采购及供应商评审程序表格.docx

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采购及供应商评审程序表格

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1.目的

规范采购及选择合格供应商，确保采购的物资符合规定要求。

2.范围

适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商管理及相应物资的采购。

3.定义:

无

4.职责

4.1供应商评审小组负责：

主要物资新供应商的选择和评定工作，并签署审核意见,以及供应商的平时考核。

4.2市场部负责：

保持合格供应商名册并及时更新。

负责组织考察供应商的营业执照、生产能力、技术装备，质量保证能力等。

4.3品管部负责：

对供应商的技术/专业能力、质量保证能力的评审；向市场部提供来货检验情况。

4.4生产部负责：

对供应商的生产/设备能力进行评审。

4.5总经理或其授权代表负责：

对供应商评审结果的最终确认,审批[合格供应商名册]。

4.6市场部负责：

4.6.1采购计划的制订；依需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。

4.6.2协调客户\生产部在供应商处验货。

4.6.3与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。

4.7总经理或其授权代表负责大宗贵重原材料采购合同的批准；市场部主管负责对零星原料、辅助材料及包装材料采购的批准。

5.供应商评审要求

5.1总则

5.1.1市场部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审，并进行持续的监督，确保采购的产品符合公司规定的要求。

5.1.2以下之特殊供应商也需进行评价，与材料供应商比照办理，当评价未通过但必须向其采购时，公司应以合同或协议等方式加以控制：

A国家法定的部门或机构：

如二轻局、计量部门、海关、商检等。

B独家经营或行业内知名的供应商，如塑胶原料的大供应商；

C客户指定的供应商。

D取得质量体系认证或产品认证（仅购买该产品时使用）的公司。

E海外供应商，经样品承认合格而能提供出货质量保证者。

5.2成立供应商评审小组

5.2.1供应商评审小组由总经理或授权代表、办公室、市场部、生产部、品管部主管组成。

5.2.2供应商评审小组运作：

A.由市场部主管负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。

B.由市场部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。

C.按需要及供货质量情况，复审会议可经常进行。

D.评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。

E.评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。

5.3供应商评审程序：

5.3.1由市场部主管负责收集新供应商的资料：

A收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；

B评审之前，市场部提供“供应商调查评审表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。

5.3.2评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货/生产能力，技术能力，产品质量，质量保证能力进行评审。

5.3.3供应商须经评审小组确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：

A通过——新供应商列入合格供应商名册；

B不通过——新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；

C待决定——资料不足，证据有猜疑、改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或其授权代表作最终审批。

5.3.4市场部采购主管负责登录及更新[合格供应商名册]。

5.4供应商持续监察

5.4.1供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年底依据生产部、仓管员提供的有关交货质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。

5.4.2考核评分：

每年由市场部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分，计算如下：

A每年依据供应商交货期表现由采购员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算：

交货期得分＝100－累计扣分

交货情况

延迟供货1至3天

延迟供货4至5天

延迟供货6天以上

评分标准

每延迟一天扣0.5分

每延迟一天扣1分

每延迟一天扣1.5分

注：

由于本公司的原因和不可抗拒的原因导致延迟的除外。

B市场部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算评分，计算方法如下：

到货质量得分＝（一次检验合格率×200）－100

C综合考核评分：

综合考核得分＝到货质量得分×60％＋交货期得分×40％

D根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。

分供方级别

分数

评价

复审结论

>95

很好

增加采购不须附加条件

80-95

好

采购不须附加条件

65-80

良好

限量采购，须督导改善

50-65

差

仅紧急时采购，须另择供应商

<50

不接受

不采购，取消供应商资格，选择新的供应商

5.4.3评审结果

A对评价良好的供应商继续选用，名单保留于合格供应商名册中；

B对需改进的供应商，采购主管负责针对供应商在交期和质量方面的不符合提出改善要求，经验证确有改善的供应商保留于合格供应商名册中；

C对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名册中删除。

D否决现有供应商时应考虑：

同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担：

合同约束、物资政策、要货情况、转换时间/成本、质量成本等。

6.采购要求

6.1采购作业：

6.1.1市场部根据生产要求以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划。

6.1.2采购计划的批准：

市场部所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施.

6.1.3采购合同的签订：

采购人员在采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。

6.1.4市场部采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：

A优先采用合格供应商。

B采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交期、质量/技术要求或服务）。

C若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录表中。

6.1.5由于产品技术要求更改，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，市场部主管负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。

6.1.6采购人员应将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”。

6.2采购资料：

6.2.1品管部负责向市场部提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；

6.2.2若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；

6.2.3如果供应商需要，市场部负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。

6.3采购验证：

6.3.1若有需要在供应商处对供货进行验证，市场部负责与供应商协调并在相应的订货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。

6.3.2合同要求时，市场部主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。

6.3.3客户在对供应商物料的验证，不能免除公司提供合格产品的责任，即不可免除来料接收检验，也不能排除以后客户的拒收。

6.4本公司的外包过程（如运输、维修服务等），比照供应商之评审和采购要求进行控制：

6.4.1运输之外包由市场部提请供应商评审小组进行合格认定，在运作中须签订常年合同或协议，并在每次运输时对配合度、准点到达率、货物完好率予以管理，从运输费用的给付中加以制约。

6.4.2维修之外包由生产部视维修之重要度及金额大小（一般以1000元为界）提请供应商评审小组进行合格认定及签订维修合同，并在每次维修时对配合度、维修质量予以管理，从维修费用的给付中加以制约。

6.5顾客财产的控制：

在订单生产中如有顾客提供的原辅材料，须在订货合同或补充协议中明确责任范围，在这些物资进场时比照采购进料办理检验和入库手续，做好搬运、贮存防护。

若发生丢失、损坏或不适用情况时应及时报告顾客，并做好记录。

7.表格和记录

7.1供应商调查评审表FM740101

7.2合格供应商名册FM740102

7.3采购订单FM740104

7.4供应商交货质量记录FM740105

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1.0

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共5页

新版

2003.08.10