高校档案室档案实体分类表和归档范围.docx

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高校档案室档案实体分类表和归档范围

档案实体分类主表

DQ党群

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战

民主党派材料入此。

16工会

妇女工作材料入此。

17团委

学生社团材料入此。

XZ行政

11行政综合

学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。

12人事

师资培养材料入此。

13监察审计

14武装保卫

15总务

16档案、图书、文博

JX教学

11综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12学科与实验室建设

专业设置入此。

13招生

14学籍管理

学生奖惩材料入此。

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生

毕业生信息反馈工作入此。

18教材

｜注：

此类二级类目的划分，可以采用以下分类方法：

11综合

12研究生教育

13全日制本、专科教育

14成人教育

KY科学研究

11综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

[12]按学科或专业或项目设置类目

CP产品生产与科技开发

11综合

[12]按产品种类或项目设置类目

JJ基本建设

11综合

[12]按单项工程设置类目

SB仪器设备

11综合

[12]按仪器设备种类或型号设置类目

CB出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS外事

11综合

12出国（境）

国际合作与会议材料入WSl4。

13来校

外国留学生工作材料入WSl5。

国际合作与会议材料入WSl4。

14国际合作与会议

15外国留学生工作

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

l4会计凭证

15工资清册

奖金，助学金入此。

SX声像

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

注:

“[]”代表随机符号

党群类档案归档范围

DQll党务综合

序号类目名称保管期限

1上级党组织有关党的建设的文件材（如文件是针对本校的，则永久保存）长期

2本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍，大会选举办法，选举结果和上级批复等永久

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期

（3）参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样短期

3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久

5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久

6以党委名义召开的工作会议材料永久

7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

9党委工作简报永久10党委大事记永久11党群系统启用印章的文件和印模永久12党群系统重要统计材料永久

13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期

14党委保密、秘书工作的有关文件长期

15重要的群众来信来访及处理材料长期

16党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期

17分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期

18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期

19分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期

DQ12纪检

序号类目名称保管期限

1上级纪委关于纪检工作的文件长期

2纪委工作规章制度长期

3纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久

4校纪委会议记录长期

5党员处分、复查资料长期

6群众来信来访及处理意见短期

DQl3组织

序号类目名称保管期限

1上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期

2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料长久

3本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久

4落实政策的有关材料长期

5副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久

6副处级以上干部名册永久

7总支、支部改选报告、审批材料长期

8各总支、支部委员名册长期

9党员名册长期

10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料长期

11发展新党员、预备党员转正的名肋长期

DQl4宣传教育

序号类目名称保管期限

1上级关于宣传工作的文件长期

2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久

3教职工政治思想工作动态及调查材料长期

4理论学习的决定、通知、计划、总结长期

5反映本校重大活动的剪报及图表永久

6上级有关学生思想政治工作的文件长期

7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久

8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久

9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期

10关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件长期

11各系学生政治工作人员名单长期

DQl5统战

序号类目名称保管期限

1上级关于统战工作的文件长期

2本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久

3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久

4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久

5台、港、澳和侨务工作材料长期

6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期

7统战工作重要会议记录长期

DQl6工会

序号类目名称保管期限

1上级有关工会工作的文件长期

2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久

3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期

4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期

5处分会员的有关材料长期

6工会委员会会议记录、纪要短期

7基层工会干部名册长期

8会员名册长期

9妇女工作材料长期

10家属工作材料长期

DQl7团委

序号类目名称保管期限

1上级关于团的工作文件长期

2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久

3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久

4团委工作计划、报告、总结及规章制度永久

5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期

6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期

7处分团员的材料及复查材料长期

8批准入团、离团材料及名单长期

9团干部名单长期

10团员名册长期

11团委会议记录长期

12学生会文件、材料长期

13本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期

14各分团委的有关材料长期

15研究生会的有关材料长期

16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期

17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期

行政类档案归档范围

XZll行政综合

序号类目名称保管期限

1上级有关高校行政管理的综合性文件长期

2全校性的规章制度永久

3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久

4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久

5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久

6全校性的工作会议、座谈会文件长期

7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期

8本校教育事业规划、计划及上级批复永久

9学校评估材料永久

10教职工代表大会文件材料长期

11本校向上级的请示及其批复永久或长期

12本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期

13有关全校性工作的调查材料和经验总结永久

14学年报表及综合统计永久

15启用印章的文件及印模永久

16本校历史沿革、情况介绍永久

17本校大事记、简报、信息、动态等永久

18校史工作材料永久

19校友工作材料长期

20校庆工作材料长期

21群众来信来访文件材料长期

22普选工作材料短期

23上级有关与本院、所、中心的来文长期

24院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期

25院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期

26院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期

27院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期

28院、系、所、中心统计年报及重要资料长期

XZl2人事

序号类目名称保管期限

1上级机关有关人事工作的文件长期

2本校人事工作的规章制度长期

3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久

4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久

5关于校内机构设置、变化的文件材料永久

6人事处权限内的干部任免文件及名册永久

7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期

8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期

9教职工动态月报长期

10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久

11教师进修计划、安排、总结长期

12教师工作量的规定及执行情况长期

13教师业务考核材料长期

14人事统计报表永久

15教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久

16教研室、研究室正副主任名册长期

17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期

18教职工工资调整材料、名册长期

19教职工转正定级材料长期

20教职工校内调动材料长期

21教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期

22教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期

23教职工援外和支援边远地区材料短期

24教职工退职、离职和出国的有关材料长期

25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期

26教职工退休后重新工作的材料长期

27教职工福利工作长期

28教职工商调函件长期

29使用临时工有关材料长期

30人民来信来访材料长期

XZl3监察、审计

序号类目名称保管期限

1上级有关监察、审计工作的文件长期

2本校监察、审计工作方面的规章制度长期

3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期

4监察、审计工作统计年报及重要报表长期

XZl4武装、保卫

序号类目名称保管期限

1上级有关公安保卫工作的文件长期

2本校公安保卫工作方面的规章制度长期

3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久

4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期

5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期

6要害部门的公安保卫、消防工作长期

7保卫工作简报长期

8上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件长期

9本校武装部职责范围内的规章制度长期

10武装部工作计划、总结、调查报告长期

11武装部工作统计年报及重要报表长期

12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期

XZl5总务

序号类目名称保管期限

1上级有关总务工作的文件短期

2本校总务处及各科规章制度长期

3本校总务工作计划、报告、调查材料长期

4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期

5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期

6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期

7师生员工健康状况调查材料及统计表永久

8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期

9车辆工作的有关文件材料短期

10伙食工作的有关材料短期

11校园绿化工作的有关材料短期

XZl6档案、图书、文博

序号类目名称保管期限

1上级有关档案、图书、博物工作的文件长期

2档案、图书、文博规章制度长期

3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期

4档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久

5档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期

6档案馆指南、全宗介绍永久

教学类档案归档范围

JXll综合

序号类目名称保管期限

1上级下达的有关教学工作的文件材料长期

2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久

3学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久

4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期

5非学历教育的培训班、进修班材料长期

6统计报表永久

7学生运动会材料长期

JXl2学科与实验室建设

序号类目名称保管期限

1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期

2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久

3重点学科、专业、实验室建设材料永久

4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期

5学科、专业、实验室建设统计报表永久

JXl3招生

序号类目名称保管期限

1上级有关招生工作的文件材料长期

2招生计划、规定、生源计划长期

3新生录取材料及新生名单长期

4委培、代培、自费生计划、合同及名单长期

5招生宣传、招生工作总结短期

6研究生入学试题及指导教师名册长期

JXl4学籍管理

序号类目名称保管期限

1新生入学登记表永久

2学生学籍卡片永久

3学生成绩总册永久

4在校学生名册永久

5学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期

6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期

7学生处分材料长期

JXl5课堂教学与教学实践

序号类目名称保管期限

1各专业教学计划、教学大纲永久

2课程建设要求及安排，校历表，课表长期

3各系、科、专业课程试题库长期

4典型教案、重要备课记录长期

5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期

6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期

JXl6学位

序号类目名称保管期限

1上级有关学位工作文件材料长期

2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期

3学位委员会会议记录、决定长期

4学位委员会授予各层次学位清册永久

5本科生优秀学士学位论文长期

6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期

JXl7毕业生

序号类目名称保管期限

1上级有关毕业分配的文件材料长期

2毕业生工作计划、简报、总结长期

3毕业生供需统计、计划、合同长期

4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久

5毕业证、派遣证存根领取签收册长期

6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期

JXl8教材

序号类目名称保管期限

1自编、主编教材长期

2各系各专业使用教材目录长期

3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期

4其他有保存价值的自编参考资料短期

附录:

存系教学类档案

序号类目名称保管期限

1本科生毕业论文及评审意见长期

2课堂教学材料、课程进度表短期

3教师任课安排、教案长期

4优秀实习报告短期

5本专业教学检查、调查材料及总结短期

6教师工作量核算、登记材料短期

科学研究类档案归档范围

KY11综合

序号类目名称保管期限

1科研行政管理文件材料长期

2科研计划管理文件材料长期

3科研成果管理文件材料长期

4科研经费管理文件材料长期

5申报科学基金及有关批复长期

6学会工作（学术活动）材料短期

KY12—1科研准备阶段

序号类目名称保管期限

1开题报告与课题调研论证材料长期

2任务书、合同、协议书永久

3课题研究计划、设计长期

4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期

5课题投资和预决算材料短期

KY12—2研究试验阶段

序号类目名称保管期限

1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关健配方、工艺流程及综合分析材料）永久

2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。

永久

3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久

4研究工作阶段小结、年度报告长期

5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久

6样品、标本等实物的目录永久

KY12—3总结鉴定阶段

序号类目名称保管期限

1研究报告、研制报告永久

2论文专著永久

3工艺技术报告永久

4技术诀窍报告永久

5专家评审意见永久

6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）长期

7鉴定证书永久

8推广应用意见长期

9课题工作总结长期

KY12—4申报奖励阶段

序号类目名称保管期限

1科研成果登记表永久

2科研成果报告表永久

3科研成果奖励申报与审批材料永久

4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久

5专利申请书或证书原件或影印件永久

KY12—5推广应用阶段

序号类目名称保管期限

1转让合同、协议书永久

2生产定型鉴定材料永久

3成果被引用或投产后反馈意见短期

4推广应用方案及实施情况长期

5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期

6成果宣传报导材料短期

7对外学术交流材料长期

产品生产与科技开发类档案归档范围

CP11综合

序号类目名称保管期限

1上级关于产品生产与科技开发管理的文件长期

2本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表长期

3产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期

4产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料长期

5产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表永久

CP12—1销售管理

序号类目名称保管期限

1产品用户清册长期

2产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期

3用户反馈的产品技术文件材料长期

4产品说明书、宣传品、广告样张短期

5产品用户交验协议短期

CP12—2产品计划准备阶段材料

序号类目名称保管期限

1任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文长期

CP12—3产品生产设计（研制）阶段材料

序号类目名称保管期限

1总体方案设计材料长期

2全套设计定型图纸长期

3技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告长期

4通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录长期

5阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复长期

6产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等长期

CP12—4产品生产试制与鉴定阶段材料

序号类目名称保管期限

1试验大纲、试验记录及试验工作总结长期

2鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证长期

3试验规程和记录、样机底片、照片等长期

4得奖材料、专利材料长期

5论文、专著长期

CP12—3产品生产阶段材料

序号类目名称保管期限

1生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期

2全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期

3工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料长期

4材料定额和代用单，工时定额短期

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