MicrosoftWord教程排版篇.docx
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MicrosoftWord教程排版篇
给word2003文档添加底纹
在Word2003文档的编辑过程中，为了美化页面等原因，可以给文本或段落添加底纹。
操作步骤如下：
1、选中目标文本或段落。
2、选择“格式”—“边框和底纹”菜单项，在打开的“边框和底纹”对话框中选择“底纹”选项卡，如图一。
图一“底纹”选项卡
3、在“填充”选项区的调色板中选择一种填充颜色，如果没有合适的颜色，则点击“其他颜色”按钮，在弹出的“颜色”对话框中自定义颜色。
4、在“图案”选项区的“样式”下拉列表框中选择一种应用于填充颜色上层的底纹样式，可以作出如下选择：
“清除”选项：
只对文本应用所选的颜色。
“纯色（100%）”选项：
只对文本应用图案颜色。
选定底纹样式后，在“颜色”下拉列表框中选择图案颜色。
5、在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，然后点击“确定”按钮完成操作。
添加底纹后的效果如图二所示。
图二添加底纹后的效果
给word2003文档添加边框
在编辑Word2003文档过程中，有时需要对文档中的部分文本或段落添加边框。
其具体操作步骤如下：
1、选定要添加边框的文本或段落。
2、选择“格式”—“边框和底纹”菜单项，打开“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡，如图一。
图一“边框”选项卡
3、在“设置”选项区选择边框外观，在“线型”列表框中选择边框的线型，在“颜色”下拉列表框中选择边框的颜色，在“宽度”下拉列表框中选择边框的粗细，在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项。
4、点击“确定”按钮即完成边框设置。
设置边框后的效果如图二所示。
图二设置边框后的效果
word2003文档的换页和分行
在编辑Word2003文档过程中，我们可以通过控制换行和分页精确地控制段落格式。
在控制换行符和分页符时主要使用“段落”对话框的“换行和分页”选项卡，如图一。
图一“换行和分页”选项卡
设置Word2003文档换行和分页的操作步骤如下：
1、选定目标文本。
2、选择“格式”—“段落”菜单项，在打开的“段落”对话框中选择“换行和分页”选项卡，从中选中相应的复选框。
孤行控制：
使段落最后一行文本不单独显示在下一页的顶部，或段落首行文本不单独显示在上一页的底部。
段中不分页：
防止在选定段落中产生分页符。
如果碰到分页符，Word将自动将整段移动到下一页。
与下段同页：
防止在选定段落及其后继段落之间产生分页符。
段前分页：
在选定段落前手工插入分页符。
3、点击“确定”按钮，即完成操作。
给word2003文档设置固定大小的行距
通过“段落”对话框中“间距”选项区的“设置值”数值框可以精确控制Word2003文档的行间距，同时我们也可以在“行距”下拉列表中选择一种行距形式，给段落设置固定大小的行距。
如图一。
图一“行距”下拉列表
例如，将段落设置为“多倍行距”，效果如图二所示。
图二设置多倍行距后的效果
word2003文档中行间距的设置
中文正规排版格式规定的行间距是15.6磅，这也是Word2003中默认的行间距。
不过，我们在实际的文档编辑过程中经常需要改变一个段落的间距，甚至有时需要改变正规文档的行间距。
在Word2003中精确控制段落行间距的具体操作步骤如下：
1、选择需要重新设置行间距的段落，可以选择整个段落或是将光标置于段落之后。
2、选择“格式”—“段落”菜单项，系统打开“段落”对话框，如图一。
图一“段落”对话框
3、在“间距”选项区的“设置值”数值框中输入需要设置的行距。
4、单击“确定”按钮即可完成操作。
以上的操作是针对一个段落进行的，如果要统一改变整个文档的行间距，则可以在选择段落时选择整个文档：
选择“编辑”—“全选”菜单项，或者是使用快捷键ctrl+A。
word2003文档中段落缩进的设置
在一篇文章中让某段落相对于别的段落缩进一些可以显示出不同的层次，段落的缩进决定了段落到页边距的距离，我们通常都习惯在每一段落的首行缩进2个字符。
这些设置就需要用到段落缩进设置。
在设置段落缩进格式时，先将光标定位到要设置的段落，或者是选定要设置的多个段落。
然后选择“格式”—“段落”菜单项，系统将弹出“段落”对话框，如图一。
图一“段落”对话框
在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡。
1、整段缩进
在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项区中，在“左”、“右”数值框中直接输入数值，可以调整段落相对左、右页边距的缩进值。
2、首行缩进
按照中文的行文习惯，每段第一行会缩进2个字符，此时就需要用特殊缩进格式进行设置。
在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项区中的“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”，然后在“度量值”数值框中输入要缩进的值。
3、悬挂缩进
如果需要首行不缩进，而其他行要缩进，就可以使用悬挂缩进方式。
在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项区中的“特殊格式”下拉列表框中选择“悬挂缩进”，然后在“度量值”数值框中输入要缩进的值即可。
word2003文字格式的设置—文字的动态效果
为了增强文字的显示效果，我们可以为它添加动态效果。
不过为文字添加动态效果虽然能够适合某些特殊情况，但不可滥用，否则容易分散读者注意力，过多的使用还会引起读者厌烦。
需要注意的是，早期的word版本不能识别动态效果，而且文档在打印时是不会显示动态效果的。
为文字设置动态效果的操作步骤如下：
1、选中目标文本。
2、依次点击“格式”—“字体”菜单命令，在弹出的“字体”对话框中选择“文字效果”选项卡。
如图一。
图一“文字效果”选项卡
3、在“动态效果”列表中选择需要的效果，在“预览”框中查看效果示例。
4、点击“确定”按钮，则该效果被应于所选文本。
设置动态效果后，还可以选择显示或隐藏文本的动态效果。
依次选择“工具”—“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，在“显示”选项区中取消选择“动态文字”复选框即可隐藏文字的动态效果。
如图二。
图二“视图”选项卡
用“更改大小写”对话框控制英文字母大小写
word2003文档编辑过程中经常遇到需要将英文小写字母修改为大写，或大写修改为小写的情况。
利用“更改大小写”对话框提供的大小写控制功能可以比快捷键更高效地控制英文字母大小写。
操作步骤如下：
1、依次选择“格式”—“更改大小写”菜单项，打开“更改大小写”对话框，如图一。
图一“更改大小写”对话框
2、在该对话框中选中以下单选按钮来设置相应的字母格式：
“句首字母大写”、“小写”、“大写”、“词首字母大写”或“切换大小写”。
3、点击“确定”按钮即完成设置。
word2003文字格式的设置—文字的颜色
为了突出显示文章中的某一部分，我们可以为它设置特定的颜色以引起读者注意。
“字体”对话框中提供是“字体颜色”下来列表框来设置颜色，但是最简单的方法还是先选中目标文本，再从“格式”工具栏上的“字体颜色”调色板中选择一种颜色。
而且，“字体颜色”调色板是一个浮动面板，可以把它拖离工具栏并不断选择颜色，直到所选颜色合适为止。
如图一。
图一“字体颜色”调色板
word2003文字格式的设置—文字的间距和缩放
通过word2003的文字间距缩放功能对文档进行字符间距的设置，可以调整文档的外观，提高可读性。
具体操作步骤如下所述：
1、选中要进行字符间距调整的文本。
2、依次点击“格式”—“字体”菜单项，在打开的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，如图一。
图一“字符间距”选项卡
3、在“间距”下拉列表框中选择“加宽”或“紧缩”选项，点击“磅值”数值框右侧的微调按钮，设置需要的磅数。
在“预览”框中可以即时查看字符紧缩或加宽的程度。
4、点击“确定”按钮即完成设置。
word2003文字格式的设置—字形
在一篇文章中，有时为了强调一些文字，经常需要改变文字的字形。
改变字形可以将文字设置为粗体或斜体，操作步骤如下：
1、选定要设置字形的文字。
2、点击“格式”工具栏中的相应按钮：
点击粗体按钮所选文字将被加粗显示；点击斜体按钮所选文字将被倾斜显示。
以上两种字形效果可以组合使用，使所选文字呈现粗斜体效果。
如图一。
图一粗斜体效果
word2003文字格式的设置—字号
“号”为字体大小的衡量单位，字号即字的大小，word默认设置字号为五号。
改变字号是目的通常是为了将不同层次的文字从大小上区分开来。
例如，文章中标题的字号通常要比正文的略大一些，而表格中的字号要小一些。
下面介绍如何对字号进行设置。
改变字号的操作十分方便，步骤如下：
1、选定要改变字号的文本。
2、点击“格式”工具栏中“字号”下拉列表框右侧的下拉按钮，系统将弹出列表，如图一。
图一“字号”下拉列表
3、选择列表中需要的字号，即完成操作。
在word2003文档中，除了常用的汉字字体如宋体、黑体、楷体和仿宋体等外，windows操作系统还提供了其他字体，如隶书、幼圆等，在word中均可以使用。
在文章中适当地改变字体可以使文章显得结构分明、重点突出。
设置字体的方法如下：
一、利用工具栏设置字体
点击“字体”下来列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择不同的选项就可以改变文本的字体。
在默认情况下，中文字体为宋体，英文字体为TimesNewRoman。
字体设置的操作步骤如下：
1、选定要改变字体的文本。
2、点击“格式”工具栏中“字体”下来列表框右侧的下拉按钮，系统将弹出如图一所示的“字体”下拉列表。
3、找到所需的字体并将其选中即可。
如果要改变英文的字体，只要先选定英文字母，然后从“字体”下拉列表框中选择英文字体即可。
图一“字体”下拉列表
二、利用菜单设置字体
有时选定的文本中同时包含中英两种文字，这时最后通过“格式”菜单中的“字体”菜单项分别对中文和英文进行字体的设置。
1、选定要改变字体的文本。
2、依次选择“格式”—“字体”菜单项，系统将打开如图二所示的“字体”对话框。
图二“字体”对话框
3、在“中文字体”下拉列表框中选择要设置的中文字体。
4、在“西文字体”下拉列表框中选择要设置的英文字体。
5、点击“确定”按钮即可为中英文设置相应的字体。
在word2003中设置边框和底纹
完成一篇文档的文字输入后，为了更好地修饰文章，我们可以给文字添加边框和底纹，从而使得版面划分比较清晰，下面我们通过一个练习来学习操作。
一、设置边框
1、打开word2003文档，选中标题文字部分，后面的拐弯箭头别选，单击菜单“格式－边框和底纹”，出来一个对话框。
在中间的“线型”里找到波浪线选中，然后右边的预览窗口中出现添加边框的效果，单击确定完成设置。
如图一。
图一“边框和底纹”对话框
2、再选中正文第一段，包括最后的段落标记拐弯箭头，点击菜单“格式－边框和底纹”，在出来的对话框中，在左边选择“阴影”、在中间选择虚线，看一下右边的预览效果，点“确定”完成。
如图二。
图二边框设置
3、再选中正文第二段，包括最后的段落标记拐弯箭头，点击菜单“格式－边框和底纹”，在出来的对话框中，在左边选择“阴影”、在中间选择较细的虚线，看一下右边的预览效果，点“确定”完成。
4、文章的三种边框设置好了，最终效果见图三。
图三边框设置效果
二、 设置底纹
1、保持第二段选中状态，点击菜单“格式－边框和底纹”，在出来的对话框中，选择上边的第三个标签“底纹”。
如图四。
图四“底纹”标签
2、在“填充”中，选择一个淡的灰色，看一下右边的预览，点“确定”完成设置。
底纹效果见图五。
图五底纹效果
这样文章的效果就设置好了。
Word2003中的段落和缩进
在Word2003文档中每个拐弯的箭头表示一段，只要有一个拐弯箭头，哪怕只有一行也算是一段。
文章是由许多的段落组成的，现在我们来学习段落和缩进的设置方法，以及标尺的使用。
下面我们通过一个练习来熟悉段落和缩进。
一、段落
1、运行Word2003，自动打开一个空白文档。
2、点击菜单“文件－打开”命令，找到自己的文件夹，打开要编辑的文档。
图一打开要编辑的文档
3、把鼠标移到正文那一段文字中，在第一行句号那儿单击一下，让光标插入点在段落当中，然后单击菜单“格式－段落”命令，弹出一个段落面板。
如图二。
图二段落面板
4、在出来的段落面板中，将中间的“特殊格式”下边的“无”选择为“首行缩进”，度量值选“2字符”，将“行距”设为“2倍行距”，点“确定”。
5、这时候，段落就排列得很整齐了。
如图三。
图三段落排列整齐
二、标尺
1、在页面的上边有一个标尺，上面显示了页面的缩进情况，利用它可以快速定位缩进量。
如图四。
图四标尺
2、把光标插入点移到第二段，在“如果”左边点一下鼠标左键。
3、拖动标尺左边上面那个三角往右边移动，注意瞄准后再拖，拖动2字符的位置，我们发现首行文字也随着右移，出现“首行缩进”的效果。
如图五。
图五使用“标尺”
4、如要实现“悬挂缩进”的效果，可以拖动标尺左边下面那个三角。
学习word2003中格式刷的用法
之前我们学习了在word2003中设置文字的字体、颜色等格式，如果需要设置许多相同的效果，我们可以使用格式刷，用它来复制格式。
一、打开一篇word2003文档。
选中文中的“月光”，把颜色设为绿色，然后点一下工具栏上的格式刷，如图一。
格式刷外面出现一个蓝框，表示处于可用状态，鼠标指针上也有一个刷子。
图一格式刷
二、在“流水”上拖动鼠标选中它，松开鼠标，发现文字颜色已经变成绿色了。
如图二。
图二复制文字颜色
三、重新选中“流水”，在工具栏中的格式刷上双击（注意是双击左键），这时格式刷就处于锁定状态。
四、分别在各个名词上拖动鼠标：
“叶子”、“花”、“轻雾”、“叶子”、“花”、“牛乳”、“轻纱，这些文字颜色就都变成绿色了。
如图三。
图三使用格式刷效果
五、然后再在工具栏上点击一下格式刷，解除锁定状态，恢复正常鼠标指针，这样我们就设好了许多相同的格式。
学习word2003中的对齐
编辑word2003文档时，文章当中往往有些格式和排版的要求，比如标题要在中间，落款在右边等等。
下面我们通过一个练习来学习：
对齐。
一、运行Word2003，自动打开一个空白文档。
二、如图一，输入下列文字：
图一输入文字
三、输入完成后，下面来进行格式设置：
标题需要居中，最后的作者放在右边，这些可以用到工具栏中的对齐按钮。
如图二。
图二对齐按钮
四、选中标题“荷塘月色”，然后点一下工具栏中的“居中”按钮，选中的文字就到了行中间。
如图三。
图三居中对齐
五、选中“朱自清”，然后，在工具栏中找着“右对齐”按钮，点击选中。
如图四。
图四右对齐
在工具栏右边，找到按钮组的分界处，点一下分界按钮，出来一个按钮列表，可以找到没有显示出来的按钮。
如图五。
图五未显示的按钮
其他还有“左对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”，在需要的地方可以同样设置。
使用word2003“双行合一”功能实现单、双行文字的混排
使用word2003提供的“双行合一”功能可以实现单行、双行文字的混排效果，满足我们在排版中的一些特殊需要。
例如：
有时需要在一行中显示两行文字，然后在相同的行中继续显示单行文字。
操作步骤如下所述：
第一步，打开word2003文档窗口，选中准备在一行中双行显示的文字（被选中的文字只能是同一段落中的部分或全部文字），如图一所示。
图一选中需要双行显示的文字
第二步，在菜单栏依次选择“格式”→“中文版式”→“双行合一”菜单命令，如图二所示。
图二选择“双行合一”菜单命令
第三步，打开“双行合一”对话框，用户可以预览双行显示的效果。
如果选中“带括号”复选框，则双行文字将在括号内显示。
单击“确定”按钮，如图三所示。
图三“双行合一”对话框
第四步，被设置为双行显示的文字字号将自动减小，以适应当前行的文字大小。
用户可以设置双行显示的文字字号，使其更符合实际需要，如图四所示。
图四双行、单行文字混合排版
在word2003文档中显示页眉页脚
当我们新建一个Word2003空白文档时，页面上不会显示该文档的页眉和页脚，如图一。
图一使用Word缺省模板新建的空白文档
选择“视图”—“页眉和页脚”菜单项，将打开“页眉和页脚”工具栏，同时在文档窗口上方显示页眉线，并允许用户输入页眉内容，如图二。
图二显示页眉
利用“页眉和页脚”工具栏中的页眉和页脚间切换按钮（
），可以切换到页脚，如图三。
图三显示页脚
方便查找——在页眉页脚中插入文档名称和路径
为了便于日后在电脑中找到相应的电子文档，打印word2003文档时，可以在页眉或页脚位置打印出word文档名称和路径。
操作步骤如下所述：
第一步，打开word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“视图”→“页眉和页脚”菜单命令，使页眉或页脚处于编辑状态。
第二步，在打开的页眉页脚工具栏中单击“插入‘自动图文集’”按钮，选择“文档名称和路径”命令则可以插入当前word文档的名称和保存路径，如图一所示。
图一选择“文档名称和路径”命令
两种方法在Word2003中去掉不要的页眉横线
我们在word2003中编辑文档时插入页眉页脚，通常会在页眉处自动出现一条横线与正文分割。
有时候并不需要这条word页眉横线，但是不知道如何去除，其实是有办法将其去掉的。
一．设置“边框和底纹”去掉word页眉横线
在“边框和底纹”对话框中可以去掉word页眉横线，操作步骤如下所述：
第1步，打开word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“视图”→“页眉和页脚”菜单命令，使“页眉”处于编辑状态。
第2步，在菜单栏依次单击“格式”→“边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框。
在“边框”选项卡的“应用于”下拉菜单中选中“段落”选项。
然后单击“设置”区域的“无”选项，并单击“确定”按钮即可去掉word页眉横线，如图一所示。
图一选中“段落”选项
二．设置页眉样式去掉word页眉横线
通过设置word页眉样式，可以修改word页眉的默认设置，使其默认情况下不带有横线，操作步骤如下所述：
第1步，打开word2003文档窗口，在菜单栏依次单击“格式”→“样式和格式”菜单命令，打开“样式和格式”任务创格。
在格式列表中单击“页眉”选项右侧的下拉三角，选择“修改”选项，如图二所示。
图二选择“修改”选项
第2步，打开“修改样式”对话框，依次单击“格式”→“边框”按钮，如图三所示。
图三单击“边框”按钮
第3步，在打开的“边框和底纹”对话框中，单击“设置”区域的“无”选项，并单击“确定”按钮，如图四所示。
图四单击“无”选项
第4步，返回“修改样式”对话框，选中“添至模板”复选框，并单击“确定”按钮即可，如图五所示。
图五选中“添至模板”复选框
在Word2003中整行下划线的快速添加办法
有时候我们需要在word2003文档中添加整行下划线，一种通常的做法是采取输入空格符并添加下划线的方法来实现。
其实如果借助word2003的“边框和底纹”功能，则可以快速添加整行下划线。
操作步骤如下所述：
第一步，打开word2003文档，按回车键插入要添加整行下划线的行。
然后选中需要添加下划线的行，在菜单栏依次单击“格式”→“边框和底纹”菜单命令。
第二步，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中，“线型”保持默认设置，并单击中间的边框线按钮。
设置完毕单击“确定”按钮即可，如图一所示。
图一“边框和底纹”对话框
在word2003中添加的整行下划线如图二所示。
图二下划线示意图
在Word2003中设置缩进单位为厘米或字符的步骤
我们经常在word2003中用到设置段落缩进，其实可以根据实际需要设置缩进单位，如厘米或字符。
设置步骤如下所述：
第一步，运行word2003，在菜单栏依次单击“工具”→“选项”菜单命令。
第二步，在“选项”对话框中切换到“常规”选项卡，在“度量单位”下拉菜单中选择“厘米”作为度量单位。
如果选中“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“字符”作为缩进单位；如果取消“使用字符单位”复选框，则在设置段落缩进时使用“厘米”作为缩进单位。
设置完毕单击“确定”按钮，如图一所示。
图一选中“使用字符单位”复选框
使用Word2003拼写和语法功能快速检查出拼写或语法错误
经过初步编辑的文档或许会存在一些拼写错误或语法错误，人工检查费时且麻烦,word2003中关于文档修订的一个有用的功能是“拼写和语法”功能，借助该功能可以快速检查出word文档中存在的拼写或语法错误。
例如英文单词的拼写错误、标点符号的错误用法都能准确捕获到。
对于有疑问的地方会标示出彩色的波浪线提请用户注意，针对这些疑问用户可以进行忽略或修改处理。
具体操作方法如下所述：
在word文档中将光标定位到任意位置，然后在word菜单栏依次单击“工具”→“拼写和语法”菜单命令，打开“拼写和语法”对话框。
word将从光标当前位置开始检查，并报告发现的第一个疑问。
用户确认必须修改时，可以在错误提示框中直接修改，并单击“更改”按钮。
如果没有必要更改则单击“忽略一次”或“全部忽略”按钮继续检查，如图一所示。
图一“拼写和语法”对话框
介绍Word2003中的文档批注功能
有些情况下我们需要用到Word2003中的文档批注功能。
例如：
在修改文档时遇到一些不能确定是否要改的地方，可以通过插入word批注的方法暂时做记号。
或者是审阅word文稿的过程中审阅者对作者提出的一些意见和建议时，也可以通过word批注的形式表达自己的意思。
其步骤如下所述：
首先在word文档中选中需要进行批注的文字，然后在word菜单栏依次单击“插入”→“批注”命令。
这时被选中的文字就会添加一个用于输入批注的编辑框，并且该编辑框和所选文字显示为粉色。
在编辑框中可以输入需要批注的内容，如图一所示。
图一插入批注
在插入word批注的同时会自动打开“审阅”工具栏，利用该工具栏提供的工具按钮可以对word批注进行一些设置。
例如：
如果在添加批注后不想看到word批注内容，可以在“审阅”工具栏中单击“显示”按钮右侧的下拉三角，在打开的下拉菜单中单击“批注”选项即可使word文档中的批注隐藏，如图二所示。
图二取消批注的显示状态
当然word批注内容也不可能总是保存在word文档中，完成修订的word文档将批注删除。
用鼠标右键单击所作的word批注内容，然后执行“删除批注”快捷命令即可删除word批注，如图三所示。
图三删除批注
正确使用Word2003中的查找替换功能
当我们在word2003中初步完成文档的编辑工作后，交工前还需仔细检查。
因为在输入文字的过程中，难免会出一些错误，比如大量的错别字。
如果文档比较长，逐字查找和修改不切合实际，也容易有疏漏。
而word提供的“查找与替换”功能此时可以帮助我们做这个工作。
例如：
需要将整篇文档中所有的“其他”改为“其它”，则可以在word窗口的菜单栏上依次单击“编辑”→“替换”菜单命令，打开“查找和替换”对话框。
在“查找内容”编辑框中输入文字“其他”，然后在“替换为”编辑框中输入“其它”，最后直接单击“全部替换”按钮即可完成所有的替换操作。
在替换工作结束后，系统会自动弹出一个对话框报告替换结果，如图一所示。
图一
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