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推荐行政管理经典课程
行政管理经典课程
市场经济条件下，高效率的行政管理能够创造有序的内部环境，为企业的发展提供强有力的支持。
因此掌握一定的行政管理知识，也是经理人必备的技能之一。
本书旨在帮助经理人全面掌握现阶段企业进行行政管理的相关内容，详细介绍了会议管理、文书管理、印章与档案管理、出差与礼仪管理、办公与环境管理，设备与物料管理、车辆...
第一章会议管理
技能点1如何了解会议的类型
主题词行政管理·会议管理·会议类型
适用情景当需要了解会议的类型及相关内容时，查看此技能。
7技能描述
会议的类型多种多样。
不同的会议其内容与功能也大相径庭。
选择不同的会议方式应根据会议的目的或目标而定。
同时，不同的会议类型对会议召开的时间、地点的需要也有所不同。
所以，在我们考虑采用何种会议程序时，应该首先明白所筹划的是什么样的会议。
1．会议的类型
下面是一些主要的会议类型：
（1）董事会会议。
由公司董事会成员出席，定期召开。
一般在董事会专用的会议室由董事长召集或由董事长授权委托的人召集，讨论涉及企业发展的重大事项和战略、政策等。
（2）公司股东年会。
每年召开一次，由公司的股东就重大问题进行讨论，表决通过董事会提交的事项，形成股东大会决议。
（3）管理人员会议。
由公司经营决策层人员参加，讨论解决企业经营管理的具体问题。
（4）研讨会议。
这一类型的会议目的是收集信息并进行务虚，在进行过程中应尤其注重开放式、民主式的意见交流与意见反馈。
（5）专业会议。
在一定范围内就某一具体领域的具体问题进行专题讨论，一般规模较大。
（6）员工大会。
全体员工参加，一般由主发言人做主题报告。
（7）销售会议。
安排销售工作、布置销售任务、总结销售工作的专门会议。
（8）产品、成果发布会。
向消费者介绍及推广某种新产品，或对某项成果予以宣传、发布。
（9）奖励、表彰会议。
表彰、奖励工作出色的员工为主要内容的会议，是企业的一种重要的激励手段。
（10）培训会议。
培养提高员工素质的专门会议，这一类会议的时间往往不止一天，需要时间、地点、人员集中。
有时在培训结束后还要进行一定的考核。
（11）其他一些特殊会议。
为了与企业员工建立良好的沟通方式，经常有一些茶话会、晚餐会及一些娱乐活动。
这样的会议应注意选择适宜的环境和场所。
2．常见例会类型
一般来说，在企业的各个部门中，例会是最为常见的，以下是15种最常见的例会类型：
（1）企业规划会议；
（2）资金会议；
（3）行政技术会议；
（4）降低成本会议；
（5）经营分析会议；
（6）质量分析会议；
（7）生产调度会议；
（8）产品对策会议；
（9）索赔会议；
（10）IMC会议（经理人恳谈会）；
（11）安全卫生管理会议；
（12）科（部）长会议；
（13）部门事务会议；
（14）班组会议；
（15）行政事务会议。
总之，职业经理人针对不同的情况，可以采用不同的会议类型。
但会议的大体程序和需要注意的问题是基本相同的和可以相互借鉴的，这就要求经理人充分把握会议的共性和个性，使二者有机地结合起来。
9牢记要点
会议的主要类型包括：
_企业常见会议的类型
_企业常见例会的类型
.实践练习
请您做下面的实践练习题：
试列举出您身边几个不同类型的会议，指出每个会议的特点所在，并找出适宜的会议筹划管理方法。
技能点2如何做好会前准备
主题词行政管理·会议管理·会前准备
适用情景当需要着手进行会议准备时，查看此技能。
7技能描述
会议管理作为一个过程管理，会前准备是其第一个步骤。
通常，大型会议的准备往往需要按照严格的程序进行。
一般来说，企业的会前准备有以下工作：
1．确定与会者
作为会议的主体，与会者的确定无疑是十分重要的。
出于对会议成本的控制，应该控制与会者数量。
但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。
所以，确定与会者应该考虑以下因素：
（1）与会者是不是必要成员；
（2）与会者是否直接参与会后执行；
（3）与会者是否有利于会议目标的实现；
（4）与会者是否具有达成某项决议的能力；
（5）与会者是否能全身心地投入；
（6）与会者是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效。
2．选择开会的时间
选择合适的开会时间，确保与会者可以按时出席，积极参与，从而取得好的效果。
因此，选择开会时间应该考虑以下因素：
（1）调查了解与会者方便的时间段，尽量不打乱与会者原来的时间计划安排；
（2）注意选准会议中心人物的最佳开会时间段，确保其能够集中精力，安心开会；
（3）开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突，避免打乱企业正常的运行秩序，影响效益；
（4）尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到最佳的开会效果。
3．选择开会的地点
会场的选择是否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。
而且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。
所以，应考虑：
（1）会址与参会人员距离不宜太远；
（2）会场的环境是安静的场所；
（3）会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及适宜的温度；
（4）通讯联系方便，保证信息流通顺畅；
（5）会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。
4．会场布置
作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好以下几方面的工作：
（1）合理安排会场空间，既要便于与会者进出通畅，又要保持会场紧凑的格局；
（2）认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。
（3）按照会议的性质和领导的要求正确安排会议座次，做到方便沟通和讨论。
其主要方式有以下三种：
①单向传递信息会议的座位排列方式；
②双向沟通交流会议的座位排列方式；
③多向沟通交流会议的座位排列方式。
5．拟订会议日程
拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。
一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：
会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。
会议的日程安排必须考虑以下因素：
（1）优先安排重要或紧急的事项；
（2）合理分配各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；
（3）会议议程不宜过于复杂，内容不宜过多；
（4）提前把会议日程通知与会者，并发送相关的资料，以缩短会议做出决策的时间，提高会议效率。
6．会议通知
在确定了会议的议题、召开的时间、地点和场所等事宜后，应该及早印发会议通知。
其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者尽早给予明确答复，或返还出席会议的回执，以便于统计与会者名单。
以上关于会议的相关介绍是职业经理人需要格外注意的，虽非常琐碎，却能保证会议的成功与有效。
9牢记要点
会前准备的工作事项有：
_确定与会者
_选择开会时间
_选择开会地点
_进行会场布置
_拟订会议日程
_发布会议通知
.实践练习
请您做下面的实践练习题：
1．请您认真分析一下目前贵公司有哪些会议是必需的，哪些是可有可无的，哪些是对照上文可以取消的。
2．请您总结一下自己身边的会议准备现状，看看其中还有哪些方面应该改进？
技能点3如何做好会前检查
主题词行政管理·会议管理·会前检查
适用情景当需要对会议准备工作进行最后检查时，查看此技能。
7技能描述
在会议的筹备阶段及准备工作结束后，必须做出全面的检查，以免出现疏漏，从而保证会议的质量和效果。
所以，全面的会前检查是会议管理必不可少的一部分。
它主要包括以下两个方面的检查：
1．会议筹备期检查
（1）会议目的：
①本次会议是否确实需要召开？
②开会的议题是否明确？
（2）会议事项：
①开会的时机、时间是否恰当？
②开会的地点、环境是否合适？
③会议邀请的对象是否合适？
（3）会议通知：
①与会者是否已经得到通知？
②是否已经将会议的宗旨、议题通知与会者？
③是否要求与会者事先准备有关资料？
④与会者是否已经就议题做好准备？
（4）会议准备：
①是否已经拟订好会议议题的进行顺序及会议时间的分配？
②准备工作是否已经完全就绪？
③所准备的文件资料是否真实、准确？
④是否已经安排好了会议记录？
⑤是否需要使用相关设备？
2．会议活动细节检查
（1）活动的宗旨；
（2）活动的范围；
（3）预算；
（4）招待对象的层次；
（5）总人数（查会议通知的回执）；
（6）活动的日期及时间（注意避免与其他同业的活动冲突）；
（7）活动天数；
（8）筹备单位；
（9）活动负责人；
（10）各项活动的明细分工表；
（11）会场的预定；
（12）制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职衔等）；
（13）会议活动邀请函（应在活动日期的2~3个星期前寄达给对方）；
（14）纪念品；
（15）交通工具；
（16）酬谢费；
（17）会场布置；
（18）宴会的形式；
（19）饮料供应；
（20）烟酒；
（21）菜单的印刷；
（22）花饰布置；
（23）园景制作；
（24）看板及标示板；
（25）拍照及摄像；
（26）会议桌的选择；
（27）座位顺序（是否突出主宾、是否便于会议交流）；
（28）胸章及名牌；
（29）服务员的着装；
（30）新闻报道（文字及摄影）；
（31）资料的收发；
（32）住宿安排；
（33）特设专用柜台；
（34）费用支付（住宿、餐饮、电话费等）；
（35）用餐安排；
（36）服务柜台的工作；
（37）节目表演的总预算；
（38）新的工厂、公司落成的庆祝喜宴；
（39）展览展示；
（40）全部活动费用。
总之，会前检查作为行政管理的重要一环，是职业经理人义不容辞的工作内容，对其应予以充分地关注，并在相关工作中切实予以贯彻落实。
9牢记要点
会前检查包括：
_会议筹备期检查
_会议活动细节检查
.实践练习
请检查您的会前检查状况如何：
1．您是否认识到会前检查的重要性？
请结合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中体现出来的？
2．您在进行会前检查时是否首先考虑到会议的必要性和目的性？
如果您还没有养成这样的思考习惯，请您予以改进。
最好能结合某次具体会议，看看会前检查对您开好会议是否有极大的帮助。
3．您所做的会前检查是否全面、实际？
请您就已做的检查内容再次予以反思，看看有没有更好的检查方式？
技能点4如何处理好会中事务
主题词行政管理·会议管理·会中事务处理
适用情景当需要了解会议中的相关事务及处理方法时，查看此技能。
7技能描述
在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。
而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。
可以说，处理好会中事务是会议管理的最重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。
一般来说，会务工作包括以下几个方面：
1．会议签到
会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。
一般来说，与会者进入会场都要签到。
并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。
而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。
会议签到一般形式有：
（1）簿式签到。
簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。
一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。
采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。
而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。
（2）卡式签到。
卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。
一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、地点、座位号等内容。
卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。
一般多用于大中型会议。
（3）电脑签到。
随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。
采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。
同时，将签到卡退还本人。
电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。
此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。
总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。
2．会场服务
会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。
会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：
（1）引导座位。
大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。
同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。
一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。
在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表。
以便引导与会者快捷、方便地入座。
（2）分发会议的文件资料。
会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要工作人员及时地将其送到与会者手中。
文件资料的分发有两种形式。
会前分发：
一般在与会者入场时，由工作人员在入口处分发；也可以在开会之前在每位与会者的座位上放一份文件材料。
会中分发：
在会议进行期间根据会议进程的需要，由工作人员将文件资料分发或收回。
有些会议的文件资料需要收回，一般应在文件的右上角写明收回时间，以及由何人收回。
收回的时候应予以登记，以免发生错漏。
（3）维持会场秩序。
在会议进行的过程中，为了防止混乱的发生，阻碍会议的正常进程，一般需要有工作人员维持会场秩序，禁止无关人员入场，保证会场的安全。
在发生意外的时候，应及时做出有效的反应，制止发生的无序情况。
（4）信息传递。
在会议进行的过程中，会场往往与外界是隔绝的，需要会议工作人员传递信息，进行内外的联系，将一些紧急情况传达给与会者。
但是，在信息的传递过程中，工作人员必须保证对会议内容的保密，防止泄密。
3．会议记录
一般来说，会议都需要有记录。
会议记录包括两个部分：
第一部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、通过的决议、决定等。
会议记录至关重要，它是会议内容和进程的客观记载，同时，也是重要的档案资料。
既为撰写会议简报和会议纪要提供了材料，又为日后检查会议的执行情况提供了依据。
所以，必须认真地做好会议记录。
会议记录有以下两种方法：
（1）摘要记录。
摘要记录就是摘录要义，记录会议的重点。
例如发言者的发言要点、会议的决议等。
摘要记录要求合理取舍，简明扼要，重点突出。
用简捷的语言准确地表达会议的真实意思。
因此，对记录人员素质的要求较高，不仅需要有速记能力，还得有较高的分析和语言概括能力。
（2）详细记录。
详细记录是按照发言人原话的方式，不加任何改动或概括，准确完整地记录会议的所有内容。
这就对记录的速度有极高的要求。
所以，为了更加详细及时地记录会议内容，记录人员往往运用一些速记符号。
而现代化的会议记录，更多地使用录音机、速录机等设备进行记录。
总之，会议记录要求真实、准确。
这就要求记录人员对会议记录的工作态度必须认真，技能必须熟练，了解会议宗旨，具有较高的专业素质，才能胜任会议记录工作。
会中事务，事无巨细，任何一个小小的纰漏，都有可能给会议造成无法弥补的损失，职业经理人千万不能疏忽大意。
9牢记要点
会中事务工作的主要内容有：
_会议签到
_会场服务
_会议记录
.实践练习
请您做下面的实践练习题：
1．请判断下列内容是否正确，对的请打“√”，错的请打“×”：
（1）会务工作就是指准备会议过程中的工作。
（）
（2）会务工作应由会议筹备部门主要负责，其他部门起辅助作用即可。
（）
2．思考题：
试列举几例成功的会务工作，并说明它们为什么能让您印象深刻？
参考答案：
1．
（1）×；
（2）√。
2．略。
关于这方面的学习资源有很多，例如：
?
《成功企业行政办公管理制度范本》，王荣奎主编，中国经济出版社，2001年。
?
《行政经理工作手册》，甘华鸣著，中国国际广播出版社，2002年。
?
《成功的会务组织》，AnnJ.Boehme著，中国标准出版社，2002年。
技能点5如何进行合理的会议控制
主题词行政管理·会议管理·会议控制
适用情景当需要进行合理的会议控制，提高会议效率时，查看此技能。
7技能描述
会议有自己特殊的活动方式，同时，也有特定的适用范围。
不具备会议举办的可能和条件，硬要去召开会议，只会事与愿违，造成浪费。
所以，在对会议进行正常的管理之前先要认真地对会议的数量及质量进行有效的控制。
同时，还要合理地控制会议的成本，争取做到会议精干，效率提高，杜绝浪费。
一般来说，合理的会议控制需要重视以下几个方面：
?
会议的数量控制
在实际工作中，会议的数量经常失控，造成非必要会议充斥其间，而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。
所以，进行会议控制首先应遵循尽量减少会议数量这一原则。
控制会议数量的主要措施有：
?
熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因情制宜，选择最有效的工作方式；
?
建立严格的会议审批制度；
?
提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议；
?
建立统一的协调机制，统筹安排各部门的会议，避免重复会议；
?
定期对例会进行检查与分析，取消功能和价值不高的例会；
?
合理设置组织机构，从机制上控制会议数量。
?
会议的质量控制
会议的质量表现为会议的效率。
所以，要保证会议的功能和效率，就必须对会议进行有效的质量控制。
衡量会议质量的主要标准：
?
会议是否有召开的必要性和明确的目的性；
?
会议召开的时机是否成熟；
?
会议的规模是否适度；
?
会议的节奏是否紧凑；
?
会议的准备工作是否充分；
?
会议能否有正面的实际效果。
提高会议质量的主要方法有下列各点：
?
严格执行会议审批制度，杜绝不符合程序的会议；
?
充分有效地做好准备工作，特别是让与会者明确会议的宗旨和目的，以及掌握相关的文件和材料；
?
尽可能地控制会议的人数，精干高效；
?
会议的议题集中，会议日程紧凑；
?
保持良好的会场秩序，创造良好的会议环境；
?
实行有效的措施监督会议执行的全过程，保证会议的有效性；
?
提高会议主持人的能力，有效掌控会议。
充分利用电视、电话、录像、图板、照片、模型等现代化技术手段，提高信息的传递效率，改变传统会议模式，节省时间。
?
会议的成本控制
现代企业管理应该注重投入与产出的比例。
因此，对会议成本的核算不可忽视。
会议成本包括会议所花费的费用总和和与会者所消耗的时间资源。
对于费用总和的计算，现在，国外流行一种计算公式：
会议成本=2A×B×T
其中：
A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为参加会议的人数；T为会议时间。
时间的价值目前还难以量化，一般用倒推法来计算。
即假定与会者在这一段会议时间若不开会，而进行正常的工作所可能创造的价值。
总之，要控制会议的成本，首先需要将会议的费用进行精确的计算，做出会议预算，对预算进行严格的审批。
同时，强化人们的时间观念，提高办事效率，在减少会议数量的同时，也减少无形资源的支出。
9牢记要点
合理的会议控制要做到：
_控制会议的数量
_提高会议的质量
_控制会议的成本
.实践练习
请您做下面的实践练习题：
1．判断下列描述的对错，对的打“√”，错的打“×”。
（1）会议的重要性和成本之间存在正比例关系。
（）
（2）会议的成本控制得越低越好。
（）
2．列举出几个您认为功能和效率不高的会议，指出其问题所在，并找出合适的解决方法。
参考答案：
1．
（1）×；
（2）×。
关于这方面的学习资源有很多，例如：
?
《办公室文秘事务处理技巧》，方圆编著，石油工业出版社，2001年。
?
《现代秘书学通论》，王熙梅、王景清主编，海洋出版社，1993年。
技能点6如何做好会后工作
主题词行政管理·会议管理·会后工作
适用情景当会议结束后，需要做一些相关工作以落实会议精神时，查看此技能。
7技能描述
一个会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的决议和精神是否真正被贯彻执行。
因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。
否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。
一般来说，会后工作有以下几个方面：
?
会务工作总结
会务工作总结往往以总结会的形式进行。
对会议组织及服务工作的全过程进行总结，找出其中的漏洞与不足，从中吸取经验教训，避免再次犯错。
同时，对会议工作人员进行表彰与鼓励。
?
会议简报
会议简报是为了方便交流情况。
因此，要求简报要真实地反映会议的内容，并且做到文字简练，篇幅短小，着重反映会议中的重要问题。
简报的印发数量和发送范围应视需要而定。
应对会议简报进行编号，以便于分类归档。
通常会议简报有两种写法：
一是指导式写法。
即采用新闻报道的形式反映会议情况，从会议中选取有价值的内容。
二是转发式写法。
即直接登载某些会议的发言，在前面配发一定的按语或评论，以强调转发内容的指导意义。
?
会议纪要
为更好地贯彻执行会议精神，会议结束后，通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。
会议纪要是纪实，必须反映会议的真实意思，不应掺杂个人的主观意见。
同时，会议纪要必须简明扼要，语言精练概括，内容全面、条理清晰、主次得当。
会议纪要是为宣传、贯彻会议宗旨服务的。
所以，撰写者必须准确理解会议宗旨，把握会议的精神实质，并贯穿于纪要的始终。
一般来说，撰写者应该参加会议的全过程。
这样便于他理解会议精神，消化会议内容。
会议纪要一般可分为两部分：
第一，简述会议情况，包括会议的时间、地点、与会人数、会议目的、讨论结果等。
第二，阐述会议的主要精神，所讨论的主要问题，做出的正式决定等。
这是会议纪要的主体，往往要对会议的原始记录进行提炼、选择。
会议纪要写完之后需要经过有关人员的审核，审核通过后及时发给有关部门。
印发会议纪要的方式有两种：
一是全文印发，二是摘录需要的部分印发。
所以，应视不同情况采用恰当的
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