项目管理在大型学术会议中的应用.docx
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项目管理在大型学术会议中的应用
项目管理在大型学术会议组织中的应用
成果简介
大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。
近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。
大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。
其独特性主要体现在：
会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉与的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。
举办大型学术会议需要有效利用与整合人力资源和其他资源：
以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。
本手册运用项目管理中的工作分解结构WorkBreakdownStructure（WBS）方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：
细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。
由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。
本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。
本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议与作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。
为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。
一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性
大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。
如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。
由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。
项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。
因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。
现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。
随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。
我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。
通过经验总结可看出：
我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。
将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。
表1我院2012年至2014年举办学术会议列表
序号
会议名称
会议时间
会议地点
主要内容
参会人员
参加
人数
会议规模
1
广东省土木建筑学会地基基础专业委员会2012学术交流大会会议通知
2012年5月
11-12日
惠州
交流大会将围绕“绿色、环保，新技术、新工艺”的主题，共同探讨地基与基础工程、深基坑支护技术、隧道、管线非开挖技术等领域的新技术、新工艺、新材料、新设备、理论研究新进展与实践等内容。
广东省行业同仁
230人
大型
2
50周年院庆系列专题报告会《高层建筑结构地震作用计算的功率谱法》
2012年6月19日
我院
华南理工大学土木与交通学院院长苏成教授专题报告会
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
3
基础质量检测技术学术报告会
2012年6月26日
我院
美国测桩技术权威、美国PDI公司负责人FrankRausche博士专题学术报告会，主题：
动力荷载试验的理论背景与深基础质量检测技术进展等。
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
4
“自主创新年”博士后出站报告会
2012年10月9日
我院
颜波同志博士后研究成果“盾构隧道施工与管养的关键技术问题研究”出站报告会。
博士后专家组领导
20人
小型
5
由省标《刚性-亚刚性桩三维高强复合地基处理规范》技术研讨会
2013年4月24日
我院
由省标《刚性-亚刚性桩三维高强复合地基处理规范》主编人沙祥林来我院做技术报告，同时，由我院总工、副总工、专家对此新技术进行研讨。
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
6
广东省建设科技与标准化协会第四届会员代表大会
2013年4月27
广州浙江大厦
选举第四届领导机构，研究新一届的工作。
各位会员
会员单位代表。
234人
大型
7
55周年院庆系列《广州地区的基坑与基础》与《大直径（旋喷）搅拌桩》学术报告会
2013年5月16日
我院
方引晴教授、卢信雅专利发明人分别为我院土木、基础工程技术骨干们做学术报告：
《广州地区的基坑与基础》与《大直径（旋喷）搅拌桩》。
院领导
院专业技术骨干
55人
中型
8
55周年院庆系列学术报告会
住建部办公厅主任王铁宏博士学术报告会
2013年6月7日
广州浙江大厦
就《对基本建设领域转变发展方式的研究》做学术报告，深入浅出的演讲了建设行业在我国基本建设领域、我国工业化和城镇化发展中的重要地位、发展形势与亟待解决的问题。
院领导
院专业技术骨干
220人
大型
9
博士后出站报告会
2013年6月13日
我院
李建新同志博士后研究成果“节能轻质装配式外墙板关键技术研发”出站报告会。
博士后专家组领导
20人
小型
10
《光纤传感技术在土木工程监测中的应用》与《大型土木基础设施结构健康监测》学术报告会
2013年8月16日
我院
厦门大学董小鹏教授、叶肖伟博士前来做学术报告：
《光纤传感技术在土木工程监测中的应用》与《大型土木基础设施结构健康监测》
院领导
院专业技术骨干
50人
中型
11
55周年院庆系列学术报告会系列会议：
《BIM信息技术应用讲座》
2013年9月27日
我院
BIM专家何关培先生做《BIM信息技术应用讲座》专题讲座
院领导
院专业技术骨干
86人
中型
12
55周年院庆系列学术活动之结构大师报告会
2013年11月28日
我院
华东建筑设计研究院总工程师、全国工程勘察设计大师汪大绥和华东建筑设计研究院总工程师、博士生导师王卫东：
《超高层建筑结构体系的探索》、《超高层建筑深基础技术与工程实践》专题报告会。
我院院领导、院专业技术骨干；全省专业技术人员。
300人
大型
13
广东省土木建筑学会工程检测专业委员会、广东省岩土力学与工程学会测试与监测技术专业委员会、广东省土木建筑学会建筑物诊治专业委员会全省2013年学术会议
2013年12月5~6日
广州从化
专业技术主题报告交流会
全省专业技术人员
280人
大型
14
55周年院庆系列学术活动之一结构专业学术报告会
2013年12月11日
我院
华南理工大学土木交通学院教授、博士生导师韩小雷作《基于性能抗震设计方法在结构加固改造和超限工程设计中的应用》的专题报告
院领导
院专业技术骨干
53人
中型
15
55周年院庆学术交流会之新版《建筑工程施工质量验收统一标准》介绍会
2013年12月20日
我院
新版《建筑工程施工质量验收统一标准》主编、中国建筑科学研究院副总工程师、国家建筑工程质量监督检验中心邸小坛总工程师新标专题介绍会
广东省内的监督检测单位领导、技术负责人与我院相关部门技术人
210人
大型
16
“广东省建筑科学研究院院士专家企业工作站”成立暨揭牌仪式
2014年1月20日
我院
广东省院士专家企业工作站，是由广东省科协设立的，基于企业的技术创新需求，依托高等院校、科研院所和专业学会，组织院士和学科带头人在我省产业密集区、高新技术开发区、大中型企业等单位建立的技术创新工作平台。
省科协领导、集团领导、院领导、院专业副总工、院中层干部
50人
中型
17
总工室、结构学科组举办2014年度首次结构专业技术培训
2014年5月20日
我院
2014年度首次结构专业（结构设计方向）技术培训
院领导、结构技术人员
70人
中型
18
《低碳生态城市与绿色建筑论坛》
2014年5月10日
我院
为积极响应国家的号召、投身于广东省的绿色建筑行动，由我院主办，广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司协办举行了本次《低碳生态城市与绿色建筑论坛》
国家和广东省住房和城乡建设行业、建工集团领导、嘉宾和技术人员
210人
大型
19
电气专业新规范培训会
2014年6月10日
我院
为了提高院电气工程专业人员的技术水平，帮助专业技术人员进一步了解新版国家标准《火灾自动报警系统设计规范》GB50116-2013技术培训会。
专业技术骨干
40人
中型
20
广东省地方标准《现浇混凝土空心楼盖技术规程》DBJ15-95-2013宣贯会
2014年6月20日
广州浙江大厦
由广东省建设科技与标准化协会和广东省土木建筑学会建筑结构专业委员会举办的广东省地方标准《现浇混凝土空心楼盖技术规程》
全省20余家单位专业技术人员
110人
中型
21
我院与广州大学工程抗震研究中心举行技术交流会
暨战略合作签约仪式
2014年7月2日
我院
广州大学工程抗震研究中心周福霖院士一行10位行业专家莅临我院进行技术交流与签订战略合作协议书。
院领导、院专业副总工
30人
小型
22
黄埔区各职能部门领导和同行来我院参观交流
2014年7月15日
我院
为了响应中共广州市委广州市人民政府“关于全面推进新型城市化发展的决定”中的提出“建设生态城市，推广绿色建筑，促进新型城市化发展”的战略决策，由广州市黄埔区建设局组织市、区相关职能部门（包括市建委科技处等）以与万科等6家房地产开发单位的领导和技术人员一行60余人，由黄埔区建设局罗国强副局长带队来我院进行了有关绿色建筑技术方面的交流。
院领导、节能所、总工室
68人
中型
23
给排水专业技术培训
2014年7月9日
南京工业大学给排水专家吕伟娅教授为我院作专题讲座
院领导
院专业技术骨干
58人
中型
24
第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会会议
2014年12月5~7日（筹备中）
为定期交流我国在建筑物检测鉴定与加固改造领域的新成果、新经验和科研新动态，进一步推动本领域工程建设标准化工作的发展召开第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会。
全国行业同行
预计
500~700人
大型
二、总体思路和技术路线
有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源。
需要我们在筹备组织大型学术会议初期就确定筹划的总体思路，本文利用WBS方法将会议筹划的总体思路到细微任务进行分解，使会议筹划总体思路、具体流程到任务分配都直观化的表现。
总体思路大致可以分解为以下五方面：
●组织结构
●任务分解
●工作清单
●进度控制
●成本控制
●会后总结
根据这五个方面的思路，可将总体思路技术路线图用流程图（图1）的形式表现出来（见下页）：
图1学术会议总体思路技术路线图
（一）、组织结构
为保证各项筹备工作有条不紊地进行，首先需根据WBS方法分解会议的主要工作任务，确定运营会议的项目组织结构。
一般由项目总负责人负责统筹任务分配、进度控制、质量监督，设会议秘书、分组负责人、根据会议需求按项目任务类型分组、设分组负责人、组员（即任务落实人），搭建完整的组织结构（图2）。
图2会议组织结构示意图
为了确保组织结构顺利运行，可以按照组织结构分工明确分工任务。
但分组分工中的任务主要内容应根据会议实际筹备情况，由会议总负责人进行调配。
（二）、任务分解
任务分解是根据不同会议的筹备情况，先利用项目管理中的工作分解结构WBS方法，将会议主要活动项目或工作任务内容进行分解。
WBS任务分解结构图是描述整体思路的规划设计工具，可以清晰地演示各项工作的结构关系、进度计划、资源规划等结构联系。
准备任务分解图（图3）能够更使筹划者掌控会议各项工作任务，保证筹划思路清晰。
当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并将详细项目任务工作分解表（清单），随着各项任务的进行，不断地更新修正，直到全部会议任务完成。
图3大型学术会议任务分解结构示意图
（三）、工作清单
根据WBS方法将项目任务分解，可得基础工作清单（表2），作为会议筹划的基础依据。
当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并分配详细项目任务工作清单（表3），随着各项任务的进行，不断地更新修正，输入工作注意事项与重点，并由会议总负责人控制筹备进度，由小组负责人分配指导工作任务，由小组落实人跟进、汇报、完成工作任务，直到全部会议任务完成。
由于不同会议的参会对象、规模、筹办形式有所不同，所以清单形式也存在差异。
但罗列清单的目的是一致的，即：
通过精细的过程筹划，使会议既能提高经济效益、满足感官、共享成果，并促进会议主题研讨交流等预期效果。
表2基础工作清单
项目阶段
任务
编号
时间节点
内容
分工角色
会议策划
01
邀请报告人、邀请与会人员
总负责人
02
确定日程、选定会场
会议秘书
03
会议的宣传通知
信息组
04
确定与会人员名单
会议秘书
……
会议组织
18
会场座椅、标识、横幅
会务组
19
协调茶歇服务场地布置
会务组
20
会议设备调试、背景音乐、宣传视频播放
信息组
21
报告人汇报材料的预演
信息组
……
表3《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》工作清单
（四）、进度控制
确定大型学术会议的工作内容清单表后，所有项目活动在实施过程中都需按照一定的顺序进行，某些活动之间依存着先后的逻辑关系，为了编制会议项目管理进度计划（图4），我们可以使用梦龙或者VISIO等项目管理软件。
需要根据WBS方法中各个项目活动的逻辑关系和假设前提、约束条件来确定项目各项活动的排序，控制各分工小组的关键工作，保证相应的节点工作按时、按量的完成。
图4会议项目管理进度计划示意图
举办大型学术会议时，会议总负责人应根据会议项目进度计划和本手册第三点中提到的任务清单掌控、调节工作进展，有效的将二者整合，作为会议项目筹备的有利工具。
由于人力资源有限，本手册只引用了较直观的工作分解结构WBS作为基本方法将所有任务和计划可以一目了然，目的是合理化的配备人力资源、发挥有限的人力资源力量、有效的调动工作人员的主人翁意识，提高工作效率，提升经济效益。
在实际操作中，工作人员可对照图4中的会议项目管理进度计划得知所分配任务所处的进度环节，同时也可以根据Excel《筹备工作清单》的录入信息对照查找所分配的任务和其他相关信息（图5）。
图5Excel《筹备工作清单》筛选自查功能示意图
（五）、成本管理
我院举办的大多数会议都不以盈利为主要目标,主要目的是为了搭建学术交流、信息交流等各种平台。
但在市场机制的作用和引导下，成本管理也是企业运营和会议运作的重要体现。
大型学术会议的成本管理大致可分为“概算与备用金”、“预算”、“支出与结算”三部分。
1、概算与备用金
成本概算是在会议筹备初期对支出进行的粗率统计，可根据会议规模与会场效果要求等经验进行概况计算，例如：
●硬件筹备费=会场布置费+资料费+宣传费...
●服务筹备费=劳务费+差旅费+招待费...
成本概算所得金额即可成为备用金准备的参考。
一般情况下，由会议秘书支配备与记录备用金。
为了确保各项筹备工作的正常进行，会议秘书应在会议筹备初期向财务部门提出借用备用金的申请。
2、预算
会议成本预算能够定量地反映出会议的支出情况,保障会议用品采购支出经济合理，减少会议筹备期间就餐、打印等支出的浪费，提高会议资金的使用效率。
结合我院的财务部对于“会议费用”的有关规定，会议费用可分为场地租赁费、会场布置费、餐饮费、车辆租赁费、住宿费、其他费用等。
根据会议相关的支出费用，可制定会议成本预算清单表。
3、支出与结算
以会议成本预算作为依据，会议秘书应严格记录与核算会议支出情况，总结提出相应的成本节约措施，减少各项费用的浪费，以与可增加费用投入的项目，制定会议成本结算表。
（六）、会议总结
对会议筹备过程、会议效果进行回顾、分析和评价，通过对优点和缺点的分析，进一步吸取经验教训，升华会议工作。
（七）、动态宣传
利用院内院外相关宣传平台，将会议成果形成多种形式、多角度的动态宣传方式，营造良好的科技氛围，为我院发展助力。
三、应用案例--绿色低碳生态论坛
1、“低碳论坛”的背景介绍
我国绿色建筑的发展将从“启蒙”阶段迈向“快速发展”阶段。
这场建设的革命既助推我国走向绿色低碳发展之路，同时，也给城市规划和建设带来巨大的挑战与机遇。
低碳生态城市建设已是国际发展趋势，在低碳生态城市建设中，绿色建筑的发展成为重中之重。
为此我院联合广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司发起广东省的“低碳生态城市与绿色建筑”的研讨论坛。
2、“低碳论坛”的工作分解结构
“低碳论坛”以我院为主办单位、广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司为协办单位，会议工作人员来自三家单位。
为明确会议各方的职责和分工，组织会务工作的工作组织结构，“低碳论坛”工作组织结构如下图6所示：
颜色说明：
工作组织结构组颜色与图7工作结构分解颜色相对应，即：
同一颜色任务由同一颜色工作组负责。
图6“低碳论坛”工作组织结构
运用项目管理理论中的工作分解结构（WBS）把“低碳论坛”分解为较为细小的项目活动，确保会议按时完成。
“低碳论坛”的WBS如下表4所示：
表4“低碳论坛”筹备工作清单
项目阶段
任务
项目内容
分工角色
会议策划
学术安排
邀请专家报告人、邀请参会单位
总负责人
确定论坛时间、安排12楼会议室
会议秘书
确定与会人员名单与人数
制定低碳论坛会务的工作计划
准备论坛议程、开闭幕词、典型材料、签到表
收集报告人的汇报材料
会议成本预算
宣传推广
开展低碳论坛的宣传公关
宣传组
协调卓展、瀚联两家协办单位
制定会展计划，设计论坛展位
定制低碳论坛的纪念品
会务安排
招募礼仪等志愿者、分工培训
会务组
确定茶歇点心服务公司
制作水牌、会场布置图、标识、横幅
后勤服务
安排报告人、与会人员、工作人员的食宿与交通
后勤组
确定会议当天人车的疏导方案
落实雨天等现场应急措施
技术服务
低碳论坛相关的视频制作
信息组
会议设备筹备
会议组织
会场布置
布置会场座椅、标识、横幅等
会务组
协调茶歇服务场地布置
会议设备调试、背景音乐、宣传视频播放
信息组
报告人汇报材料的预演
现场报到
报告人、贵宾接待
总负责人
迎宾、签到、分派资料
宣传组
会议时间
会场控制、茶歇人流引导
会议秘书
跟进主持人、会议进度控制
总负责人
工作核查
协调会议实施工作
总负责人、会议秘书
会议结束
后勤、接待
报告人、贵宾、工作人员的就餐安排
后勤组
报告人、贵宾的住宿安排
后勤组
报告人的交通安排
后勤组
会后总结
会议成本结算
会议秘书
会议材料归档
会议秘书
颜色说明：
工作组织结构组颜色与图6工作组织结构颜色相对应，即：
同一颜色任务由同一颜色工作组负责。
图7“低碳论坛”工作结构分解图（WBS）
3、“低碳论坛”的工作流程图
注：
~
为进度计划顺序编号
5、10、15、17、20、30为所需时间（单位：
工作日）
图8“低碳论坛”工作流程图
4、“低碳论坛”大会效果
到会嘉宾签名留念
致辞嘉宾：
曾少华（左上）、王子牛（右上）、徐天平（左下）、曹大燕（右下）
论坛由广东省建筑科学研究院曹大燕院长主持，国家住建部标准定额研究所曾少华所长、中国勘察设计协会王子牛秘书长、广东省建筑工程集团有限公司徐天平总工程师分别为大会致辞，三位领导均高度肯定本次论坛的重要意义，并分别就全球温室气体排放、广东省低碳生态城市建设示范、新形势下低碳生态技术和绿色循环技术的机遇与挑战等问题作讲话。
论坛上，四位资深建设行业专家带来了精彩的报告：
报告专家：
王铁宏（左上）、RolandWinkler（右上）、牛建磊（左下）、杨仕超（右下）
国家住建部科技委副主任王铁宏博士的报告——《基本建设领域若干改革问题思考》讲解了建设领域改革方向和重点、建筑企业发展模式改革的思路，与从多年以来从事建设领域科研和管理工作的宝贵经验出发讲解如何将城市总规和城市建设中低碳生态技术更好地结合。
德中建筑节能技术合作协会（SINOBAU）主席RolandWinkler的报告——《中国低碳城市发展和绿色建筑设计的挑战和机遇》为我们带来一些国外设计理念，深度的剖析了国内外建设市场环境、技术和政策等方面的差别，提出了国内低碳和绿色建筑发展中存在的主要问题和挑战，并对广州打造低碳生态宜居城市的一体化设计提出了建议。
香港理工大学牛建磊教授的报告——《城市中小区环境的计算仿真优化设计》针对城市小区宜居度和舒适度展开，该研究课题十分适用于我国城市中心建筑密度高、居住密度高的特点，主要研究建筑热岛效应中风环境如何与人体工学结合达到宜居效果。
广东省建筑科学研究院杨仕超副院长首先在《绿色建筑的技术方向》报告中明确了我国低碳目标的紧迫形势和绿色建筑的技术方向等问题，接着介绍了按照国家三星级绿色建筑设计和建设的广东省建筑科学研究院检测实验大楼的绿色建筑技术集成。
杨院长用生动的范例诠释了将低碳生态理念、绿色建筑技术与政策和市场环境结合，达到共享和谐的最终目的。
四位专家的精湛报告给听众带来了极大的共鸣，会议现场不时发出热烈掌声和赞许声，不时出现许多手臂举起手机和相机拍摄报告屏幕，这也正说明了广大从业人员对低碳生态知识和绿色建筑技术迫切的求知欲望。
大会现场
本次论坛达成共识：
我们要共同行动起来，努力促进低碳生态与绿色建筑相关技术的创新与应用，并更多更好的运用到城市发展中去，推动城乡建设走上低碳、绿色的科学发展轨道，实现经济社会全面、协调、可持续发展！
本次论坛获得了各级领导和参会嘉宾的一致好评。
我院作为主办单位，院总工室和技术中心做了大量具体细致的筹备工作，办公室、物业部和节能所也给予了有力的配合，共同为论坛的成功举办作出了贡献。
5、“低碳论坛“动态宣传
“低碳论坛“动态宣传：
广东建设报
四、可推广的图表模式
学术会议总体思路技术路线图
大型会议工作组织结构图
颜色说明：
工作组织结构组颜色与图6工作组织结构颜色相对应，即：
同一
升级会员 