档案开放获取主体协调激励研究.docx

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档案开放获取主体协调激励研究

档案开放获取主体协调激励研究

张卫东/王萍

2012-11-2116:

54:

55　　来源：

《档案学研究》（京）2011年1期

　　【英文标题】OnCoordinationandStimulationofArchivesOpenAccessSubject

　　【作者简介】张卫东王萍吉林大学管理学院长春130022

　　【内容提要】遵循缘由、目的、方法的逻辑，从档案开放获取的背景入手，分析档案行政管理部门、档案馆、公众在制度、功能角色以及档案意识方面的缺失，确定档案开放获取主体协调激励的目标和路径，提出档案开放获取主体协调激励的原则和策略。

　　Followingthelogicrouteofcauses,purposesandmethods,thisarticlestartsfromthebackgroundofarchivesopenaccess,andfurtheranalyzesdeficienciesofarchivaladministrativeandmanagementdepartments,archivesandthepublicinperspectivesofarchivalawareness,systemandfunctionalroles.Moreover,itascertainsgoalsandpathsofcoordinatingandstimulatingthearchivesopenaccesssubject,andatlastputsforwardtheprinciplesandstrategiesofcoordinatingandstimulatingthearchivesopenaccesssubject.

　　【关键词】开放获取/档案服务/协调激励Openaccess/Archiveservice/Coordinationandstimulation

　　开放获取（OpenAccess）运动最早始于期刊界，初衷是促进科研信息的免费自由利用。

网络的发展推动开放获取运动不断向纵深发展，并赋予其新的生命价值，即借助网络技术存取信息的便利，推动一切优质资源最大限度的向用户开放，包括公众可以破除资金、法律以及技术的障碍实现免费的查找、阅读、复制、下载、打印。

开放获取运动逐步涵括了档案资源在内的一切资源，英国联合信息系统委员会（theJointInformationSystemsCommittee，JISC）在2010年提出一个新的开放获取计划，该计划将致力于推动图书馆、档案馆和博物馆的馆藏资源，方便研究人员和学生获取。

[1]开放获取的核心在于提倡信息存取的参与者即信息发布者与用户，在信息存取的过程中建立一种有效的互动关系。

在档案资源的网络存取过程中，如何建立档案资源发布者与档案用户的双向关系、协调档案开放存取主体的多维联系，将是本文讨论的重点。

　　1为什么协调激励——背景与动机

　　档案资源网络存取的协调激励，意指正确处理存取各方之间的关系，为档案资源网络存取创造良好的内外环境，通过有效手段，推动并引导相关主体的行为，实现行动与目标的一致性。

档案机构为促进档案在线利用已经做出了有效的行动，馆藏档案数字化不断推进、数字档案馆的发展、数字档案服务手段的丰富都蕴含了开放获取理念在档案领域的初步应用。

最大限度的实现档案资源的可见度，加速档案价值向社会回归，使档案资源的网络存取真正融入世界开放获取运动体系还面临着诸多现实障碍。

　　1.1档案行政管理部门：

制度缺失导致档案网络存取行为的无序性与盲目性

　　档案法律制度引导并规范档案行为。

国家档案行政管理部门在档案开放原则的指引下致力于档案利用服务领域的导向与计划，但从目前的档案法规体系审视，在档案的开放获取领域，存在着严重的制度缺失。

一方面，缺乏专门且明确的规范指引档案开放获取的有序开展，各级综合档案馆的档案数字化行为还处于一种分散和随意状态，缺乏统一的技术标准体系，从总体看，档案开放获取进程并未形成路线图和时间表；另一方面，对档案开放获取缺乏有效的激励与考评机制，档案开放获取的相关指标并未量化到档案机构的考评体系，档案机构对开放获取的努力在制度、资金、考核等方面缺乏相应的条件支撑。

从国外开放获取的经验分析，除了政府组织专门的委员会负责规划实施，大学图书馆、教育机构、机构知识库都积极参与其中，提出开放获取的行动计划。

与国外开放获取运动不同的是，我国的大学档案馆、档案学术机构、档案教育机构并没有充当推动档案开放获取运动的先锋。

因此，形成全方位社会性的档案开放获取运动，制度先行是紧迫而必要的。

　　1.2档案馆：

角色缺位致使档案网络存取动能不足

　　对档案馆的职能和角色学者多有论述，陈忠海教授从档案馆的核心职能、职能拓展以及功能的定位与变革等几个方面系统评述了此领域的研究状况。

[2]但是无论环境如何变化，研究者采用何种表述方式，档案馆的基本职能皆可概括为“收、管、用”三个方面。

三者存在有机的互动联系，广义上利用是一切档案管理活动的出发点和归宿。

毋庸置疑，档案机构面对新的信息环境，在档案的数字化加工服务方面做出了卓有成效的努力。

但是，档案机构面对网络时代档案利用服务对技术、资金、人员的需求往往显得力不从心。

一种倾向是，政府行政框架下的档案管理体制导致档案机构和档案人员无需为生存问题担忧，政府行为的有效性被因缺乏竞争机制而产生的动能不足扼杀；另一种倾向是，大而化之的行政事业经费体制无力在支撑大量的行政开支后集中进行档案开放获取的建设。

种种因素综合作用，致使档案机构面对开放获取运动显现出低效和孱弱。

　　1.3公众：

意识缺乏难以实现双向互动

　　开放获取运动由利用者的呼声缘起，注定了其不仅仅是政府、信息机构的单边行为，大学、科研机构、研究者以及普通公众的参与有效推动了开放获取运动的发展。

档案用户群体相对脆弱，公众档案意识薄弱成为制约档案服务工作的瓶颈。

与科学信息用户构成单一、需求明确不同的是，档案用户的需求具有偶发性、分散性、不确定性的特点，这加大了档案网络存取的实施难度。

缺少了用户的参与，档案的网络存取就偏离了其本来的实质，蜕变成档案传播载体与技术手段的简单革新，甚至成为档案部门的一厢情愿。

因此，推动档案资源的开放获取运动必须通过多种机制充分调动公众的参与热情。

　　2协调激励什么——主体与目标

　　2.1档案行政管理机构——有效的组织者与推动者

　　世界开放获取运动是一个从民间诉求到官方组织实施再到多方共同建设的逻辑过程，与此不同，我国档案开放获取是一个相反的路径。

由于各种信息手段的丰富，档案的利用并未成为普通公众生活中必不可少的部分。

信息数量的爆炸增长和信息提供产业的迅猛发展，使得档案界越来越感到生存和发展的危机。

于是，依靠网络手段广泛传播档案资源，为用户提供关乎根源、归属价值、记忆以及证据性的证明，有效扩大档案的可现度，实现档案价值由馆库封存向现实利用的行动自上而下地展开了。

档案行政管理机关位于档案开放获取机构体系中的最顶层，它义不容辞的担当起行动的规划者和推动者，也是最具优势的协调者与组织者。

档案行政管理机构的角色通过制定政策法规框架、提出行动纲领计划、提供技术资金支持具体表现。

在宏观的规范和导引下，档案机构获得了实施的动能、目标和方法，档案资源的开放获取才能有序展开。

档案行政机关由于其鲜明的政府特性，不作为协调激励的对象，但是政府机关的作为完全可以通过实际效能转化为社会满意度与政府的公信力的提升。

对档案行政管理机关的行为激励就表现为历史使命、行政责任与公共利益的驱动档案行政管理机构对档案开放获取的作为，通过制度框架、行动计划、技术资金等形式具体表现，整体推进档案开放获取运动，实现公众的满意和政府公信力的提高，这种社会效应反过来推动档案行政管理机关进一步作为。

（如图1所示）

　　图1档案行政管理部门开放获取协调激励路径图

　　2.2档案馆——制度驱动下的有效实施者

　　档案集中管理体制赋予了档案馆无可比拟的资源优势，档案机构对档案资源的“垄断”优势是任何其他信息机构所不具备的。

尽管存在着网络信息的开放获取会对档案工作造成冲击的忧虑，但是档案的特性、档案信息提供主体的唯一性维系了档案服务工作的根基。

在网络环境下，档案馆的社会价值将被放到更广义的层面得到诠释，档案管理活动将更加紧密的围绕知识交流展开，对信息的揭示将更加知识化、个性化、定制化，并承担起长期存储、维护开放档案资源的任务。

[3]这种天然的优势不应成为档案工作者故步自封、沾沾自喜的砝码。

破除了政策、资金和技术的障碍，档案馆应充分利用资源优势以更加开放的姿态大力推动档案开放获取的进程。

资源优势与档案馆职责形成了档案开放获取的内部动力，制度规范与经济社会效益的增加则从外部驱动档案馆的开放获取行动。

制度规范方面，开放获取成效纳入档案馆工作考评与岗位激励机制将是行之有效的办法；效益方面，优质的网络存取服务提升用户体验的满意度，促使档案用户向档案馆提出更高层次利用需求，档案的增值服务将极大地提升档案服务工作的经济效益和社会效益，双重效益又反过来推动档案馆对数字档案资源的组织、开发和服务。

（如图2所示）

　　图2档案馆开放获取协调激励路径图

　　2.3公众——实际的体验者与参与者

　　公众的满意既可以作为考量档案机构的标准，又是档案用户协调激励的目标。

用户需求的满足提高了用户对档案资源的信赖度与忠诚度，促使档案用户提出更高层次的需求，形成需求与服务相互匹配的良性互动，又可形成榜样效应，普及档案意识，提高档案用户的规模，调动其积极性，积极参与到档案开放存取行动中。

因此，档案用户协调激励的唯一途径就是高品质的网络存取服务，使用户在实际的利用过程中得到了心理的满足和问题的解决。

　　2.4社会力量——可借助的资源

　　尽管企业参与档案开放利用还有待于破除相关制度的障碍，但从理论上讲社会力量的技术优势和资金优势都可以在某种程度上弥补档案开放获取行动的短板。

市场化经营当中的理念、技术、方法，譬如市场意识、竞争机制、营销策略等，都可能会有效融入档案开放获取中去。

企业可以通过提高对档案资源的深加工提高服务的附加值来获取相应的利益。

档案高等教育机构、大学档案馆、档案学术团体都应该为档案开放获取运动作出应有贡献。

　　3如何协调激励——原则与策略

　　档案资源的网络存取从理念引入到有序实施需要一个过程，需要通过有效的机制发挥参与各方的积极作用。

档案资源网络存取协调激励问题首先需要考虑几个核心的原则，在原则的指导下，制定有效的策略方法，推动档案资源在网络平台上的自由利用。

　　3.1协调激励原则

　　3.1.1价值实现原则。

档案资源是社会共同的宝贵财富。

最大限度的彰显档案的社会价值是档案网络存取的最终目标。

基于实现档案价值的目标，在保护国家档案财富的前提下，可以进行相对灵活的做法。

在制度的建设方面，要考虑到市场要素对档案开放利用的积极作用，在保护档案所有权的基础上，允许社会力量参与档案的开放利用，给予合理的经济收益。

在用户的使用方面，对用户基于合法用途的阅读、复制、下载权利要给予支持。

勇于破除僵化的观念，鼓励创新性的运作方式在一定范围内进行试验。

　　3.1.2协同合作原则。

协同合作原则除了倡导机构与用户、政府与企业以及机构之间的伙伴关系之外，还强调系统之间的协同。

基于网络存取的档案服务系统是一个开放的系统，需要与其他系统进行能量与信息的交换和共享。

一方面档案机构之间需要形成联盟关系，共同构建统一的服务平台，实现档案资源共享、服务的互补以及相关技术的共同开发和维护；另一方面，档案网络存取不能游离于社会信息资源体系之外，应积极借鉴其他信息服务机构的经验，形成相互交融、互惠互利的信息合作开放体系。

[4]

　　3.1.3利益共享原则。

利益是人类活动的基本基点之一。

在档案的网络存取过程中，责任和利益将各方主体紧密地联系在一起。

档案行政管理部门和档案馆出于责任积极推进档案开放获取运动，但公众利益的满足，夯实了档案机构生存和发展的基础。

档案用户出于信息需求的满足，能积极参与档案网络存取；社会力量的加入则给予经济利益的补偿。

档案网络存取不仅仅是信息共享的系统，也要符合利益共享的原则。

　　3.1.4用户中心原则。

如前所述，用户的满意度是档案开放获取行动的重要指标，用户中心原则显得尤为重要。

在协调激励机制中，首先要考虑用户的求便心理，以最简化的手段为用户提供最优质的服务；其次，要强化对用户的需求分析，档案资源的组织加工要以用户的需求为导向；此外，要利用现代服务技术为用户提供个性化、精细化、一站式的服务。

　　3.2协调激励策略

　　3.2.1统筹规划，形成自上而下的政策支撑体系。

档案开放获取政策体系既包含引导性政策，又包括强制性规范。

前者如环境、技术、资金的扶持计划、开放获取运动实施方案、行动纲领等；后者如考核制度、强制标准实施、时间表等等。

引导性政策意在为档案的开放获取提供良好的运行环境，在基础网络设施建设、技术支撑、资金方面给予最大限度的支持；强制性规范则通过政府行为推动开放获取行动的有效实施。

通过强制性规范的实施，档案机构必须在计划的时间内按照质量标准完成档案数字化、开放获取平台构建、信息序化、信息传递等方面的工作。

　　3.2.2畅通网络平台，丰富服务手段。

档案开放存取依赖网络服务手段和数字服务平台。

档案机构的服务平台可以依托数字档案馆建立。

开放获取平台有别于一般意义上的网络服务系统，需要特殊的技术支撑，显著特征表现为元数据互操作、开源软件、知识库技术对信息资源的揭示以及特定的资源获取手段。

档案开放获取平台应形成联盟体系，一是档案机构之间数字平台的服务联盟，一是档案资源与其他资源系统之间的接口。

对档案目录及全文的导航搜索、参考咨询服务、个性化定制等手段和技术需要有效集成，为用户利用提供便利。

　　3.2.3宣传档案价值，提高社会档案意识。

档案开放获取的实现需要稳定而积极地用户群体。

用户的需求研究机制和行为导引机制能有效地改善档案用户对档案服务的依赖度。

社会档案的意识培育主要依靠档案机构的力量开展，但又是一个社会性的问题，需要政府、文化界、教育界、媒体界多种力量的共同推动。

提高社会档案意识，让档案的价值深入人心，广泛的宣传是重要手段之一，此外高质量档案服务最终成吸引用户的最富有成效的要素。

　　3.2.4积极探索，引进社会力量共同推动。

档案行政管理部门要积极探讨社会力量参与档案开放获取的可行性，从制度上确立企业介入的合法性，寻求档案服务产业化的突破口。

在机制设计上，要协调其他部门在税费政策上给予参与企业一定的优惠，用经济手段补偿社会力量为档案服务做出的努力。

对文化机构、教育机构、研究机构如何共同促进档案开放获取，应积极探索，形成社会力量共同推进的愿景。

　　【参考文献】

　　[1]NewplanstoopenupUKresourcesrevealed[N/OL].[2010-06-02].http:

//www.jisc.ac.uk/news/stories/2010/06/discovery.aspx.

　　[2]陈忠海.档案馆职能和功能定位与建设研究述评[J].档案管理，2010

（1）:

59-62.

　　[3]范文兰.信息资源开放存取与档案工作[J].河南图书馆学刊，2008（8）:

10.

　　[4]李扬新.论数字化信息开放利用的原则体系[J].档案学研究，2007（3）:

47.