办公室和办公用品管理规定.docx
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办公室和办公用品管理规定
国贸物业酒店管理有限公司
办公室及办公用品管理规定
为树立公司整体形象，营造整洁、有序、安全的工作环境，规范各部门、各项目办公用品的管理，节约费用，特制定本规定。
1．办公室环境管理
1.1办公桌上物品要随时清理，码放整齐；桌面保持整洁。
1.2张贴在档板、墙面上的各类资料要排列有序。
不要张贴与工作无关的个人资料。
1.3办公室内的装饰物品，如花卉、装饰画等，摆放位置及摆放数量要适当。
1.4不得在办公室区域内吸烟。
2.办公室钥匙管理
2.1公司本部各办公室大门钥匙由人力资源部统一配制，员工本人亲自领取并登记签字（见《办公室钥匙领用表》）。
2.2委托项目各办公室大门钥匙由项目综合部统一配制，员工本人亲自领取并登记签字（见《办公室钥匙领用表》）。
2.3办公桌、文件柜等钥匙由所属部门负责人指定专人负责配制、登记。
2.4员工在本部与项目之间、项目与项目之间调动或离职时，均须将办公室各类钥匙直接交给部门负责人，其中办公室大门钥匙由部门负责人交还人力资源部/项目综合部。
2.5办公室各类钥匙如有遗失，须书面写清遗失原因，经批准后方可补办（见《办公室钥匙遗失补领表》）。
3.办公用品领用
3.1办公用品领用应本着勤俭节约、按需取用的原则。
3.2领用办公用品须填写《办公用品领用表》，经审核签批后交至人力资源部/项目综合部，方可领用办公用品。
3.3各类办公用品均由公司采购部统一采购，人力资源部/项目综合部于每月月底前做出《办公用品分摊汇总表》，交至企划财务部分帐登记。
3.4员工离职时，须将计算器等价值50元人民币以上的办公用品交给本部门负责人方可办理离职手续。
4.办公设备管理
4.1办公电脑由使用人进行日常清洁、保管、维护工作，定时杀毒，做好重要文件备份及保密工作。
4.2复印机由所属部门/项目负责人指定专人保管。
复印资料时须在《复印机使用登记表》上登记。
不得复印与工作无关的私人资料。
复印公司保密资料，须经部门/项目负责人批准后方可复印。
4.3传真机由所属部门/项目负责人指定专人保管，传真资料要及时送达有关人员。
4.4办公设备的维修由专业公司进行，员工不得自行拆卸。
4.5下班前关闭计算机、复印机、打印机、饮水机等（除传真机外）的开关，以免引发安全隐患。
4.6部门/项目所属办公设备外借时，须填写《办公设备外借登记表》，由本部门/本项目备案。
5.名片印制
5.1有对外工作需要的员工方可印制名片。
5.2印制名片时须填写《名片印制申请表》，经批准后印制，每人次最多印制两
盒。
5.3印制名片要求统一格式，在公司指定的地方印制。
5.4员工离职时须将本人剩余名片交给本部门负责人。
6.办公室安全管理
6.1全体员工须具有安全意识，随时发现并消除工作区域内的安全隐患。
6.2办公室无人值守时，须锁门并挂好告示牌。
6.3每天最后离开办公室的员工要检查办公设备是否关闭，并关灯锁门。
6.4在办公区域内发现可疑人员须立即与保安部门联系。
办公室钥匙领用表
领用人
领用日期
部门/项目
数量
把
配套门锁
原因
返还人
返还日期
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
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办公室钥匙领用表
领用人
领用日期
部门/项目
数量
把
配套门锁
原因
返还人
返还日期
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
办公室钥匙遗失补领表
补领人
补领日期
部门/项目
补领数量
把
配套门锁
原钥匙
遗失原因
返还人
返还日期
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
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办公室钥匙遗失补领表
补领人
补领日期
部门/项目
补领数量
把
配套门锁
原钥匙
遗失原因
返还人
返还日期
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
办公用品领用表
领用部门/项目：
日期：
序号号
品名
单位
数量
单价
合计
备注
合计
领用人：
部门/项目负责人：
…………………………………………………………………………..
办公用品领用表
领用部门/项目：
日期：
序号号
品名
单位
数量
单价
合计
备注
合计
领用人：
部门/项目负责人：
办公用品分摊汇总表
年月
部门/项目
实际金额
分摊金额
合计
负责人签字
制表：
审核：
复印机使用登记表
使用人
部门/项目
使用日期
复印资料名称及内容
复印数量
A4纸张，A3纸张
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
……………………………………………………………………………
复印机使用登记表
使用人
部门/项目
使用日期
复印资料名称及内容
复印数量
A4纸张，A3纸张
审核批准
部门/项目负责人签字：
日期：
办公设备外借登记表
设备
名称
型号
所属
部门
借用人
购买
日期
价格
（元）
保修期
借出时
设备
情况
外观：
性能：
配件
明细
借用人签字
部门/项目负责人
签字
使用
期限
年月日时至
年月日时
用途
归还时设备
情况
外观
□良好□轻微磨损□严重磨损
备注：
性能
□良好□轻微问题□无法正常工作
备注：
配件
□齐全□部分丢失
备注：
保
管
协
议
1、借用人在借用期间全面负责该设备的所有相关责任。
2、设备在借用期间出现的任何问题由借用人全权负责，如有损坏或超过约定的借用期限未按期归还，借用人按照购买时的价格赔偿。
3、设备借用须借用人本人办理借用手续。
4、本协议双方共同签字确认生效。
借用人：
我完全同意上述协议的所有内容。
借用人签字：
日期：
设备所属部门/项目负责人签字：
日期：
归还资产确认
经检查，设备完好，同意归还。
经手人签字：
借用人签字：
设备所属部门/项目负责人签字：
日期：
名片印制申请表
部门/项目
姓名
职位
对外称谓
电话
电子邮箱
部门/项目负责人：
人力资源部：
名片印制申请表
部门/项目
姓名
职位
对外称谓
电话
电子邮箱
部门/项目负责人：
人力资源部：
名片印制申请表
部门/项目
姓名
职位
对外称谓
电话
电子邮箱
部门/项目负责人：
人力资源部：
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