01采购招标管理流程.docx

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01采购招标管理流程

采购招标管理流程

……房地产公司

……年……月……日

目录

1流程概述3

1.1流程目的及适用范围3

1.2定义3

1.3流程关系3

1.4部门职责3

1.5流程输入及输出文件4

2流程图5

3流程操作指引6

3.1招标应遵循以下原则：

6

3.2采购招标范围6

3.3招标标段的划分6

3.4采购计划的确定7

3.5招标工作时限7

3.6确定招标入围单位7

3.7招标文件编制和审核8

3.8发标9

3.9开标10

3.10评标10

3.11定标11

1流程概述

1.1流程目的及适用范围

流程目的

遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施有效控制，选择符合

公司业务要求的合格供方。

适用范围

公司所有招标类业务的管理工作。

1.2定义

1.3流程关系

流程等级

母流程

子流程

关联流程

二级流程

外包管理流程

1.《工程采购招标管理流程》

2.《甲供材料设备采购招标管理流程》

3.《设计招标管理流程》

1.《项目决策管理流程》

2.《项目策划管理流程》

3.《设计管理流程》

4.《工程管理流程》

5.《营销管理流程》

6.《合同管理流程》

1.4部门职责

部门名称

本流程中承担的主要职责

主办

部门

采购管理部门

1.负责《采购计划》的汇总与审批；

2.负责组织招投标文件的起草（额度外）；

3.负责组织评标小组（额度外）；

4.负责招投标工作的组织实施（额度外）。

配合

部门

责任部门

1.负责部门《采购计划》的编写和上报；

2.负责本部门相关招投标技术、质量、管理条款的编写；

3.参与评标；

4.负责组织（额度内）招投标文件的起草；

5.负责组织（额度内）评标小组；

6.负责（额度内）招投标工作的组织实施。

合同管理部门

1.负责组织合同的编制；

2.负责合同签署及管理；

3.参与评标。

成本管理部门

1.负责标底的编制；

2.负责招标文件中经济标部分的内容编制；

3.参与评标。

财务管理部门

1.负责招标文件及合同内容中与财务有关条款的编写、审查；

2.参与评标。

行政管理部门（法务）

1.负责招标文件及合同内容的法律审查。

决策

部门

重大事项评审小组

1.供方入围评审、决策；

2.招标文件评审、决策；

3.定标决策。

1.5流程输入及输出文件

流程输入文件

流程输出文件

1.《项目开发计划》

2.《外包工作计划》

3.《采购计划》

1.《采购招投标计划》

2.《供方实地考察评价表（工程类）》

3.《供方实地考察评价表（材料设备类）》

4.《投标单位资格预审表》

5.《投标资格评审汇总表》

6.《投标入围会签单》

7.《招标文件审批单》

8.《答疑纪要》

9.《投标情况对比分析表》

10.《定标审批表》

2

流程图

3

流程操作指引

3.1招标应遵循以下原则

1）全面招标原则：

符合招标方式的任何采购都应以招标方式确定供方；

2）整体招标原则：

禁止将一单完整的采购肢解或化整为零；

3）事前预算原则：

在招标前，进行目标成本的预测或编制标底参考造价；

4）资质审查原则：

只有符合本文件规定条件的投标人才有资格参加投标；

5）合理低价中标原则：

在技术标合格的情况下，合理低价中标原则；

6）透明公正原则：

招标过程透明，禁止暗箱操作；

7）保密原则：

标底、投标文件、评标、定标有关信息和文件的转播范围只限于参与招标工作的相关人员及重大事项评审小组成员，每个人均有义务保密，以防影响招标的公正与效果。

3.2采购招标范围

3.2.1工程类（含施工、监理及甲供材料设备）：

1）单项大于等于xxx万元（五万元）以上的工程类采购必须通过招标程序采购；

2）工程管理部门负责经办单笔金额小于xxx万元（五万元）的工程类采购实施以及合同签署,并按公司相关规定审批权限逐步上级审批。

3.2.2设计类：

1）单项大于等于xxx万元（100万元）以上的设计类合同必须通过招投标程序选择设计方；

2）设计管理部门负责经办单笔金额小于xxx万元（100万元）的设计方选择以及合同签署,并按公司相关规定审批权限逐步上级审批。

3.2.3营销策划及销售代理类：

1）单项大于等于xxx万元（10万元）以上的营销类合同必须通过招投标程序选择设计方；

2）营销管理部门负责经办单笔金额小于xxx万元（10万元）的营销策划及销售代理公司选择以及合同签署,并按公司相关规定审批权限逐步上级审批。

3.3招标标段的划分

3.3.1采购管理部门负责组织相关部门，依据项目的规模、项目开发计划、项目目标责任成本控制指导书、合约规划对投标业务进行标段的划分工作，并形成标段划分建议书。

3.3.2标段划分的原则：

1）工程总分包标段划分：

总包标段的划分应按项目同期开发规模、不同产品的类别、项目规划总平面的布局、入住的时间、开发商项目管理机构的设置等因素综合考虑标段的划分。

通常同期开发规模超过3万平米以上时宜划分为不少于两个标段，每个标段的建筑面积一般为3-5万m2左右为宜，如果开发商有长期合作的承包商（战略合作伙伴）可将标段的规模适当加大。

对于技术要求高的，需要具有专业资质的分项工程如门窗工程、幕墙工程、钢结构工程、防水工程、精装修工程、弱电工程、电梯等，宜由开发商直接分包或列为指定分包，上述分包工程的标段划分可参照总包标段的划分。

2）监理的标段划分

应依据总包标段的划分来确定监理标段的划分，通常每个总包标段应由一家监理公司监理，一家监理公司可承担两个总包标段的监理，但不宜超过两个总包标段。

当同期开发规模超过6万平米时不宜少于两家监理公司。

管网配套工程及园林工程可根据其工程特点分别由不同的监理公司监理。

3）设计类、营销策划及销售代理类招标时不宜将项目拆分，而应项目将整体作为一个标段招标。

3.3.3采购管理部门负责招标标段划分建议书上报重大事项评审小组审批。

3.4采购计划的确定

1）公司各相关部门根据项目开发计划、外包工作计划及部门年度工作计划，组织编制本部门《采购招标计划》（参见《采购招标计划》），各部门《采购招标计划》经主管副总审批后，每月3号前报采购管理部门；

2）采购管理部门汇总各部门《采购招标计划》，分解为招标及非招标采购，每月5号前编制完成《采购招标月度计划》；

3）采购管理部门同时编制不同采购项目的考察小组及评审小组名单，评标小组原则上从采购管理部门、相关责任部门负责人或专业人员中选择；

4）《采购招标计划》、相应的考察小组及评审小组名单报主管领导审批、总经理审批。

3.5招标工作时限

公开招标项目为25至35个工作日，视具体情况调整。

3.6确定招标入围单位

3.6.1采购管理部门通过相关专业部门推荐、招标公告、供方库、网上搜寻、市场查询、同行推荐等方式收集（三至五家）投标意向单位。

原则上应保证投标意向单位的数量不少于三家；

3.6.2投标意向单位均须按招标公告的要求提供相应的资料，在资格预审截止日期前提交采购管理部门；

3.6.3采购管理部门对投标意向单位提供的资料进行整理和初审，填写《投标单位资格预审表》（参见《投标单位资格预审表》），报评审小组评审、总经理审批；

3.6.4采购管理部门组织考察小组对供方进行考察，并填写《供方实地考察评价表》（参见《供方实地考察评价表（工程类）》、《供方实地考察评价表（材料设备类）》）；

3.6.5对于以下供方可以不需要进行考察：

1）战略合作伙伴；

2）合作伙伴已建立合作关系，且合作关系正常，除非超过两年以上既没有进行合作也没有现场考察；

3）近半年已考察通过（包括通过但未合作的供方）。

3.6.6采购管理部门根据审查结论和考查报告，编制《投标资格评审汇总表》（参见《投标资格评审汇总表》），报重大事项评审小组评审入围资格，确定入围单位，其中工程类招标总包投标入围单位不得少于5家，材料设备、分包投标入围单位不得少于3家；

3.6.7评审通过的，会签《投标入围会签单》（参见《投标单位入围会签单》）。

3.7招标文件编制和审核

3.7.1招标文件编制应采用公司标准范本格式，无标准范本的，由采购管理部门根据项目特点另行组织编制；

3.7.2不同类招投标文件参与部门为：

1）工程类（含施工、监理及甲供材料设）：

采购管理部门、成本管理部门、工程管理部门、设计管理部门、项目部、行政管理部门（法务）、财务管理部门；

2）设计类：

采购管理部门、设计管理部门、成本管理部门、项目部、行政管理部门（法务）、财务管理部门；

3）营销策划及销售代理类：

采购管理部门、营销管理部门、项目部、行政管理部门（法务）、财务管理部门。

3.7.3招投标文件相应参与部门需要完成的工作内容：

部门名称

配合工作

采购管理部门/其他责任部门

招标文件的内容及格式、投标保证金的额度、合同文字和结构、合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与项目成本有关的条款。

合同管理部门

合同内容

成本管理部门

报价清单的格式及投标报价的要求

工程管理部门（项目部）

合同通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。

设计管理部门

从产品设计理念、产品品质角度提出技术要求条款。

项目策划管理部门

从产品定位、客户角度提出技术要求条款。

营销管理部门

从客户角度提出技术要求条款。

物业公司

从用户角度提出技术要求条款。

行政管理部门（法务）

合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：

变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。

财务管理部门

签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。

3.7.4招标文件的编制要求和要点如下：

3.7.4.1招标通用文件包括下列内容：

1）投标须知，包括项目概况，招标范围，时间要求，质量标准，现场勘查和答疑安排，投标文件编制的要求，提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点；

2）投标函的格式及附录；

3）合同条款；

4）要求投标人提交的其他材料，如：

资信证明、履约担保证件、授权委托书等。

3.7.4.2工程类招标文件对具体内容的要求如下：

1）投标报价要求，由成本管理部门编制，如果采用清单招标方式，还须编制工程量清单及报价统一格式明细（有必要时）；

2）工程技术、质量及管理要求，由工程管理部门编制；

3）主要材料设备的种类、型号、厂家、品牌、材料厂家，设计管理部门、采购管理部门、成本管理部门、工程管理部门、营销管理部门、物业公司共同确定。

4）应增加工程管理指导书，详见《工程管理流程》中关于指导书的要求。

5）详见《工程采购招标管理流程》中的具体要求。

3.7.4.3设计类合同招标文件中需要增加内容：

1）设计工作任务书，详见《设计管理流程》中关于工作任务书的要求。

3.7.4.4策划类合同招标文件中需要增加内容：

1）策划工作任务书，详见《项目策划管理流程》中关于项目策划工作任务书的要求。

3.7.4.5营销类合同招标文件中需要增加内容：

1）营销策划工作任务书，详见《营销策划及销售外包管理流程》中关于工作任务书的要求。

2）销售代理工作任务书，详见《营销策划及销售外包管理流程》中关于工作任务书的要求

3.7.4.6招标文件应明确所有投标单位必须将技术标与经济标分开编制、密封和报标；

3.7.4.7采购管理部门和配合部门应在发标前做好技术调研工作，统一质量和技术标准，并在招标

3.7.4.8文件中明确，避免技术标准不统一给招标造成不利影响。

3.7.5招标文件编制完成后，责任部门填写《招标文件审批单》（参见《招标文件审批单》），经评审小组审批，报重大事项评审小组评审、决策。

招标文件的格式参加《工程招标文件范本》

3.8发标

3.8.1招标文件审批后，采购管理部门向资格审查合格的投标单位发放招标文件；

3.8.2发放招标文件当日，要求收取投标保证金的，应按招标文件中规定的额度，由财务管理部门向投标单位收取投标保证金。

3.8.3现场勘察及招标答疑

1）原则上，所有招标项目均应组织现场勘察，并召开招标答疑会；

2）现场勘察和招标答疑会由采购管理部门组织，答疑前，有关人员先进行内部沟通并达成一致，就投标单位提出的质疑做好解答准备；

3）答疑会上投标单位的提问及答疑人员的答复须做答疑纪要，所有投标单位的提问及答疑人员的答复均须向所有投标单位公开；

4）《答疑纪要》应在次日前由采购管理部门组织相关部门编制完毕，并及时发送给投标单位，作为招标文件的补充部分（参见《答疑纪要》）。

3.9开标

1）无论是公开招标还是邀请招标，采购管理部门均应在招标文件规定的时间和地点组织有开发商评标小组及投标单位参加的开标会议，其目的是体现招标公平、公正、公开的竞争原则。

2）开标会议上应首先宣布开标的工作程序，然后评标小组进行验标，合格后按投标顺序开启标书，唱标并按报价的高低顺序登记投标单位，开标后任何单位和个人均不得更改标书的内容和报价。

3.10评标

3.10.1评标方法：

评标工作可分为初评和详评两个阶段，其主要工作内容如下：

1）初评：

也称“审标”是为了从所有标书中筛出符合要求标准的合格标书，淘汰不合格标书，以免在详评阶段浪费时间和精力。

主要是审查投标书的有效性、投标书的完整性、投标报价计算的正确性及投标书与招标文件的一致性内容；并初步筛选出符合要求的投标书，淘汰那些不符合要求的标书。

2）详评：

详评是评标小组对个投标书进行实质性的评价和比较。

应按照事先确定好的评标办法及标准进行，由于各招标的对象即标的的不同，因此评标审核的内容和方法有很大差异；采用量化指标评审标书是较为科学和公平的方法；评标可分为两步进行，内容如下：

第一步：

将各投标方的投标书按顺序依次进行技术、经济、财务、合同等方面的审查，评定其合理性，并找出若该投标方中标，在合同履行过程中会给招标单位带来的风险大小；其间若有必要可开会与对方澄清模糊或不清楚明确的内容。

第二步：

在对标书审查的基础上，采用用量化指标计算出各投标书的综合价值。

如采用“最优评标价法”和“打分法”的办法，比较常见的是打分法，打分法是指评标小组将评审要素进行分类后，分别给予相应的权数，再对各类内容和细节的小项依据评分标准进行打分，最后累计分值反映各投标方的水平，得分最高的标书为最优。

3.10.2工程类招标的评标时，技术标评定入围的单位不得少于2家，总包及各专业分包入围单位不得少于3家。

创意类招标评标时，以方案创意成果为评标的优先考虑。

3.10.3在评标过程中，评标小组若发现某投标单位的报价明显低于标底或其他投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准等的书面证明，投标单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的，该单位标书应作为废标处理，评标报告中应明确写出废标原因；

3.10.4采购管理部门负责做好评标记录，并填写《投标情况对比分析表》（参见《投标情况对比分析表》）；

3.10.5如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。

投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。

3.11定标

1）采购管理部门据评标小组评标结果填写《定标审批表》（参见《定标审批表》），报重大事项评审小组评审、决策；

2）中标单位确定后，采购管理部门门应及时向中标单位发出中标通知，同时向未中标单位发出中标结果通知，并在30日内全额免息退还投标保证金；

3）合同管理部门应在中标通知发出后组织并完成合同的谈判及签订工作。

参见《合同管理流程》；

4）招标完成后，采购管理部门应将招投标结果通报相关公司和部门。