附录一内部控制系统.docx
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附录一内部控制系统
附录一内部控制系统
附录一内部控制系统
本书在第三章讲述了内部控制的原理,另外,还在其它的章节讲述了这些原理在各种审计应用中的运用。
相信读者们都希望,本书除了提供上述信息以外,还能针对组织具体的经营活动,介绍相应的内部控制措施作为参考。
为了满足读者这个要求,本附录列举了以下系统的内部控制措施:
1市场和销售系统、2应收账款和应收票据系统、3购货和验收系统、4存货管理系统、5人事和工资系统、6生产和成本会计系统以及7固定资产管理系统。
现金收支系统和电子数据处理系统的内部控制则已分别在第16章和第17章讨论过了。
除了列举内部控制的措施外,本附录还列举了与各控制措施相关的能证实各控制措施是否存在、是否得到有效执行的典型审计证据的来源。
本附录列举的内部控制措施具有传统性和一般性,适用于大多数组织。
当然,为了适应社会和经济发展的需要,不少组织进行了工程再造,可能采取了新的控制机制和控制措施。
不过,即便如此,内部控制的基本原理并没有多大变化。
更何况到当前为止,由于缺乏一套统一标准,我们难以针对新的内部控制机制构建一个完善的控制体系。
因此,我们只能向读者提供一般性的内部控制措施。
本附录的编写参考了以下文献:
JamesA．Cachin,<审计师手册）,Me－Graw－Hill书籍公司,1971年出版;VictorZ．Brink和HerbertWitt,<现代内部审计>,JohnWiley&Sons,1982年出版;JackC.Robertson和FrederickG.Davis,<审计>,第三版,商业出版社,1982年出版。
1、市场和销售系统
内部控制措施
审计证据的来源
1．制定与组织目标和组织战略协调一致的营销目标和营销战略,形成书面文件,并由董事会审核批准。
a．营销目标和营销战略的书面文件。
b．组织目标。
c．董事会对营销目标和营销战略进行审批的会议记录。
d．与销售部门的经理和有关的高层管理人员进行面谈。
2．以下活动应实行职责分离:
a．销售部门负责接受顾客的购货订单,编制产品需求表和生产通知单。
b．信用和收账部门负责核准信用和催收账款。
这是总体的财务职能之一。
c．开单部门负责编制货物发运单据和安排货物发运。
这是总体的财务职能之一。
d．由专门的部门或人员负责应收账款的会计记录和核算。
这是总体的财务职能之一。
这一职能也能够归到信用和收账部门,但要注意,记账应与现金收支严格分离。
e．由独立于上述各职能的经理人员负责坏账的核销和销售退回及折让的审批并由专门的部门或人员负责有关的账务处理。
f．出纳负责收取款项、存入银行,并编制收款的原始凭证。
这是总体的财务职能之一。
（更为理想的情况是,由至少两名职员共同开启邮寄汇款单．并编制收款的原始凭证。
）
a．组织结构图。
b．职责说明书。
c．每一活动的相关文件和记录。
1、市场和销售系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
3．制定营销的政策和程序,形成书面文件,并经一定层次的主管人员审批。
a．营销的政策和程序。
b．营销的政策和程序审批人的签章。
4．由销售部门编制销售预算。
销售预算是生产预算和存货预算的基础。
a．营销的政策和程序
b．编制预算的政策和程序
c．组织的预算
d．与销售部门人员、高层管理人员和编制预算的主要负责人面谈
5．定期向管理层报告销售的实际情况
以及实际和预算相比较的有关信息。
报
告内容的分类和详略程序应能满足高
层管理部门的需要。
a．会计的政策和程序。
b．财务管理报告（其内容应包含实际和预算相比较的信息）。
C．与销售部门人员和高层管理人员进行面谈。
6．向销售部门和会计部门的职员提供产品价目表
a．产品价目表
b．产品价目表的放置地点
7．产品定价的变动应经过一定层次的管理人员的审批,并做好书面记录。
a．产品定价的政策和程序
b．产品定价变动的有关记录
c．对产品定价变动进行审批的有关人员签章。
8．产品调价超过定价幅度,应经过管理层的书面批准。
a．定价的政策和程序
b．价格调整业务的文件记录
c．批准调价超过定价幅度的人员签章。
9．由信用和收账部门对顾客订单进行信用核准。
a．销售的政策和程序。
b．对顾客订单进行审批的人员的签章
10．由运输部门负责货物的发送。
a．销售和运输的政策和程序。
b．与销售业务有关的凭证（经审核的顾客订单和销售发票）和发运文件（发货业务日志和发货单）
11．发运货物前,由专人检查有关的凭
证。
a．销售和运输的政策和程序。
b．与发运货物相关的凭证,特别是销售发票。
C．批准发货人签章。
12．销售发票预先顺序编号,妥善保管并定期与有关文件核对。
a．已用和未用发货单的保管
b．与发货单有关的政策和程序
c．对发货单进行核对和调整的记录
d．发货单的保管设施
13．销售发票预先顺序编号,妥善保管并定期与有关文件核对。
a．开单的政策和程序。
b．已用和未用销售发票的保管。
c．对销售发票的核对和调整记录销售发票的保管设施
14．在签发销售发票前,应对发票的内容进行审核。
这些内容包括品名、销售单位名称、单价、延期付款条件、总金额和过账的标志,等等。
审核人应在发票上签章并注明审核日期。
a．开单的政策和程序。
b．经审核的发票
c．审核人的签章
1、市场和销售系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
15．验收部门负责对客户退回的货物进行检查,并出具验收报告。
a．与验收工程和售后退回业务有关的政策和程序
b．将因售后退回而编制的贷项通知单或类似的记帐凭证与相应的验收报告进行核对。
16．非常规性的销售（例如,销售使用过的办公室家具、车辆、计算机或其它设备）需经管理层的审批,并作成书面记录。
a．销售的政策和程序。
b．有关的文件和凭证。
c．有关的记账分录。
d．实物资产盘点表（可将本次盘点表与上次比较,以便查明资产的处理和其它变动情况。
）
17．销售量的会计账面记录定期与盘点记录进行核对和调整。
a．会计的政策和程序。
b．销售量的会计账面记录。
C．盘点记录。
18．经过招标方式选择运输单位,并经过双方的协商和谈判签订货运合同。
（若由内部的运输部门发运货物,其内部控制措施可参照其它职能部门制定。
）
a．运输的政策和程序。
b．各运输单位的报价单。
c．货运会同。
d．运货单和有关会计记录（用来与货
运合同进行比较）。
19．对废品、废料的销售应作好记录。
a．销售的政策和程序。
b．废品、废料的盘点记录。
c．销售废品、废料的销售发票和收款凭证。
20．在销售部门同建立客户服务部。
a．组织结构图和职责说明书
b．与客户服务部管理人员和销售部门有其它管理人员面变谈。
21．产品计划和产品发展应配合销售、市场和产品研究、广告、财务以及生产等活动。
a．产品计划和产品发展的政策和程序。
b．产品发展和市场导人的记录。
c．与产品计划和发展、钻售、市场研究、广告、财务以及生产等部门的经理面谈
22．定期审查由组织外部的广告和促销代理机构提供的广告和促销服务。
注意查明三点:
（1）合同的适当性。
（2）向外部的广告和促销代理机构支付的费用的正确性。
3）与代理机构联系的密切性。
a．销售的政策和程序。
b．与代理机构签订的合同。
c．从代理机构取得的帐单。
与销售部门的管理人员和广告、促销代理机构的有关人员面谈
23．销售部门职员进行适当的定向并对其提供多种职业发展机会。
a．销售部门的政策和程序。
b．人员培训和职业发展的措施以及人力、物力条件。
c．与销售部门的主管、其它高层管理人员、培训人员及其它职员面谈。
d．按区域和产品品种分类统计的销售记录。
2、采购和验收系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
10．验收报告预先连续编号,并妥善保管,XX,不得接触。
a．空白的验收报告。
a．已归档的验收报告。
c．验收报告的保管设施。
11．验收报告一式多联,分送会计、仓储和采购等部门。
a．与接受货物和劳务有关的政策和程序。
b．各部门保存的已归档的验收报告副本。
12．发生部分到货,应正确的予以记录,并做好在途货物的监督和控制。
a．接受货物的政策和程序。
b．部分到货的有关记录。
c．未全部到货的购货订单。
13．对验收不合格的货物,验收部门应送交运输部门,并做好记录。
运输部门负责处理需退出的货物,并做好记录。
退货单、货运单等应一式多联,其中一联应送交会计部门入帐。
a．退货单。
b．退货业务的有关会计记录
c．退货业务的程序。
14．收到供应商的发票,应及时做好记录,并与购货订单、验收报告核对。
a．已付款和未付款的供应商的发票。
b．发票登记簿。
c．购货订单。
d．验收报告。
e．对供应商发票进行处理的有关程序。
15．会计部门负责将供应商发票和相应的购货订单、验收报告进行核对,核实数量、价格及其它有关的条款。
a．对供应商发票进行处理的有关程序。
b．供应商发票。
c．发票审核人的签章。
d．购货订单。
e．验收报告。
16．应付账款、应付票据明细账（或应付凭单登记簿）定期与总分类账进行核对。
a．账户核正确政策和程序。
b．会计人员进行账户核对后,编制并已归档的试算平衡表。
17．购货发票与应付账款、应付票据明细账或应付凭单进行核对。
a．已付款和未付款的购货发票。
b．收到发票时的应付账款、应付票据的帐户记录。
c．对购货发票进行处理的政策和程序。
18．单已到、货未到时,应对该类发票进行经常的检查,以监督在途货物的送达。
a．货物未到的销售发票。
b．购货订单。
c．验收报告。
d．对收货和付款进行控制和程序。
19．货已到单未到时,应对相应的验收报告进行经常的检查。
a．与货到单未到相应的验收报告有关的政策和程序。
b．有关的验收报告。
20．会计部门负责发票金额的审核和入账。
a．为支付所购商品和劳务而编制的付款凭单。
b．与付款凭单相应的购货发票。
c．付款凭单审核人的签章。
2、采购和验收系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
21．为雇员需要进行的采购应经专人审批,并记录于单独的总分类账户。
a．购货订单。
b．购货订单上审核人的签章。
c．有关的付款凭单。
d．总账科目。
e．为雇员需要进行采购的有关政策和程序。
22．采购业务的账务处理由会计负责,而不能由出纳负责。
即使由出纳编制现金支付的原始凭证,会计部门也应编制付款凭单并予以归档。
a．购货业务的政策和程序。
b．现金支出日记账。
c．付款凭单。
3、人事与工资系统
内部控制措施
审计证据的来源
1．人事管理职能集权化,由专门部门和人员负责。
组织结构图。
2．人力资源计划的制定与其它的组织活动相协调。
a．制定人力资源计划的政策和程序。
b．人力资源计划。
c．计划协调性的定量分析。
3．制定人事和工资的预算。
a．制定预算的政策和程序。
b．人事和工资的预算。
4．人员的招聘要针对不同部门的实际需要。
a．人员招聘的政策和程序。
b．与人事部门及其它部门的经理面谈。
c．人事部门和其它部门联系沟通的备忘录。
d．人事部门关于职位空缺和职位填补的记录。
5．对重要的职位进行工作业绩的分析、考核与评价。
a．人事管理的政策和程序。
b．负责工作业绩的分析、考核和评价的工作小组的成员。
c．对工作业绩进行分析和评价的文档资料。
6．为员工提供适当的培训和发展机会,并将培训和发展的活动记录于单独的人事管理文件。
a．人事管理工作的政策和程序。
b．与有关管理人员和其它职员面谈。
c．员工培训的记录。
7．为员工提供适当的福利待遇。
a．组织的福利政策。
b．员工个人享受福利待遇的有关记录。
c．经审批的奖金和福利方案。
d．与员工报酬有关的可供比较的经济和行业数据。
有关的政府部门和私营机构能够提供这方面的数据。
8．由管理层对员工的业绩进行定期的考核与评价．并将考核结果记录于员工个人的人事档案。
a．人事管理的政策和程序。
b．业绩考核评价表。
c．与管理人员和其它员工面谈。
3、人事与工资系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
9．职员的提升、职务调整和解聘必须经过审批,并记录于员工个人和部分的人事档案。
a．人事管理的政策和程序。
b．员工个人的人事档案。
c．部门的人事档案。
10．人事档案应妥善保管,以防损坏、遗失和非法接触。
a．与人事档案的记录、归档和保管有关的措施。
b．处理和保管人事档案的政策和程序。
c．进行人事和工资业务处理的计算机软件。
d．人事文件。
11．组织向养老基金、政府有关代理机构和保险公司所尽义务的情况,应由管理层、外部审计人员和法律顾问进行审查,以保证组织更好地遵循有关的规定,履行有关的义务,并及时调整组织的有关政策。
a．人事和工资的政策和程序。
b．劳工法律和法规的有关规定。
c．与金融机构、保险公司等签定的合同和协
议。
d．与法律顾问、管理层和外部审计人员面谈。
e．对组织进行合规性审查的文档资料。
12．管理层和法律顾问定期对劳工合同进行审查,以保证组织政策得到有效的遵循和灵活的调整。
a．司法律顾问和管理层面谈。
b．劳工合同。
c．有关的会议记录。
d．人事政策和程序。
13．制定适当的政策和程序,及时了解员工的意见和要求,并采取有效的措施予以解决。
a．人事管理的政策和程序。
b．有关的会议记录。
c．记录员工意见和要求的有关文件和资料。
14．员工工资状况的变动（包括由于雇佣新职员引起的工资变化）,应经适当的审批,并向工资部门报告。
a．人事和工资部门的政策和程序。
b．记录工资变动的有关人事工资文件。
c．审核人的签章。
15．人事和工资部门定期将工资主文件和相应的人事文件进行核对。
a．人事和工资部门的政策和程序。
b．与人事和工资部门的管理人员面谈。
c．证实工资主文件和人事文件已经核正确有关人员的签章。
d．工资主文件。
e．人事文件。
16．员工的工资以劳工合同或组织政策的形式予以确定,并应经过一定层次的管理人员的审批。
a．人事的政策和程序。
b．劳工合同或协议。
c．工资主文件。
17．工资的扣除项目和扣除标准,并由员工个人在有关的声明上签章,以示同意。
经过签章的声明应附在员工个人的人事档案上。
a．人事的政策和程序。
b．经员工签章的声明文件。
3、人事与工资系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
18．工资单最好由电算化的工资系统来编制,否则,应由独立的人员来负责。
另外,由专人负责将工资单与工资主文件进行核对,审核工资单的完整性;该人员同时负责审核从人事部门获取的工资输入文件。
a．工资的政策和程序。
b．进行工资核算和管理的软件。
c．工资输入文件。
d．工资单。
e．员工个人的人事档案。
f．工资主文件。
19．以预先顺序编号的支票向员工支付工资。
（但在美国以外的许多地方,特别是不发达国家和高通涨率的国家,往往以现金形式支付工资）
a．工资的政策和程序。
b．实地观察工资的发放。
c．现金支出日记账。
d．银行存款调节表。
e．用以支付工资的空白支票的保管设施。
f．未用支票的编号的调整。
20若工资以现金支付,应由独立的代理机构负责现金的发放。
a．工资的政策和程序。
b．与独立代理机构签定的合同。
c．实地观察工资发放的程序。
21．发放现金工资,可把工资装入专门的工资袋。
此时,按现金装入工资袋的职员,不能负责工资单的编制。
另外,现金应由两名职员分别点计,两人的点计金额核实一致后,才能装入工资袋。
a．工资的政策和程序。
b．实地观察工资单的编制。
c．制作工资袋的职员的签章（以证实工资袋
的制作程序符合有关规定,工资袋内的现金
数额与工资单上列示的金额一致。
）
22．员工领取工资袋或工资支票后,应在收据上签章。
a．工资的政策和程序。
b．实地观察工资的发放。
c．员工个人在收据上的签章。
23．为工资支付开立专门的银行账户。
a．工资的政策和程序。
b．工资账户的调节表。
此表的编制由编制工资单和签发工资支票以外的人员负责。
24．工资支票的签发人不能同时负责支票的填制。
该签发人对有关会计处理和现金管理无须承担责任。
如果用签章的方式来签发支票,专用章应由独立的人员来保管,其使用应受到严格的控制。
a．工资的政策和程序。
b．与工资部门的管理人员、支票签发人员和有权使用支票签发专用章的人员进行面谈。
c．实地观察工资的发放。
d．支票签发专用章的安全保管设施。
25．工资支票由工资部门直接发给员工,不经过员工的主管。
a．工资的政策和程序。
b．实地观察工资的发放。
c．与管理层及其它职员面谈。
26．未领的工资应存入专门的银行账户,或者指派独立于工资部门以外的专门机构或人员负责保管。
由于员工生病或出差等原因造成工资在短期内未被领取,该未领的工资可由员工所在部门或人事部门代为保管。
a．工资的政策和程序。
b．实地观察工资的发放。
c．未领工资的调整记录。
d．对未领的工资进行短期保管的措施。
e．与在工资发放日后领取工资的员工面谈。
3、人事与工资系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
27．在条件许可的情况下,考勤部门最好与工资部门分离。
组织结构图。
28．考勤记录与成本核算中的人工成本记录应定期与工资部门的工资核算进行核对和调整。
a．工资的政策和程序。
b．考勤记录。
c．成本会计报告中的人工成本计算资料。
d．工资单。
e．核对调整表。
29．由员工个人填写工时卡和工作量统计单,并由专人进行审核。
a．工资的政策和程序。
b．工时卡。
c．工作量统计表。
d．员工个人和审核人的签章。
30．工资部门应定期进行职务轮换。
a．工资部门的政策和程序。
b．工资部门的有关文件和员工个人的工作委派记录。
31．给予工资部门的员工一定时间的休假。
a．工资部门的政策和程序。
b．员工的休假记录。
32．为工资部门的职员投保职员忠诚保险。
a．工资部门的政策和程序。
b．职员忠诚保险的保单。
4、固定资产管理系统
内部控制措施
审计证据的来源
1．对房屋、建筑物、设备、设施等固定资产逐一、详尽地做好登记。
a．固定资产管理的政策和程序。
b．财产记录和有关文件。
2．大额的资本性支出和租赁费支出,要经董事会的审批。
其它的资本性支出和租赁费支出也应指派一定层次的管理人员负责审批。
a．固定资产购置和租赁的政策和程序。
b．董事会的会议记录。
c．合同审批人的签章。
3．指派一定层次的管理人员负责固定资产购置和租赁支出的审批。
a．固定资产购置和租赁的政策和程序。
b．附有审批人签章的固定资产支出的批文。
4．对设施、设备进行适当的维护和及时的修理。
a．维护、维修的政策和程序。
b．预防性维护的方案。
c．维护和维修的日志。
d．供应商提供的设备维护和维修的手册和指南。
e．与有关管理人员和设备操作人员面谈。
5．由董事会的董事或其它被授权的人员负责审查严重超出预算的资本性支出。
a．固定资产购置和租赁的政策和程序。
b．有关的批文。
c．支票登记簿。
d．作废的支票。
6．定期检查和盘点固定资产。
a．固定资产的检查和盘点政策。
b．有关的文档资料（如日记账、盘点表等）。
4、固定资产管理系统
续表
内部控制措施
审计证据的来源
7．对固定资产进行适当的保险,并定期评估投保险种和投保金额。
a．保险的政策和程序。
b．有关的评估资料。
c．保险单。
8．定期审查财产税,并以此作为固定资产资本性支出预算的依据之一。
a．审查财产税的政策和程序。
b．管理层、法律顾问和外部审计人员的审查记录。
c．与生产部门管理人员和高层管理人员面谈。
9．制定划分资本性支出和费用性支出的会计政策。
a．会计政策。
b．记账凭证。
c．过入总分类账的会计分录。
d．总账科目的试算平衡表。
10．严格区分融资租赁和经营租赁的会计处理。
a．会计政策。
b．财务会计准则委员会制定的有关规定。
c．记账凭证。
d．过入总分类账的会计分录
e．经营租赁的备查记录。
f．总账科目试算平衡表。
11．固定资产的处理和租约的终止由董事会的董事或其它被授权的管理人员进行审批。
a．固定资产管理的政策和程序。
b．与固定资产的处理有关的文件和记录。
c．审批人的签章。
12．进行新增固定资产的账务处理时,要考虑是否存在与新增业务相关的旧固定资产的处理。
a．会计政策和程序。
b．有关的会计分录。
13．有时,处理固定资产并非出于更新的目的。
对于这种情况,也应制定相应的政策和程序,以便会计部门及时获取有关信息,并正确进行帐务处理。
a．固定资产处理的会计政策和程序。
b．处理固定资产的文档记录。
C．固定资产的账实核对。
14．制定固定资产折旧的会计政策和程序,以便正确地进行折旧计算和账务处理。
a．固定资产折旧的政策和程序。
b．折旧年限。
c．记账凭证。
d．过入总分类账的会计分录。
e．总账科目试算平衡表。
5、存货管理系统
内部控制措施
审计证据的来源
1．存货管理与生产、销售的计划和预算应协调一致。
a．销售、生产和存货的预算。
b．销售、生产和永续盘存的记录。
c．与销售、生产和存货管理等部门的职员面谈。
2．对存货库存水平进行计划和管理,以便使存货的订购成本、持有成本和缺货成本达到最理想的水平。
a．计算经济订货量,以便与实际订货量进行比较。
b．存货管理政策。
C．与负责存货管理的职员和有关的高层管理人员面谈。
d．成本会计记录。
3．负责存货永续盘存记录的职员应与负责采购、仓储、运输等业务的职员职责分离。
组织结村图。
4．对所有存货,除了那些金额不大、重要性不高的以外,应采取永续盘存制,并及时与总分类账进行核对和调整。
a．存货管理的政策和程序。
b．盘存记录。
c．存货的总账记录。
5．存货记录由计算机处理。
a．计算机硬、软件。
b．存货系统的文档资料。
6．永续盘存记录应包含金额和数量。
a．永续盘存记录。
7．永续盘存记录应反映出存货收发的最新动态。
a．永续盘存记录。
b．购货订单、验收报告、记账凭证和发出记录。
8．永续盘存记录由存货保管人员以外的职员负责。
a．存货管理的政策和程序。
b．组织结构图。
c．保管存货永续盘存记录的地点和设施。
d．负责存货盘存记录的人员的签章。
9．合理设计存货的存放地点和保管设计。
保证存货免受自然和人为的损失。
a．存货的存放地点和保管设施。
b．与存货管理人员和有关高层管理人员进行面谈。
c．存货清单。
10．对各类存货分别指定专人进行保管。
组织结构图。
11．存货的收发情况及存货保管过程中发生的意外情况,应由存货保管人及时通知会计部门。
a．存货会计的政策和程序。
b．会计的永续盘存记录。
c．存货保管人向会计部门发出的通知。
12．存货保管人应在审查领料单、销售发
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