推荐ThinkingRock 最好的GTD软件 精品.docx

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推荐ThinkingRock最好的GTD软件精品

ThinkingRock:

最好的GTD软件

弥缝一直都想和大家分享这款非常棒的GTD软件——ThinkingRock。

弥缝以前是使用GoogleCalender和简单的To-doLists来管理行动。

不过弥缝仍然觉得这个系统不太好。

比方说弥缝把一些想法写下来放到To-dolist上却发现暂时还不能完成，所以不得不从列表上移走。

过了一阵子这些想法又重新在弥缝脑海中飘来飘去，让弥缝总觉得有什么事情忘了做。

不久前，弥缝开始使用ThinkingRock，用了一段时间觉得简直太棒了！

所以想和大家分享这款弥缝认为是最好的GTD软件：

是一款跨平台的免费的GTD软件（需要）。

它可以帮助收集和转换你的想法（thoughts），使之成为可完成的行动（action）、任务（Project）或者存储为信息（information）、将来可能做的事情（futurepossibilities）。

它的收集和转换方法完全按照GettingThingsDone设计的，简单易用，且非常强大。

因为我们的想法没有被收集整理，所以我们总是在不断地思考自己需要什么或者现在要做什么。

若总让大脑停留在思考要什么，完成什么，和使用大脑记忆这些事件的层次，那么大脑就会没有多余地时间去考虑一件事情该怎么完成了。

只有考虑如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是没意义的。

这就是为什么弥缝推荐ThinkingRock。

ThinkingRock的收集非常简单，只要把现在所有的存在于脑海中的想法全部都存到系统中。

接着把所有的想法一个一个地过滤一遍，计划每个想法需要做什么，要怎么做，要取得什么样的结果。

工作的时候害怕家里事没做完，写的时候却想着接下来的电视节目，一个想法总是在翻来复去的想等等。

这些都是效率降低的原因，所以赶快把这些堆积在你脑海中，堵塞你的灵感的想法全部从大脑里面清理了，拿出来整理好，这样才可以安安心心地全力以赴地去突破每一个行动！

不使用Thinkingrock的朋友，也可以看看。

因为在处理（Process）部分，弥缝介绍了一些规划行动的方法。

大家可以参考一下。

 上次弥缝介绍了ThinkingRock（），希望大家有想尝试一下这款非常非常棒的软件。

这里弥缝将介绍如何使用Thinkingrock和一些收集技巧和规划行动的方法。

 点击查看大图

打开ThinkingRock后就可以非常清楚的看到它的整个流程其中包括Setup（设置），Collect（收集），Process（处理）和Organise/Review/Do（规划/回顾/做）。

弥缝尽量详细的介绍每一步流程和其中的一些技巧和方法。

Setup（设置）

因为Thinkingrock是能多用户使用的，所以大家需要专门建立个人的数据文件。

点击CreateDataFile就可以建立一个.trx的数据文件。

数据文件建立后，大家还需要为自己的GTD收集系统设定Contexts（情境）和Topics（主题） 。

Contexts（情境）：

情境就是在什么时候，在什么地点时你可以做什么。

例子如：

在工作，在网上，在购物等等。

弥缝的设置如上图，有“@hostel”，“@school”，“@on-line”，“@puter”，“@phonecalls”，“@Home”，“@holiday”几项。

情境的作用就是让你判断在不同的时候，不同地点时可以分别干什么。

Topics（主题）：

主题是用来为行动分类的，就像博客都有Tags，不同的文件会归纳到不同的地方一样。

弥缝的分类有“Personal”，“Project”，“Homework”，“Financial”，“Mifengtd”和“SelfStudy”（说明：

弥缝这里的“project”指的是项目作业）。

这里你还可以为每一个主题分别设定颜色从而更容易识别。

Collect（收集）

收集需要你把所有环绕在脑海里想要做的，马上要做的和可能要做的事情都放入系统里面，让你的大脑可以自由的创新和工作。

收集的想法都会用主题分类。

Process（处理）

收集完成后就进入非常重要的一个环节了——处理。

你将一个一个编辑已经收集了的想法，将它们详细化，具体化。

首先你要将想法分成这些种类：

1.是自己永远都不会去做的想法，可以选择删除它们。

2.以后的某一天可能会去做的，存为FutureItems（将来可能做的项目）。

3.只是信息的想法，存入Information（信息）。

4.想法需要付出实际行动的，列为Actions（行动）。

其中，行动就是我们需要做的，完成的，然而你还要将行动分为这些种类：

1.不必要亲自动手，可以交给别人完成的——DelegatedActions（委派行动，参考“”的第5条）

2.需要在某时或者某个时间前完成的——ScheduledActions（预订行动）

3.尽可能快需要完成的——DoASAPActions（尽快完成的行动）

如果一个想法有几个行动需要完成，就要设立project（工程）。

工程可以将行动更好的组织和规划，使行动都清晰明了。

见上图，弥缝的这一个想法“写Thinkingrock的介绍日志”，我们先需要考虑它的successfuloute（成果），弥缝列出了“1.介绍了Thinkingrock的主要用处”和“2.介绍了Thinkingrock的使用方法”。

这样，弥缝就可以通过参考成果来判断是否需要多个物理行动来完成这个想法。

答案是是的（弥缝需要写两篇介绍文章和准备图片），所以弥缝为它建立了一个新的工程“Createanewproject”。

最后弥缝再判断这个行动是否要尽快完成，答案也是是的，所以弥缝将这一条行动设置成DoitASAP。

这里，弥缝提供几条关于处理行动的方法：

1.如果一项行动只需要少于2分钟的时间来完成，那现在就去完成它，然后再继续处理下一个想法。

2.如果行动暂时还不能完成，或者还不需要完成，但是你想记录它，就可以设定为Inactive。

（举例：

“写Thinkingrock的使用方法”需要先完成整理图片和写完第一篇介绍日志，所以弥缝先设定成Inactive。

）

3.行动需要尽快完成，设定为DoitASAP。

4.行动需要在某时或者某个时间前完成，则为这个行动设定时间（ScheduleFor）。

5.行动可以交给其他人完成，选择Delegateto。

如果你使用Outlook可以在后面填入别人的email，点击发送就会把你的整条想法和已填的信息都发给他。

Organise/Review/Do（规划/回顾/做）

这一个流程，总共包括回顾工程（如上图），回顾行动，查看已完成的行动，回顾ASAPActions，回顾委派他人的行动，回顾预订行动，回顾FutureItems和回顾信息。

想必通过阅读名字，大家就已经知道这一流程的作用了。

弥缝也就没什么多余的想介绍。

弥缝写了两篇介绍ThinkingRock的文章后，通过褪墨的流量来看，大家还是挺喜欢的（弥缝特别高兴，嘻嘻）。

在6月17日，ThinkingRock推出最新的V2.0epsilon版本。

大家可以到这里下载：

点击查看大图

新版本的ThinkingRock是变得非常非常漂亮，而且可以支持中文了！

如果是因为语言的原因而踟蹰不前的朋友们，可以马上加入ThinkingRock了。

已经使用旧版本的ThinkingRock的朋友，再重新安装ThinkingRock以后，进入 “文件”->“open”->“已保存的.trx的个人数据文件” 就可以读到以前记录了的事件了。

GTD工具ThinkingRock介绍

首先需要清楚的是什么时候需要一个GTD工具，典型的情况就是事情多而杂，事情一般较复杂需要多个步骤多人协助才能够完成，有些好想法没有记录空闲的时候又无事可做等。

这些都是可以考虑开始使用GTD工具的，GTD宗旨应该就是最简单高效的来完成事务。

初始阶段-使用前的配置

DefineContexts@-定义上下文

上下文是用来描述一个活动应该在哪里或者什么时候被执行。

一些典型的上下文定义的例子上打电话时候，在计算机旁，在网上，在商店，在公司，在家，工作外，周末等等。

我们也可以将上下文理解为分类，但是上下文的作用是帮助你决定你下一步可以做什么，我们下一步能够做什么往往是跟我们所处的环境，时间和身边所具有的工具相关的。

比如有些活动或事情，你只能够考虑在周末才能够完成。

Criteria-定义准则

ThinkRock提供了三种准则和默认的一些数据定义可以进行选择。

包括时间，精力和优先级，而这些也是一个活动或任务的重要属性。

时间是完成一项初步估算的时间投入。

精力情况代表了任务的复杂程度，而优先级则代表了任务的重要和紧急程度。

以上三个准则的作用仍然是在帮你分析在你所处的某一个状态和场景下可以选择哪些活动来执行。

比如快下班了精力已经很难集中，思维也跟不上，就可以选择些琐碎的日常小事情来做。

Topic-分类主题

正宗的活动或任务的分类，可以按照平衡记分卡的方式分为工作，生活，学习，财务等多个方面。

也可以按照自己日常事务活动实际情况进行分类。

现在ThinkRock上的Topic还不支持树状的多层次分类。

如果能够支持两层的分类的话就会好一点了。

收集阶段-CollectThoughts

只有想到什么需要去做的东西，都可以在这里记录，先不用去细化如何做，或者说什么时候做。

在GTD里面提到的InBox就是在这个阶段，这个阶段关心的重点就是任何好的想法都要及时的记录下来，以便于后续在有时间的时候安排行动计划。

很多时候我们就是有些好点子没有记录下来，到了较为空闲的时候又不清楚可以做什么事情了。

对于录入的Thoughts只需要去关心Topic分类，由于还没有转化为具体的活动或项目，其它属性和顺序都不用去关注和确定。

处理阶段-Reference<->ProcessThoughts<->SomedayMaybe

当我们收集了这些点子后，我们第一步要做的分析就是这些思考的点子是否可以付诸于行动。

如果是可以付诸行动的我们就需要讲这个思考转化为一个具体的活动任务。

当我们把一个想法转变为我们具体的活动的时候，活动的状态有五种选择:

a.如果这项活动处理时间<2分钟，则你可以直接完成，直接在完成后点Done旁边的CheckBox就可以了。

b.如果这项活动你还不希望开始，但是有想要记录这个活动，你可以将活动设置为Inactive状态即可，代表活动还没有激活。

c.如果希望活动尽可能快的开始，则直接选择DoASAP状态。

d.如果已经知道活动是发生在一个特定的日期或时间，则选择Scheduled状态，然后设置具体的时间。

e.如果活动需要委派给他人处理，则选择Delegated状态，然后确定委派人并可以发邮件通知他们。

在这里我们要注意的是如果这件事情比较大，需要分解为多个步骤或活动来完成。

我们就应该将该Thoughts直接转化为一个项目。

在这里我们仍然需要再次强调项目的定义，是有明确的目标和开始截止时间的。

另外ThinkRock项目作用就是讲完成共同目标的活动组织起来，同时还支持大项目套子项目。

组织，审查和执行-Organise,Review&Do

到了这个阶段我们要做的就是不断的组织我们的活动，对活动完成情况进行审查如果完成及时的将其扔到已完成任务列表中。

有些活动现在可能不紧急，但是有明确的截止完成日期。

有些活动不仅有截止日期，还需要我们尽可能早的完成。

还有些活动在执行过程中会发现比原计划复杂需要多个步骤来完成，这个时候可以讲活动转化为项目来管理。

还有一类就是前面谈到的Delegated状态的活动，这类活动往往需要他人协助来共同完成，因此需要我及时的进行跟踪监控以保证总体的目标和进度完成。

而我们进行GTD的目标也很简单，就是要以最快的速度和效率将Inbox里面的想法转化到Done状态，而不是让大量的活动或任务处于等待和未完成状态。