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物料编码讲稿

物料编码讲稿

　　各位领导、各位同仁、各位朋友：

大家好！

　　今天在此与大家一起讨论一下物料编码。

我先抛砖引玉汇报个人对物料编码的认知，然后再请大家各抒己见，见仁见智。

　　什么是物料编码呢？

物料编码就是管理软件操作中用来准确区别不同物料的一个符号代码。

在这些应用系统中，不仅物料有代码，人员、数据、单据、报表都有代码。

它是为提高操作效率而设置的。

　　我们在这里只讨论物料编码。

因为物料是信息数据中最有代表性、最多样、最复杂的一类。

物料编码的方法不仅仅用于物料，也可以用于供应商、单据、报表的管理；这些方法不仅可以用于ERP，也可以用于其它软件系统，甚至可以用于不需要软件的日常工作。

因为它是一个新原理，它是一种新方法，它是我们解决问题的一种新途径。

所以，我们即使不做物料编码工作，也是有借鉴意义的。

　　物料编码讨论主要有三个问题：

目前的物料编码什么样子？

使用中有哪些问题？

这些问题怎么办？

　　一、物料编码现状简介

　　据网上了解和其它公司实际查看，目前物料编码主要有四种方案：

　　1、流水码方案：

用物料录入时的顺序号做编码；或前面用分类后面用顺序号做编码。

结构简单，编写容易，一般财务核算使用。

基本编码结构：

分类号（数字或字母）+流水号（数字）

　　此法常用于各种统计报表编号，各种单据编号。

小规模企业可用于原材料或成品、半成品物料编码。

一般使用人员相对固定、集中，并且使用频繁的物料，可以用此编码方案。

　　2、项目码方案：

按生产线使用物料顺序编号做编码，或按项目分类加顺序号做编码。

易于增加新物料，不考虑使用分析，生产管理使用。

基本编码结构：

项目号（数字或字母）+流水序号（数字）

　　此法用于商贸公司多项目管理较好。

较松散行政管理的生产企业（子母公司制）也可用此方案。

大型企业可用于专业性强（专用）的备件编码。

　　3、数字码方案：

编码全部由数字组成，一般是大类、中类、小类、品种，加特征代码。

结构明了，分类严谨。

供应采购使用。

基本编码结构：

分类号（数字）+物料特征码（数字）+序号（数字）

　　批发商、超市或小零售商用于收银管理。

企业一般用于日常消耗材料编码。

　　4、音型码方案：

用物料名称的汉语拼音声母组合，加物料规格型号做编码。

特点：

易编易懂，查找准确。

是内蒙古包钢集团公司王太龙先生的发明。

仓储物流可以使用。

基本编码结构：

　　物料名称拼音声母（字母）+规格型号（数字或字母）+序号（数字）

　　商贸仓储物流公司用于客户与物料区分很实用。

用于专业商贸公司物料编码也非常好。

企业可用此作无确定规格型号的物料编码。

也可以用于客户、供应厂商编码。

　　二、物料编码（数字码方案）讨论

　　以纵横钢铁公司实际应用的ERP（数字码方案）为例，选取螺栓来讨论。

　　如：

双头螺栓　M20*90编码就是：

209010220090

　　1、编码方案注明分类共有4级：

　　第一级辅助材料（用2表示）；

　　第二级紧固件（用09表示）；

　　第三级螺栓（用01表示）；

　　第四级六角头螺栓（用01表示）；

　　双头螺栓（用02表示）；

　　地脚螺栓（用04表示）；

　　沉头螺栓（用05表示）；

　　方头螺栓（用08表示）；

　　T型螺栓（用11表示）；

　　内六角螺栓（用16表示）……

　　分类编码后面是物料的使用参数。

　　　多么完美的方案！

有什么问题吗？

　　问题1、六角螺栓一套　M20*90（第二行）编码：

2090101200901（增加一个尾号）；

　　问题2、8.8级六角螺栓M20*90（第三行）编码：

20901019720090（增加第五级97新分类），这样的新物料种类还会不断增加。

如：

10.9级六角螺栓（99）；不锈钢六角螺栓（98）；镀锌六角螺栓；全丝六角螺栓；左旋六角螺栓等等（当然，也可以全部改为第四级）。

最后只能增加“其它”项，来解决分类的扩展问题。

实际在同一个套账里，最终也无法对所有的螺栓分类。

只好分一个其它螺栓（91有322项）：

209019116101

丝杆

M20*1000

209019116102

DN450闸阀压水圈螺栓

见图纸

209019116103

螺柱

M6*160（两头*35）

209019116104

螺柱

M6*1.25*130

209019116105

紧固螺钉

M6（附图）

209019116106

紧固螺钉

M12（附图）

209019116107

方头螺栓一套

见图纸

209019116108

直杆螺栓

42*830

209019116109

直杆螺栓

30*595

209019116110

直杆螺栓

24*492

209019116111

圆头镀锌螺栓

M6*20通丝

209019116112

圆头镀锌螺栓

M5*50通丝

209019116113

单头螺栓

24*950

209019116114

单头螺栓

36*1400

209019116115

单头螺栓

24*1100

209019116116

单头螺栓

20*700

209019116117

单头螺栓

24*650

209019116118

护轨螺栓一套

M24*310

209019116119

双轨螺栓一套

M26*260

209019116120

接头螺栓一套

M24*160

209019116121

直杆螺栓

M24*920

209019116122

直杆螺栓

M42*1770

209019116123

直杆螺栓

M30*1200

209019116124

直杆螺栓

M24*1200

209019116125

直杆螺栓

M20*700

209019116126

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*55

209019116127

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*65

209019116128

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*75

209019116129

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*80

209019116130

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*100

209019116131

10.9级高强螺栓扭剪型

M20*110

209019116132

镀锌圆头螺栓

M6*30（通丝）

209019116133

镀锌圆头螺栓

M5*80（通丝）

　　其物料编码也只能使用流水码。

已违反了一贯性原则、易记性原则，完整性受到挑战。

　　问题3、即使现在已有1686个第四级分类，如果要找某种东西，学习掌握也是一项艰巨的任务。

　　事实证明这样的分类方法无法面面俱到。

分类越细，编码越缺乏扩展空间，就需要不断地增加分类。

随机性增加的分级，与物料没有必然的联系。

所以，即使经过努力，消除了那些分类和编码错误的物品，现有的431页编码手册也难以熟练掌握，何况我们还要不断地增加新分类呢。

更糟糕的是公司从事这项工作的人，多数根本没有看过编码手册。

没有规则的编码那就是乱码，乱码当然用起来不顺手啦！

所以，现在大家实际操作时，基本上都不用编码。

（依靠超强记忆力用这套编码的个别人，当然自我陶醉了）我们通过对螺栓的编码分析，知道公司物料编码存在着许多问题。

现在进行一下总结：

　　三、物料编码常见错误

　　1、一物多名称，造成一物多码，如：

联轴器、轴接手、对轮、靠背轮，实际是一种物品。

　　表中：

（2090307.）轴用弹性挡圈与（20971.）卡簧实际也是一种物料。

　　2、规格型号录入格式不一致，如：

对丝DN15　15mm　4分　1/2寸，实际为相同的规格型号。

　　表中：

第20行、第27行就没有螺纹标识。

　　3、对同一种物料各部门、各专业分类不同，如：

手拉葫芦可以分在起重设备类，也可以分在检修工具类。

表中：

（第5行）不锈钢六角头螺栓也可以分在（2090154）不锈钢螺栓内。

　　4、编码中包含变动信息，如：

仓库存放位置、工序、供应厂商、采购价格、安装使用情况等。

　　表中：

（第28行）T型槽用螺栓，实际不是T型螺栓。

　　5、编码中包含行政隶属关系，如：

分公司、生产厂、部门、工段、作业区等。

　　表中：

（第22行）炉顶螺栓，实际可能不是方头螺栓。

　　6、编码想体现各管理部门要求的信息，如：

财务分类、采购分类、仓库分类、设备分类等同时加入。

　　表中：

螺栓一套与螺栓一条就是采购信息。

应该用拆分与组合单据来完成。

　　7、编码总想将物料的多种特征表示出来，如：

物料的材料、热处理、外观、加工方法等同时加入。

　　表中：

（第23行）镀锌方头螺栓就是热处理工艺的体现。

由于镀锌螺栓各种形状都有，就需要增加一倍的分类。

材料不同（35#，40Cr）又增加两倍；强度不同（4.8级，8.8级，10.8级，12.9级）又增加几倍。

细牙、左旋呢？

还有全丝、梯形螺纹、矩形螺纹……分类越来越庞大了。

　　8、数字编码，设计的很长，与物料没有直观的对应关系。

　　表中：

（第6行）全扣10.9级六角头螺栓一套（20901019999160701），实际已没有人记住了。

　　9、随机编码，内部之间没有必然的联系，记忆、查询困难。

　　表中：

8.8级螺栓有97分类（第3行）；有93分类（第16行）；还有98分类（第29行）。

　　10、编码缺乏增长空间，分类无法面面俱到，多用其它项补充。

　　公司U8上142个“其它”项中，共有12183种物料（占公司全部物料的19.71%；占公司常用物料的46%）。

并且无法按原有规则编码，只能退而求其次，使用流水码方案。

　　我们总结出编码的10大问题。

其中9个与分类有关，1个与物料特征有关。

它们都是造成重码、错码的主要原因，也是修改编码的重要依据。

具体如何解决呢？

（我们休息一会儿，再与大家讨论）

　　要解决物料编码的十大问题，我们要先知道物料编码干什么用，还要先了解一下物料编码基本要求。

然后再来讨论如何编码。

　　四、物料编码用途

　　没有用软件以前，是不需要编码的。

物料信息传递主要是文字和语言，在传递时，会自觉不自觉地加入个人的认识和判断。

例如：

2寸弯头，我们会根据一张计划单前后所报的其它东西（镀锌管、水龙头、工程项目等），采购时以此确认2寸弯头是：

镀锌、带内丝、管螺纹、90度和通径50㎜等等信息。

　　使用软件之后，要求我们必须精确传递物料信息。

而精细、准确的描述是多样和繁杂的，编码就是用来准确区分和细化认同这些物料信息的。

所以，物料编码的基本用途有三个：

　　1、准确表示物料：

物料编码就是物料识别代码。

基本要求是：

一个识别代码，只能表示一个物料。

　　2、方便物料使用情况分析：

在编码中增加部分管理分类，利于管理的统计、分析和考核。

　　3、方便查找已录入物料：

赋于其某些有规律的含义，让人们较快地找到所需的东西。

　　五、物料编码原则（基本要求）

　　1、唯一性原则（金）：

一个编码只能代表一个物料；同一个物料尽量对应一个编码。

（坚持原则）

　　2、完整性原则（木）：

对所用物料分类清楚，编码方法应能适合大多数物料。

（条理清晰）

　　3、扩展性原则（水）：

新增加物料归类、排列容易。

（容易掌握）

　　4、简单性原则（火）：

结构清晰、形象易记，录入、查找操作有帮助。

（提高效率）

　　5、兼容性原则（土）：

对或无法按编码方法编制的物料，应有可以兼容的妥协方案。

（适应变化）

六、简化物料编码

　　有一位朋友（刘志国）提出这样一个设想：

系统查找问题：

即使再简短的编码，人的记忆能力也是有限的。

得有一个简单行之有效的方法。

例如：

汉字词典，字典中的字虽多，但一说到某一个生字，任何一个人不论从拼音、字形上面都能准确的把它找到。

货物如同汉字，系统就是那本字典，要创造一个简单、快捷的方法，这是我们应当考虑的。

　　其实用名称和规格型号查找就是拼音原理。

奔着这样的理想，我们来尝试一下“字形”方法：

　　1、用流水号（数字）来区别相近物料，满足一个识别代码，只能表示一个物料；

　　2、只要能达到统计、分析和考核的要求，尽量简化物料分类；

　　3、寻找有规律的物料特征含义，让人们方便找到所需的东西。

　　我们试用双头螺栓一套　M16*80（8.8级）为例（名称和规格型号查找方法对比）分析简化：

　　1、满足易记性原则：

编码部分采用常用的、方便区分物品特征的、特定意义的数字或符号，可以较快地查对。

取：

直径16，长度80两个参数（用分隔符分开）：

209010297.16.80.1

　　2、编码的尾号：

1　　当然也可以有2，3……50……100　我们暂取两位数01到99表示（*）：

　　双头螺栓　　　M16*80（8.8级）包含的单个螺栓，双螺母螺栓等；209010297.16.80.*

　　3、去掉：

（8.8级）分级，又有：

普通，4.8级，10.9级等；2090102.16.80.*

　　4、再去掉：

双头分级，又有：

六角，内六角，方头，T型，镀锌，不锈钢等等；20901.16.80.*

　　到此，在辅助材料

（2）紧固件（0901）内，使用参数包括：

16，80的螺栓共有23项：

　　原编码

物品名称

规格型号

新编码

2090101160080

六角头螺栓

M16*80

4416.80.01

20901011600801

六角头螺栓一套

M16*80

4416.80.02

20901019116080

4.6级六角头螺栓

M16*80

4416.80.03

20901019316080

10.9级六角头螺栓

M16*80

4416.80.04

20901019616080

镀锌六角头螺栓

M16*80

4416.80.05

20901019716080

8.8级六角头螺栓

M16*80

4416.80.06

209010197160801

8.8级六角头螺栓一套

M16*80

4416.80.07

2090102160080

双头螺栓

M16*80

4416.80.08

20901021600801

双头螺栓一套

M16*80

4416.80.09

2090102971600801

8.8级双头螺栓一套

M16*80

4416.80.10

2090102981600801

不锈钢双头螺栓一套

M16*80

4416.80.11

2090116160080

内六角螺栓

M16*80

4416.80.12

20901161600801

内六角螺栓一套

M16*80

4416.80.13

2090116931600801

10.9级内六角螺栓一套

M16*80

4416.80.14

209011698160080

8.8级内六角螺栓

M16*80

4416.80.15

2090116981600801

8.8级内六角螺栓一套

M16*80

4416.80.16

209011998160080

8.8级螺钉

M16*80

4416.80.17

20901209160080

12.9级圆柱头内六角螺钉

M16*80

4416.80.18

2090121160080

铰制孔螺栓

M16*80

4416.80.19

20901211600801

铰制孔螺栓一套

M16*80

4416.80.20

2090121971600801

8.8级铰制孔螺栓一套

M16*80

4416.80.21

209019116080

镀锌螺栓一套

M16*80

4416.80.22

2090191160801

不锈钢螺栓

16*80

4416.80.23

　　由此我们得出物料编码基本结构：

分类码（数字）+物料特征码（数字或字母）+流水码（数字）

　　1、分类码（数字）就象部首的笔画：

引导我们用不太丰富的专业知识就能掌握查找方向；

　　2、物料特征码（数字或字母）就象字典的部首：

帮助我们用最关心的使用条件尽快缩小识别范围；

　　3、流水码（数字）就象部首下的排序：

使我们在相对较少的物料中选择确定目标。

　　七、物资分类

　　如果我们认同用流水码（数字）来区别相近物料的简化方法，那么只要能达到统计、分析和管理的需要，就可以尽量简化物资分类了。

　　物料分类如何比较和确定？

我们还是先来看看现有的分类：

　　U8上一级分类我们只看三个：

（2）辅助材料（3）设备（4）备件；二级分类有93个；三级和四级分类有1686个；五级分类多少？

不知道，没有说明，也没写入编码手册。

　　我们就看二级分类，在93个大类里其中物品数量不到200的有35个（37.63%），大部分没有单独分析管理意义（至于（426）把炼铁、炼钢、轧钢备件搞到一起，属低级错误，不讨论）。

那为什么这样编码呢？

原来辅助材料部分是从《五金手册》搬过来的。

这种照搬是没有编码经验的必然结果，不仅没有按企业管理进行调整，而且闭门造车，随意改动（比如轴承、石棉制品）。

我们按企业管理思路举例一二：

　　例１：

焊割及喷涂器材，在《五金手册》上是单独分章节的。

但在我们企业，这一分类的物料就比较少，也没有单独管理考核价值。

将其合并到工具类内，实行交旧领新或定期更换，均是比较合适的。

　　例２：

管件，企业这一分类约有5000种。

从实用查找方便来细分，非金属是比较特殊的，可先分出来；而带螺纹与不带螺纹的又容易混淆，再分为两类，就更方便工作。

　　例３：

传动件，在企业虽然所用实物有400多种，但其中的轴承、轴承座分到备品材料中更利于仓库管理；三角带等可以分在橡胶制品中更利于采购管理。

故可取消此分类。

　　由此我们就知道了分类就是为了管理有用。

分个类没有管理价值，那就是多此一举。

为了好用就需要考虑：

财务的、采购的、仓储的、设备的、生产的等各方面要求，这就是物流的综合管理能力。

　　个人心得：

分类物料数量最小200左右，最大2000左右。

　　因为ERP最重要的是财务管理，故首先要满足财务核算要求。

其次，兼顾其他管理部门需要，再将各分类实物数量尽量调整保持均衡。

由此得出物料编码分类（见附表1）。

　　在钢铁生产企业，财务核算一般分8大类：

　　1、原材料：

直接熔入企业产品的物料。

无论外购，还是自产。

无论加入数量多少，都应为原材料。

　　2、辅助材料：

按国家冶金管理要求，不能列入设备修理费，但又与企业生产或建设有直接关联的物料。

由于各企业对此分歧较大，仅试分之。

其中主要有：

耐火材料；工程建筑材料；钢铁材料；非金属材料；工艺消耗材料；（油、电、水、气、煤）能源；化工原料及产品等。

　　3、安防办公材料：

用于企业管理服务的物料。

主要有：

办公用品；印刷品；劳保用品；安全消防用品；生活用品；日用杂品等。

　　4、机物料：

用于企业设备修理的消耗材料。

主要有：

常用工具（消耗工具）；五金产品（螺栓）；电料；橡胶制品；化工用品；农杂品等。

　　5、备品材料：

由专业厂家生产，具有通用性的设备修理用产品、配件。

主要有：

管道用部件及配件；液压零部件；电器产品；仪器仪表；通用机械产品配件；轴承；运输设备配件；环保及公用设施配件等。

　　6、备件材料：

本企业常用机电配件或部件，一般是按技术要求和图纸资料专业订做的物料。

各企业根据管理，有不同的分法。

若按生产线分有：

烧结、球团、炼铁、炼钢、轧材、石灰窑、发电机组、能源动力、公共设施等。

　　7、设备及设施：

具有单项使用功能的台套机组或设施。

主要有：

电机；减速机；各种泵、风机；专用设备；辅助设备；配电设施；大型工具及工装；运输装卸设备等。

　　8、产成品：

企业生产的产品。

企业不同，多种分法（不再举例）。

　　物资分类是编码重点之一。

二级分类必须结合公司实际管理情况进行调整。

例如：

辅助材料内的油料、钢材等，在某些公司是归入设备维修费管理的，就可以分出来；再如：

有色金属为方便交旧领新，也可以单独分一类。

　　这个分类表，是个人钢铁企业物资管理的认知总结。

其中：

辅助材料和劳保办公是根据冶金部2005年《钢铁企业设备修理费含盖范围及统计口径》文件界定的；机物料是原国营企业的分类；非标备件是我们企业生产厂现有情况；共用非标备件是我个人1991年以来的仓储经验和实践；备品材料主要是参照设备管理制作的。

对目前我们公司，这些都只能做参考。

（休息一下）

八、物料特征参数

　　有了物资分类，保证了财务核算和分析管理；有了流水吗，解决了重码难题。

物料编码体现物品特征的、特定意义的数字或符号选择就成为我们最重要的任务。

这个物料特征码（数字或字母）应该是在本企业内各专业人员通用的、互相认可的、使用中最重要的参数。

我们通过举例来看一看：

　　阀门物料特征：

公称直径（DN100）、压力等级（1.6MPa）、阀门形式（名称）、规格型号等。

选择主要参数:

通径DN100为第一组.试编后.DN100的阀门超过100种.就可以用阀门形式为第二组参数.即在编码100后,加字母:

D表示蝶阀;A表示安全阀;J表示截止阀等。

　　物品名称

规格型号

新编码

对夹式碟阀

7A1X5-10ZB1　DN100PN10

51100D01

手动蝶阀配法兰螺栓

D341H-1.6C　DN100

51100D02

蝶阀

D341H-10C/DN100

51100D03

蝶阀配法兰螺栓

D341H-10C/DN100

51100D04

蝶阀配法兰螺栓

D341H-16C/DN100

51100D05

蝶阀

D341H-25/DN100

51100D06

蝶阀

D341X-1.0/DN100

51100D07

蝶阀配法兰螺栓

D341X-1.0/DN100

51100D08

蝶阀

D341X-1.6/DN100

51100D09

蝶阀

D341X-10/DN100

51100D10

手动蝶阀配法兰螺栓

D341X-10/DN100

51100D11

蝶阀配法兰螺栓垫片

D341X-10C/DN100/PN1.0MPA

51100D12

蝶阀配法兰螺栓

D341X-16C/DN100

51100D13

蝶阀

D371H-16/DN100

51100D14

蝶阀

D371X-10C/DN100

51100D15

蝶阀配法兰螺栓

D371X-16/DN100

51100D16

电动蝶阀

D371XP-16-0DN100PN16

51100D17

蝶阀配法兰螺栓

D373H-16C/DN100

51100D18

蝶阀

D71-10/DN100

51100D19

蝶阀

D71A10DN100

51100D20

对夹蝶阀配法兰螺栓垫片

D71J-10/DN100

51100D21

对夹式蝶阀

D71X-10/DN100带法兰螺栓

51100D22

手动对夹式A型碟阀

D7A1X5-10CB1　DN100PN10

51100D23

手动蝶阀

D7A1X5-16ZB1/DN100

51100D24

电动蝶阀配法兰螺栓

D941X-1.0/DN100

51100D26

电动蝶阀

D941X-10/DN100

51100D27

电动蝶阀

D941X-16/DN100

51100D29

电动蝶阀配法兰螺栓

D947H-10/DN100

51100D30

电动对夹式碟阀

D971-10　DN100

51100D31

电动蝶阀

D97A1*5-10QB1/DN100

51100D32

电动蝶阀

D97A1*5-16QB1/DN100

51100D33

电动阀门

D97A1X5-10　DN100PN10电装：

LQ10-1

5110