公文处理基本流程修订版.docx

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公文处理基本流程修订版

公文处理基本流程（修订版）

公文处理流程规范

一、公文处理的原则要求

1、原则：

实事求是、精简、高效

2、要求：

及时、准确、安全

二、公文的处理环节

（一）公文的拟制：

1、确定公文的范围，原则上一文一事，不可一文多事的报送。

2、正确选用行政公文的文种，是正确撰写行政公文的前提。

现行使用的《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文种类有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

现根据企业行文实际，仅列出常用文种的适用范围

文种

办法规定

适用范围

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

除国家行政机关及党、人大、军队机关外，企事业单位乃至人民团体，都可使用。

（决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用。

通知

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的实行，任免人员。

单位、人大、行政和局对机关，人民团体和企事业单位也可使用。

（“通知”属于下行文，主送单位是下级机关，平行或不相隶属机关需要乐界的，可用“抄送”形式，对上级尤其不能用下“通知”）。

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

各级行政机关都可以使用。

（分为表彰性、批评性、传达性通报）。

报告

适用于向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关的询问，不需要上级机关对报告内容进行回复。

所有相对下级机关都可以使用的稳重（“报告”是上行文，主送机关是有隶属的直接上级，一般不允许越级上报）

请示

适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

所有相对下级机关都可以使用的文种（“请示”是上行文，主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报）。

（1）公文标题：

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关：

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文：

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（4）附件：

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件。

（5）成文日期：

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，以负责人签发时间为准。

版记：

应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

包括：

主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。

（1）主题词：

用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送：

　公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间：

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识

（二）公文的发文办理程序（见下图）

部门拟稿——部门负责人签字——办公室核稿———单位领导签发——公文编号——排版——印发——存档

1、公文初拟人员职责：

负责草拟公文文稿，做到语言通顺、结构合理、内容正确；填写发文处理单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。

初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好草稿后由主要负责人签名。

2、办公室拟稿人员初核职责：

审核公文文字、段落结构是否正确，会签手续是否齐全，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行。

3、办公室复核职责：

审核公文业务内容是否准确体现领导意图，是否符合法律法规和政策规定，是否符合实际；是否具有可操作性，是否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。

公文用词是否恰当，表述是否准确，语句是否精炼，段落结构是否合理。

协调公文间的关系，内容是否正确，是否必须发文；签发程序和公文格式是否正确，行文关系和发送范围是否恰当，密级和紧急程度标注是否准确等。

4、办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视情况请拟文部门自行完善、退回补正。

5、拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿指的指定栏目内签名表态，以示负责。

 6、未经办公室和有关办公室领导审核的文稿，不得直接呈领导签发。

7、各级领导审批和签发公文，要签署自己的意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。

8、制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。

要严格控制文件规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发。

（三）公文的收文办理程序（见下图）

签收——登记——拟办——请办——传阅——承办——催办——注办签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办等程序。

1、登记：

对于收到的公文，要在第一时间贴上公文处理卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。

（见文件

处理卡附表3）

2、拟办：

文秘工作人员填写收文处理卡后，送办公室主任提出办理意见，按照主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。

3、请办：

办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。

对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

5、传阅：

办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。

文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。

机要文件传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。

6、承办：

凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

　　7、催办：

办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向主管领导汇报办理情况。

8、对涉及其他部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门

要积极配合。

9、要严格落实督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批

示落到实处。

公文处理流程图

（四）文件的整理归档

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

一般由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

1、归档的范围

（1）机关文件材料的归档范围：

上级机关、同级机关、下级机关、本机关收文发文资料。

（2）机关文件材料不归档范围:

上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；本机关文件材料中的重份文件，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等；同级机关的文件材料中。

不需贯彻执行的文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、企业文件归档的分类

（1）党群工作形成的文件材料；

（2）行政管理工作形成的文件材料；

（3）经营管理工作形成的文件材料；

（4）工程技术管理工作形成的文件材料；

（5）人力资源管理工作形成的文件材料；

（6）机电物资管理工作形成的文件材料；

（7）财务、审计管理工作形成的文件材料。

3、归档的方法

（1）装订案卷：

要拆除文件上的金属物，对破损的和大小不一的文件要进行修补、切齐和折叠，左边三孔一线装订

（2）按照文件类型，进行分类归类；

（3）将以归类装订好的的文件统一放入档案盒中保管，徐晓辉的文件，进行销毁处理。

4、档案保存时限

档案保存时间分为永久、长期、短期，永久文件保存时限为50年以上；长期文件保存时限16-50年；短期文件保存时限为15年以下

三、公文的行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

4、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

6、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

四、公文的管理

1、文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

2、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

4、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

中国水电五局有限公司第一分局文件

XXX发〔2011〕X号

关于XXXXXXXXXXX的通知

XXXXXXXX:

（正文部分字体为三号仿宋）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

附件：

1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加标点

2.XXXXXXXXXXXXXXX

二〇XX年X月XX日右空四字

注：

成文日期必须在有公文内容的页面中，不可单独放在无公文内容的空白页中，也不可在空白页中标“此页无正文”后，单独放置成文日期，如公文内容刚好满页，则可通过删减公文内容，或者改变行间距进行调整后，放置成文日期。

主题词可单都放置一页，在公文正文结束后，最末页低端添加。

主题词:

XXXXXX通知（词目间间隔一个字，最后一个主题词必须为文种）

抄送:

XXXX,XXXX;XXXX,XXXXX。

（三号，仿宋）

XXXXXXXXXXXXXXXXX20XX年X月XX日印发

印发机关左空1字，印发时间右空1字，3号仿宋共印X份

附表2

行政发文专用底稿单

中国水利水电第五工程局有限公司一分局文件稿底

签发人

机密程度

文件字号

X项发〔〕号

共印分数

主办单位负责人

拟稿人

核稿人

会签部门及负责人

事由

主送单位

抄送单位

年月日

党发文专用底稿单

****文件稿底

签发人

机密程度

文件字号

X项党发〔〕号

共印分数

主办单位负责人

拟稿人

核稿人

会签部门及负责人

事由

主送单位

抄送单位

年月日

附表3

文件处理卡

来文机关

来文编号

来文份数

文件标题

收文日期

年月日

收文编号

缓急

密级

办公室

意见

领导

意见

运转

（传阅）

记录

签名

日期

备注

主办部门

意见

处理结果

归档日期

年月日

归入档号