展会现场策划方案.docx
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展会现场策划方案
展会现场策划方案
【篇一:
会展现场策划书】
一、会展开幕式现场管理:
(1)展会现场布置:
布展工作一般在展览会开幕前几天举行,时间长短依展览会的不同规模和主题而定。
我们根据珠宝展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。
本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划,对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理,从而为展览会正式开幕作好筹备工作。
在举办开幕仪式之前,首先要将开幕现场布置好,以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
(2)vip(veryimportantperson)接待:
对于重要贵宾还需要事先制订接待计划,上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
(3)媒体的接待和管理:
展会开幕前,办展机构要与有关媒体取得联系,为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
(4)展会开幕
开幕时间和地点。
开幕式讲话稿和新闻通稿。
开幕方式的确定。
(5)开幕酒会服务策划
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动,它可以很好的促进办展机
构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。
办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情,与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式,因此需要精心筹划以达目的。
二、会展布展与现场管理:
(1)办展机构现场管理
1、展会现场布置
2、展会注册及入场管理
3、展会证件与门票管理
4、展会设备设施管理
5、展会现场的安全管理
6、展会现场的知识产权保护工作
7、展会现场的相关活动管理
8、展会现场的其他服务
9、应急处理小组
(2)参展商的现场管理工作:
展前,主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传,在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册;编制含有参展企业名册的会展快讯,派发给专业观众、专业市场;在展会的介绍网站上开辟了供求平台,企业在展前、展中、展后都可以在网上注册,发布产品供应信息和采购信息,为买卖双方搭建平台。
展中,主办单位为展商提供增值服务,有专家现场答疑会和各类研讨会,帮助企业解决生产管理中的难题;有产销对接洽谈会,为买卖双方牵线搭桥,提升买卖双方的贸易成功率;有新技术推介会,推介新技术工参展商学习引进;除此之外,还将举行参展知识培训会,对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。
同时,现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。
展后,主办单位对参展企业即使走访,听取意见,是下一界的增值服务做得更完美,同时进行企业展后成果的跟踪报道,提高展会和企业的知名度。
1、布展
2、配备展台的工作人员
3、展台接待
4、贸易洽谈
5、情况记录
6、其他相关宣传推广活动
7、信息收集工作
8、细节管理注意事项
9、应急处理小组
(3)观众登记和入场管理:
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序,确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
为了提高工作效率,我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开,并进一步将现场注册
的观众分为两类,即有名片和无名片的,前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员的指导下填写登记表,然后再登记处办理手续。
科学的观众登记,不仅能保证观众迅速入场,还有利于会展主办单位日后建立营销数据库,由此可见观众登记和入场管理的重要性。
另外,我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌,这样可以便于人们,尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
1、预登记
2、现场登记
3、信息收集
4、导引与通道维护
5、告知观众展会日程
6、现场服务管理(商务中心,问讯处,紧急事务处理等)
7、应急处理小组
(4)撤展管理
1、展位的拆除
2、参展商租用展具的退还
3、参展商展品的处理和回运
4、展品出馆控制
5、展场的清洁
6、撤展安全保卫
(5)参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计
2、根据门票进行统计
3、参展商的客户统计
三、会展现场风险与安全管理:
(1)会展现场的风险类型:
1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁
2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类
(2)会展风险管理:
1、对场地进行安全分析
2、同当地相关部门建立良好的工作关系。
3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识
4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式
5、制定一个媒体管理计划
6、预防“闹展”
(3)重大紧急事件管理:
为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题,我们与消防、公安、卫生等部分取得联系,以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。
四.其它管理:
(1)现场广告管理
在一次大型会展活动中,主办单位获取广告收入的渠道很多,如展览
【篇二:
展览会活动策划方案】
展会活动策划方案
一、展会名称:
2012第十九届中国(上海)建筑装饰及材料博览会
二、展会地点:
上海xx博览中心(上海浦东新区龙阳路2345号)
三、展会时间:
2012年9月26日-28日
四:
展位号:
n4场馆f32、f33号展位
四、参展目的:
1.国内外营销渠道拓展
2.打造公司品牌及知名度
五、参展安排
1、展前准备
(1)工作安排(接待、洽谈、资料发放以及后续等工作进行分工)
(2)工作行程(工作时间,轮班安排,每日展台会议等)
(2)检查参展各项内容是否到位(包括展品、产品资料、宣传资料以及设备工具等)
2、展位准备
(1)参展产品:
1、种类2、规格3、数量4、样品的分类及编号5、摆放
(3)展位的布置;包括展台总体设计和材料准备。
(宣传视频、样品、宣传册等)
3、参展服饰:
参展人员在展会期间必需穿着统一的正装,佩戴好公司的工牌。
4、宣传资料:
1、宣传册2、宣传单3、名片
5、展台布置
6、参展人员:
布展、撤展、展览资料发放、参加展览后勤,物品的分类,
保管,领取等,安排好职责,选择人数,分配好!
(二)、展中:
1.产品促销活动:
①促销政策的实施,当场签订签订购合同的客户给予一定的优惠(待确定)。
②当场签订合同的客户可以按条件获得一份精美礼品譬如:
mp3、交通卡、礼盒装茶叶、数码相机等赠品。
2.媒体报导:
①公司网站进行同步报道。
②国内和国外行业媒体报道。
③钓鱼岛宣传片(爱国主义)
3.调动展位现场人气的活动策划:
活动之一:
产品讲座(热镀锌方管、角钢、槽钢计算,产品特征)活动之二:
有奖知识问答
(三)、展后:
1.准客户追踪跟进。
2.把在展会上的火热场面刻成光盘,进行形象整合、再包装。
3,网站的后续报道。
六、参展物料:
1.宣传资料:
①准客户邀请函√
②公司简介
③产品宣传册√
④海报√
⑤赠品
2、洽谈资料:
①名片√
②相关合同书
3.现场用品:
①客户资料统计表
②嘉宾签到簿
③名片夹:
一是放置本公司工作人员的名片,另外是放置嘉宾名片。
七、温馨提示:
1.展示期间关注笔记本摆放和演示,防止被人偷窃。
2.关注被邀请客户的行踪,何时到达并及时接待。
3.在展会期间,参展工作人员不能在现场吃东西,要体现出一个尊超品牌的水平要求来,保持展厅干净整洁。
4.每天闭馆后要及时开总结会,总结一天的工作,发现问题及时解决,重要的大客户尽量当天晚上或者第二天就约见。
5.参展工作人员要统一穿工装,体现出公司的良好的精神面貌,和尊超品牌的操作要求。
一、活动目的:
1.提高展会现场与观展商的互动机会;
2.为观展商提供现场观摩仪器检测的机会;
3.为观展商提供免费检测服务也是展会现场的宣传炒作方案之一。
二、活动时间:
惯穿整个展会期间
三、活动地址:
展位内
1.邀请函宣传
①国外准客户邀请函宣传
②国内准客户邀请函宣传
(二)、活动的操作方案:
2.活动现场分工:
①宣讲、接待人员:
2—4名,负责活动的宣讲、观展商的接待、咨询、资料派发、名片交换。
②市场销售人员:
5名,对上门客户一一做详细讲解。
2.活动操作流程:
①观展商与宣讲接待人员进行沟通交流(首当其冲的重要一环);②观展商被引导到登记台工作人员处(
③观展商市场销售人员进行亲密接触(观展商的“取经”之地)。
3.注意事项:
①接待人员要收集客户名片等资料以备会后跟踪客户,另外对被邀请客户要进行区分,视被邀请客户为此次展会嘉宾,同时,对所有观展商都应当有迎有送;
②工作人员应根据现场人数灵活安排。
二、活动时间:
展会期间每天上午和下午各一次,每次持续时间30分钟,具体时间暂时确定为:
上午10:
30——11:
00,下午3:
30——4:
00(具体时间可根据实
际情况临时调整)
【篇三:
展会活动策划方案】
篇一:
动漫展会活动策划详细方案
第一
届邯郸影视动漫文化节
暨邯郸法制动漫宣
传平台启动仪式
各项活动简介
第一届邯郸影视动漫文化节拟定于2014年8月2至8月3日于邯郸国际会展中心开展。
为促
进邯郸文化产业兴起与法制邯郸的建设,特于文化节开展期间同期举办邯郸法制多媒体网络
平台启动仪式。
各项活动简介如下:
一、主会场部分
(一)开幕仪式
1、活动介绍
展会安排高规格开
幕仪式,拟邀请邯郸宣传部、文化局、开发区、税务局等相关部门领导、省内相关行业机构、
全国各地动漫商(协)会代表、知名参展商和主流媒体等参加。
2、基本概况
时间:
2014年8月
2日上午10:
00-10:
30
地点:
邯郸国际会
展中心正门
3、参加人员
(1)、主办单位、
承办单位、特别支持单位领导;
(2)、对展会会贡
献较大的市级相关领导;
(3)、支持单位、
协办单位、各级政府领导、行业嘉宾、参展商、新闻媒体等。
(二)展会主要内
容
1.动漫原创企业品牌展示、推广;
2.动漫出版物、动
漫作品版权交易、对接,版权合作;
3.文化出版物、周
边销售;
4.优秀原创影视动
漫作品展示;
5.动漫剧演出;
6.动漫角色扮演活
动组织;
7.文化产业版权交
易平台;
8.影视动漫企业招
商会。
二、展馆安排(略)
三、展位规格及收
费标准
1、室内展位
9平方米(3米*3
米)。
内设三面围板,两只照明灯,一张洽谈桌,两把椅子,一个220伏、15安电源插座和
厂家名称标牌(楣板)。
价格:
未定
2、室内空地
30平米起租
3、会务费
价格未定,包括工
商管理费,展会纪念品,会期午餐、饮料,展会资料,证件等费用。
安排运输、交通和住宿
等费用自理。
四、招展策划
1.参展商:
电玩产品周边:
家用数码电玩产品、智能家电、便携性游戏机、家用游戏机、数码娱乐产品
及周边等企业。
游戏厂商:
网络游
戏厂商、手机游戏厂商、电信手机运营商、电子竞技平台运营商。
文化周边:
周边玩
具厂商,儿童用品商,书籍销售等
相关组织机构:
动
漫高等院校及教育培训机构、国内动漫社团、动漫协会及动漫网站等。
2.观众:
专业观众:
艺术/设计类、影视
动画/媒体类、游戏开发、动漫制作类、展览展示类、其他动漫游戏领域有相关从业经验的专
业人士。
(2)学生:
术/设计类、影视动
画/媒体类、游戏开发、动漫制作类、展览展示类、其他动漫游戏领域有相关专业学生。
(3)社会各界人士。
3.招展函
2014年邯郸首届
影视动漫文化节邀请函
xxx贵公司:
您好!
这里是邯郸
创业中心,应广大客户要求,首届邯郸文化节将定于2014年08月2日—2014年08月3日
在邯郸会展中心举办。
本次文化节由展品范围主要有:
玩具、动漫周边、模型、图书及音像
制品、婴幼儿产品、文具及学习用品、教育产品等。
本次展会集合了各大文化类公司,及动
漫影视机构,并开发了网络虚拟展馆,预计展会的参观量
非常可观,如果您有意愿参展,您可以跟我们的客服联系,留下联系方式,暨时,我们将会
派工作人员接您参展,您也可以选择自己来参展。
我们的客服电话xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
邯郸文化节筹委会
二零一肆年八月贰
日
4、招展手段
、直接邮寄包括
信息准确的(必要)
信息准确的(必要)
让别人代理
网上招展
通过客户介绍,同行介绍等
5
费:
?
6
进行报纸、网络宣传
开始对参展商的邀请和派发招展函
开始对重要观众的邀请
放展馆进行布展相关事宜
(5)、展中每天都要做好对数据的整理和对参展商的调查
宜
1
位向国内的动漫单位邀请专业观众。
2
中的相关企业信息,邀请全国各地专业观众到会参观洽谈。
3、电话传真包括(3)、代理招展(4)、互联网(5)、其他手段、招展预算
(1)、员工工资:
?
(2)、宣传费用:
?
(3)、公关费:
?
(4)、电话传真(5)、代理费:
?
、招展进度控制
(1)、展前2个月
(2)、展前1个月(3)、展前1个月(4)、展前3天开(6)、展后相关事五、招商策划、通过行业主管单、利用相关数据库、力邀原创动漫出
版物、产业周边、影视行业技术制作设备及软件、动漫设计产品等企业的相关负责人,与供
应商面对面洽谈。
4、主要招商活动
(1)、项活动冠名
招商;
(2)、文化节展指
定用品招商;
(3)、文化节会刊
通册广告招商;
(4)、宣传手册、
礼品袋广告招商。
六、广告及媒体推
广
(一)广告
1、会刊
展会会刊为大度
16开本,进口铜版纸彩色精印,图文并茂,主要派送给各协会会员单位,参观客商及相关用
户等,广告价格为:
封面9000元,封底5000元,封二/扉页3000元,封三2000元,彩色内
页1500元,黑白内页1000元。
注:
胶片一律由企业提供,尺寸为210毫米*285毫米,参加
企业请于6月1日前将胶片或设计稿寄至组委会,广告费一次性付清。
相关展场广告
篇二:
企业展览会活动策划方案
展览
会活动策划方案
一、参展时间:
2012年4月25日
-28日
二、地点:
深圳会展中心
三、参展背景分析:
1.大会分析:
专业性、品牌性、
权威性、国际性
第二十届中国(深
圳)国际礼品、工艺品、钟表及家庭用品展览会
2.参展商构成:
礼品|家居.中国”
系列展会是由世界第一大展览英国励展集团与深圳华博展览的合资公司——励展华博展览
(深圳)有限公司主办的,合资宗旨:
打造亚太地区乃至世界规模最大的国际礼品及家庭用
品展览会。
该展已成功举办18年,每年的春季4月和秋季10月定期举行;规模以每届20%
的速度增长,现已发展成为国内最专业、最具规模、最集人气的业界顶级盛会。
◆深圳礼品展—
政府支持:
拥有50多家协会及政府支持礼品展会
◆深圳礼品展—
最佳时机:
与香港、广州礼品行业展会同期进行,最佳采购时机
◆深圳礼品展—
品牌展会:
19年品牌展,通过全球展业协会ufi权威认证,标志为高品质的专业展会。
四、参展目的:
1.国内销售渠道拓
展
2.公司品牌宣传
3.国内终端客户拓展
4.新产品推向市场
的造势和推广
5.对市场的信息动
态、国家政策、市场需求的深度把握
五、参展安排:
(一)、展前:
1、展位准备:
①参展主题的确
定;(可米猫平板电脑的推广)
②展位的确定;
(3c08)规格3x3单开口(9平米)
③展位的布置;包
括展台总体设计和物料准备。
2.代理商和准客户
邀请及策略:
①由市场人员提前
通过发送邀请函的方法(邮件,电话,传真)约好意向代理商和国内准客户参加展会。
②准备一些礼品,
譬如:
制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者,由于这些挂绳通常都制作
精美,所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上,参观者佩带着这些
醒目的挂绳在场内走动,等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传。
准备有企业形象
的无纺布手提袋,在现场可以派发,手提袋可以起到流动广告的效果(我统计了下,公司还
有500个左右可米猫的手提袋)
(二)、展中:
1.产品促销活动:
①促销政策的实施,
当场签订代理合作的代理商和签订购机合同的客
户给予一定的优惠(待确定)。
②当场签订合同的
代理商和客户可以按条件获得譬如:
mp3、笔记本内胆包(这个公司有现成的)等赠品。
2.媒体报导: