理审核同意后生效实施。
无法界定事宜由总经理裁定。
差旅管理规定
第一章总则
第一条为规范加强公司员工差旅管理，有效控制差旅费用，本着即合理节约又不影响工作的原则，特指定本办法。
第二条本办法适用于公司全体员工。
第三条差旅费用是指员工因工作需要或根据公司安排，赴公司所在地以外地区出差公干、培训等所发生的有关费用，具体包括：
（一）交通费用，包括乘坐飞机、火车、长途汽车、轮船、市内汽车以及随带公司车辆等交通工具所产生的交通费用，预计500元以内出差人垫付，预计500元以上的出差人连同食宿费用从财务借支。
（二）住宿费用参照住宿与伙食补助标准。
（三）伙食补助参照住宿与伙食补助标准。
（四）其它与出差有关的费用，如办公费、招待费等。
第二章出差审批管理
第四条员工因工作需出差时，必须提前一天填写《出差计划及费用申请单》，注明出差任务、出差计划等，按照邯郸地区以内的部门负责人审批，行政人事部门备案的程序报批,邯郸地区以外的，总经理审批，行政人事部门备案的程序报批。
第五条差旅费的支出按照“节约不补、超额自负，食宿费用总量控制”的办法，按出差实际情况计算。
当日往返产生的差旅费由出差人垫付后财务部门根据相关规定审核报销。
第三章差旅费用借支
第六条出差人员凭批准的《出差计划及费用申请单》经财务部门审核后，向借支人支付现金，差旅费用借支定额标准参照住宿与伙食补助标准。
第七条各项差旅费用标准
（一）交通费标准
1、单程500公里以内的出差，不得乘坐软卧、高铁商务座、特等座及一等座。
2、总经理以下人员出差因路途较远，任务紧急，需要乘坐飞机的，经总经理同意，在《出差审批表》上说明情况，方可乘坐（经济舱）并报销。
若未经批准乘坐飞机的，不予报销相关费用。
3、员工出差期间确因业务需要乘坐出租车的，应在车票背面写明起止地点、时间及事由。
4、随带公司车辆出差，只报过路费、停车费，不报销其他交通费。
5、符合上述标准的因公差旅交通费据实报销。
6、因公赴港澳台地区、国外的，根据预计费用报出差计划及费用申请单从财务借支。
（二）住宿与伙食补助标准（报销标准）
1、出差期间的住宿与伙食补助标准见下表：
维度
A类地区
B类地区
C类地区
D类地区
住宿
伙食
住宿
伙食
住宿
伙食
住宿
伙食
补助
标准
280
90
260
60
200
45
180
30
备注：
1、A类地区为一线城市；B类地区为二线城市；C类地区为三线城市；D类地区为除上述地区以外的城市，城市分类参照有关等级信息；2、出差未住宿仅就餐的，每顿每人伙食标准为上述标准÷3。
单位：
元/天
3、出差员工为联系业务而发生的超过食宿标准的费用,应写出具体情况说明，经总经理审批后报销，未审批通过的，超额部分自负。
4、二人（同性）同行住在同一房间，同性同行的如遇偶数情况，则按以上同行标准执行。
第四章报销程序和办法
第八条出差人员应在出差任务完成返回公司后三个工作日内，填写《差旅费报销单》，财务部门三个工作日内完成报销结付，无正式发票的，提交书面情况说明报总经理同意后报销。
特殊情况无法在规定时间内提交票据手续的，做出情况说明经总经理审批后财务部门予以报销结付。
第九条特殊情况、任务紧急造成费用超规定标准需报销的，相关情况报总经理批准后，超标部分可凭票据视情况报销。
第十条出差人所报各项费用，如有虚报造假，除追缴所领之各项费用外，并按公司有关规定严肃处理，情节严重，金额巨大者，依法处理。
第五章附则
第十一条本制度由公司行政部门负责制定、修改并解释。
此前公司相关管理规定凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第十二条本制度经总经理审核同意后生效实施。
无法界定事宜由总经理裁定。
司机车辆管理制度（修订版2016.10）
第一章总则
第一条为加强公司车辆管理，提高车辆利用率，有效控制车辆费用，保证交通安全和公司车辆的正常运行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有公司车辆。
第二章管理部门和管理范围
第三条公司行政主管部门（以下简称行政部门）为公司车辆管理部门。
第三章车辆分配
第四条公司车辆具体分为领导用车、行政公务用车、部门配车。
1、领导用车:
是指公司领导固定的专用车辆。
由领导指定人员负责日常管理。
2、行政公务用车:
是指公司用于日常因公外出或其他公务活动的车辆。
行政部门指定的司机为车辆管理第一责任人。
3、部门配车:
是指公司根据各部门实际工作需要及部门负责人驾驶资格情况，经签订使用管理协议后，配以部门工作使用的车辆，配车部门的负责人为车辆管理第一责任人。
部门配车核准流程及要求如下：
（1）公司根据部门日常工作用车频次、实际需要以及部门驾驶资格人员情况予以核准是否配车及配车标准，由申请部门发起部门配车审批流程，行政部门初步确定配车部门、配车标准、配车时间等，经行政部门负责人审核报总经理核准后予以配车；
（2）经公司核准配车部门后，配车部门负责人签订车辆使用管理协议，接收车辆、车辆钥匙及随车相关物品；
（3）车辆配发到部门后，配车部门负责人为车辆管理第一责任人，配车的日常使用必须经部门负责人同意并指定，方可由持有有效驾照且实际驾驶资格两年以上的部门员工驾驶，部门负责人对部门配车的调派、使用、清洁等日常管理负总责。
第四章车辆的使用管理
第五条车辆购置。
行政部门执行采购程序，经总经理审批同意后，采购部门负责车辆采购及新车手续办理，行政部门接收，财务部门负责办理固定资产相关手续。
第六条车辆钥匙。
领导用车钥匙由领导个人或指定专人保管；行政公务用车钥匙由行政部门保管；部门配车钥匙由部门负责人保管。
所有车辆备用钥匙由行政部门统一保管。
第七条车辆档案由行政部门统一管理。
第八条车辆保险
车辆保险由采购部门初选报总经理审核同意后确定，日常办理由行政部门负责。
保险项目由行政部门确定，原则上购置价20万元以上的车辆及员工班车必须购买全险，购置价20万元以下的车辆根据实际确定保险项目。
第九条车辆调派
1、工作时间使用行政公务用车的部门，需提交行政公务用车使用申请派车单，经行政部门同意后，持申请派车单到行政前台，行政前台根据申请派车单安排司机并发放钥匙。
工作时间外因公使用行政公务车辆的，需提前提交行政公务用车使用申请，审批通过后领取车辆钥匙。
已配车的部门原则上不再允许申请使用行政公务车辆，特殊情况需使用的，参照正常派车流程执行。
2、申请使用行政公务车辆的部门，在邯郸地区或100公里以内使用车辆的提前半天提出申请、跨省长途或100公里以外的提前一天提出申请，否则行政部门不予派车。
特殊情况需紧急用车外出的，必须办理完结用车审批流程后方可用车。
3、若多个部门同时申请行政公务用车，行政部门有权根据用车部门事情的“轻、重、缓、急”进行统筹安排，任何人不得因无公车使用而延误工作。
4、因故需要延长行政公务车辆使用时间的部门，要及时告知行政部门进行调整，以免耽误其他部门用车。
5、除行政部门正常调派、部门公出在外的车辆，公司其它车辆必须停放在指定停车位置，否则视为擅自使用公司车辆，一经发现给予当事人500元罚款/次。
第十条车辆维修保养年检
1、公司所有车辆由行政部门指定专人负责，根据车辆行驶和实际状况安排维修保养项目，到指定汽车修理厂进行维修保养。
2、公司车辆年检由行政部门负责，根据车辆年检时间，安排进行年检。
3、车辆行驶中出现故障需现场维修的，驾驶员应电话告知行政部门，经行政部门负责人批准后方可维修，维修完成后，驾驶员必须取得维修单位开具的正式发票、维修清单，经总经理审核后方可报销相关费用。
凡出现无申报进行维修的车辆，所有费用自理。
4、凡擅自到公司非定点的维修单位修理进行维修或外车冒用公司车辆牌号进行维修的，公司不与修理单位结算。
第十一条车辆用品管理
公司所有车辆用品例如加装导航、座套、脚垫等，由行政部门根据实际需要通过询价采购后进行配置。
任何个人不得私自购置车辆用品或擅自对公司车辆进行改装。
第十二条车补福
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