代理商账户管理制度.docx

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代理商账户管理制度

Xxxxxxxxxxxx公司

规章制度发布通知

Xxx年第xx号

Xxxxxxxxxxxxx公司《代理商账户管理制度》已于年月日由总经理办公会议批准，现予发布，自发布之日起施行。

总经理：

年月日

规章制度控制表

制度名称

《代理商账户管理制度》

制度编号

版本

签发日期

下次评估时间

起草人

归口部门审核

分管领导审核

签发人

是否修订

此

次

修

订

的

主

要

内

容

解释部门

实施及完善执行人

Xxxxxxxxxxxx公司

代理商账户管理制度

1、目的

为规范公司对代理商账户的管理工作，理顺管理程序，加大对代理商账户的管理力度，完善公司内部的管、控机制，规避相关法律风险，结合公司实际情况，制定xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司《代理商账户管理制度》（以下简称本制度）。

2、适用范围及定义

本制度适用于对依照本制度的规定设立的产品销售代理商账户的管理工作，适用于代理商账户的设立、撤销、产品单价确定、销货开票担保和预缴销售款账户余额调整工作，以及上述工作涉及到的公司属各部门及其相应岗位的工作人员。

代理商账户指依照本制度的规定审批后，在公司开票室设立的供代理商预缴销售货款和与公司结算代理销售商品价款的专用账户。

3、部门职责

3.1销售管理部

3.1.1负责销售市场的调研和开拓工作，制定代理商条件，预审代理商的资格。

3.1.2负责代理商设立、撤销和代理商经销区域内产品单价的申请及报批工作。

3.1.3负责代理商账户销货开票担保手续的办理工作。

3.1.4负责定期、及时向代理商通报预缴销售货款余额并催缴预缴销售货款。

3.1.5依照公司促销政策定期编制各代理商的销售奖励返还事项审批表。

3.1.6负责对代理商的综合性服务工作。

3.2经营管理部

3.2.1负责代理商账户设立、撤销的审查和登记工作。

3.2.2负责依照本制度规定核准后产品单价的执行工作。

3.2.3负责代理商销售奖励返还事项和预缴销售货款余额调整的审核工作。

3.3财务管理部

3.3.1负责对代理商的设立和撤销工作进行备案。

3.3.2负责管理和核查代理商销售货款账户的资金往来情况、余额情况及销售价格执行情况。

3.3.3负责依照批准的销售奖励文件、调价政策和其它预缴销售货款余额调整文件，对代理商的预缴销售货款余额进行调整。

3.3.4及时将代理商销售产品涉及的款项转入公司销售收入账户，并向代理商开具同期产品销售发票。

4、管理程序与考核

4.1代理商账户的设立

4.1.1销售管理部根据市场发展情况，对拟设立的代理商的商业信誉、经营规模、销售区域、资金组织和市场控制能力进行预审。

4.1.2经预审确认需要设立的，填写代理商账户设立审批表（附表1），交经营管理部审查。

4.1.3经营管理部审查无异议的，由经营管理部报公司领导审批。

未履行审批手续的，代理商资格不予认定。

4.1.4批准后的代理商设立审批表，由经营管理部移送财务管理部备案后，然后交开票室登记开设销售账户。

未经批准和备案，不得开设代理商销售账户。

否则，除限期整改外，每次每户考核开设人50元。

4.2销售产品单价的确定

4.2.1代理商所在区域的产品销售单价，均实行事前审批制。

4.2.2代理商设立后或遇市场价格波动公司统一调整市场销售价格时，由销售管理部按照代理商所在区域分别填写价格审批表（附表2），交经营管理部审核。

4.2.3经营管理部审核无误的，由经营管理部报公司领导批准。

未履行审批手续的，不享受公司对代理商的优惠和奖励政策。

4.2.4经公司领导批准后的价格审批表，由经营管理部移送财务管理部备案，同时交开票室按照批准的单价执行。

未经批准的，不得按照代理商享有的产品单价开票销售。

否则，差价损失由开票员承担。

4.2.5未享受代理商销售开票价格的，均实行公司规定的当期市场零售价开票销售。

未认真执行本款规定的，除每次考核开票员50元外，公司因此损失的差价部分由开票员偿还。

4.3代理商预缴销售货款账户的管理

4.3.1账户的合并

4.3.1.1代理商账户需要合并的，由提出合并的全部代理商与合并后的代理商共同签署合并账户申请，填写账户合并申请表（附表3），并签、盖具有法律效力的签名和印鉴，并报销售管理部、经营管理部、财务管理部和公司领导批准后，方可交开票室财务管理人员具体办理账户合并事项。

没有填写账户合并申请表并经批准的，不予合并。

擅自合并的，追究直接责任人的行政责任，由此给代理商或公司及第三方造成损害的，承担相应的赔偿责任。

4.3.1.2账户合并时余额为负数的，原账户持有人应当负责将账户出现的负数资金补充至零后，方可合并。

但提出合并账户申请的其他相关方主动书面明确自愿在合并后的账户中承担该项债务或用合并后账户中余额冲抵该项债务的除外。

没有按照本款规定合并账户的，除责令限期整改外，给予直接责任人行政处分，并承担由此给公司及第三方造成的损害责任。

4.3.2账户的分立

4.3.2.1代理商账户需要分立的，由提出分立的代理商签署分立账户申请，填写账户分立申请表（附表4），并签、盖具有法律效力的签名和印鉴，报销售管理部、经营管理部、财务管理部和公司领导批准后，方可交开票室财务管理人员具体办理账户分立事项。

没有填写账户分立申请表并经批准的，不予分立。

擅自分立的，追究直接责任人的行政责任，由此给代理商或公司及第三方造成损害的，承担相应的赔偿责任。

4.3.2.2账户分立时余额为负数的，原账户持有人必须负责将账户出现的负数资金补充至零后，方可分立。

没有按照本款规定分立账户的，除责令限期整改外，给予直接责任人行政处分，并承担由此给公司造成的损害责任。

4.3.2.3账户分立衍生出的新账户，依照本制度4.1和4.2项的规定办理设立和单价审批事项。

4.3.3财务管理部指定专人，定期对代理商预缴销售货款账户的资金流动情况进行核查，及时将公司应当享有的销项资金收入公司营业收入账户。

对失职失察造成公司应收资金未及时入账的，除责令限期整改外，每次考核责任人100元；情节严重的，给予行政处分。

4.4代理商预缴销售货款账户余额的调整

4.4.1代理商预缴销售货款账户余额需要调整的，均实行一事一户事前审批制。

未经事前审批并获准的，禁止任何部门及人员对代理商预缴销售货款账户余额进行任何调整。

未经批准擅自调整的，除限期整改外，每次考核直接责任人500元，并视具体情节给予直接责任人行政处分，由此给公司、代理商或第三方造成损害的，由直接责任人承担赔偿责任。

4.4.2对代理商预缴销售货款账户余额需要调整的，均应在财务管理部审核相关调整文件无误后，由财务管理部指定专人操作、调整，并留存批准的调整文件原件。

其它任何部门及其工作人员，均无权对代理商预缴销售货款账户余额进行调整。

非财务管理部指定专职人员或未经财务管理部特别授权人员擅自调整的，除限期整改外，每次考核直接责任人300元，并给予直接责任人行政处分，由此给公司、代理商或第三方造成损害的，由直接责任人承担赔偿责任。

4.4.3余额调整管理程序

4.4.3.1依照公司制定的销售奖励政策和单价调整文件，需要对代理商预缴销售货款账户余额进行调整的，由销售管理部填写代理商预缴销售货款账户余额调整审批表（附表5），交经营管理部审核后，由经营管理部报公司领导审批，批准后由经营管理部移送财务管理部备案执行。

4.4.3.2依照公司与代理商定期进行的对账结果，需要对代理商预缴销售货款账户余额进行调整的，由销售管理部填写代理商预缴销售货款账户余额调整审批表，交经营管理部审核后，由经营管理部报公司领导审批，批准后由经营管理部移送财务管理部备案执行。

4.4.3.3开票操作过程中出现错误，需要对代理商预缴销售货款账户余额进行调整的，由开票室开票员填写代理商预缴销售货款账户余额调整审批表，交经营管理部审核后，由经营管理部报公司领导审批，批准后由经营管理部移送财务管理部备案执行。

严禁开票员未履行上述审批程序擅自调整。

开票操作错误的，每次考核开票员20元，并由开票员及时采取有效措施阻止错误扩大。

4.4.3.4收款记账操作过程中出现错误，需要对代理商预缴销售货款账户余额进行调整的，由开票室财务管理人员填写代理商预缴销售货款账户余额调整审批表，提交财务管理部和经营管理部审核后，由经营管理部报公司领导审批，批准后由经营管理部移送财务管理部备案执行。

严禁开票室财务管理人员未履行上述审批程序擅自调整。

收款记账操作错误的，每次考核开票室财务管理人员20元，并由开票室财务管理人员及时采取有效措施阻止错误扩大。

4.4.3.5通过磨帐或委托转款方式调整代理商预缴销售货款账户余额的，必须依照公司规定的磨帐或委托转款规定办理完毕磨帐或委托专款手续后，由财务管理部填写代理商预缴销售货款账户余额调整审批表，交经营管理部审核后，由经营管理部报公司领导审批，批准后由经营管理部移送财务管理部备案执行。

4.4.3.6销售管理部及其相关人员，在履行日常核查工作时发现代理商预缴销售货款账户余额存在错误的，依照第4.4.3.2款的规定处理。

4.4.3.7经营管理部及其相关人员，在履行日常核查工作时发现代理商预缴销售货款账户余额存在错误的，依照第4.4.3.3款的规定处理。

4.4.3.8财务管理部及其相关人员，在履行日常核查工作时发现代理商预缴销售货款账户余额存在错误的，依照第4.4.3.4款的规定处理。

4.5代理商预缴销售货款账户资金的担保

4.5.1原则上，代理商预缴销售货款账户余额不足时，开票室不予开具提货凭证。

未按照本制度规定履行书面担保，在代理商预缴销售货款账户余额不足时开具提货凭证的，除限期整改外，每次考核开票员50元，并由开票员负责追偿相应货款；追偿未果的，由开票员承担赔偿责任。

4.5.2代理商因故在预缴销售货款账户余额不足，而又派车到达我公司急需提货的，必须事先履行完备的书面担保手续。

没有按照本制度规定程序批准的书面担保手续的，禁止开具提货凭证。

担保手续不完备而擅自开具提货凭证的，除限期整改外，每次考核开票员100元，并由开票员负责追偿相应货款；追偿未果的，由开票员承担赔偿责任。

4.5.3担保管理程序与责任

4.5.3.1扣除账户正数余额后，差额不足1000元的，由区域经理或销售值班人员填写销售货款回收担保书（附表6），签字后交开票室留存并开具提货凭证。

4.5.3.2扣除账户正数余额后，差额等于或大于1000元、不足3000元的，由区域经理或销售值班人员填写销售货款回收担保书，签字后报销售管理部值班部长审批，批准后交开票室留存并开具提货凭证。

4.5.3.3扣除账户正数余额后，差额等于或大于3000元、不足10000元的，由区域经理或销售值班人员填写销售货款回收担保书，签字后提交销售管理部值班部长审核，审核同意后报公司领导审批，批准后交开票室留存并开具提货凭证。

4.5.3.4扣除账户正数余额后，差额等于或大于10000元的，由销售管理部提出书面申请，报公司领导批准后，交开票室留存并开具提货凭证。

4.5.3.5待提交有效担保文件涉及的差额货款回收到帐后，由开票室将留存的担保书退还给担保书填写人。

4.5.3.6担保文件涉及的差额货款回收到帐前，由提出或填写担保书的直接责任人员负责追偿差额货款。

未收回差额货款的，由填写担保书者承担差额货款的全额清偿或赔付责任。

4.6代理商账户的撤销

4.6.1代理商账户撤销的，由销售管理部牵头，会同财务管理部及代理商共同清理该账户涉及的债权债务。

待债权债务清理完毕后，由销售管理部负责填写代理商撤销登记审批表（附表7），区域经理和销售部长签署同意意见后，交财务管理部审核。

4.6.2财务管理部审核无误后，移送经营管理部审查登记。

4.6.3经营管理部审查、登记完毕后，由经营管理部报送公司领导审批。

4.6.4公司领导批准后，由经营管理部交开票室办理代理商账户撤销登记工作，并留存审批表归档。

4.6.5未清理完毕债权债务或未按照本制度的规定审批完毕办理代理商账户撤销的，给予相关责任人行政处分。

5、附则

5.1本制度由经营管理部负责编制、解释、定期评估和修订。

5.2本制度由公司总经理办公会议批准和发布，自发布之日起执行。

5.3本制度执行前已经设立、合并或分立及调整余额的代理商，视为已经按照本制度的规定履行了设立、合并或分立及余额调整手续。

涉及代理商账户设立、合并或分立及调整余额的手续不完备的，由原经办人员限期完善，否则，除视情节考核外，追究其行政责任。

附表1：

代理商账户设立登记审批表

登记编号：

登记日期：

代

理

商

情

况

全称

经营区域

范围

经营能力

及规模

负责人

联系方式

住址

销售

管理部

意见

所属区域经理意见：

签字：

年月日

销售部长意见：

签字：

年月日

审

批

意

见

财务部长意见：

签字：

年月日

经营部长意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

设立备案

登记记录

备案人

备案时间

登记人

登记时间

附表2：

代理商价格审批表

编号：

日期：

申请内容

代理商全称

申请品种

及申请单价

申请理由

代理商签章或

负责人签字

年月日

销售管理部

所属区域经理意见：

签字：

年月日

销售部长意见：

签字：

年月日

审批意见

经营部长意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

执行备案

登记记录

备案人

备案时间

执行人

执行时间

附表3：

代理商账户合并审批表

致：

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

合并

账户

代理商

全称

代理商甲

代理商乙

代理商丙

代理商丙

合并声明

根据市场发展需要，上述各方代理商经过认真协商，一致同意将上述各方代理商预缴销售货款账户进行合并，统一合并为

代理商账户，合并后的代理商账户无条件承担账户合并前各方原有账户应当承担的债权债务。

特此声明！

代理商甲：

（签章）代理商乙：

（签章）

代理商丙：

（签章）代理商丁：

（签章）

年月日

审

批

意

见

销售部长意见：

签字：

年月日

财务部长意见：

签字：

年月日

经营部长意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

合并备案

登记记录

备案人

备案时间

登记人

登记时间

附表4：

代理商账户分立审批表

致：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

申请分立代理商全称

分立衍生代理商全程

分立声明

根据市场发展需要，我方经过认真研究，自愿在我方代理商预缴销售货款账户基础上，分立一个全称为的衍生代理商，分立衍生前我方代理商预缴销售货款账户涉及的债权债务全部由我方承担，分立衍生的代理商自设立登记之时起，其债权债务由其自行承担。

特此声明！

申请分立代理商：

（签章）

年月日

审

批

意

见

销售部长意见：

签字：

年月日

财务部长意见：

签字：

年月日

经营部长意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

分立备案

登记记录

备案人

备案时间

登记人

登记时间

附表5：

代理商预缴销售货款账户余额调整审批表

编号：

日期：

申请内容

代理商全称

申请调整金额（元）

申请调整

理由或项目

代理商签章或

负责人签字

年月日

审核

意见

所属区域经理意见：

签字：

年月日

销售部长意见：

签字：

年月日

财务部长意见：

签字：

年月日

经营部长意见：

签字：

年月日

审批意见

公司领导意见：

签字：

年月日

调整备案

登记记录

备案人

备案时间

调整操作人

操作时间

附表6：

销售货款回收担保书

致：

xxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

我叫，系本公司区域经理（年月日销售值班人员）。

今有代理商派车来我公司提货，提取共计吨，单价为元∕吨，合计金额为元，提货通知单号码为。

现，代理商账户余额不足以开具本次提货凭证所需，差额为（人民币大写）（￥：

元）。

上述货款差额（人民币大写）

（￥：

元），由我本人自愿进行全额担保，担保在年月日前为公司收回该项差额货款，否则，由我本人全额承担清偿或赔付责任。

担保人：

年月日

审

批

栏

销售部负责人意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

附表7：

代理商账户撤销登记审批表

登记编号：

登记日期：

代

理

商

情

况

全称

经营区域

范围

撤销原因

债权债务

清理情况

销售管理部意见

所属区域经理意见：

签字：

年月日

销售部长意见：

签字：

年月日

审

批

意

见

财务部长意见：

签字：

年月日

经营部长意见：

签字：

年月日

公司领导意见：

签字：

年月日

撤销

记录

登记备案人

备案时间

撤销操作人

操作时间

制度执行情况反馈意见表

制度名称

《代理商账户管理制度》

制度编号

执

行

中

发

现

的

问

题