Excel文件的加密与隐藏.docx

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Excel文件的加密与隐藏

1、Excel文件的加密与隐藏

　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。

给文件加密的具体方法为：

　　A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；

　　B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；

　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

　　C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存”完成文件的加密工作。

当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。

对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。

　　对单元格的写保护有两种方法：

　　A、对单元格的输入信息进行有效性检测。

首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

　　B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。

可分为以下步骤：

（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；

（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；

　　（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”；

　　（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。

　　对单元格的读保护有三种方法：

　　A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。

例如：

将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

　　B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。

例如：

使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。

这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。

　　C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。

3、快速填充相同数据

　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。

我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：

　　A、同时选中需要填充数据的单元格。

若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；

　　B、输入要填充的某个数据。

按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

4、使用Excel中的“宏”功能

　　宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。

在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：

:

　　A、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；

　　B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；

　　C、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

5、连续两次选定单元格

　　我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。

其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。

此时，单元格周围将出现实线框。

6、在工作表之间使用超级连接

　　首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。

完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。

7、快速清除单元格的内容

　　首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。

那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：

　　A、选定想要清除的单元格或单元格范围；

　　B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；

　　C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

8、快速修改单元格次序

　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。

在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法如下：

　　A、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；

　　B、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

9、在Excel中利用公式来设置加权平均

　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。

在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

10、用Excel绘制函数图像

　　函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：

　　A、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；

　　B、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；

　　C、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。

这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。

注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；

　　D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。

另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。

11、跨表操作数据

　　设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容。

则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式：

=Sheet1!

D8＊40％＋Sheet2!

B8＊60％。

12、设置数据校验

　　如下图，一个用Excel制作的考试成绩统计表，往往各分数阶人数统计错误，如“与考人数”与“各分阶人数和”不相符，而“平均分”、“及格率”等一般都以“与考人数”做参照，自动计算，那么，就造成许多错误，很有必要对有关数据进行校验。

单元格F6应当等于J6+L6+N6，如何校验呢？

　　方法是在Q6中输入：

“=IF（OR（J6+L6+N6-F6<>0）,"人数错啦！

",""）”，按回车即可。

　　这语句的意义是：

IF表示执行真假判断的函数，OR是配合IF执行这一校验的命令（简单这么说吧，用太规范的函数术语更难懂），J6+L6+N6-F6本来应等于0，当大于0或小于0（即<>0）就显示"人数错啦！

"，后面的引号空（""），没有什么字符，表示：

不是上述的大于0或小于0，即等于0时，就不显示字符，当然也可加上“正确”等字。

输入时可要注意括号等字符不要漏掉，故上面语句特用紫色表示。

读者运用中只要结合实际，将J6+L6+N6-F6<>0改成适合你设置的条件即可，显示的字符也任你改。

13、快速选取包含公式的单元格

　　有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒注意不能在此输入数据。

你可以下面方法快速选取：

选择“编辑”*“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。

14、数据的快速输入

（1）采用“记忆式输入”

　　创建一个电子表格时，往往需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时采用“记忆式输入”会帮您很大的忙。

如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel97会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel97会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。

　　可以按下列方法设置“记忆式输入”:

选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。

（2）快速输入重复数据

　　选定清单中任意单元格，选择“数据”*“记录单”，即可使用Excel的记录单增加、编辑、删除以及搜索清单中的数据。

在增加新行数据时，如果某项数据与前一行重复，可以使用Ctrl+Shift+”快捷键进行快速复制，而不必重复输入。

　　（3）用“自动更正”快速输入

　　使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。

您也可以定义自己的“自动更正”项目:

（1）选择“工具”中的“自动更正”命令；

（2）在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“广大计算机爱好者”；（3）单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。

以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。

　　（4）用“拖放复制”快速输入

　　当表格中有连续的几个单元格中都是相同的数据，这时用鼠标的“拖放复制”可以大大加快输入数据。

如输入“工程师”，首先移动鼠标指针到有“工程师”单元格的边框上，按下左键并拖到要移动的位置，按下Ctrl键，再松开左键，即可将“工程师”复制到该单元格中。

　　（5）用下拉列表快速输入数据

　　如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。

创建下拉列表方法为：

（1）选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；

（2）选择菜单“数据”*“有效数据”，从有效数据对话框中选择“设置标签”；（3）在“许可”下拉列表中选择“序列”；（4）点击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；（5）在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。

注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；（6）单击“确定”即可。

（如图8）

　　（6）用“复制粘贴”快速输入

　　当表中输入相同数据时，可以用“复制粘贴”来实现。

如复制“工程师”，首先选择有“工程师”的单元格，其次从“编辑”菜单中选择“复制”命令或单击常用工具栏中的“复制”，再选择目标单元格，最后从“编辑”菜单选择“粘贴”或者单击常用工具栏中的“粘贴”按钮即可。

　　（7）用快捷键插入函数的参数

　　如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，你可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

具体方法是：

在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctrl+A键，Excel则自动进行“函数指南-——步骤2之2”。

当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法非常有用。

　　（8）自动切换输入法

　　在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，你可以用以下方法实现自动切换。

方法是：

（1）打开所用的中文输入法，再选中需要输入中文的单元格区域；

（2）打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；（3）选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；（4）单击“确定”按钮。

这样，用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

15、快速删除空行

　　有时为了删除Excel工作薄中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。

你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。

先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”*“筛选”*“自动筛选”。

在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。

在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”*“删除行”，然后按“确定”即可。

所有的空行将被删去。

插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

16、批量修改数据

　　在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？

　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：

想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？

是不是非得手工的一个一个数据地住上加？

对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：

“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：

　　第一步：

在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。

　　第二步：

把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。

　　第三步：

在B列上单击鼠标右键，“复制”B列。

　　第四步：

在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。

　　第五步：

将B列删除。

　　怎么样？

A列中的每个数据是不是都加上了8呢？

同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。

原表格的格式也没有改变。

　　此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟。

17、进行行列转置

　　当我们设计好一份Excel表格后，如果发现行和列的位置不太符合自己的要求，希望将行与列的位置进行调换。

这时你可先将需要转换行列位置的单元格选定，单击工具栏上“复制”按钮，然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角单元格。

选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，选中“转置”选项，点击“确定”按钮，这样就可完成表格行列转置。

18、Excel中常用函数一键完成功能

　　微软Excel电子表格提供了上百种函数命令，可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数，比如算术求和（SUM函数）、求最大值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求平均值（AVERAGE函数）等，而且很多时候都是临时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函数来保存结果。

其实，Excel提供了一个非常实用的功能，可以方便地实现简单函数的运算，只是它被大多数人忽略了，让我们来找找看。

　　具体操作非常简单，首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选，在选定需要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的NUM区域会弹出一个小菜单（如图1），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、计数（C）、均值（A）”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERAGE函数，要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、NUM区域的左边就会显示出运算结果。

　　另外若您的机器年代久远、怕这个自动运算的功能影响系统运行速度的话还可选择小菜单中的“无”项来取消这项功能。

（注：

可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!

）