文秘课件补充材料12.docx
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文秘课件补充材料12
UnitSixContacttheWorld
1.房间、车票、饭局等的预定
companybooking团体预定soft/hardberths软/硬卧
Onlystandingroomleft只有站票了。
Subscribeto/insubscriptionto订阅（报刊杂志等）
1.订餐电话
Restaurant:
Goodevening.HuaduHotel.CanIhelpyou?
L:
Yes.I’dliketoreserveatableforfourtonightat7o’clock.
R:
Atableforfourat7o’clock.Couldyouholdthelineforasecond,please?
……Yes,wecantakethereservation.MayIhaveyourname,please?
L:
It’sforMr.HeYandu.Ifpossibl,we’dlikeatablebythewindow.
R:
I’mverysorry,butwecannotguaranteethat.
L:
Well,weatleastwantatableinaquietcorner.Thisisforanimportantbusinesstalk.
R:
Isee.We’lltrytogetyouoneofthenicesttablesthen.
L:
Good.Thankyou.
R:
Thankyouverymuch,madam.Good-bye.
2.预定房间
Intheletterandthetelephonecallthesecretarytellsthereceptionistorbookingclerkthatthecompanynormallyusesthehotel.Ifsomeonehasstayedatahotelbefore,itisalwaysagoodideatomentionthis.Ahotelwillgivepreferencetoregularguestswheneverpossible.HereisatelephoneconversationbetweenthesecretaryLiYingandareceptionisttoreservearoomforMr.HeYandu.
R:
Reception.CanIhelpyou?
L:
I’dliketobookaroomforMr.HeYanduofXiangtanTradingCorporation.Ourexecutivesusuallystayatyourhotelandyoumayrecognizethename.
R:
Canyougivemethedates,please?
L:
The21stofAprilto30thofApril,inclusive.
R:
I’lljustseewhatwehaveavailable.Yes…Wouldyoulikeasingleoradoubleroom?
L:
Asingleroomwithbath.Overlookingthepark,ifpossible.
R:
Yes,thereisasingleroomwithbathavailable.Room508,anditoverlooksthepark.
L:
Doallyourroomshavetelephoneextensions?
R:
Yes.
L:
Canyoumakecallsonoutsidelines?
R:
Yes.
L:
Canheuseareceptionroomforbusinessmeetings?
R:
Therearereceptionroomsavailable,butIwillhavetocheckthetimes.CanIcallyoubackonthis?
L:
Yes,Please.Youmaytransferthechargesifyouwish.Canyoutellmethecostoftheroombeforeyouringoff?
R:
RMB380pernight,exclusiveofV.A.T.andservicecharges.Wouldyoulikeustowritealetterconfirmingthebooking?
L:
Yes,please.
R:
Andyouraddress?
L:
XiangtanTradingCorporation,288JiansheRoad,Xiangtan.
R:
Thanyou.Ihopetheletterreachesyouintime.Good-bye.
L:
Thankyou.Bye-bye.
2.会议议程的主要内容
典型的大型会议议程主要有以下程序：
Ⅰ宣布会议开始CalltoOrder
Ⅱ点名RollCall
Ⅲ宣布会议法定人数AnnouncementofQuorum
Ⅳ宣读上次会议记录ReadingofMinutesfromPreviousMeeting
Ⅴ通过上次会议记录ApprovalofMinutesfromPreviousMeeting
Ⅵ会议主席发言Chairman’sReport
3．请求借物（Requestingtoborrowsomething）
DearLiJie,
Iwaswonderingifyou’dbewillingtolendmeyourcameraforacoupleofdays.IwillgotoHangzhouforafewdaysandwanttotakesomepicturesasamemorial.Iwillcertainlybeverycarefulwithitandseethatnodamageisdonetoit.
Withmanythanks.
Yoursever,
ZhouYongqiang（Signature）
请求借物
李杰：
我想借您的照相机用些天。
我准备去杭州几天，想照几张相片做留念。
我使用时一定小心，决不损坏。
多谢。
你的朋友
周永强（签名）
4.借条（FormofI.O.U.）
ExampleOne
English2nd-YearTeachingGroup
September15
DearWang,
Weshallbemostgratefulifyouwilllendustwotypewritersforthreedaysbeginningtoday,asweshallneedthemforsomeveryurgentwork.Thanksalot.
Verysincerely,
（Signed）ChenWei
ThereplytotheaboveformofI.O.U.
（A）同意
TypingRoom
September15
DearComradeChen,
Wearesendingyoutwotypewritersasrequested.Pleaseacknowledgereceipt.
Verysincerely,
（Signed）ZhangShi
（B）拒绝
Sept.15
DearComradeChen,
Verysorrytosayweareunabletoletyouuseourtypewritersatthemomentasoneofourmachineshasbrokendownandwehavemuchtypingworkonourhandsnow.
Verysincerely,
（Signed）ZhangShi
ExampleTwo
May4,2008
TotheFinanceSectionoftheCollegeI.O.U.
SayRMBthreehundredonly
WenPing
今借到
学院财务科人民币叁佰圆整
文平
2008年5月4日
ExampleThree
Aug.18,2009
I.O.U.500U.S.Dollars,tobepaidbackwithinoneyearfromthisdatewithannualinterestatfourpercent（4%）.
ToMr.JocobHilton
HowardJerome
4.FormofReceipt（收条）
Sept.3,2009
ReceivedfromMr.PeterJenkins1,000dollarsfortuition.
JohnHandel
FortheFinanceOffice
OfxxxUniversity
Unit7Agenda
1.会议记录的一般格式（Theusualformatofminutesofmeeting）
Sample1
MINUTESOFANANNUALMEETING
Thismeetingwasheldintheconferencehallofthereception,houseofXXUniversity,22GreenLightRoadonThursday,April12,2008,at8:
30a.m.
Presentatthemeetingwere:
……
Absentfromthemeetingbecauseofillnessorbusinesswere:
……
Inthechairatthemeetingwas…
TheChiefItemsattheMeeting
A.……
B.……
……
H．Themeetingadjournedat11a.m.
TodSymington
（secretary）
IssacHillman
（chairman）
Sample2
SEMINARMINUTES----会议名称
Time:
----时间
Place:
----地点
Attending:
----与会人员
ProfessorWanghassentinapologiesforabsence.----缺席人员
Chairman:
----主持
Minutekeeper:
----记录人
TopicforDiscussion:
----议题
Thecontentsareasfollows:
……
Themeetingclosedat5:
30.--–-会议结束时间
2.餐饮安排及菜单
Typicalsentences:
●-Whatdoyousaytohavesomefastfood?
-Okay.Anythingisallrightwithme.Iwouldn’tmindtakingpackedlunch.
●-Whatwouldyouliketoorder?
-We’dliketotrythespecialityofthisrestaurant.（该饭馆的特色菜）
●Digin（开始动手吃）,everybody.Don’tstandonceremony.
No,wewon’t.Mr.Smith,I’dliketoproposeatoasttoyouandyourcompany.Iwishyougreatersuccess.
●Leavesomeroomforthenextcourse留点肚子吃下一道菜
●Youhavegoneoutofyourwaytoentertainallofus.不辞麻烦来做某事
●Miss.Thebill,please.
Don’tbesilly,Peter.I’llstandtreattoday.今天我做东/请客。
●Let’stakepackedfoodtoday.吃盒饭
●Wecanclaimtheexpensesfromthecompany.我们可以从公司报销。
●Thechef’sdelight厨师的拿手菜
menu（菜单）
一顿齐全的正餐顺序如下：
一．开胃品：
饮料、酒和水果。
二．汤；喝汤是有时加黄油和面包。
三．主菜：
鱼、肉和蔬菜、冷菜，还有土豆和米饭。
四．餐后食品：
点心、水果、冰淇淋等。
五．咖啡。
有的还一起吃点饼干和乳酪。
（1）Chinesefood中餐
roastPekingduck烤鸭chickenincasserole砂锅鸡
fishinasweetandsoursauce糖醋鱼steamedturtle炖甲鱼
slicedmuttonrinsedinchafingdish涮羊肉stewedfishmaw红烧鱼肚
beancurdwithhamandspinach火腿菠菜豆腐red-cookedtendons红烧蹄筋
almondbeancurd杏仁豆腐braisedrabbit红焖兔肉
friedshreddedmeat炒肉丝soakedbambooslices玉兰片
sweetsourpork糖醋肉pickles泡菜
broiledbeefslices烤牛肉spareribs排骨
steamedfish清蒸鱼smokedfish熏鱼
assortedcoldfoods拼盘tenderboiledchickenwithsoysauce白斩鸡
spicychickengiblets卤鸡杂chickenwithchiliandwildpeppersauce麻辣鸡
roastpork叉烧肉braisedseacucumberswithspringonions葱烧海鲜
chickenvelvet芙蓉鸡片stewedscallopsinwhitesauce白汁干贝
braisedprawns油焖大虾stir-friedporkandeggs炒木须肉
friedfroglegs炸田鸡腿stir-friedkidney炒腰花
poachedegg荷包蛋steamedporkwrappedinflour粉蒸肉
fossilizedeggs松花蛋cauliflowerinclearjuice清汁菜花
consommé清汤beefsoup牛肉汤
eight-jewelricepudding八宝饭silverthreadrolls银丝卷
friednoodles炒面条steamedbunswithscallion葱花卷子
noodlesinsoup汤面steamedmeatpie肉包子
dumpling饺子ricenoodles米粉
sesamecake烧饼layercake夹心饼
lotus-leafpancake荷叶饼steamedrice米饭
ricegruel稀饭
（2）WesternFood（西餐）
assortedappetizers什锦冷盘chickensalad鸡沙拉
lambchop羊排beefsteak牛排
goulash土豆烧牛肉grilledspringchicken铁扒笋鸡
grilledmandarinfish铁扒桂鱼butteredpeas黄油青豆
roastturkey烤火鸡friedfish炸鱼
omelette摊鸡蛋hamandeggs火鸡蛋
mashedpotato土豆泥creamedasparagussoup奶油龙须菜汤
creamedcrabmeatsoup奶油蟹肉汤mushroomandcauliflowersoup蘑菇菜花汤
pickledcucumber酸黄瓜applepie苹果排饼
creamcake奶油蛋糕pancake薄煎饼
cheesesandwich乳酪三明治curriedchickenandrice咖喱鸡饭
dessert甜食（饭后用）
其他资料
1.LetterofIntroduction（介绍信）
湘潭钢铁厂办公室负责同志：
兹介绍我院XXX同志前往贵处联系我院师生来贵厂附中进行教育实习事宜，请予以接洽。
此致
敬礼
湖南工程学院外国语学院
办公室主任XX谨上
2009年4月20日
CollegeofForeignLanguages
HunanInstituteofEngineering
Xiangtan,Hunan
April20,2009
TotheofficeofXiangtanSteelWorks
ComradeinCharge,
Thebearerofthisletter,ComradeXXX,ateacherofourcollege,isentrustedwiththetaskofmakingnecessaryarrangementsforourstudentsandteacherstogotoyourattachedmiddleschooltoconductteachingpractice.Pleasefavorhimwithaninterview.
Yoursfaithfully,
XX
OfficeHeadofCollegeofForeignLanguages
2.Certificate（证明书）
证明书是用来证明一个人的身份、学历、经历、婚姻状况、身体情况等，或证明某一事情的真实情况。
证明书一般也采用信件格式，但多略去收信人的姓名、地址和结束用语。
称呼多用”Towhomitmayconcern”,意为“执事先生”、“有关人士”、“负责人”，但此项也可略去。
A．身份证明书
兹证明约翰摩根先生，英国国籍，男，35岁，系我院聘用的外教。
摩根先生持有英国护照，现住湖南工程学院宿舍第12栋4楼第三套间。
摩根先生已向湘潭市人民政府岳塘区派出所申报了临时户口。
湖南工程学院办公室
2009年6月5日
IDENTIFYCERTIFICATE
June5,2009
（TOWHOMITMAYCONCERN）
ThisistocertifythatMr.JohnMorganofBritishnationality,mal,aged35,isaforeignteacherintheemploymentofourinstitute.HeholdsaBritishpassportandhastakenupquarterswithus:
Flat3,4thFloor,Dormitory12,HunanInstituteofEngineering.Mr.MorganhasregisteredtemporaryresidencewiththepolicestationofYuetangDistrictunderthePublicSecurityBureauoftheMunicipalPeople’sGovernmentofXiangtan.
Officeof
HunanInstituteofEngineering
B．证明
今证明本公司营业部副经理李英于2000年9月在本公司参加工作后，9年来工作一贯能使我们感到十分满意。
我们了解她工作积极，业务熟练，忠诚可靠。
湘潭水产公司
袁牧野（经理）
2009年6月15日
CERTIFICATE
XiangtanAquaticProductCorporation
June15,2009
TOWHOMITMAYCONCERN
ThisistocertifythatMsLiYing,assistantmanagerofoursalesdepartment,joinedthisCorporationinSeptember2000andhasbeenworkingtoourcompletesatisfactionoverthepastnineyears.Wehavefoundherhard-workingandcompetentandtrustworthy.
Sincerelyyours,
YuanMuye
（Signature）
Manager
3.推荐信（letterofrecommendation）及自荐信（letterofself-recommendation）
写推荐信的目的是为了使收信人对被推荐者有必要的了解。
推荐信通常需要三封，由有学术地位的人或工作单位的负责人撰写。
每封以500字以内为宜，且每封打字字体最好不一样。
推荐信要诚挚、谦恭，语言和格式要求规范、严谨。
内容要与本人的申请信相吻合，可着重介绍被推荐者的为人、志趣、脾性等方面，要多写优点。
Exampleone
Towhomitmayconcern,
I’mtoldthatyouaretr
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