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办公室工作

浅谈如何做好办公室工作（20130525）

浅谈如何做好办公室工作

   办公室负担着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调医院各部门、连接领导和科室的枢纽地位，是医院的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。

这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和实践性。

不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个单位工作带来被动或造成损失。

因此，做好办公室工作非常重要。

我认为，做好办公室工作必须强化六种意识、处好六个关系、提高四种能力、抓好六项具体工作。

下面，结合工作实际浅谈一二，与大家共勉。

 一、做好办公室工作，必须强化六种意识。

　　办公室在医院各职能部门中居于特殊地位，做好办公室工作，对于完善领导决策，推动各项工作落实，维护医院稳定，促进经济健康发展，树立良好形象起着重要作用。

做好办公室工作，必须强化六种思想意识。

一是服务意识。

为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。

做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。

服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。

这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。

l、在为领导服务上要实现三个转变。

即：

努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。

2、在为群众服务上要牢固树立“群众利益无小事”的政治立场和政治态度。

把群众的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，确保人民群众的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策体现人民群众的根本利益。

3、在为部门和基层服务上要平等协商，端正态度。

对兄弟部门，要相互尊重、相互支持；对基层的同志，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。

二是大局意识。

办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。

在实际工作中应注意把握好三点：

1、脑中要有一根弦。

始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同党中央保持高度一致，时刻注意维护医院党委的权威。

2、胸中要有一盘棋。

想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。

要有全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于改革发展稳定的大局中来思考谋划。

3、心中要有一本账。

对全院各部门的基本情况要胸有成竹，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。

　　三是发展意识。

办公室作为直接为卫生局、医院和各科室服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。

要牢固树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一到“十八大”精神的要求上来，认真落实中央八项规定和省委六条意见，用新的标准和要求在“医院突破发展年”建设上出好主意、当好参谋、当好助手。

　　四是创新意识。

创新是一个单位前进发展的内在动力。

创新不是一句空话，要落实到具体工作中。

信息调研要密切关注及时反映医院经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“突破发展”和新院建设的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。

只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。

五是参谋意识。

办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋”。

我们不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕医院中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。

当好参谋应做到四个方面：

一要贴近领导，想领导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上；二要超前运作，不做事后“小诸葛”。

在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考；决策中，要注意了解医院动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。

既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。

当然进言时，要注意方法，不可把自己观点强加于领导，做到“献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。

“参谋人员”只有出于公心，参谋的东西才有价值。

办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。

　　六是奉献意识。

有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。

没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。

办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

　　二、做好办公室工作，必须处理好六个关系。

　　一是正确处理好大局和局部的关系。

办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、机关和基层服务。

首先是为领导和机关服务的。

这就要求办公室把“一切服从大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排。

当部门工作与医院的整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。

同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。

二是正确处理好政务和事务的关系。

所谓政务，也就是出谋献策。

它是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和思路，制定发展规划和工作方案，预测工作中可能发生的问题，以及就已经发生和未发生的问题，提出具有真凭实据，真知灼见和具有说服力的措施和预见性的建议或意见，组织和实施工作计划。

所谓事务，就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。

衡量办公室工作做得好不好，既要看处理日常事务的效果，又要看出谋献策的水平。

参谋要参得好，谋得对，做出成效，就要正确处理好政务与事务的关系，如果只是做具体工作，完全陷入事务性的圈子而忘记政务，即使服务得再好，也是不全面的，缺乏深度的，相反，单纯追求高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍具体计划的实施。

针对目前医院实际情况，我认为要搞好办公室工作，在思想和行为上就应该实现三个转变：

转变之一：

从事务工作为主转到以调查研究为主，为领导提供有情况、有分析、有预测、有建议、带规律性的参考材料；

转变之二：

从收发传递信息转为收集处理信息，沟通上下情况，提供准确的信息供领导决策时参考；

转变之三：

从一般的反映情况转变为既反映情况又提出建议，围绕当前“突破建设”发展的战略要求，认真总结我院过去健康发展的做法，结合外地医院成功经验，提炼出具有我院特色的经验做法，供领导借鉴，以健康有序推动医院向前发展，做卫生事业改革和发展的领头羊。

三是正确处理好被动与主动的关系。

办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性，要善于在被动中求主动，变被动为主动。

对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。

对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。

同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。

四是正确处理办公室内部与外部的关系。

新院建设是一项系统性、综合性很强的工作，涉及到很多方面的工作，还会遇到不少复杂问题。

因此，只有充分发挥好办公室的综合协调职能，才能为单位各项工作的顺利开展创造条件。

这不仅要求办公室内部要协调一致，也需要协调其他业务部门相互配合，同时，还要加强与卫生局等上级相关部门联系，取得支持和帮助，为顺利搬迁新院保驾护航。

首先，要善于协调办公室内部的关系。

通过协调办公室各个不同职能的工作，充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。

同时，要根据办公室各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他工作。

对那些难度较大，工作量大，时效性强的任务，在明确任务的基础上，要及时组织有关力量，合理安排人力、物力，形成最大的合力，确保工作任务的完成。

其次，要善于协调办公室与其他部门的关系。

办公室处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整天处于各种矛盾的中心。

在处理各种矛盾时，就要秉公办事，廉洁奉公，不能出现偏颇或闪失。

各部门之间，由于工作分工不同，可能由于种种原因，有时也会出现一些不同步、不协调的现象。

在这种情况下，办公室就要从既维护全局利益出发，又保护各科室工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各部门、各处室的积极性，引导到确保全局工作任务的完成上来。

要做到这一点，很不容易，但我们应该坚信，有院党委的关心支持和全体干部职工的精诚团结、共同努力，2013年的新院建设工作必将取得优异成绩。

五是正确处理大事与小事的关系。

办公室工作有许多大事急事，我们都要重视，认真完成，不能马虎。

如上级机关和领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到单位形象和声誉的更是大事。

大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。

但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。

因为小事不做，或者马虎应付，一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。

从这个意义上讲，办公室工作没有绝对的大事小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中有大的责任不能大意，因此，在工作中就要思前顾后，缜密考虑，从容应对，只有这样才能保证工作的协调发展。

　　六是正确处理“过”与“不及”的关系。

为领导出主意，当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。

办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。

要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖；要积极谏言，但不能瞎掺和。

　　三、做好办公室工作，必须着力提高三种能力。

　　一是提高调查研究能力。

只有不断地深入基层，深入实际，掌握实情，才能有的放矢地做好各项工作。

要把工作重心下移，了解群众的真实需求，掌握第一手材料，为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告，解决工作中的矛盾和问题，提高科学决策水平；要发现新情况，研究新问题，总结新经验，以点带面，推动面上工作；要理论联系实际，既善于在实践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提高调查研究的能力，努力提高自身的素质。

　　二是组织协调的能力。

不断提高组织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。

要善于协调好上下各业务部门，集中力量推进工作；要善于协调其他相关部门，形成合力开展综合性工作；要善于赢得群众关注和理解，营造文化建设的良好氛围。

三是提高文字综合能力。

办公室是出材料、出思路的地方，人人都要力争成为“笔杆子”。

如果不会耍笔杆子，就很难发挥更重要的作用。

办公室人员成为“笔杆子”应该做到四点：

一是勤学习。

当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写好材料。

要坚持学理论，学经济，学业务，不断提高理论和业务水平，提高分析问题、解决问题能力，为写材料打下良好的基础。

二是多实践。

要写一手好材料，必须要有持之以恒的精神，多想多思，多写多练，在实践中不断提高。

要坚持自我加压，勇挑重担，多写“大块头”的材料，多记读书笔记，多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过硬的”笔功”，成为名副其实的“笔杆子”。

三是善观察。

办公室工作的特殊性要求其工作人员必须站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展方向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况；既要善于观察分析领导的言行，从中搜索决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。

四是重研究。

材料是一个人综合素质的体现。

写好材料既需要有较高的文字表达水平，也需要有较高的政策理论水平，更需要吃透情况、熟悉业务。

这就要求我们要注意研究业务、研究问题，特别是对全年重点工作要跟踪调查，掌握情况，这样写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性，避免大假空。

　四、做好办公室工作，当前要认真抓好六项具体工作。

　　一是抓好学习强素质。

社会在发展，时代在更新，办公室人员的知识也必须随之而更新。

要结合“研究新情况，解决新问题，形成新认识，开辟新境界”，以适应新形势的需要。

一要加强政治理论学习，提高政治觉悟和政策水平；二要加强科技知识学习，提高超前思维和参谋能力；三要加强法制常识学习，提高依法行政和管理水平；四要加强本职业务学习，提高业务能力和写作水平。

只有不断学习，才能不断提高干部的综合素质和整体素质，始终做到观念不落后，工作不落伍，努力争当文稿写作的高手，综合协调的能手，搞好服务的多面手。

　　二是加强公文审核把关。

一要切实提高公文质量。

要严格审核公文的内容，切实把好公文的政策、法规关。

认真审核公文的格式，斟酌文字，准确、鲜明、全面地体现发文部门的意图。

二要严格规范办文程序，按程序办文。

三要努力提高办文效率。

本着实事求是、确有必要的原则，确定公文缓急程度，严格办文时限。

　　三是抓好调查研究。

办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。

必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。

　　四是搞好信息工作。

信息工作是办公室的一项重要日常工作，是领导掌握政务动态、了解社情民意的重要渠道，是妥善处置各类突发事件、紧急情况的重要基础。

畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

办公室要组织力量，进行有关信息的搜集、筛选、加工、分类，为领导提供有价值的信息。

在信息传递过程中不得“损耗”和“增值”，更不能遗失。

通过信息报送，及时反馈我们工作中取得的成效、经验、特色。

　　五是抓好制度建设。

首先要合理分工，根据办公室的工作职责将办公室分成党务、文秘、综合、工会、计生、司机等岗位，制定各岗位工作职责，落实指标，各司其职，各尽其责，建立健全的工作制度，做到工作有章可循。

其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。

在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。

对职工关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。

再次是严格考核，建立激励机制。

按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，根据考核情况与奖金挂钩。

同时还应制定一些激励措施，如对调研、信息工作、新闻报道工作实行奖励，充分发挥他们的积极和创造性。

　　六是抓好廉政树形象。

具体讲，在廉政上要做到“三有三只”，即：

有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥用，只讲自觉奉献；有成绩不骄傲，只想如何开创新局面。

在勤政方面做到“三勤”。

一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。

三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的监管形象。

　　以上是我就如何做好办公室工作的一些粗浅的认识，供大家参考，请多指教。