外贸跟单邮件范文外贸跟单员的主要工作内容.docx
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外贸跟单邮件范文外贸跟单员的主要工作内容
外贸跟单邮件范文外贸跟单员的主要工作内容
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。
外贸跟单员的职责：
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。
一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。
一、跟单员：
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。
（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。
所谓跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。
目前跟单员的供需比达1∶3以上，其薪金起点在2000元以上。
而跟单员的入行门槛并不高，中专或同等以上学历的各类人员都可以从事这一行业。
二、分类：
跟单员分为：
业务跟单员，外贸跟单员，生产跟单员。
业务跟单：
对客户进行跟进。
尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。
以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。
对外叫业务员或业务助理。
生产跟单：
对已接来的订单进行生产安排。
对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。
对内叫：
业务经理或生产主管或总经理助理。
不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
以客户订单为依据，处理订单，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。
三、跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
1、分析能力。
分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
2、预测能力。
能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
3、表达能力。
善于用文字和语言与客户沟通。
4、专业知识。
对所跟单的产品要熟悉。
了解产品的原材料特点，及成分。
知道产品的特点，款式，质量。
便于和客户及生产人员的沟通。
5、与人共事的能力。
与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
6、人际关系处理的能力。
处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。
通过他们来完成自己想要做的事。
7、法律知识。
了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。
做到知法，守法，懂法，用法。
8、谈判能力。
有口才，有技巧。
9、管理与推销能力。
对外推销高手。
对内管理行家。
10、物流知识。
了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
你既然是跟单的，对自己产品的常规包装是很了解的。
你想跟客人确定，也就是想知道他有没有特别要求。
所以你直接问客人是否有特别要求就可以了。
唛头是客人要的，你要确定好。
其他方面的就一句话：
DOYOUHAVESPECIALREQUIREMENTONTHEPACKING？
然后等客人跟你确定。
哦，就是我先问客人包装方面有没有特别要求？
如果没有特别要求，便按照本公司设计的包装去做？
另外要不要询问客人麦头印在哪里？
服装跟单员的工作内容：
1、监控、协调服装订单流向，确保准时、保质保量完成交付；
2、跟踪供应商日常出货情况，并负责去服装工厂验货，呈交相关报告；
3、客户及内部单据的制作；
4、协助公司其他部门相关业务操办；
5、主管交办的其他工作。
服装跟单员的工作内容因不同的公司人员配制及公司性质有关，外贸公司和工厂跟单的工作内容要有较大差别。
外贸跟单的工作内容：
1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。
收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：
00~5：
30一次复回。
因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。
打印出物的电邮要按款号存档。
（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）
2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：
数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。
同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。
督促工厂能够按时交货。
à收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。
3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。
4）客人有头办评语à写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办
5）在做办期间，要做好生产制单及QCFILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。
还要一件正确的PP办。
PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。
6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。
给客人的PP办要正确，不可有任何错误。
如有代用物料必须注明（实际生产中经常有钮钉代用情况）。
但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。
挂好挂牌，就可以寄给客人。
待客人批复OK即可通知工厂开裁生产了。
（PP办上必认真写上客人的评语）。
7）安排QC查中期。
工厂开裁2-3日要通知QC同事去看中期了。
8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是齐色中间码两套，一套寄给客人，一套自己公司存。
9）走货前8-10天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料à要给船务的同事做好走货安排。
10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。
追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。
11）此订单已结束。
实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。
但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商（比如推迟货期等）。
跟单个性（急，准，快，细心）
几个问题
1）客人原办--------即客人的原样（OriginalSample）
2）开办单做初办------即提供资料（包括：
尺码，尺寸表，颜色，布料，物料，做工要求，洗水工艺要求，交样办日期.......等等详细资料）的一个表格（简称办单）；
初办-------即CounterSample或FirstSample（此类样板可以代用物料，有时也可代用布料，客人只是看做工及款式的）
3）物料批办------即客人所给的物料资料，有时是彩图，也有实物；有时则只有彩图。
所以要做物料样板给客人批核。
确认OK后才可以生产大货的。
一般来说跟单员必须有一定的服装技术水平，了解款式的工艺要求和流程，能及时发现问题和解决问题，有良好的心态。
并且跟单员要熟悉以下的工作要求。
一，工厂评估
一般情况下，发单到新工厂之前都要对生产工厂的设备，技术能力，生产力量进行一次评估，是我们考虑和衡量工厂生产技术，生产质量和能力的首要依据，对跟单人员来说必须提供准确可*信息。
二，款式工艺
首先要读懂每个新款的结构，各部位的外观要求，工艺，特点，要清楚哪里是整个款式的关键部位，容易出现哪些问题，如何避免，如何达到效果，这类问题在生产过程中要重点监督。
要清楚整个款式的工艺流程，并且要按照正确的样衣制作。
三，规格尺寸
在接手到新款时必须出完整的工艺规格资料，一般客人先根据此规格资料要求报价，并制作首期样品；然后待确认样品后工厂根据更改意见进行工艺尺寸的调整，再制作正确的批版样，以便我们判断工厂对款式的了解程度；生产工厂在大货生产前必须制作正确的产前样，由跟单全面确认此样品的工艺，尺寸，主辅料的正确性。
四，主辅料跟踪
1，要清楚主辅料的成分，颜色，正反面及使用方法，建立一套正确的色卡资料，以便生产中进行对比。
2，能核算主辅料的单耗（用量），对主料的排版要求要比较清楚，对主料的规格（幅宽），断长，版面件数
尺码配比要有正确的数据。
3，在生产前一周要确定所有主辅料的到位情况，如果
出现不能按期到位就必须作出及时的追踪或生产调整。
五，面料的颜色布疵及成分
1，在大货面料到位的同时，必须核对面料颜色是否与原样布一致；是否有段差，边差等现象；是否有落色现象。
在生产过程中经常会出现色差现象，这种现象对成品的外观质量影响很大，因此要从裁剪到生产严格把好按包号和编号操作这个关口。
2，布疵也是影响外观质量的重要因素，面料开裁前要进行验布，对不合格的面料要通知面料工厂和生产工厂，进行索赔或裁剪控制。
面料的外观结构是否与原样布一致。
3，对面料的成分确定可通过摸，洗，揉，烧，嗅，看等简单的方法进行直观的判断，这只是对成分的大概范围的判断，不能确定具体的含量比例。
六，验货
按照正确的尺寸，工艺要求及样衣进行新款上线的质量检查，在此期间必须了解每个工序的要求及标准，及时发现问题，解决问题，作好首期检品报告的记录，并且及时通知工厂。
如果发现有严重的问题必须停止此工序进行调整。
对生产质量的检查必须每日进行。
在生产进行到中期必须作中期检品报告的记录，出货前要进行抽箱检品的报告，所有检品报告均一式三份（工厂，公司和自留）。
在验货的过程中如果向工厂反馈检品意见必须加盖公司统一制定的检品专用章。
以加强对工厂生产质量有力
七，数量的控制
首先要得到一套正确的搭配数量表，以便控制裁剪生产过程中的具体数量。
也要在生产前核算出主料的总量是否满足交货的数量，及时地作出调整。
在开裁的过程中把裁剪的损耗尽量控制在2%的范围内。
要建立正确的裁剪数字，主料耗量等统计表。
其次对生产过程中每日的生产计划，生产实数作统计以便控制交货进度。
八，交货期
在交货期已确定的情况下，与工厂联系生产计划及每日进度安排，建立正确可*的生产进度表，包括后道的包装进度，在交货前一周必须确定工厂是否按期完成的判断。
九，表格管理
1，工艺尺寸表由公司提供，以便检品时有正确的依据。
2，主辅料色卡自制或公司和工厂提供。
3，交货配比数或裁剪数由公司或工厂提供。
4，验货报告单由公司提供对工厂的生产质量进行检验。
5，订单计划表由公司提供对近期的计划进行管理。
6，生产计划表由公司提供或自制，对生产进度进行控制。
7，装箱单由公司提供（或根据工厂的实际生产情况制定），对工厂的装箱数字进行控制。
8，出货汇总表自制或公司提供，对已出货的款式进行管理。
十，沟通能力
跟单员要有良好的沟通能力和调解能力，对工厂提出各种建议都要有合适的方法，杜绝产生冲突。
能自我调整好心态。
每天要进行自我工作总结，主动向公司反映工作进度。
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：
①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；②中程跟单是指“跟”到装船清关为止；③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。
跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
简单点说就是跟踪整个订单的过程。
外贸业务员就比较好理解了，是从事对外贸易业务的销售人员，也是销售不过做的事外贸行业而已。
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。
其工作内容决定了跟单员应具备以下素质：
一、良好的沟通能力。
能做到和公司内各部门的沟通协调，做好跟客户的良好沟通。
二、英语口语较好，熟悉外贸知识。
实现语言无障碍交流，掌握外贸英语函电及翻译基本知识；
三、很强的应变能力，处理紧急、突发事件的方式方法及用语得当。
如客户投诉，不能及时交货等突发事件的处理迎面能力
四、专业知识扎实，掌握足够量的专业术语，能和住外行客户和工厂供应商无障碍交流；
五、要细心，具有很强的服务意识。
工作中会涉及很多单据，仔细、认真必不可少。
要有团队意识，跟单员是连接客户，工厂，货代的纽带，其工作质量直接影响客户和工厂。
外贸跟单的工作主要有三个，1，一是收发邮件，这个可以用金山翻译搞定。
要求不高
2，是协调工厂生产进度，回复客户交期和售后方面。
3，负责业务员的一些方案类工作，以及协助业务员接待客户。
对口语要求更低一点，对书面要求高一些，但工资说实话还是外贸业务员要高很多。
一楼你这个垃圾，不懂就滚开。
QC是QualityCheck,意思是“质检”
外贸跟单员是Foreigntrademerchandiser
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