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Excel教程实用版

Excel2000教程

第一章Excel2000入门

一、Excel是什么

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能;现在的新版本Excel2000还可以制作网页呢!

  

第二章Excel2000基础知识

第一节课堂讲解

一、Excel界面的介绍

启动Excel后可看到它的主界面如下图。

最上面的是标题栏,标题栏左边是Excel的图标,后面显示的是现在启动的应用程序的名称,接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称;标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮,一般的Windows应用程序都有。

标题栏下面是菜单栏,Office2000的菜单栏比较特殊,单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单,菜单最下面有个向下的箭头,单击它就可以打开全部菜单了。

因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能,可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率,并把不常用的选项或按钮隐藏起来,这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能,也就更方便查找了。

菜单栏下面是工具栏,熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。

  工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了,左边是名称框,我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称,也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

右边是编辑栏,选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容,如公式或文字及数据等。

在编辑栏中单击准备输入时,名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮:

左边的错号是“取消”按钮,它的作用是恢复到单元格输入以前的状态;中间的对号是“输入”按钮,就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了;等号是“编辑公式”按钮,单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。

  名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”,单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

全选按钮右边的A、B、C...是列标,单击列标可以选中相应的列。

全选按钮下面的1、2、3...是行标,单击行标可以选中相应的整行。

中间最大的区域就是Excel的工作表区,也就是放置表格内容的地方;工作表区的右边和下面有两个滚动条,是翻动工作表查看内容用的。

  在工作表区的下面,左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表,如下图所示。

我们把一个Excel的文档叫做工作簿,在一个工作簿中可以包含很多的工作表。

Sheet1,Sheet2……等等都代表着一个工作表,这些工作表组成了一个工作簿,就好像我们的帐本,每一页是一个工作表,而一个帐本就是一个工作簿了。

左边是工作表标签,上面显示的是每个表的名字。

单击“Sheet2”,就可以转到表Sheet2中,同样,单击“Sheet3”,“Sheet4”,都可以到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置,即从Sheet2开始显示,单击带竖线的向右箭头,最后一个表的标签就显露了出来;单击向左的箭头,下面的整个向左移动了一个表,单击带竖线的向左的箭头,最左边的b表就又是Sheet1了;而且这样只是改变工作表标签的显示,当前编辑的工作表是没有改变的。

  界面的最下面是状态条。

Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态,右边有一个“NUM”的标记,表示现在的Numlock是打开的,按一下键盘上的“NumLock”键,这个标记就消失了,表示不再是NumLock状态,按一下“CapLock”键,就显示出CAPS,表示CapsLock状态是打开的,再按一下CapLock键,它就会消失。

  我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置,用鼠标点住菜单栏前面的竖条,如下图所示,拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动,我们可以把它放在界面的任意位置。

  有时我们不能看到全部的工具栏,此时单击工具栏右边的箭头,会弹出一个面板,从面板中可以选择所需要的功能按钮。

 

三、保存工作簿

单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作,在工作中要注意随时保存工作的成果。

  在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。

前面已经打开的工作簿,如果定好了名字,再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框,而是直接保存到相应的文件中。

但有时我们希望把当前的工作做一个备份,或者不想改动当前的文件,要把所做的修改保存在另外的文件中,这时就要用到“另存为”选项了。

打开“文件”菜单,单击“另存为”命令,弹出“另存为”对话框如图所示:

  这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的,同样如果想把文件保存到某个文件夹中,单击“保存位置”下拉列表框,从中选择相应目录,进入对应的文件夹,在“文件名”中键入文件名,单击“保存”按钮,这个文件就保存到指定的文件夹中了。

四、多个工作簿之间切换

编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。

现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。

打开“窗口”菜单,当前同时打开的文件簿列表如下图所示:

  菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称,而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号,单击下面另外的工作簿名称,当前编辑的就成了这个工作簿。

如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单,选择原来的工作薄名称,又切换回来了。

如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件,在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现:

按下Alt+Tab键,桌面上会出现下图所示窗口:

  它们代表不同的文件,我们可以按住Alt键不放,多按几次Tab键,选中想要编辑的工作簿后放开键盘,就能切换到想要的文件中了。

五、关闭工作簿

单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。

如果同时打开了两个工作簿,单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。

如果要关闭的只是当前编辑的一个,可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮,工作簿就被关闭了。

单击“最小化”按钮,界面中工作簿就变成了小条:

 

我们可以用鼠标任意的拖动,改变它们的位置,这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿,切换起来也很容易。

第三章建立工作表

一、在单元格中输入数据

我们在建立表格之前,应该先把表格的大概模样考虑清楚,比如表头有什么内容,标题列是什么内容等,因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头,然后就是确定表的行标题和列标题的位置,最后才是填入表的数据。

  首先把表头输入进去:

单击选中A1单元格,输入文字,然后从第三行开始输入表的行和列的标题,然后再把不用计算的数据添进去。

  输入的时候要注意合理地利用自动填充功能,先输入一个,然后把鼠标放到单元格右下角的方块上,看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动,到一定的数目就可以了。

填充还有许多其它的用法:

例如,输入一个7-11,回车,它就自动变成了一个日期,向下填充,日期会按照顺序变化。

二、简单的计算

  在电子表格中经常需要计算数据,当然可以在外面把数据计算好了再输入进来,不过,我们最好还是使用Excel自身的计算功能,这样改动起来就很方便。

现在我们来看一个表格,把每人每次的购买总额计算出来:

选中“总值”下第一个单元格,在编辑栏中单击,直接输入“=C5*D5”,在这里,不用考虑大小写,单击“输入”按钮,确认我们的输入,就在这个单元格中输入了一个公式。

 

  输入公式可以从表里选,也可以直接输入,只要保证正确就行了。

这两种方法各有各的用途:

有时输入有困难,就要从表里选择;而有时选择就会显得很麻烦,那就直接输入。

还有一点要注意,这里是在编辑公式,所以一定要在开始加一个等号,这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。

  现在,单击E5单元格,然后用鼠标拖动边框右下角的小方块,向下填充就可以了。

三、相对引用和绝对引用

  随着公式的位置变化,所引用单元格位置也是在变化的是相对引用;而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。

  下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。

  在一个工作表中,在C4、C5中的数据分别是60、50。

如果在D4单元格中输入“=C4”,那么将D4向下拖动到D5时,D5中的内容就变成了50,里面的公式是“=C5”,将D4向右拖动到E4,E4中的内容是60,里面的公式变成了“=D4”。

  现在在D4单元格中输入“=$C4”,将D4向右拖动到E4,E4中的公式还是“=$C4”,而向下拖动到D5时,D5中的公式就成了“=$C5”。

  如果在D4单元格中输入“=C$4”,那么将D4向右拖动到E4时,E4中的公式变为“=D$4”,而将D4向下拖动到D5时,D5中的公式还是“=C$4”。

  如果在D4单元格中输入“=$C$4”,那么不论你将D4向哪个方向拖动,自动填充的公式都是“=$C$4”。

原来谁前面带上了“$”号,在进行拖动时谁就不变。

如果都带上了“$”,在拖动时两个位置都不能变。

四、名称的使用

  命名后的单元格可以通过名字选择该单元格,可以直接从名称框的下拉列表中进行选择,并直接在公式中进行调用。

  命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。

如下图:

 

  在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”,然后向下填充,这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的,使用名称对单元格调用是绝对调用。

五、调整行、列宽度

(1)

  调整单元格的宽度,可以使表格看起来更紧凑一些。

拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小,当鼠标变成如图所示的形状时,直接双击这个竖线,Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。

  这样自动设置,比自己拖动简单多了。

五、调整行高和列宽

(2)

  我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽,但是这样不能达到精确的效果,下面的方法可以精确的设定行高和列宽。

  

  行的高度设置:

打开“格式”菜单,单击“行”项,从打开的子菜单中选择“行高”,可以打开“行高”对话框,设置好行高,按下“确定”按钮。

选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令,其效果和双击行标间的横线相同。

  列宽的设置:

打开“格式”菜单,单击“列”项,从打开的子菜单中选择“列宽”,打开“列宽”对话框,在这里输入列宽的数值,单击“确定”按钮。

选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令,其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。

第四章编辑工作表

一、选定操作区域

选定操作区域的方法有很多:

如单击行标可以选中一行,单击列标可以选中整列,单击全选按钮(表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表,还有单击哪个单元格就可以选中哪个。

  如果要选择一些连续的单元格,就是在要选择区域的开始的单元格按下左键,拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。

  如果要选定不连续的多个单元格,就是按住Ctrl键,一一单击要选择的单元格就可以了。

  同样的方法可以选择连续的多行、多列;不连续的多行、多列;甚至行、列、单元格混和选择等等。

二、定位的使用

使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格,尤其是不连续的单元格。

如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话,可以使用名称来选择单元格。

如果把这一个部分单元格命名为“first”,然后打开“定位”对话框,可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。

选择刚才设置的名称,单击“确定”按钮,可以直接选中命名的单元格。

如果要结合定位条件,只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。

使用快捷键Ctrl+G可以打开“定位”对话框。

在这里可以进行一些对单元格定位的操作。

三、复制、移动和删除

复制单元格的方法:

选中要复制内容的单元格,单击工具栏上的“复制”按钮

,然后选中要复制到的目标的单元格,单击工具栏上的“粘贴”按钮

就可以了。

复制:

可以使用“编辑”菜单中的“复制”命令和快捷键Ctrl+C来把选定内容复制到剪贴板中;或者使用右键菜单中的“复制命令”也可以。

粘贴:

可以使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令和快捷键Ctrl+V来把剪贴板中的内容粘贴到选定位置;使用右键菜单中的“粘贴”项也可以;对于剪贴板中有多项内容的情况,这样只能粘贴最后一项。

现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板,可以进行12次剪贴操作:

在工具栏上单击右键,从打开的菜单中选择“剪贴板”,把剪贴板工具栏显示在了界面中。

现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一,进行复制操作,每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个,这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。

  剪切:

可以使用“编辑”菜单中的“剪切”命令和快捷键Ctrl+X来对选定内容进行剪切;右键菜单中的“剪切”命令也有同样的效果。

  我们还可以不通过剪贴板进行复制:

选择要复制单元格,使用移动的方法来移动单元格,但是同时按住Ctrl键,此时会看到鼠标指针上增加了一个加号,移动到合适的位置松开左键和Ctrl键,单元格内容就复制过来了,这在同一屏幕上的单元格复制时很有用。

移动单元格:

有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整,此时用移动单元格是很方便的。

选中要移动的单元格,把鼠标移动到选区的边上,鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状,按下左键拖动,会看到一个虚框,这就表示我们移动的单元格到达的位置,在合适的位置松开左键,单元格就移动过来了。

如果单元格要移动的距离比较长,超过了一屏,这样拖动起来就很不方便了,这时我们可以使用剪切的功能:

选中要移动的部分,单击工具栏上的“剪切”按钮

,剪切的部分就被虚线包围了,选中要移动到的单元格,单击工具栏上的“粘贴”按钮,单元格的内容就移动过来了。

  

删除:

使用“编辑”菜单“清除”子菜单中的“内容”项,作用和使用Delete键是相同的;或者使用右键菜单中的“清除内容”命令。

四、撤消和恢复

如果你对上次的操作情况不满意,可以单击工具栏上的“撤消”按钮

,把操作撤消。

  如果你又不想撤消了,还可以马上恢复:

单击工具栏上的“恢复”按钮

  不过要注意一点,恢复一定要紧跟在撤消操作的后面,否则“恢复”就失效了;再就是你可以使用多次撤消。

单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头,这里列出了可以撤消的全部操作。

不过需要注意,撤消和恢复操作是有次数限制的。

五、插入和删除

  对工作表的结构进行调整,可以插入行,列,单元格。

  右键单击左边的行标选中一行,然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击,就可以在选中的行前面插入一个行了。

然后就可以输入数据了。

  插入列和插入行差不多,选中一列,从右键菜单中选择插入,就可以在当前列的前面插入一列。

还可以插入一个单元格,右键单击一个单元格,从打开的菜单中选择“插入”命令,打开“插入”对话框,选择“活动单元格下移”,单击“确定”按钮,就可以在当前位置插入一个单元格,而原来的数据都向下移动了一行。

有插入当然有删除了,这个很简单,删除行,可以选中这一行,然后从右键菜单中选择“删除”命令;列则可以选中列,从右键菜单中选择“删除”,单元格也是一样,只是会弹出“删除”对话框,选择“下方单元格上移”,单击“确定”按钮,单元格删除了,下面的记录也可以移动上来了。

六、查找和替换

有这样一个表,我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”,这时就用得到查找和替换功能了。

打开“编辑”菜单,单击“替换”命令,打开“替换”对话框,在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”,在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”,然后单击“查找下一个”按钮,Excel就会自动找到第一个,如果需要替换,就单击“替换”按钮。

如果直接单击“全部替换”按钮,就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。

现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有,打开“编辑”菜单,单击“查找”项,打开“查找”对话框,在文本框中输入“雪碧”,在下面的下拉列表框中选择“值”一项,单击“查找下一个”按钮,就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。

七、对工作表的操作

我们来看一个表格,这是员工的考查表,现在我们的这里又新来了两名员工,需要为他们添加两张表格

  插入工作表:

或者称为新建工作表,我们可以直接打开“插入”菜单,选择“工作表”命令,就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表,而且会自动把当前编辑的工作表设置为新建的工作表。

  删除工作表:

选中要删除的工作表,打开编辑菜单,选择“删除工作表”项单击,我们就可以把当前编辑的工作表删除了。

  移动工作表:

在要移动的表的标签上按下鼠标左键,然后拖动鼠标,在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记,同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置,在想要到达的位置松开鼠标左键,我们就把工作表的位置改变了。

如左下图:

复制工作表:

这个同移动工作表是相对应的,用鼠标拖动要复制的工作表的标签,同时按下Ctrl键,此时,鼠标上的文档标记会增加一个小的加号,现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方,我们就把选中的工作表制作了一个副本。

如右上图。

工作表的重命名:

除了双击工作表的标签栏外,我们还可以右键单击要更改名称的工作表,在弹出的菜单中选择“重命名”命令,然后在标签处输入新的工作表名;还可以先选中要重命名的工作表,打开“格式”菜单的“工作表”子菜单,选择“重命名”命令,也同样可以改变当前工作表的名称。

双击表底下的标签,就可以在标签上输入文字了,我们输入这个人的名字,然后按回车,现在我们就把这个表的标签改动了;同样把其它的人的也改动过来,

,这样就直观多了。

八、保护工作表和工作簿

  有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改,这时我们就要对工作表进行保护。

  这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码,关闭并保存这个工作簿,再次打开它,在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了;如果要进行修改,就打开“工具”菜单的“保护”子菜单,单击“撤消工作表保护”命令,会弹出“撤消工作表保护”对话框,输入密码,单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。

  这是对工作表的保护,可以设置工作簿的保护,设置方法同工作表的保护基本相同,只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。

第五章设置工作表的格式

一、单元格的格式设置

合并后的单元格还可以分开。

打开“单元格格式”对话框,单击“对齐”选项卡,把“合并单元格”前面的复选框清除,单击“确定”按钮,单元格就分开了。

 我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式:

选中这些单元格,单击工具栏上的“百分比样式”按钮%,这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。

 我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数,选中要设置的单元格,打开“格式”菜单,选择“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,选择“分类”列表中的“自定义”,从右边的“类型”列表中选择“0.00”,单击“确定”按钮,数字的样式就设置好了。

我们还可以把这些数字直接设置为货币形式:

单击工具栏上的“货币样式”按钮,在所有选中的数字前面就都出现了一个“¥”符号。

二、数据表的美化

  我们如果不给工作表设置边框,打印出来的表是没有边框的,这里先来把边框设置好:

选中要设置的单元格,单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头,从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击,(如图一),边框就设置好了。

(图一)

(图二)

(图三)

还可以给工作表设置一个背景:

打开“格式”菜单,单击“工作表”项,选择“背景”命令单击,弹出“工作表背景”对话框,从对话框中选择图片文件,单击“插入”按钮,背景就设置好了。

如果你又不想要背景了,就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单,选择其中的“删除背景”命令就可以了。

不过这个背景是不能被打印出来的,只有在编辑时才能看见。

三、样式的使用和设置

Excel中有很多预先设置好的格式,基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。

我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式,以方便调用:

先将单元格的格式设置好,然后打开“格式”菜单,单击“样式”命令,打开“样式”对话框,对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容;我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”,单击“添加”按钮,选定单元格的格式就作为样式保存了起来,单击“取消”按钮关闭对话框,选择工作表中的另外一个单元格,打开“样式”对话框,打开“样式名”下拉列表框,从中选择我们新建的样式“我的样式”,单击“确定”按钮,样式就应用了过来。

样式建立以后是可以修改的:

打开“样式”对话框,选择要修改样式,单击“更改”按钮,可以打开“单元格格式”对话框,在这里对样式中的格式进行设置就可以了。

四、格式的复制和删除

我们前面给单元格设置了很多种的格式,比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等,这些都是可以复制的,也是可以删除的。

  选中要复制格式的单元格,单击工具栏上的“格式刷”按钮

,然后在要复制到的单元格上单击,鼠标变成

时,就可以把格式复制过来了。

选中要删除格式的单元格,打开“编辑”菜单,单击“清除”项,选择子菜单中的“格式”命令单击,选中的单元格就变成了默认的样子了。

五、隐藏行和列

有时一个表太长或太宽,我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看:

例如拿列来看,选定要隐藏的列的任意单元格,打开“格式”菜单中的“列”子菜单,单击“隐藏”命令,就可以把这一列隐藏起来;行的隐藏也是一样的;如果要取消隐藏,只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。

六、拼音的设置

在Excel中可以给中文设置拼音。

选中要设置拼音的单元格,打开“格式”菜单,单击“拼音信息”项,从子菜单中选择“编辑”命令,就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了,拼音输入完后,适当调整一下文字之间的距离,把拼音和文字对应起来就可以了。

打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单,选择“显示或隐藏”命令单击,可以显示或隐藏单元格的拼音信息。

第六章公式与函数的使用

一、创建公式

这一章,我们来学习在Excel中使用公式和函数。

这是相当重要的一部分,在Excel中实现数据计算功能全靠它们了。

  我们在Excel中计算一下公式y=(3x+1)/2在x从1变化到20时y的值:

先在第一列中输入好1到20这些数,然后在B1单元格中输入“=(3*A1+1)/2”,将其填充到下面的单元格中,就可以得到直观的结果了;可以很容易看出,这里“*”表示的是乘,“/”表示的就是除,括号的作用和平时是相同的。

创建公式是很容易的,关键在于你要想好怎么去创建这个公式,以及合理的使用单元格的引用。

二、编辑公式

公式和一般的数据一样可以进行编辑,编辑方式同编辑普通的数据一样,可以进行拷贝和粘贴。

先选中一个含有公式的单元格,然后单击工具条上的复制按钮,再选中要复制到的单元格,单击工具条上的粘贴按钮,这个公式复制到下面的单元格中了,可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。

其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的,只是要注意在有单元格引用的地方,无论使用什么方式在单元格中填入公式,都存在一个相对和绝对引用的问题。

三、函数的使用  

最常用的函数功能就是求和,Excel中求和功能有很多的用法,最简单的就是自动求和功能了。

我们来看一个表格,现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款

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